ASIGNATURA RACIONALIZACION

Sesión 1

UNIVERSIDAD NACIONAL

“SAN AGUSTIN” - AREQUIPA

Augusto JAVES SANCHEZ

Lic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

GENERALIDADES Y CONCEPTOS

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GENERALIDADES

ADMINISTRACIÓN

A D M I N I S T R A C I Ó N

Etimológicamente, Administración tiene un significado que proviene de dos vocablos

latinos: “ad”, que significa hacia y “minister”, que a su vez se origina de dos raíces

latinas: “minis” = subordinado y “ter” = la preposición para. Luego, Administrar significa

“hacia el subordinado, o para el subordinado”; es decir, que para que exista aplicación

mínima, tiene que haber un subordinado e implícitamente un superior inmediato

(Dirección).

Entonces, para que exista administración, debe hacerse a un mínimo de dos

personas, donde una de ellas tácitamente asuma el mando y la decisión de las dos.

Semánticamente, Administrar significa ordenar, planificar y coordinar cualquier

actividad económico – productiva o asociación humana.

R. H.

R. E. Planeamiento Ejecución Control

O B J E T I V O

Organización Evaluación

A D M I N I S T R A C I Ó N

E F I C A C I A

E F I C I E N C I A

A D M I N I S T R A C I Ó N

VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Aumenta la eficiencia: Cuando los principios y técnicas pueden ser desarrollados,

probados y aplicados.

Cristaliza la naturaleza de la administración: El entendimiento, los conceptos, los

principios y teorías de la administración, hace difícil el análisis del trabajo administrativo y

la capacidad de los administradores.

Utiliza la investigación: Toda hipótesis puede ser usada como guía para la investigación

administrativa, ayudando a mejorar la práctica de la administración.

Alcanza metas sociales: En sentido amplio, la administración coordina los esfuerzos de

los individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carácter social.

La importancia de la Administración en la Empresas, es tal que actualmente no se

concibe la aplicación de esta ciencia, sin que paralelamente no se emplee sistemas

computarizados donde se pueda registrar toda la información de personal, contable,

logística, etc.

ESCUELAS DE LA ADMINISTRACION

1

CLASICAS

5

DE CONTIN-

GENCIA

3

BUROCRATICA

2

DE COMPOR-

TAMIENTO

4

DE SISTEMAS

7

DE MEDICION

CUANTITATIVA

8

ADMINISTRACION

ESTRTEGICA

6

DECISIONAL

7

ADMINISTRACION

objetivos Metas

organización

alcanzar

Disponer

recursos

Proceso

conseguir

liderazgo

Centra

Recursos humanos

Creatividad

Actuar

Tomar decisiones

Planeación

Organización

Dirección

Control

AMBITO FUNCIONAL DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

EVALUACION

SUPERVISION

VERIFICACION

ORIENTACION

ETROALIMENTACION

FINES

OBJETIVOS

METAS

POLITICAS

ESTRATEGIAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

COMITES

COMISIONES

REUNIONES

ASAMBLEAS

CIRCULOS DE ESTUDIO

O TRABAJO

INFORMACION

FUNCIONES

ESTRUCTURAS

CARGOS

METODOS

PROCEDIMIENTOS

RECURSOS

SISTEMAS

TOMA DE DECISIONES

DELEGACION DE FUNCIONES

DESCONCENTRACION

AUTORIDAD/RESPONSABILIDAD

MOTIVACION/LIDERAZGO

COMUNICACION Proceso

Administrativo

C O

O

CO P

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA

• Planeamiento Estratégico • Estrategia Competitiva • Calidad Total • Cultura Organizacional • Liderazgo • Organización por Procesos • Tercerización • Globalización • Administración Internacional • Organizaciones del Conocimiento

Se dice que “es una organización existente con medios propios y adecuados, para

alcanzar un fin determinado”.

Se considera también que “es una organización económica, destinada a producir

bienes, venderlos y/u obtener beneficios”.

Una definición más completa dice que “es una organización constituida por personas

naturales, sucesiones indivisas o personas jurídicas, que se dedican a actividades

lucrativas de extracción, producción, comercio o servicio”.

Otros consideran que la empresa “es una unidad económica, organizada para

cambiar un conjunto de factores de producción, con vista a la producción de

bienes y servicios para el mercado”.

Dentro de esta estructura, la empresa es vista, como “una unidad económica de tipo

capitalista, caracterizada por tener una organización de diversos elementos (capital,

trabajo y técnica), bajo la dirección de un empresario, cuya finalidad es realizar

diversas actividades con ánimo de lucro”.

EMPRESA

LAS

ORGANIZACIONES

ORGANIZACIÓN

Es la unión de dos o mas

personas que desarrollan

actividades para lograr

objetivos comunes mediante

la producción de bienes,

servicios y la utilización de

recursos.

ORGANIZACION

LAS ORGANIZACIONES

• Medio para alcanzar objetivos.

• Medio para conservar los conocimientos.

• Fuentes de carrera y realización profesional.

• Es la función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeó.

• La organización implica tareas, personas, órganos y relaciones.

• En cuanto a su alcance, la organización se presenta en tres niveles:

- global( diseño organizacional)

- departamental (diseño departamental)

- nivel de tareas operaciones (diseño de cargos y tareas)

• Comprende dos procesos básicos:

– El desarrollo del marco estructural para la empresa y

– La definición de las relaciones administrativas y operativas.

Definición de organización

Organización

Como unidad social

División del trabajo

Conjunto de

Personas

Objetivos

(Consecuencias deseadas)

18

EFICIENCIA

EFICACIA

Relaciona

recursos procesos

cuantitativo

Alcanzar metas

Logro de

resultados

Producir

Bienes y servicios

Recursos de la

empresa

Sacar el máximo

provecho

Materia prima

DIFERENCIAS

COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN

TAREAS

• El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina

la especialización de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se

derivan de los objetivos definidos en la planeación son la base de la organización. Las

funciones se subdividen en tareas las cuales deben cumplirse a cabalidad y de esta

manera lograr los objetivos ya definidos.

PERSONAS

• Cada persona es designada para ocupar un cargo especifico. En principio esta

designación tiene en cuenta habilidades, actitudes, intereses, experiencia, practica y

comportamiento.

ORGANOS

• El trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida que tengan

características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en niveles

jerárquicos y áreas de actividades. Los órganos de línea y de staff existen en función

de la relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa.

RELACION

• Son quizás el concepto mas importante en la función de organización. Aunque al

comienzo la preocupación de los autores clásicos se oriento hacia la relación entre

los órganos componentes de la organización y las personas, con relación a su

trabajo, esta preocupación se extendió a otros aspectos como la relación entre la

persona y su trabajo o entre personas.

CULTURA ORGANIZACIONAL

• La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos

importantes que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura

ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de

decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.

• Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y

recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas. Uno de los roles

más importantes de la alta dirección es dar forma a la cultura que, con personalidad,

tendrá un efecto importante en la filosofía y el estilo administrativo. La filosofía de

una persona ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en

que se hace algo. El estilo administrativo es la manera distinta en la que se comporta

un administrador.

• Según su origen

• Según sus actividades

• Según su tamaño

TIPOS DE ORGANIZACIONES

OBJETIVOS PARTICULARES DE LAS

ORGANIZACIONES

• Accionistas

• Ejecutivos

• Empleados

• Clientes

• Proveedor

• Estado

• Sociedad

ORGANIZACIONES

• Satisfacción de necesidades de los entes

que interactúan con la organización.

• Satisfacción de necesidades sociales.

• Promueven el desarrollo Social.

OBJETIVOS SOCIALES DE LAS ORGANIZACIONES

Las Organizaciones como Sistema Abierto

PROCESO I O

feedback

CONTEXTO

Las Organizaciones y su Contexto

EMPRESA

CLIENTES

PROVEERDORES

INDUSTRIA

POLITICO

ECONOMICO

SOCIAL TECNOLOGICO

DEMOGRAFICO

I II III

ESTRUCTURA FUNCIONAL BASICA DE LAS ORGANIZACIONES

•ACTIVIDADES DE DIRECCION

•ACTIVIDADES DE LINEA

•ACTIVIDADES DE APOYO

•ACTIVIDADES DE ASESORIA

•ACTIVIDADES DE CONTROL

NORMATIVIDAD DE LAS

ORGANIZACIONES

• NORMAS • Naturaleza • Características

»Cobertura »Calidad »Factibilidad

• Etapas »Formulación »Aprobación » Implementación

FORMALIZACION DE LAS ORGANIZACIONES

Documentos de Gestión Institucional

• LEY ORGANICA / ESTATUTO

• REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

• PRESUPUESTO ANALITTICO DE PERSONAL

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• GUIA DE SERVICIOS AL CIUDADANO

• PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

• MANUALES DE POLITICAS

Se debe a:

- Cambios en el mercado.

- Formación de Alianzas Estratégicas

- Mayor inversión y posicionamiento

- Aparición de nuevas tecnologías

- Nuevos enfoques de la dirección

- Actitud de los Competidores.

- Crecimiento o decrecimiento organizacional

RAZONES PARA EL CAMBIO EN ENTIDADES PRIVADAS

REORGANIZACION

REESTRUCTURACION

REORDENAMIENTO

DESACTIVACION

FUSION ?

Se debe a:

- Cambios en la composición del Gobierno

-Cambios en las estrategias del Gobierno

-Mayor complejidad del ámbito

-Priorización de sectores productivos

-Aparición de nuevas tecnologías

-Nuevos enfoques de la dirección

RAZONES PARA EL CAMBIO EN ENTIDADES PUBLICAS

PROCESO DE CAMBIOS EN EL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

MODALIDAD CARACTERÍSTICA

Reorganización Modifica fines y objetivos

Reestructuración Redefine funciones y estructuras

Reordenamiento Ajuste permanente del funcionamiento

Desactivación Extinción progresiva o drástica

Fusión Unión de dos o más empresas

RACIONALIZACIÓN

Es un procedimiento que se basa en la utilización del

criterio y el pensar lógico, los cuales permiten llegar a

obtener una utilización óptima de los recursos, a un costo

mínimo.

Entonces se deduce que el objetivo básico de la

Racionalización es la combinación optima de los recursos

disponibles (que pueden ser escasos), para lograr el

máximo de bienes y servicios a un costo mínimo.

La Racionalización implica organizar y disponer el trabajo

o la producción, (o una parte de ella), con la finalidad de

reducir los costos y aumentar el rendimiento

RACIONALIZACIÓN

34

RACIONALIZACION

Medios que dispone

la empresa Proceso- técnica

Incrementa - productividad

Combinación optima de

recursos disponibles

Lograr el máximo de

bienes y servicios

Costo mínimo

optimización

Recursos humanos

Materiales

Económicos

Tiempo

tecnología

35

A todo tipo

de actividad

A todas las Áreas

De La empresa

Ámbito de

acción

Trabajo complejo

Trabajo sencillo Todos los

problemas

ÁMBITO DE ACCIÓN DE LA RACIONALIZACIÓN

Directiva

Asesoria

Línea

Operativo

apoyo

• Permite eliminar la perdida de energía y esfuerzo que se

produce al realizarse faenas inútiles, utilizarse sistemas de trabajo

inadecuados y elementos materiales inapropiados.

• Disminuye la perdida de los recursos que se deriva del hecho de

no existir un adecuado estudio de la utilización de ellos, y de no

realizarse controles durante el proceso, para que reduzca al

mínimo los recursos mal empleados.

• Elimina la perdida de tiempo que ocasiona la falta de

coordinación en las labores, claridad en la especificación de las

funciones de cada departamento, sección y/o funcionario.

• Como es obvio, la eliminación de todas estas trabas o

complicaciones hace aumentar el rendimiento de los factores

productivos disponibles y por lo tanto se obtiene una producción

de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor

aprovechamiento de los capitales con que se cuenta.

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN

37

Ventajas de la racionalización

Eliminar

la perdida

de energía

Aumentar el

rendimiento de los

factores productivos

Eliminar la

perdida

de tiempo

Eliminar la

perdida

de recursos

EMPRESA

Recursos

ECONÓMICOS

(Finanzas)

Adm. del

TIEMPO

(Plazos)

Recursos HUMANOS

(Personal)

COMERCIALI-

ZACION (Marketing)

Recursos

MATERIALES

(Logística)

+ Una permanente:

DOCTRINA de

RACIONALIZACION

ADMINISTRATIVA

+ CRITERIO COMÚN

CONCIENCIA de

INVESTIGACION

EFICIENCIA Participación dinámica de la Racionalización en empresas prósperas

CONCEPTO DE RACIONALIZACIÓN

RACIONALIZACION

PROPOSITO

DEMANDA EQUILIBRIO

PROCESO

NECESIDAD DE

CUBRIR

INCREMENTO DE

LA DEMANDA

DETERMINA

EXCEDENCIA Y/O

DEFICIT DE PLAZA

POR REDUCCIÓN

DE CARGA

DOCENTE

REALIDAD SOCIO

ECONÓMICA

GEOGRÁFICA

CONDICIÓN

PEDAGÓGICA

LIMITACIONES DE

INFRAESTRUCTURA CON CRITERIO DE FLEXIBILIDAD

EN FUNCIÓN DE

OFERTA

NUEVOS RETOS DE LA RACIONALIZACION

ADMINISTRATIVA

• Mejorar la calidad del gasto y la eficiencia de la organización:

Aplanando la estructura de organización

Eliminando duplicidades

Integrando competencias y funciones afines

Diseñando cargos con valor agregado (flexibilidad para adaptarse a cambios, situaciones no previstas o trabajar en equipo)

• Asignar funciones de manera justificada, según normas

NUEVOS RETOS DE LA RACIONALIZACION

ADMINISTRATIVA

• Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad

• Descentralizar o desconcentrar las decisiones

• Propiciar la participación activa del personal en base a una cultura de colaboración.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE

RACIONALIZACIÓN

Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una institución,

pueden ser agrupadas dentro de las actividades asesoras o dentro

de las actividades de línea. Las funciones de Racionalización

también pueden ser clasificadas de acuerdo a dichas actividades.

Hay un consenso casi unánime de que Nacionalización debe tener

una función de carácter de asesoramiento, pero existen algunas

situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento,

pero existen algunas situaciones especiales en que darle un

carácter de asesoramiento o de línea pareciera más conveniente.

F U N C I Ó N A S E S O R A

Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y aconsejar

o recomendar a las funciones de línea, pero carece del poder de

acción. Únicamente puede “RECOMENDAR”, Esto implica

que, cuando Racionalización hace entrega de un trabajo

NECESITA “CONVENCER” AL PERSONAL EJECUTIVO Y

SUBALTERNO de la bondad de él, destacando las ventajas que se

lograrían si se pusiera en práctica. Hasta aquí es donde actúa la

función asesora, puesto que la decisión de si se aplica o no, y la

responsabilidad de ello, queda entregada totalmente en manos

del ejecutivo.

44

Función asesora

objetivo

recompensar aconsejar Dar pautas

A las funciones de línea

Proposición

Análisis

Estudio

FUNCIÓN DE LÍNEA.

Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar

directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque

además del pensamiento, consta de la acción, es decir tiene

autoridad para poder imponer sus trabajos. Por consiguiente,

cuando la Racionalización termina un estudio, simplemente

exige que se apliquen sus recomendaciones, tal como lo

estima conveniente, haciéndose responsable de ello. En este

caso Racionalización, tal como cualquier otra unidad de línea, la

única aprobación que necesita es la del Ejecutivo máximo de

la Institución.

46

Obtener mayor

producción

Al mayor costo

Mayor provecho a los recursos

Si alterar la calidad

Convicción de hacer

las cosas mejor

Busca la mejora

continua

Activa

Productividad

47

Hombre

Bienestar Cantidad y

calidad

Empresa

Bienes y

servicios

Satisfacer

necesidades

tiene

A base de

recursos que

disponga

Utilización

del criterio y

el pensar lógico

Se obtiene en

la utilización optima

de recursos a

un costo mínimo

ROL DE LA OFICINA DE

RACIONALIZACIÓN

Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza

del proceso de la Racionalización, consiste en el escasa frecuencia

con que esta se emplea.

Racionalización, es hacer posible el logro de un objetivo propuesto.

Es organizar hechos y teorías, criticar, crear y ejecutar, para

permitir eL cambio, valiéndose de la información para una actuación o

retroacción inteligente. Hoy, Racionalización, también quiere decir

precisamente humanización, por ser el hombre la criatura mas

racional que existe, y cuando intenta sustituir rutina o instinto por

inteligencia, lo tiene que hacer en beneficio propio y de su sociedad.

Vienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan desesperadamente

por su definición y aceptación. La encrucijada en que se encuentran, solo

parece ofrecer dos alternativas: languidecer hasta su desaparición de la

práctica o evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve.

Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la

aceptación de las Oficinas de Racionalización, son de lograr un mejor

entendimiento con la Alta Dirección (Gerencia General), tratando de ampliar

el alcance de sus funciones tradicionales y actualizando la estrategia

seguida hasta ahora, enfrentándose con las complejidades propias de la

gestión moderna.

El Rol de las Oficinas de Racionalización, debe actuar en base a los estudios

de casos específicos y a la elección de los aspectos que se estimen más

convenientes recomendar, para cada uno de los puntos a tratarse en relación

al tema.

LAS OFICINAS DE RACIONALIZACIÓN

La mayoría de Oficinas de Racionalización de las instituciones, fueron

creadas con la misma genérica de mejorar la estructura orgánica y de

agilizar los procedimientos, con desconocimiento de su rol principalísimo en

gestión y la toma de decisiones de la Alta Dirección (Gerencia General).

El Sistema de Racionalización conceptúa como carácter principal y eminente

de Racionalización el que constituye un proceso equilibrador dedicado a

optimizar las relaciones insumo - producto a través del asesoramiento a la

toma de decisiones.

Por tanto, el rol de la Oficina de Racionalización no debería limitarse ni

detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades dependientes

de la Dirección (Gerencial), sino que debería abarcar acciones orientadas al

perfeccionamiento de la actuación de la propia Dirección.