Sistema de Gestión Documental

Por Martha Ruby Castellanos Poveda

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL II, GRUPO 4.

BOGOTA, 2014

Introducción

Con la realización de esta breve exposición se quiere dar a conocer que es un sistema de gestión documental sus objetivos y sus características, a demás de mostrar el caso de una compañía desde el momento en que se planeo hasta su fase final de implantación.

Objetivos

General

Analizar que es un sistema de gestión documental y el proceso para implementarlo.

Específicos Buscar información

acerca del tema de sistemas de gestión documental.

Comprender su finalidad y el proceso para su implementación.

Investigar el paso a paso de su implementación.

Sistema de Gestión Documental (SGD)

DefiniciónLos sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .

Objetivo

Un sistema de gestión documental  almacena y gestiona documentos electrónicos, que pueden ser originales o copias digitales de documentos en formato papel.

Características los sistemas de Gestión Documental ofrecen a las empresas las siguientes características en referencia a la gestión de documentos: Indexación y búsqueda. Almacenaje de metadatos en el gestor

documental. Control de las versiones  de documentos en el

gestor documental. Integración del gestor documental en

programas ERP de gestión. Seguridad en la gestión de documentos.

MANUFACTURAS VICTOR GASKETS.INGENIERO CRISTIAN MARTINEZ

Proyecto La compañía se dio cuenta de la cantidad de

papel que esta consumiendo y que su mayoría de proveedores le enviaban bastantes documentos electrónicos como las facturas.

Se realizaron varias reuniones para hablar sobre la organización del archivo y la implementación de un programa que les ayudara a gastar menos papel y que no se siguieran llenando de documentos por que no contaban con mucho espacio.

Implementación del sistema PlaneaciónLa organización se puso de acuerdo con implantar el sistema pero solo el ingeniero, que prestaba servicio algunos días les conto sobre las ventajas de implantar el sistema. El ingeniero se puso a la tarea de averiguar el costo y la compañía contrato a alguien que los asesorara con el tema de archivo. El profesional de archivo fue quien se encargo de capacitar a las personas que tendrían que manejar el sistema junto con el ingeniero, quien se encargo de hacer las pruebas para ver si el programa Orfeo corría y estaba de acuerdo a las necesidades de la compañía.

Principales inconvenientes

Los trabajadores cometieron muchos errores al empezar a manejar el sistema.

El programa al principio se caía, o se cerraba.

Se tubo que contratar a personal que tuviera experiencia con el manejo del programa.

El ingeniero tubo que corregir algunas fallas del sistema.

Los costos para implementar el sistema y las correspondientes capacitaciones.

Ventajas desde que se implanto el sistema Ahorro en costes

de gestión de documentos.

Distribución eficiente de la información entre las oficinas  de trabajo

Acceso y consulta rápida de los documentos.

Seguridad y fiabilidad en la protección de los documentos.

Mejora la productividad, al obtener un acceso ágil a la información.

Mejora el trabajo colaborativo

Conclusión

El sistema de gestión de documentos es muy importante para una compañía ya que les da seguridad y confianza.

Las tareas para la administración son mas fáciles y rápidas ya que tienen la información a la mano.

para las personas que están en el archivo es menos estresante el trabajo ya que no los acosan para buscar los documentos.

Webgrafía Que es un sistema de gestión documental. Lluís Codina.

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html. Consultado el 19 de marzo de 2014.

Ficha técnica Orfeo, sistema de gestión documental. PDF. https://www.contratos.gov.co/archivospuc1/2009/DA/103020002/09-1-48188/DA_PROCESO_09-1-48188_103020002_1335854.pdf. Consultado el 19 de marzo de 2014.