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CONTROL DE
LA GESTIÓN
Augusto JAVES SANCHEZ
Licenciado en Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
1
Semana Nº 7
El Control Gerencial Financiero y Administrativo
Estudio y evaluación para la eficiencia y la eficacia
en la Gestión de la Empresa
OBJETIVO GENERAL
SISTEMA ORGANIZACIONAL
P H
A C
Actuar, corregir desviaciones, mejorar, cambiar A
P Planear y determinar la Misión y Objetivos
H Hacer o ejecutar lo planeado según organización
C Controlar y medir la desviación ( P-H = V + - 0)
P H
A C
UN COMPONENTE MAS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
EVALUA LOS RESULTADOS
EL CONTROL CUMPLE SU
LABOR SIEMPRE Y CUANDO
CONTROL
MEJORE LA
GESTIÓN
•INSPECCIÓN •POLICIA
•MEDICIÓN •MEJORAMIENTO
A B
FONDOS BIENES
RECURSOS
LOGRAR QUE LOS FONDOS Y BIENES SE UTILIZEN DE ACUERDO A LO PLANEADO
TRADICIONALMENTE LO NUEVO
RETO
Gestión
Logro de Objetivos
A través de Productos
Optimizando Recursos
MEJORAMIENTO BIENESTAR
Productividad
Recursos
INSTITUCIONALES
Sociales
Económicos
Ambientales
DESARROLLO
EMPRESA LOGRO
BENEFICIOS
PRODUCTOS
OPERACIONES
BENEFICIOS
Insumos Procesos Productos
P H
A
PROCESO INTERNO
C
Objetivo
EL OBJETIVO NO ES PRODUCIR
PRODUCTOS
EL OBJETIVO ES
GENERAR
BENEFICIOS
MEDIR LA:
• Eficiencia
• Eficacia
• Efectividad
IMPACTO
INSTITUCIONAL IMPACTO SOCIAL
•Productividad de los recursos y •Gastos administrativos
•Cobertura
•Adaptación
•Participación
•Calidad
INDICADORES DE GESTION
PARTICIPACIÓN
SOCIALES
INSTITUCIONALES PRODUCTIVIDAD
DE LOS RECURSOS
COBERTURA
ADAPTACIÓN
Cumplimiento
de los PROGRAMAS
PROYECTOS
PLANES
Cambios de la situación patrimonial
Razonabilidad de los estados
financieros
“ADMINISTRACIÓN
DE COSTOS”
1. “¿POR QUE LAS ORGANIZACIONES
TIENEN SISTEMAS DE CONTROL
ADMINISTRATIVO?”
2. “¿QUE ES UN SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE COSTOS Y CUALES
SON SUS METAS PRINCIPALES?
1. “¿POR QUE LAS ORGANIZACIONES
TIENEN SISTEMAS DE CONTROL
ADMINISTRATIVO?”
2. “¿QUE ES UN SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE COSTOS Y CUALES
SON SUS METAS PRINCIPALES?
No se puede producir ingresos sin incurrir
previamente en costos.
No se puede incurrir en una gran cantidad de
costos para producir tan solo una pequeña
cantidad de ingresos.
Estrategia en la administración de costos
• Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
Estimar los Costos
• sumar los costes estimados de actividadesindividuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste.
Presupuestar los Costos
• influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
Controlar los Costos
Administración de Costos incluye:
Se enfoca en el costo asociado con los recursos necesarios para realizar el proyecto:
Gente
Materiales
Equipo
Servicios, etc.
Incluye todos los procesos necesarios para asegurar que el proyecto sea concluido dentro del presupuesto aprobado.
Identificar los recursos que generaran costos.
Realizar mejores estimaciones de costos.
Distribuir el costo total estimado del proyecto a
elementos de trabajo individuales.
Controlar los cambios al presupuesto del proyecto.
El control es la función administrativa por medio de la cual
se evalúa el rendimiento.
El proceso de regular actividades que aseguren que se
están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviación significativa
El control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas
Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin
de que se pueda repararlos y evitar su repetición
Detector o Censor
Asesor
Ejecutar
Red de comunicación
El control se enfoca en evaluar y corregir el
desempeño de las actividades de los subordinados
para asegurar que los objetivos y planes de la
organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que
tiene el control, pues es solo a través de esta
función que lograremos precisar si lo realizado se
ajusta a lo planeado y en caso de existir
desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe
existir solo el control a posteriori, sino que, al igual
que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsión. En este caso se
puede estudiar el pasado para determinar lo que
ha ocurrido y porque los estándares no han sido
alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se
cometan los errores del pasado.
3. ¿CUALES SON LOS
PRINCIPALES FACTORES QUE
INFLUYEN EN EL DISEÑO DE
UN SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE
COSTOS ?
Sistemas
Planeación
Control
Métodos Objetivos
Corto plazo
Largo plazo
Proporcionar
información
ÉXITO
Ingresos
>
Costos
Administración Operacional
Administración Estratégica Supervivencia
Corto Plazo Largo plazo
Objetivo Eficiencia
organizacional
Supervivencia
Foco de atención Costos específicos:
Fabricación
Servicio
Mercadotecnia
Administración
Categorías de costos:
Clientes
Proveedores
Productos
Canales de distribución
Características
importantes de la
información
Oportuna
Exacta
Altamente especifica
A corto plazo
Periódica
Razonablemente exacta
Alcance amplio
A largo plazo
Contabilidad de Costos
Control
de Calidad
Investigación
y Desarrollo
Planeación y
programación de
la producción
Administración
del inventario
Reportes de
producción
Contabilidad
financiera Mercadotecnia
Costos exactos
Evaluar el ciclo de vida
Comprensión de
los procesos y actividades
Controlar los costos
Medir el desempeño
Estrategias organizacionales
Planeación
Estados
financieros
Rentabilidad
Establecer
precios
Evaluación
de
desempeño
Administradores
Control
Toma
de
decisiones
Sistema
de
Administración
de
Costos
Ciclo
De
Vida
Procesos
Del Negocio
Actividades
organizacionales
Entender Mejoramiento Producción
Beneficio Costo
Desempeño
Dinámico
4. “¿POR QUE ES IMPORTANTE
CONSIDERAR LA FORMA
ORGANIZACIONAL, LA ESTRUCTURA DE LA
EMPRESA Y LA CULTURA EMPRESARIAL
CUANDO SE DISEÑA UN SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE COSTOS?
Son muchas las empresas que requieren conocer el costo de cada uno
de sus productos vendidos para tomar innumerables decisiones, sin
embargo sólo conocen una aproximación del mismo dado que poseen un
sistema de costeo deficiente o inexistente. Para ello a continuación se
presentan ciertos lineamientos básicos para el diseño e implantación de
un sistema adecuado a las características y necesidades de cada
empresa, así como a resaltar la importancia de los mismos, estimulando
su diseño y uso, como un aporte a su difusión.
Al diseñar y al revisar un sistema de administración de costos, los
administradores y los contadores deben atenerse a las características
únicas de sus empresas. Un sistema genérico de administración de
costos no puede simplemente sacarse de un estante y aplicarse con
rapidez a cualquier organización. Cada empresa requiere de un sistema
de administración de costos confeccionado en base a su situación
particular.
Analizar
Determinar
Desempeñar Evaluar
Mejorar
Analizar
Forma Organizacional
Estructura Organizacional
Cultura Organizacional
Misión Organizacional
Competencias Básicas
Ambiente Competitivo
Estrategias
La elección de la forma organizacional es una de las decisiones más
importantes que toman los propietarios de los negocios. Está decisión
afecta a los costos de obtención del capital, a los costos de
operación del negocio y posiblemente a los costos de litigio. Los
negocios más pequeños también utilizan la forma general de
sociedades mercantiles como son:
Sociedades Anónimas (SA)
Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL)
La forma organizacional también ayuda a determinar quien tiene la
autoridad estatutaria para tomar decisiones dentro de la empresa.
En una asociación general, todos los socios pueden tomar decisiones
de negocio como una mera incidencia de propiedad.
Al diseñar la estructura organizacional, la alta
gerencia trata por lo común de agrupar las
subunidades ya sea por su ubicación geográfica,
por misiones similares o por conglomerados de
productos naturales. Estos procesos de agrupación
proporcionan una administración de costos efectiva
debido a la proximidad o similitud de las
subunidades que están bajo el control de un solo
administrador.
La cultura de una entidad también desempeña un
papel importante en el establecimiento de un
sistema de administración de costos. La cultura
organizacional se refiere al conjunto básico de
supuesto acerca de la entidad y a las metas,
procesos, practicas y valores que comparten sus
miembros.
La misión proporciona una meta a largo
plazo hacia la cual la organización desea
desplazarse. Si no se conoce la misión que la
entidad desea lograr, entonces no sirve de
nada la información que genere el sistema
de administración de costos o cualquier otro
sistema de información
La globalización de los mercados ha creado, en muchas
industrias una competencia entre iguales. Hoy en día,
gran cantidad de empresas son capaces de proporcionar
productos y servicios que son equivalentes desde el punto
de vista cualitativo y funcional. Cuando no se tiene la
capacidad de distinguir los productos de un competidor
de los de otro basándose en la calidad o en la
funcionalidad, la atención del consumidor se concentra en
el precio. A la vez, una competencia basada en el precio
cambia el foco de atención interna y lo dirige hacia los
costos.
5. “¿COMO AFECTAN LOS AMBIENTES
OPERATIVOS INTERNO Y EXTERNO AL
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE
COSTOS?
APLICACIÓN DE TECNOLOGIAS
TECNOLOGIAS
Se hace mas difícil controlar
Los costos a través de las ventas
y de la producción
AUMENTAN LOS COSTOS
EMPRESAS DE TRASFORMACION
Y EMPRESAS DE SERVICIO
ADQUISICION DE TECNOLOGIAS
Y
CAPACITACION DE LOS EMPLEADOS
Mejoran la productividad
TECNOLOGIAS
SUSCEPTIBLES DE CONTROL A
CORTO PLAZO Y
DAN RESULTADOS
A LARGO PLAZO
LA ADM. DE COSTOS ES MAS UNA
ADMINISTRACION DE CAPACIDAD
PARA AUMENTAR VENTAS
Estrategia de Liderazgo
AL AUMENTAR
LOS COSTOS
EN LA TECNOLOGIA
MENOS FLEXIBILIDAD
PARA TOMAR
DECISIONES A CORTO PLAZO
Sin que tenga consecuencias
Adversas a largo plazo
Al optar por una
ESTRATEGIA DE DIFERENCIACION
O ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS
Luego de haber adoptado ALTA TECNOLOGIA
Se necesita que los
COMPETIDORES DEL MERCADO
SEAN DERROTADOS CON
NUEVOS PRODUCTOS
EL SER LA PRIMERA EN
COMERCIALIZAR
DISMINUYE COSTOS
LE PERMITE
Fijar precios
Ser lider en el mercado
LOS NUEVOS PRODUCTOS
Y SERVICIOS SE DESARROLLEN
RAPIDAMENTE
LA RENTABILIDAD DEPENDE
DE LA VENTA DE UN NUMERO
ADECUADO
DE UNIDADES A UN PRECIO
ACEPTABLE
SE DEBE COMERCIALIZAR
LOS PRODUCTOS
A TIEMPO EN EL MERCADO
Caso contrario
EL PRECIO SE MOVERA
EL SER LA PRIMERA EN
COMERCIALIZAR
DISMINUYE COSTOS
PUEDE QUE LA EMPRESA
INCURRA EN COSTOS
DE MEJORA DEL DISEÑO
EN VEZ DE GASTAR POR
RESULTADOS NO
FAVORABLES
ESTRATEGIA DE
MEJORAR LAS RELACIONES
CON LOS PROVEEDORES
¿Qué datos se están recolectando y en que forma?
¿Qué resultados se están generando y en que forma?
¿Cómo interactúan los sistemas actuales entre si y que tan
efectivas son esas interacciones?
¿El catalogo de cuentas actual es apropiado para la
información de administración de costos que se desea?
¿Qué aspectos importantes de la información (tal como el
rendimiento, los deterioros y mermas y el tiempo de ciclo)
no están siendo tratados por el sistema de información?, y
¿se podrían integrar al sistema alimentados actual?
6. “¿CUALES SON LOS TRES GRUPOS DE
ELEMENTOS QUE AFECTAN AL DISEÑO DE UN
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE COSTOS Y
COMO SE UTILIZAN?”
7. “¿COMO SE USA EL ANALISIS DE DIFERENCIAS
EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE COSTOS?
Sistema de Costos Estándar
El sistema de costos predeterminados, es aquel que
basa su funcionamiento en costos estimados o
estandarizados, para registrar los elementos del
costo, los cuales son comparados con los costos
reales, a fin de verificar la eficiencia para un
determinado nivel de actividad (Neuner, 1996).
Costos Estándares
Costos Estimados
Características de los Costos Estándar
a. Complentan a los sistemas de costeo históricos al satisfacer la necesidad de
evaluar el rendimiento.
b. Herramientas para la medición y comparación de costos.
c. Fijados a partir de análisis de la ingeniería industrial y estudisos de tiempos y movimientos.
d. De mayor exactitud que los costos estimados
SISTEMAS DE COSTEO ESTÁNDAR
COSTOS
ESTÁNDAR COSTOS REALES INFORMES
DE COSTOS ”
ANÁLISIS DE DESVIACIONES
INVESTIGACIÓN DE CAUSAS
RETROALIMENTACIÓN
MEDIDAS CORRECTIVAS
ACTUALIZACIÓN DE ESTÁNDARES
Tipos de Normas o Estándares
“ … grado de exigencia que deben presentar los Estándares establecidos … “
1. Estándares Ideales
2. Estándares Básicos
3. Estándares Regulares
4. Estándares Alcanzables
Establecimiento de Estándares
Estándares de
Cantidad
Estándares de
Precio
Costo Total
Estándar
Materiales Directos
Mano de Obra Directa
Gastos de Fabricación
• Cantidad Estándar de Materiales Directos
• Precio Estándar de Materiales Directos
• Cantidad Estándar de Mano de Obra Directa
• Tarifa o Precio Estándar de Mano de Obra
• Normas Estándares de Gastos de Fabricación
X :
Establecimiento de Estándares
Estándares de
Cantidad de
Materiales Directos
Diseños y calidad del
Producto.
Desperdicios,
desechos, mermas, y
contracciones.
Experiencias y pruebas
técnicas.
Cantidad y calidad del
material.
Descuentos, y/o ofertas,
condicioines de pago.
Tipo de proveedores.
Condiciones de mercado
Costos de traslado,
manipulación, seguros,
almacenamiento y
recepción.
Estándares de
Precio de
Materiales
Directos
Establecimiento de Estándares
Establecimiento de Estándares
Estándares de
Cantidad de Mano
de Obra Directos
Tiempos de ejecución, de
descanso, y limpieza.
Facultades, antiguedad y edad
de los trabajadores.
Instrucciones y adiestramiento.
Disposición física de la planta.
Eliminación de Operaciones
innecesarias.
Archivos de nómina, métodos y
rutinas de trabajo.
Estudios de tiempos y
desplazamientos.
Tasa o Normas Estándar
de Gastos de
Fabricación
Ts = Gastos de Fabricación (Bs.) / und. Hrs.
MOD, Hrs. Máquinas, etc
Gastos de Fabricaciòn
predeterminados
Capacidad de producción
predeterminada
=
Establecimiento de Estándares
1. Determinación de
la Capacidad de
producción
Nivel Teórico
Nivel Práctico
Nivel Normal
Nivel Esperado
Pasos para Establecer Normas Estándares de Gastos de
Fabricación
2. Selección de la
unidad de
medida de la
capacidad de
producción
3. Elaboración del Presupuesto de
Gastos de Fabricación (Fijos y
Variables)
Horas de MOD.
Horas Máquina.
Cantidad de materiales o mano
de obra directa.
Unidades de Producción.
Costos de materiales o mano de
obra directa, y otras.
Formulación de la Hoja de Costos Estándar
Empresa XYZ Hoja de Costos Estándar
Período ______ Producto ____ Departamento ____
Elemento del Costo del Producto
Cantidad Estándar
Precio Estándar
Costo Total Estándar
Material directo X Material Directo Y
Mano de obra directa Z Mano de obra directa H
Gtos. de fabrica Fijos Gtos. de fabrica Variables
Coto Estándar por unidad de producto terminado Bs. /Und.
Kgrs./Und. Lts / Und.
Hrs../Und. Hrs. / Und.
* /Und. * / Und.
Bs./Kgr. Bs. / Lt.
Bs. / * Bs. / *
Bs. /Hr. Bs. /Hr.
Bs. /Und. Bs. / Und.
Bs. /Und. Bs. / Und.
Bs../Und. Bs. /Und.
* Unidad de medida del nivel de actividad presupuestado
Variaciones de los Costos Estándares
Costos Reales Costos Estándar
Cantidad real x
Precio real
Cantidad estándar
x Precio estándar
Cantidad real x
Precio estándar
Variación Neta
Variación
Precio
Variación
Cantidad
Variaciones de los Costos Estándares de Materiales Directos
Cantidad de materiales reales
usadas o compradas
(Precio Estándar Unitario - Precio Real Unitario)
Precio Estándar Unitario
(Cantidad de materiales directos usadas – Cantidad de materiales directos
estándar) X
X
Variación Precio:
Variación Uso o Cantidad:
Variaciones de los Costos Estándares de Mano de Obra Directa
Tiempo de mano de obra directa usada
(Tarifa Estándar Unitario - Tarifa Real Unitario)
Tarifa Estándar Unitario
(Tiempo de mano de obra directa usadas – Tiempo de mano de obra
directa estándar) X
X
Variación Tarifa:
Variación eficiencia o Cantidad:
Cantidades o Tiempo Estándar
Lo permitido de acuerdo al nivel de
actividad desarrollado
Cantidad o Tiempo x Producción Estandar Unitario Equivalente Corriente
Niveles > Niveles reales estándares
Variación desfavorable (D)
Variación favorable (F)
Niveles < Niveles reales estándares
Variación Prrecio o Tarifa (+)(-) Variación Cantidad o uso
VARIACIÓN NETA
de Materiales Directos o de Mano de Obra Directa
