GESTIÓN DOCUMENTAL II

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DE LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTIVA

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DE LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTIVA 

  

Presentado por: 

CLAUDIA PATRICIA PANCHA VILLAMIL  

Presentado a: 

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ  

GESTIÓN DOCUMENTAL II   

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOÍA Y ARCHIVÍSTICA

GRUPO 4BOGOTÁ 2014

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental es el conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos lo cual permite determinar cada uno de los ciclos de los documentos y así identificar y asegurar su conservación o eliminación.

LAS GENERALIDADES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las entidades publicas deben contar con Sistema de Gestión Documental que les permita:

Organizar los documentos físicos y electrónicos: esto se logra con a realización e implementación de cuadros de clasificación.

Establecer plazos de conservación y eliminación: estos plazos los podemos determinar con la implementación de las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD) en las cuales encontraremos los tiempos y procedimientos de conservación de los documentos que manejemos.

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa: Esto de acuerdo con los tiempos establecidos en la TVD y TRD.

• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

• Mantener la integridad de los documentos: Esto se logra agrupando los documentos por series, subseries y asuntos.

• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos: Se debe tener a disposición la documentación para consulta ciudadana o de entidades interesadas en la información de los documentos.

• Preservar los documentos y sus agrupaciones: Se debe tener en cuenta que los las series documentales deben permanecer siempre juntas independientemente de los procedimientos a los cuales serán sometidos.

CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como los procedimientos, procesos y manuales administrativos de acuerdos con las reglas establecidas. Para lograrlo debemos tener en cuenta las siguientes características:

Conformidad: Lo primeros que debemos hacer es respaldar la

documentación partiendo por los procesos que realiza en la entidad.

Interoperabilida: Todos los sistemas y

programas deben tener una compatibilidad

Seguridad: Debemos verificar que la documentación

administrativa se encuentre en un lugar

seguro.

Metadescripción: Se debe realizar la

generación de metadatos sean manuales o digitales

para recuperar la información inicial de los

documentos.

Adición de contenido: Debemos identificar que

nuevos contenidos podemos agregar a los documentos sin que se altere su autenticidad

Diseño y Funcionamiento: realizaremos un sistema

en el cual podamos manejar la información de una manera fácil y

simple.

Gestión Distribuida: Se buscara la manera y los

medios para lograr ofrecer la capacidad de importar y exportar los

documentos.

Disponibilidad y Acceso: debemos

garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los documentos así como

las disponibilidad de los mismos cuando sea

necesario.

Neutralidad tecnológica: Podremos utilizar la

tecnología que creamos conveniente siempre y cuando cuente con las

recomendaciones y normativas del ente

rector.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE IMPLEMENTA EL SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Visita al Archivo general de la nación en la ciudad de Bogotá. Investigación realizada en los procesos archivísticos del grupo de gestión de proyectos.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE IMPLEMENTA EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Visita al Archivo general de la nación en la ciudad de Bogotá. Investigación realizada en los procesos archivísticos del grupo de gestión de proyectos.

GESTIÓN DE PROYECTOS

El área de gestión de proyectos es el encargado de llevar a cabo procesos archivísticos de otras entidades del estado como por ejemplo: Presidencia de la republica, Ministerio de vivienda entre otros.

PROYECTO DAPREEn mi visita al Archivo general de la Nación tuve la oportunidad de conocer acerca de los procedimientos que se llevan a cabo en la Gestión Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE) Guiada por el Coordinador del proyecto el Señor Aycardo Velaides quien me cuenta un poco del trabajo realizado allí.

PROCEDIMIENTOS EN EL PROYECTO

El señor Aycardo me cuenta que allí llevan a cabo todo el proceso de organización de los documentos que están en un Archivo de Gestión esto teniendo en cuenta las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD) realizadas por la Dapre. Este proyecto esta conformado por dos grupos importantes en la ejecución del programa de gestión documental uno directamente con funcionarios de Dapre con quienes toman decisiones del manejo y procedimientos a seguir con series documentales que no están el las tablas y otro con el personal del Archivo General de la Nación con quienes llevan a cabo la ejecución de los procesos Archivísticos.

PROCEDIMIENTOS EN EL PROYECTO

Aquí llevan a cabo diferentes procedimientos archivísticos tales como la clasificación, ordenación, descripción, almacenamiento de la información en las bases de datos para Dapre, encarpetado y rotulación de las series documentales.

Con esto concluye mi pequeña visita al Archivo General de la Nación el cual nos cuenta un

poco acerca de los procesos de Gestión Documental que se

llevan a cabo haciendo claridad que para cada proyecto se pueden manejar diferentes

procedimientos pero todos ellos cumpliendo con la normatividad

de Archivos.

Gracias