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MANUAL SISTEMA Y PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO COSTASUR

INTRODUCCION

Este proyecto tiene como finalidad, observar la aplicación de la gestión del departamento de mantenimiento en una empresa real, la empresa que se escogió para esta tarea es la Costasur Dominicana S. R. L., la cual tiene más de 40 años brindando servicios a nivel turístico. Costasur Dominicana S. R. L. es una empresa que establece las pautas y supervisa cada uno de los aspectos de las relaciones residenciales y comerciales en Casa de Campo. Una propiedad del tamaño de Casa de Campo necesita un grupo de personas especializadas y apasionadas para asegurar que el funcionamiento diario se realice sin contratiempos, y que el futuro de Casa de Campo continúe siendo prometedor. Además, a fin de asegurar que las luces permanezcan encendidas, el agua sea potable, y los campos estén en condiciones impecables, Costasur Dominicana S. R. L. también administra los recursos humanos, los servicios de los huéspedes y el desarrollo futuro de Casa de Campo.

Realizado por Santiago Acosta y Azarias Muñoz

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INDICE

1. Responsabilidades de CostaSur Dominicana S.R.L

(Pag 3).

2. Objetivos del departamento de mantenimiento (Pag

5).

3. Organigrama Departamental (Pag 6).

4. Procesos del departamento de mantenimiento (Pag

7).

5. Formularios utilizados en el departamento de

mantenimiento (Pag 11).

6. Carta de notificación de altos consumos de agua

enviada a los clientes.

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Costasur Dominicana S. R. L. es responsable de los siguientes servicios:

Administración general: 1) Administración general del proyecto. 2) Contabilidad y tesorería. 3) Recursos humanos. 4) Informática. 5) Administración de ventas/contratos. 6) Servicios al cliente. 7) Tiendas.

Planificación y diseño: 1) Planificación del desarrollo urbano de Casa de Campo. 2) Establecer y supervisar el cumplimiento de los reglamentos y diseños de edificios. 3) Aprobación de los planos y proyectos de casas nuevas y renovaciones.

Electromecánica: 1) Mantenimiento del funcionamiento de la energía del sistema de proyectos. 2) Medición y facturación del consumo de electricidad residencial y comercial. 3) Infraestructura eléctrica y equipos para sectores y residencias. 4) Instalaciones eléctricas para viviendas, incluidos medidores, banco de transformadores, otros equipos y aparatos eléctricos. 5) Reparaciones de electrodomésticos.

Telecomunicaciones: 1) Sistema de teléfono para la comunidad y la Gerencia del hotel de Casa de Campo. 2) Administración de la red de Internet. 3) Administración de los servicios de televisión por cable.

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Ingeniería y mantenimiento: 1) Administración del sistema de acueducto y planta de tratamiento de agua de Casa de Campo a. Incluye agua no potable y agua tratada. b. Puesta en marcha de los medidores de agua residenciales. c. Facturación y mediciones del consumo de agua residencial y comercial. 2) Mantenimiento de la piscina común y del aire. 3) Sistema de administración y recolección de basura y poda. 4) Administración del mantenimiento del sistema de carreteras y caminos (golf y peatonal) y supervisión de obras viales nuevas. 5) Ofrece servicios de fontanería, carpintería, pintura, venta de gas propano, fumigación para residencias, piscinas y sistemas de filtro de mantenimiento, instalación de calentadores de agua, hornos y aire acondicionado, entre otros. 6) Mantenimiento de playas.

Campos de golf y áreas verdes: 1) Administración y mantenimiento de cinco campos de golf. 2) Paisajes y áreas verdes, gestión de proyectos públicos y residenciales.

La Romana Country Club: 1) Administración del club privado Casa de Campo. 2) Los servicios incluyen golf, spa, centro de entrenamiento, piscina, restaurantes y bares, tenis y clases para el bienestar físico privadas, programación de varias actividades para los miembros, eventos y banquetes.

GEO Costasur:

1) Exención de responsabilidad sobre las propiedades. 2) Proyecto de titulación de tierras de Administración del sistema.

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OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

El objetivo principal del departamento de mantenimiento es ofrecer un servicio con la mayor calidad y en el menor tiempo posible y alcanzar la mayor satisfacción de nuestros clientes. Este departamento de mantenimiento se divide en varios sub-departamentos los cuales se encargan del mantenimiento del proyecto en lo que tiene que ver con el agua no potable y agua tratada, incluyendo la medición y facturación de los medidores de agua residenciales y comerciales, mantenimiento de las piscinas de las áreas públicas y algunas privadas que están dentro del plan de mantenimiento que se ofrece a nuestros clientes, sistema de administración y recolección de basura y poda, administración del mantenimiento del sistema de carreteras y caminos (golf y peatonal) y supervisión de obras viales nuevas. También ofrecemos los servicios de fontanería y equipos, carpintería, pintura, venta de gas propano, fumigación para residencias privadas, instalación de calentadores de agua, hornos, estufas, entre otros.

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ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL

SUPERINTENDENTE

ASIST.

SUPERINT.

ENC. MANTENIMIENTO

II

ENC. MANTENIMIENTO

I

SUP. MANTENIMIENTO

II ZONA NORTE

SUP. PISCINAS

SUP. MANTENIMIENTO

I ZONA SUR

SUP. MANTENIMIENTO

I ZONA NORTE

SUP. MANTENIMIENTO

II ZONA SUR

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PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMINTO

ACUEDUTO Y PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA

En lo relacionado al servicio de agua de Casa Campo, administrado y dirigido por Costasur Dominicana S. R. L., nuestro departamento se encarga de suministrarle agua al proyecto tanto tratada, para el consumo humano y no tratada para el reguío de las áreas verdes y campo de golf. Contamos con un acueducto principal ubicado en el rio Chavón, específicamente donde se encuentra la represa, en la carretera La romana Higuey, y dos plantas de tratamiento ubicada dentro del proyecto Casa de Campo. El acueducto se encarga de enviar agua a cada una de las plantas de tratamiento para procesarla y luego de procesada es enviada a tres tanques de agua tratada con capacidad de más de 800,000 galones y luego distribuida al proyecto a través de un sistema de bombeo que abastece todo el proyecto. El agua cruda es enviada directamente desde el acueducto y almacenada en lugares estratégicos de almacenamiento, como lagunas y cisternas diseminadas en el proyecto para regar los jardines y campos de golf. También contamos con dos plantas de tratamientos de aguas residuales la cual se utilizan para el reguío de las áreas verdes. SUB-DEPARTAMENTO DE MEDICION Y FACTURACION DE AGUA

Tenemos un equipo que todos los meses al final de cada mes se encarga de tomar la lectura a todos los medidores de agua, tanto residenciales como comerciales para determinar el consumo de agua de cada una de las propiedades y comercios de Casa de Campo y hacerle su cargo correspondiente.

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Este mismo equipo se encarga del mantenimiento de todos los medidores de agua y su evaluación para determinar que su funcionamiento este correcto y pueda marcar el consumo de agua real patentizado por los fabricantes de dichos aparatos. Todos los meses se hace una evaluación y se cambian entre cinco y diez medidores que no estén en su debido funcionamiento. Antes de enviar la facturación mensual al departamento de contabilidad nos encargamos de verificar que no hayan errores en las lecturas tomadas y verificar si algunas de las propiedades refleja un consumo mayor de lo acostumbrado para notificarle y pueda tomar las medidas de lugar.

SUB-DEPARTAMETO DE MANTENIMIENTO DE PISCINAS En este departamento contamos con un supervisor y tres contratistas, quienes se encargan del mantenimiento de las piscinas públicas administradas por Costasur y algunas piscinas privadas de residencias las cuales se encuentran bajo contrato con Costasur para brindarles el mantenimiento correctivo y preventivo de sus piscinas. Las piscinas públicas también cuentan con un equipo de mujeres del mismo departamento que se encargan de la limpieza del área de la terraza y los baños de las piscinas. Las piscinas públicas son visitadas por los piscineros todos los días y se le da el servicio correspondiente. Las piscinas privadas se visitan de acuerdo al servicio contratado por el cliente. Puede ser diario, una, dos o tres veces a la semana de acuerdo a las necesidades del cliente.

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SUB-DEPARTAMENTO DE RECOLECCION DE BASURA Y PODA, MANTENIMIENTO DE CAMINOS Y CARRETERAS

Este departamento cuenta con varios camiones compactadores y camiones de volteo descubiertos. Tenemos diseminado en todo el proyecto contenedores especiales y los compactadores se encargan de la recolección de la basura en cada uno de los lugares donde se encuentra un contenedor, luego de pasar el camión compactador pasa un camión cisterna especial, dotado de un mecanismo con agua y productos químicos para lavar y desinfectar los contenedores. Las áreas están divididas en sectores y los camiones visitan dos veces a la semana cada sector según el control establecido por el Ingeniero supervisor encargado. Los camiones volteos se encargan de recoger las podas, es decir, en cada propiedad los jardineros limpian sus patios y le dan mantenimiento a los arboles de la propiedad y los camiones volteos recogen esa basura para depositarla en un vertedero ubicado en un paraje llamado La Luisa. También ese departamento cuenta con un personal que se encarga del mantenimiento de las áreas deshabitadas, para darle mantenimiento y mantener los caminos y carreteras limpias y asfaltados.

SUB-DEPARTAMENTO DE PLOMERIA Y EQUIPOS

Este departamento se encarga delos siguientes servicios de plomería y equipos:

Reparaciones de tubos

Reparaciones de calentadores

Reparaciones de inodoros y lavamanos

Instalaciones de válvulas de agua

Instalaciones de sistemas de reguíos

Instalación y reparación de calentadores de agua

Reparaciones de estufas

Localización y corrección de fuga de agua

Corrección de fuga de gas

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Este sub-departamento tiene un horario irregular, los servicios ofrecidos a los

clientes se extienden hasta las 8:00pm de la noche. Mientras que para los

trabajos internos, las emergencias, eso tiene que ver con roturas de tubos

matrices y las áreas comunes deben estar disponibles las 24 horas del día.

SUB-DEPARTAMENTO DE CARPINTERIA

Este departamento ofrece servicios de carpintería y ebanistería. Las reparaciones de carpinterías son reparaciones sencillas en lo relacionado a los clientes y la empresa. Este mismo departamento ofrece los servicios de reparación de puertas, ventanas, gabeteros, gabinetes, etc.

SUB-DEPARTAMENTO DE PINTURA

Este departamento está compuesto por contratistas y se encarga del mantenimiento de pintura interdepartamental y de la propiedades a cargo de la compañía. Costasur no ofrece servicio de pintura directamente a los clientes, salvo en casos especiales.

GAS PROPANO

La venta de gas propano funciona de la siguiente manera; Nuestro suplidor es Tropigas S. R. L. Los clientes llaman a servicio al cliente y se anotan en una lista para el reabastecimientos de gas propano en los cilindros domésticos de 100 libras abajo. Para los tanques industriales, se refiere las llamas de los clientes directamente a la secretaria del departamento de mantenimiento, la cual se encarga de tomar el reporte y luego llamar a la compañía Tropigas, reportar la propiedad necesitada del servicio y luego el tanquero pasa por la propiedad y le lleva el gas a domicilio.

FUMIGACION

Este servicio al igual que el gas propano, es ofrecido por la compañía Fumigadora oriental. Los clientes hacen el reporte en servicio al cliente y servicio al cliente reporta a la fumigadora para que esta les brinde el servicio. También la fumigadora Oriental se encarga de darle servicios a las estructuras de la compañía y las villas que están a cargo de Costasu

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ALGUNOS DE LOS FORMULARIOS UTILIZADOS POR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.

Formulario de trabajos realizados, donde se detallan las piezas y el servicio utilizado y se le colocan los precios.

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Formulario de pedidos al Almacén del Central Romana

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Formulario para la salida de materiales del complejo.

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Formulario de autorización para el pago de horas extras.

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Formulario para el retiro de dinero de caja chica.

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Formulario virtual de solicitud de trabajos.

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Carta de notificación de altos consumos de agua enviada a los clientes.