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SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Lic. Juana Rosas Vara
Bibliotecóloga especialista en Archivos
17 /10/2014
Introducción
Es una actividad que debemos hacer periódicamente paratener espacio.
Debe ser una actividad de nuestro Plan Anual del Archivo.
Este Proceso Archivístico pertenece a: Selección
Documental (SNA N°04),
Directiva N°006/86-AGN-DGAI. “Normas para laEliminación de documentos en los Archivos Administrativosdel Sector Público Nacional.
BASE LEGAL
En el Perú, la eliminación de documentos está normada desde el año 1972.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, (Ley 27785) Artículo 42º, inciso i.
Directiva N° 006/86-AGN-DGAI
BASE LEGAL
Ley N° 25323 del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N° 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
Ley Nº 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos.
Ley N° 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Decreto Ley N° 19414. Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
BASE LEGAL
Decreto Supremo No. 022-75-ED, Reglamento delD.L. N° 19414.
Decreto Supremo No. 007-82-JUS, Reglamento deOrganización y Funciones del Archivo General de laNación.
Decreto Supremo N° 008 Reglamento de la ley25323.
Decreto Supremo N 011-2006-ED - Delitos contra losBienes Culturales.
Decreto Supremo Nº 070-2013 - PCM Que modificael Reglamento de la Ley de Transparencia y Accesoa la Información Pública.
BASE LEGAL
R.J. 073- 85/J. Que aprueba las Normas Generales delSistema Nacional de Archivos.
R.J. Nº 173-86-AGN/J, Aprueba las Directivas delSistema Nacional de Archivos.
DIRECTIVA Nº 004-86-AGN-DGAI S.N.A. 04 SelecciónDocumental.
DIRECTIVA N° 006/86-AGN-DGAI-Normas para laEliminación de Documentos en los ArchivosAdministrativos del Sector Público Nacional.
DIRECTIVA Nº 003-2008-AGN/DNDAAI - “Normas para laFormulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajodel Órgano de Administración de Archivos de lasentidades de la Administración Pública”.
BASE LEGAL
DIRECTIVA Nº 003-2008-AGN/DNDAAI - “Normas para laFormulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajodel Órgano de Administración de Archivos de lasentidades de la Administración Pública”.
Resolución Jefatural Nº 076 – 2008 Reglamento deAplicación de Sanciones Administrativas por infracciónen contra del Patrimonio Documental Archivístico yCultural de la Nación.
SELECCIÓN y ELIMINACIÓN - OBJETIVOS
Orientar las acciones archivísticas para laeliminación de los documentos innecesarios.
Conservar los documentos estrictamentenecesarios.
Descongestionar periódicamente los archivos,para aprovechar el espacio físico, los equipos y losrecursos humanos.
SELECCIÓN
SELECCIÓN
Es un proceso técnico archivístico que consiste enidentificar, analizar y evaluar todas las seriesdocumentales de cada entidad parapredeterminar su Periodo de Retención en base alos cuales se formulará el Programa de Control deDocumento.
SELECCIÓN DOCUMENTAL - Objetivos
Garantizar la conservación de los documentos devalor permanente.
Permitir la eliminación periódica de los documentosinnecesarios.
Programar la transferencia de los documentos deacuerdo a su ciclo vital.
Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursosde espacio, equipo, material y personal de losarchivos públicos.
ELIMINACIÓN
ELIMINACIÓN
La eliminación de documentos es un procedimiento queorienta las actividades archivísticas para separar yeliminar la documentación que cumplió su periodo dearchivo, y que innecesariamente se encuentran en losrepositorios del Archivo Central.
ELIMINACIÓN
Esta actividad permite descongestionar periódicamentelos espacios para dar lugar a la nueva documentaciónque se viene transfiriendo de los archivos de gestión yaprovechar mejor los espacios.
ACTIVIDADES
El Comité Evaluador de Documentos de la entidad,formulará y actualizará el Programa de Control deDocumentos (PCD).
Las Series Documentales serán analizadas y evaluadasteniendo en cuenta sus valores administrativos, jurídicos,económico, científico, histórico, cultural e informativo,para determinar su periodo de retención. (Tabla deretención de Documentos (TRD)).
El PCD, será propuesto por la más alta autoridad de cadaentidad y aprobado por la AGN. En ningún caso, autorizala eliminación de documento.
ACTIVIDADES
El Órgano de Administración de Archivos formulará unPrograma Anual de Transferencia de documentos delArchivo de Gestión al Archivo Periférico y de éstos alAGN, de acuerdo al Programa de Control deDocumentos.
El Órgano de Administración de Archivos elaborará un“cronograma anual de documentos a eliminarse” deacuerdo a los plazos de retención establecidos en suPrograma de Control de Documentos.
El AGN autorizará y efectuará la eliminación de losdocumentos declarados innecesarios.
Etapa I
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
1. Seguir las bases legales de eliminación.
2. Seleccionar las Series Documentales que cumplieron su Ciclo Vital Archivístico.
3. Trabajar los metros lineales que se estableció en el Plan Anual del Archivo.
4. Realizar la descripción señalada por la AGN.
5. Se seleccionar la muestra del inventario.
6. Se establecer los mecanismos de trabajo sistematizado.
7. La documentación inventariada colocarla en elambiente designado de eliminación: ordenadas yrotuladas correlativamente para efectos desupervisión.
1. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Seguir las bases legales de eliminación y lasdisposiciones o normativas de sus instituciones que lesavala realizar este proceso.
2. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Seleccionar las Series Documentales que cumplieron su Ciclo Vital Archivístico.
Debemos considerar de los 10 años establecidos de ley de Ciclo de Vida, más uno adicional para la eliminación definitiva.
3. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Trabajar los metros lineales de eliminación que seestableció en el Plan Anual del Archivo, con la finalidadde contar siempre con el espacio necesario para losfuturos documentos que ingresan al Archivo y no llegaral hacinamiento.
4. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Realizar la descripción señalada por el AGN.
Utilizar los formatos establecidos por el AGN de transferencia e inventario registro.
5. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Se seleccionar la muestra del inventario.
6. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
Establecer los mecanismos de trabajo sistematizado.
- Realizar una base de datos para su sustento enun futuro y saber que eliminaron.
- Si tienen sistematizado el Archivo es solamenteseleccionar la serie y los documentos que seeliminan y sino crear una base de datos con losdatos pertinentes de la serie.
7. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
La documentación inventariada colocarla en elambiente designado de eliminación: ordenadas yrotuladas correlativamente para efectos de supervisiónde acuerdo a las indicaciones del AGN.
Etapa II
Etapa II
Se envía la muestra al AGN.
El AGN, designa el Comité de Técnico de Archivo.
El AGN envía a la institución un representante paravalidar la información enviada.
El AGN emite una resolución Jefatural si esaprobada o no.
Si es positivo se efectúa el traslado de losdocumentos al AGN.
Se envía la solicitud de transferencia acompañadacon el “Inventario de transferencia de documentos”
FORMATOS
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Pág. 1 de …..págs.
INFORMACION GENERAL
1. Sector
2. Entidad
3. Unidad Orgánica
4. Datos de la remisión
4.1 Código
4.2 Año
4.3 Remisión N°
5. Descripción general de documentos a transferirse:
6. Metros lineales de documentos a transferirse:
7. Lugar y Fechas
…………………………………………
Jefe del Archivo Remitente
8. Lugar y Fecha
……………………………………….
Jefe del Archivo Receptor
INVENTARIO - REGISTRO
9. Número de Orden 10. Descripción de
Documentos
11. Fechas Extremas 12. Ubicación
topográfica
13. Observaciones
INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN
INFORMACION GENERAL
1. Sector
2. entidad
3. Unidad Orgánica
4. Jefe del órgano de administración de archivos
5. Dirección
6. Teléfono
7. Autorización de eliminación de documentos del
Archivo General de la Nación.
7.1 R.J.
7.2 Sesión de la comisión Técnica de Archivos.
8. Descripción general de documentos a eliminarse:
9. Metros lineales a eliminarse:
10.
……………………………………………………………………….
Lugar y fecha Jefe del Órgano de Administración de Archivos
INVENTARIO - REGISTRO
11. Número de Orden 12. Descripción de las
Series Documentales
13. Fechas Extremas 14. Observaciones
Transferencia de documentos
Para transferencia de documentos se utilizaránunidades de archivamientos (legajos, paquetes, cajas,etc.) de tamaño uniforme.
Transferencia de documentos
Como regla general en cada unidad de archivamiento seempaquetará una Serie Documental, manteniendo elorden que tuvo en la dependencia administrativacorrespondiente.
Transferencia de documentos
Las unidades de archivamiento serán rotuladas en la parte frontal.
En el ángulo superior izquierdo se anotaran el código de la identidad y de la dependencia remitente, año y número de remisión.
En el ángulo superior derecho se indicará el número correlativo correspondiente a la unidad de archivamiento.
Etapa III
Proceso final de Eliminación
Las solicitudes de eliminación serán acompañadas conlos inventarios en original y dos copias.
La dirección General de desarrollo Archivístico y archivoIntermedio de la AGN informará sobre la procedencia eimprocedencia de la solicitud. Si el informe es favorableel expediente pasará a dictamen de la Comisión Técnicade Archivos en base al cual el Jefe del AGN expedirá laresolución de eliminación respectiva.
El AGN, es el único facultado para eliminar losdocumentos cuya destrucción haya autorizado deacuerdo a las disposiciones legales.
Conclusión
Conclusión
Este procedimiento debe desarrollarse con regularidad,para evitar la acumulación de documentos quecongestionan los espacios del Archivo.
Asimismo, tendremos mayor espacio para losdocumentos que se generan y transfieren de las oficinassecretariales.
Mantener su conservación implica un costo innecesariopara la institución (espacio, luz, local, mantenimiento,cajas archiveras, horas hombre, etc.), por lo que sedebería proceder con su eliminación, siguiendo losprocedimientos archivísticos establecidos.
Este proceso de eliminación documental se lleva a caboen aplicación de la Directiva Nº 006-AGN-DGAI.
En la misma Directiva N°006-AGN-DGAI, en el punto VIIde las Disposiciones Transitorias, determina que losorganismos y reparticiones públicas que no tenganaprobado su Programa de Control de Documentos PCD,pueda eliminar su documentación obsoletaacompañando los requisitos mencionados en el punto(5.6) de la directiva en mención.
Elaborar el Programa de Control de Documentos, PCD,compuesto por: el Inventario General de las SeriesDocumentales, la Tabla de Retención de Documentos yel Índice Alfabético de las Series Documentales.
Contar con el Comité de Evaluación de Documentosporque tiene la responsabilidad de formular y actualizarel Programa de Control de Documentos PCD. (Series ySub Series Documentales, Tabla de Retención e Índicede las Series documentales.
Establecer un Cronograma de Eliminación deDocumentos.
GRACIAS!!!
