SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO De: Mayra Rupa Huambo

Reflexión

“Una herramienta sólo tiene éxito si los usuarios son exitosos

con la herramienta”.Hahn y Subramani, 2000

CONTEXTO GENERAL

Concepto amplio y abstracto

Objeto de

debate filosófico

Recurso vital de

una organiza

ción

Gestión del

conocimiento

CONOCIMIENTO

POSTURAS SOBRE EL CONOCIMIENTO

La postura racionalista“El conocimiento reside en el pensamiento, en la razón”.

 

La postura de la lógica empírica“La única causa del conocimiento es la experiencia”

 

La postura interaccionista“El conocimiento supone una interacción entre el sujeto que conoce y el objeto por conocer.

El conocimiento en las organizacionesCONOCIMIENTO TÁCITO

CONOCIMIENTO EXPLÍCITO

No se expresa con facilidad

Se expresa con facilidad

Explícito

Tácito

20%

80%

TEORÍA DE LA EMPRESA (1/2)

El valor de los “recursos tangibles” depende de cómo éstos son combinados y aplicados, lo cual es una función del know-how (conocimiento) de la empresa.

Ha surgido con gran fuerza en la literatura

sobre Dirección Estratégica

TEORÍA DE LA EMPRESA (2/2)

El conocimiento se localiza y a la vez se transmite a través de múltiples entidades, tales como:

• La cultura organizacional

• Las rutinas y procedimientos

• Políticas

• Sistemas y documentos

• Empleados

• Etc....Los recursos basados en el conocimiento son socialmente complejos y difíciles de imitar.

Teoría de la organización

Tecnología de la

organización

Dirección estratégic

aEL CONOCIMIENTO HA SIDO ESTUDIADO…

Una estrategia…

PERSONALIZAR

La dimensión tácita del

conocimiento

CODIFICAR

La dimensión explícita del

conocimiento

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

DEFINICIÓN

Están manifestados en una variedad de implementaciones (por ejemplo): Repositorios de documentos. Bases de datos de experticia. Listas de discusión. Sistemas de recuperación específicos del

contexto.

Son herramientas para llevar a cabo la gestión del conocimiento.

¿Qué se puede decir…?

Una clase de sistemas de información aplicados a la gestión del conocimiento organizacional.

Basados en las IT y desarrollados para apoyar los procesos de creación, almacenamiento - recuperación, transferencia y aplicación del conocimiento.

Facilitan bastantes de los aspectos sociales y culturales de la gestión del conocimiento.

TRES GRANDES PRÁCTICAS

Codificar y compartir las “Mejores Prácticas” (Best Practices)•Benchmarking interno para transferir las mejores prácticas

Crear directorios de conocimiento (Knowledge Directories)•Mapas de pericia interna (porque mucho conocimiento interno está sin codificar)

Crear redes de conocimiento (Knowledge Networks)•Foros on-line (para comunicar y discutir)•Foros on-line interactivos (para interactuar con los usuarios y clientes)

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE GC

EN LA ORGANIZACIÓN

Hacer visible el conocimiento y mostrar a las personas el rol del conocimiento en la organización usando herramientas tales como mapas de conocimiento, páginas amarillas e hipertextos.

Desarrollar una cultura intensiva en conocimiento, fomentando conductas que propicien el compartirlo y sean proactivas a pedirlo y ofrecerlo.

Construir una infraestructura de conocimiento. No solo un sistema técnico, sino toda una red de conexiones entre personas, facilitándoles espacio, tiempo y herramientas para que interactúen y colaboren.

EN GENERAL

Apoyar los procesos de creación, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación del conocimiento

CREACIÓN DE CONOCIMIENTO• Implica desarrollar un nuevo contenido o reemplazar el contenido existente dentro del conocimiento tácito y explícito de una organización (Pentland, 1995).

• El K es creado, compartido, amplificado, extendido y justificado en una organización mediante una mezcla de procesos sociales (grupo) y de procesos cognitivos del individuo (Nonaka, 1994).

• La creación de conocimiento implica una continua interacción entre las dimensiones tácita y explícita del conocimiento y mediante flujos a través de los cuales se mueve entre individuos, grupos y organización.

Socialización

Externalización

Internalización

Combinación

Conversión

del conocimien

to

Modos de creación de conocimiento

El modelo japonés

ba

ba Origina

rio

ba Interact

ivo

Cyber ba

Ejercitar o aplicar

el ba

Internalización Externalización

Socialización

Combinación

Lugar o espacio común para la creación de

conocimiento

Nonaka y Konno,1998

Flujo de creación de conocimiento¿En qué sentido se crea el conocimiento entre dos individuos?

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ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE CONOCIMIENTO

• Estudios empíricos han demostrado que las organizaciones crean K y aprenden, pero que también “olvidan” (no recuerdan o pierden la pista del K adquirido).

• De aquí que almacenar, organizar y recuperar el conocimiento organizacional, constituye un aspecto importante de una buena gestión del conocimiento.

MEMORIA ORGANIZACIONAL

Documentación escrita.

Información estructurada y almacenada en bases de datos electrónicas.

Conocimiento humano codificado y almacenado en sistemas expertos.

Procedimientos y procesos organizacionales documentados.

Conocimiento tácito adquirido por los individuos y redes de individuos.

Incluye el conocimiento que reside en la organización bajo diversas formas y

componentes

MEMORIA ORGANIZACIONAL

Individual: Desarrollada en base a las observaciones, experiencias y acciones de una persona.

 

Colectiva: Los medios a través de los cuales el conocimiento del pasado, la experiencia y los sucesos, influencian las actividades actuales de la organización.

 

Semántica: El conocimiento general, explícito y articulado (ej: los archivos de la empresa con los informes anuales).

 

Episódica: El conocimiento localizado y referido a un contexto específico (ej: circunstancias específicas en que se tomaron ciertas decisiones y los resultados provocados, lugar y tiempo).

Memoria

Organizacional

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

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APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Directrices: Reglas, estándares, procedimientos e instrucciones resultantes de la conversión del

conocimiento tácito de especialistas en conocimiento

explícito e integrado para comunicárselo eficazmente a los

no especialistas.

Rutinas organizativas: Desarrollo de las pautas de coordinación y de

rendimiento de las tareas, los protocolos de interacción y las especificaciones de los procesos que facilitan a las personas

el aplicar e integrar su conocimiento especializado sin necesidad de articular y

comunicar aquello que conocen a los demás.

Equipos autónomos de tarea: Aquellos que se crean en situaciones

en las que la incertidumbre y complejidad de la tarea impide la

especificación de directrices y rutinas organizativas. Estos equipos están

integrados por individuos que poseen conocimiento y especialización.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GC

Énfasis en el nivel conceptual

Reutilización del conocimiento existente

Adaptación segura y conveniente a las

necesidades individuales

Comprensión intuitiva Apoyo de varias perspectivas

Procesos de GC

Creación Almacenamiento – Recuperación

Transferencia Aplicación

TI que sirven de apoyo

Minería de datos.Técnicas de aprendizaje.

Tablones de anuncios electrónicos.Depósitos de conocimiento.Bases de datos.

Tablones de anuncios electrónicos.Foros de discusión.Directorios de conocimiento.

Sistemas expertos.Workflow systems.

Las TI permiten

Combinar nuevas fuentes de conocimiento

Apoyar la memoria individual y organizacional.Acceso al conocimiento entre grupos.

Redes internas más amplias.Disponer de más canales de comunicación.Acceso más rápido a las fuentes de conocimiento.

Aplicar el conocimiento en muchas y diferentes localizaciones y sitios.Aplicar más rápidamente el nuevo conocimiento mediante la automatización del flujo de trabajo.

Tecnologías plataforma

Groupware y tecnologías de comunicación en general.Intranets.

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

Categoría Proceso de conversión de conocimiento dominante

Ejemplo

Sistemas basados en intranets

Combinación Microsoft Internet Information Services IIS

Gestión de documentos electrónicos

Combinación Excalibur Retrieval Ware y File Net

Groupware Externalización Notes (Lotus) y Exchange (Microsoft)

Workflow Externalización ARIS Toolset (IDS Scheer)

Sistemas basados en conocimiento

Externalización Neugents (Computer Associates)

Inteligencia de negocio Combinación Business Objects

Mapas de conocimiento Socialización Gingo (Trivium) y Lotus Discovery Server

Herramientas de apoyo a la innovación

Internalización Invention Machine

Herramientas de inteligencia competitiva

Combinación Knowledge. Works (Cipher Systems) y Vigipro (CRIQ/CGI)

Portales de conocimiento Socialización, externalización y combinación

Digital Dashboard (Microsoft), Lotus K-Station y Sopheon.

CATEGORÍAS DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO (1/3)

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO (2/3)

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO (3/3)

DISEÑO DE ARQUITECTURAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

VISIÓN GENERAL

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NIVELES DE ABSTRACCIÓN

CAPA DE NIVEL META• Consiste en una serie de editores de modelado con un propósito especial. Los modelos de objetos y las restricciones adicionales definen los lenguajes. El modelo de objeto esbozado en la Figura muestra un extracto de esta capa. Está escrito en lenguaje de modelado unificado (UML, Unifíed Modelling Language).

• Aunque todos los usuarios de un sistema de GC tienen acceso al nivel Meta, no deberían poder modificarlo. Los lenguajes y las terminologías que ofrece el nivel Meta son de conocimientos genéricos y complejos.

• Describir determinados aspectos de una empresa con conceptos que apoyan el análisis y la evaluación es ciertamente útil.

Modelo en nivel Meta

CAPA DE NIVEL CONCEPTUAL• Sirve para crear, editar y almacenar conocimientos de un campo específico capturados en modelos conceptuales. Los objetos se ejemplifican desde las clases que constituyen la capa de nivel Meta. Los editores han de asegurarse de que los modelos sean compatibles con las definiciones del lenguaje en el nivel Meta, mientras que los modelos conceptuales se muestran con anotaciones gráficas especializadas, sus semánticas quedan definidas en los objetos ejemplificados desde las clases de nivel Meta.

• No es posible derivar instancias concretas sólo por medio de la ejemplificación. En general, una instancia no se puede ejemplificar desde otra instancia

PR

OCESO

DE U

N E

DIT

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ESPECIFIC

ACIÓ

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CESO

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CAPA DE NIVEL DE INTERFAZ• Consiste en modelos de objeto o en definiciones de clases desde las que se podría ejemplificar ese sistema de información específico.

• Aparte de los modelos de objetos estáticos, serían necesarias descripciones funcionales y dinámicas, como diagramas de flujo de mensajes, gráficos de estado o lenguajes específicos para la descripción de flujos de trabajo.

• Es una buena idea utilizar representaciones estándares, como el UML, el lenguaje de definición de objetos (ODL, Object Definition Language) para sistemas de gestión de bases de datos orientadas a objetos, o el lenguaje estándar de herramientas de flujos de trabajo (WPDL, Work Process Definition Lenguaje) que forma parte de la Coalición de Gestión de Flujos de Trabajo para sus especificaciones.

CONCLUSIONES

Se concluye que…• La creación de conocimiento depende, en una medida relevante, de las creencias y los valores de quien ha de crearlo.

• En los sistemas de gestión del conocimiento se destaca el papel central que las tecnologías de la información desempeñan en el proceso de almacenamiento y transferencia. Además, se deben analizar las tecnologías de la información y los procesos de conversión de conocimiento más adecuados para cada una de las principales estrategias de gestión del conocimiento.

• Sería deseable ver un sistema de GC como parte integral de un sistema de información corporativo. Esta integración promete una serie de ventajas.

POR SU ATENCIÓN,

MUCHAS GRACIAS!