Software de gestión documental: oficina sin papeles

Software de gestión documental: hacia la oficina sin papeles

Francisco Ricau GonzálezInstituto Tecnológico de Informá[email protected] / @fricau

24 de abril de 2013

1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual

2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término

3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM

4. Composición tecnológica de las plataformas ECM

5. Situación actual del mercado de gestión documental

6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector

7. Conclusiones

Anexo: Recursos de interés

Índice de la presentación







7. Conclusiones



• El concepto oficina sin papeles no es nuevo: se acuña como tal en 1975, en el artículo The Office of the Future publicado en BusinessWeek*.

• Supone que una empresa dé el salto definitivo al mundo digital, eliminado o reduciendo al máximo la gestión de documento físicos.

• Implica un cambio en la manera tradicional de trabajar. Un cambio de filosofía.

* Business Week, The office of the future, 1975.


¿Por qué una oficina sin papeles?

• Ahorro de espacio de archivo físico

• Ahorro de tiempo en búsquedas

• Mejora de la seguridad

• Control de accesos• Copias de seguridad (backup)• Reducción de riesgos

• Consulta simultánea y distribuida de documentación

• Oficina más sostenible con el medio ambiente

Una oficina sin papeles es una oficina más eficiente

*


¿Por dónde empezamos?

•¿Digitalizamos todo nuestro archivo?•¿Qué hacemos con las imágenes digitalizadas?•¿Podemos eliminar el papel con garantías?•¿Qué niveles de seguridad aplicamos?•¿Cómo conservamos la documentación electrónica?•¿Qué tecnología necesitamos?•¿La compra de un escáner es suficiente?

• La gestión documental electrónica requiere de un plan de acción, una estrategia que parta de un análisis previo de la situación actual. Una auditoría de la información.

*


• Las empresas tecnológicas de gestión documental han puesto el foco comercial en un enemigo: el papel.

• Algunos tópicos: “Libérese del papel”, “Desempapélese”, “La oficina sin papeles ha llegado”.

• Los documentos digitales o digitalizados sin una correcta gestión también suponen un problema.

• La digitalización es un paso, no una solución.

• Caos papel Caos digital

*


¿Cuál es la situación actual?

• En las organizaciones siguen conviviendo a día de hoy sistemas híbridos (papel/digital). Los procesos documentales no son gestionados en su mayoría íntegramente en formato digital.

• La oficina sin papeles no acaba de llegar, aunque es un proceso imparable.

• Veamos algunos datos….

*


Algunos datos que nos acercan a la realidad de la oficina sin papeles:

• En general, hay menos papel circulando alrededor de la oficina, especialmente en las grandes empresas.

• El consumo de papel y el número de fotocopias está disminuyendo en un 35% en las organizaciones, mientras que está aumentando en un 32%.

• La proporción media de espacio de las oficinas ocupado por el papel es el 15,3%, y se reduciría hasta el 7,4% con una política de archivo totalmente electrónica, con un ahorro de casi el 8% en gastos de oficina en general.

• De media el 45% de los documentos que se escanean son e-born.• El 77% de las facturas que llegan adjuntas en pdf se imprimen.

Fuente: AIIM. The free paper office: dream or reality?, 2012.

• El 99% de los trabajadores encuestados revisando documentos en papel.• El 42% de estos empleados sigue utilizando el fax para enviar documentación.• El 64% reconoce utilizar menos papel en la actualidad que hace cinco años.• El 66% afirma que comparte más de la mitad de sus documentos en formato electrónico.• El 33% de los encuestados afirma que la principal barrera para que su oficina consuma menos

papel es que no supone una prioridad.

Fuente: NITRO. State of the Paperless Office, 2013.


Disponemos de la tecnología, pero siguen existiendo barreras culturales (miedo al cambio, bajo nivel tecnológico) y algunas indefiniciones legales que retrasan la llegada de entornos de trabajo sin papel.


Estrategia







7. Conclusiones



• La gestión documental comprende un conjunto de procedimientos y técnicas que permiten el control de los aspectos relacionados con la creación, organización, almacenamiento, preservación y recuperación de la documentación producida y recibida por una entidad en el desarrollo de sus actividades.

• En ocasiones es confundida con la sola implantación de un software, la compra de un escáner o la utilización de herramientas básicas.

• La tecnología (software y hardware) es una herramienta imprescindible, pero no es un fin en sí misma.

• La gestión documental corporativa es la suma de procedimientos/metodologías + tecnología = Sistema de gestión documental.








7. Conclusiones



• Un sistema de gestión documental (SGD-DMS, aplicación informática) puede definirse como el software que permite crear, editar, clasificar, almacenar, compartir y recuperar grandes cantidades de documentos electrónicos en una organización.

• La evolución tecnológica en los últimos años ha causado que las siglas ECM (Enterprise Content Management) desplace a las siglas DMS (Document Management System).

• Esta evolución tecnológica ha traído consigo un desarrollo funcional que permite hablar de gestión de contenidos empresariales en toda su amplitud.


• Paso del concepto «gestión de documentos» a «gestión de contenidos empresariales», entendiendo «contenido» en un sentido amplio como cualquier información en formato digital que maneje una empresa o institución.

• Tipos de contenido: imágenes, documentos, records, multimedia, web.

• Definición de ECM de la AIIM:

“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”



ERP CRM Correo-e

CMS-

Intranet-

RRSS

RRHH Aplicaciones ofimáticas

El software ECM se concibe como el espacio colaborativo y repositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silos de información.


ERP CRM Correo-e

CMS-

Intranet-

RRSS

RRHH Aplicaciones ofimáticas

Software ECM

Los contenidos se almacenan horizontalmente. La capacidad de integración del software ECM con el resto de aplicaciones de negocio de la empresa es fundamental.

Integración (APIs, Web services, plug-ins, etc.)

El software ECM se concibe como el espacio colaborativo y repositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silos de información.

• Motivaciones principales de las empresas para abordar proyectos de gestión de contenidos empresariales (ECM):


Fuente: AIIM. State of the ECM Industry 2011







7. Conclusiones



• Podemos considerar el software ECM como un superconjunto de tecnologías, con diferentes soluciones modulares. Entre ellas, la gestión de documentos.



INPUT OUTPUT

*Más información en el ECM Roadmap de la AIIM

• La captura se refiere tanto a documentos en papel (digitalización) como documentos digitales.

• Respecto a los documentos digitales, varias opciones de captura:

• Creación desde la propia herramienta• Mapeo como unidad de red del repositorio (CIFS, Webdav)• FTP• Formularios electrónicos• Fax electrónico• Drag&Drop (arrastrar y soltar al navegador)• Correos electrónicos• Plug-ins en herramientas ofimáticas

4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)

• Mediante la digitalización transformamos un documento de un soporte

material a datos electrónicos. Obtenemos una imagen electrónica equivalente al documento original.

• Disponemos de sistemas de captura clásicos, como el escáner (en todas sus variantes), así como los dispositivos móviles (smartphone o tablet).


Fuente: abbyy.com

• Durante el proceso de captura el sistema puede identificar el tipo de documento (factura, albarán, etc.) para desencadenar flujos de trabajo y para clasificar automáticamente dentro del repositorio.

• El proceso de captura también incluye tecnologías de indización automática (extracción de metadatos) del contenido de los documentos.

• Durante la indización, no todos los documentos pueden ser tratados de la misma manera, dependerá de:

El nivel de estructuración de su contenido• Documentos estructurados: responden a un diseño único (formulario).• Documentos semiestructurados: se mantiene un patrón de información pero dentro de una

plantilla diferente (factura de proveedor).• Documentos desestructurados: estructura y contenido variables (carta).

Elementos del contenido• Carácter impreso y/o manuscrito (continuo o aislado)• Marcas• Códigos de barras (2D, 3D)


• Conocer las características de los documento a tratar nos permitirá optimizar el proceso de extracción de datos (indización automática) gracias a las tecnologías de reconocimiento automático:

• OCR (Optical character recognition): El software de reconocimiento óptico de caracteres, extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de gestión documental.

• ICR (Intelligent character recognition): La tecnología ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador.

• OMR (Optical Mark Recognition): Software utilizado para el reconocimiento de marcas hechas por humanos. Por ejemplo, para procesar de manera rápida encuestas tipo elección múltiple en donde se "marcan" los casilleros. De esta manera un ordenador puede procesar rápidamente cientos de miles de estas encuestas o exámenes.

• BC (Bar Code): El código de barras es consiste en una técnica de entrada de datos mediante imágenes representadas a partir de combinaciones de líneas y espacios paralelos de distinto grosor y espaciado, que contienen una determinada información. Esta información está representada por números que pueden ser leídos y descifrados por lectores ópticos o escáner.


• El uso de estas tecnologías va a permitir la reducción del tiempo de indización de los documentos, liberando al usuario de la indización manual.

• En el caso de documentos desestructurados, donde no sabemos qué información contiene el documento ni dónde, quedaría la opción de indización full text (texto completo).

• Como fase previa al almacenamiento, estos sistemas ofrecen opciones de validación manual de los metadatos extraídos.

• La integración de estas funciones en un ECM consiste, generalmente, en añadir una aplicación exclusiva y diseñar un conector para almacenar en el sistema el resultado (imagen y metadatos) de los documentos digitalizados.



INPUT OUTPUT

*Más información en el ECM Roadmap de la AIIM

Entorno colaborativo (groupware)

• Extiende una capa social a través de los contenidos del ECM

• Creación de equipos de trabajo asociado a proyectos• Wikis, foros, blogs, encuestas, calendarios, dashboards, etc.• Capacidad de compartir contenidos externos (noticias, informes, etc.)• Publicación de micromensajes• Publicación de comentarios en los contenidos• Interfaz gráfica que incorpora elementos de las RRSS (follow, like, favorite,

etc.)• Colaboración con miembros externos de la empresa

4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)

Entorno colaborativo (groupware)


Fuente: alfresco.com, nuxeo.com

Document Management (Gestión documental)

• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fase de creación

• Creación de documentos: posibilidad de introducir documentos en el sistema de forma manual o a través de una herramienta integrada con el sistema (captura).

• Operaciones básicas sobre documentos: eliminar, copiar y mover documentos dentro del repositorio.

• Gestión de metadatos (manuales o automáticos). Definición de diferentes esquemas y vocabularios. Adopción de estándares (DC).

• Versionado y control de cambios: control de versiones y gestión de cambios de los documentos.

• Check in – Check out sobre documentos.• Estructuración y clasificación: Organización de los documentos en estructuras

jerárquicas de carpetas. Tagging de los documentos (folksonomías).



• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fase de creación

• Previsualización de documentos y anotaciones.• Historial o auditoría: registro de las actividades realizadas en un documento.• Transformación de documentos a otros formatos como PDF.• Edición de documentos en línea (desde la propia aplicación o desde sistemas

auxiliares – GoogleDocs)• Relaciones entre documentos.• Notificaciones de operaciones sobre documentos. • Seguridad y acceso: posibilidad de gestionar permisos de acceso, lectura,

escritura, hasta nivel de documento. Posibilidad de crear grupos de usuarios.• Incorporación de firma electrónica.• Publicación de documentos en otras aplicaciones (Web, Intranet, etc.)• os formatos como PDF.



• os formatos como PDF.


Fuente: nuxeo.com

Records Management (Gestión de documentos de archivo)

• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fase definitiva (evidencias de actividad)

• Ciclo de vida de los documentos de archivo (desde su creación hasta su eliminación)

• Gestión de documentos de archivo tanto físicos como digitales• Fileplans o cuadros de clasificación• Calendarios de conservación, siguiendo requisitos legales.• Conservación a largo plazo de documentos (PDF/A)• Controles de seguridad y acceso más restrictivos. Permisos especiales• Estructuras de metadatos complementarias• Módulos certificables según normativas internacionales (Moreq, DoD)• Trazas de auditoría de acciones• La tendencia es a integrarlo con el DM, para evitar el uso de dos sistemas.

• No todos los documentos o contenidos de una empresa serán records y deberán archivarse.


Records Management (Gestión de documentos de archivo)

• Transformación de documentos a otros formatos como PDF.


Fuente: alfresco.com

Diferencias entre DM y RM


Document Management Records Management

• Permite la modificación de las distintas versiones de un documento

• Evita la modificación de los documentos

• Permite que el sistema albergue varias versiones de un mismo documento

• Sólo permite una versión definitiva de un documento

• Puede permitir que los usuarios borren documentos

• Evita que se supriman documentos salvo en circunstancias muy controladas

• Puede incluir determinados mecanismos de conservación

• Debe incluir rigurosos controles de conservación

• Puede incluir una estructura de clasificación de documentos controlada por los usuarios

• Debe incluir una estructura de gestión documental muy rigorusa (cuadro de clasificación), mantenida por un rol de administración..

• Está pensado principalmente para facilitar el uso diario de los documentos en su fase de creación.

• Puede ser una herramienta de uso diario, pero concebida para proporcionar un repositorio seguro de los documentos (evidencias) de una organización

Fuente: Moreq

Digital Asset Management (Gestión de activos digitales)

• Módulo orientado a la gestión de contenidos multimedia (vídeos, fotos, audio, etc.)

• Soporte para múltiples formatos multimedia (JPG, PNG, AVI, MP4, MP3, WAV, etc)

• Extracción automática de estándares de metadatos (EXIF, IPTC, etc.)• Posibilidad de personalizar metadatos para los distintos tipos de contenido• Clasificación y estructuración de contenidos • Gestión de los derechos de autor• Previsualización de contenidos• Diferentes niveles de acceso según roles y usuarios• Publicación de contenidos multimedia en otros canales (web, intranet., etc.)


Digital Asset Management (Gestión de activos digitales)


Fuente: nuxeo.com

Web Content Management (Gestión de contenido web)

• Módulo orientado a la gestión de contenidos web o para publicarse en la web.

• Publicación de contenidos (documentos, html, etc.) por parte de usuarios sin conocimientos técnicos. Mantenimiento y creación de portales.

• Permite preparar el contenido para su publicación, previo flujo de trabajo para su aprobación si es necesario.

• Publicación en intranet, extranet o web pública• También se permite, en algunos casos, la publicación en canales sociales

(Facebook, Twitter, Youtube, etc.)

• Algunos proveedores de software ECM se integran con CMS (Drupal, Joomla, etc.) para potenciar la capa de publicación de contenidos.


Business Process Management (Gestión de procesos de negocio) / Worflow (flujo de trabajo)

• Módulo transversal a todo el ECM orientado a la automatización de procesos con documentos.

• Proceso de negocio: un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido.

• Automatización y optimización de procesos simples (workflow): flujos de trabajo sobre documentos (revisión, aprobación, eliminación, etc.) en base a reglas de negocio.

• Soporte de procesos o trámites complejos (administración electrónica, p.e.)

• Algunos módulos proveen interfaces gráficas que permiten modelar procesos si conocimientos de programación, siguiendo el estándar BPMN.


Business Process Management (Gestión de procesos de negocio)


Fuente: activity.org

Búsqueda y recuperación de información

• Los software de ECM proveen potentes sistemas de búsqueda y recuperación de información mediante:

• Búsqueda sencilla: por todos los metadatos de los contenidos, incluido el texto completo: pattern matching, lematización, truncamiento, etc.

• Búsqueda avanzada: por todos los metadatos del documento (autor, título, fecha, etc.)

• Navegación a través de la estructura jerárquica del repositorio

• Búsqueda facetada

• Nubes de etiquetas

• A través de vocabularios definidos


Búsqueda y recuperación de información


Fuente: nuxeo.com

Criterios de selección de un software ECM

• Funcionalidad necesaria para cubrir las necesidades de la entidad

• Capacidad de adaptación (customización)

• Facilidad de uso (usabilidad)

• Escalabilidad (capacidad de adaptarse a las necesidades futuras)

• Cumplimiento de estándares y normativas (Moreq, LOPD, etc.)

• Integración con otras aplicaciones de negocio de la empresa

• Tipo de licencia (privativa o libre)

• SaaS / On premise

4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(criterios de selección)

Tendencias en ECM: ¿hacia dónde va?

• Añadiendo más contenido al “contenido” (redes sociales)

• Modelos orientados a la movilidad (smartphones, tablets, etc.)

• Soluciones basadas en cloud (SaaS)

• Estándares abiertos = CMIS (Content Management Interoperability Services)

• Alianzas entre proveedores para reforzar aspectos de la gestión de contenidos empresariales: (Nuxeo+Hippo) (Alfresco+Drupal)

4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(tendencias)







7. Conclusiones




Fuente: dbk.es

• Mercado de servicios de gestión documental (consultoría, desarrollo e implantación de soluciones informáticas, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos).

• Durante 2011 el crecimiento se modera (250 millones de euros).

• Es un sector que está resistiendo bien la crisis económica. • Las 10 primeras empresas copan el 60% del mercado.

• Es un mercado maduro, con alta competencia.

• En el sector operan unas 97 empresas.Datos a nivel nacional (España)


Fuente: PricewaterhouseCoopers

• Dentro del mercado de la gestión documental, el segmento de ECM es el que más previsión de crecimiento tiene.

• “El segmento ECM es el mercado del futuro y no ha hecho más que empezar a crecer. Se espera que en 2020, aproximadamente el 80% de los ingresos del mercado de gestión documental procedan de este segmento”

Fuente: The Radicati Group, Inc. Datos a nivel mundial


• En el segmento ECM, las grandes empresas dominan el mercado. Algunos ejemplos:


• Para analizar el mercado, una buen punto de partida es el cuadrante mágico de Gartner (ECM - 2012):







7. Conclusiones



6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector

• Como hemos visto, es un sector en auge con grandes perspectivas de mercado.

• El profesional de la información puede y debe estar presente en él aprovechando las oportunidades.

• La publicación de normas técnicas como la ISO 30300 reafirman esta posición dentro del sector.

• Hasta el momento son escasas las consultoras tecnológicas que incorporan perfiles profesionales cercanos a la gestión de la información (documentalistas, archiveros, etc.).

• A las capacidades intrínsecas de un gestor de información, cabe sumar un buen conocimiento de las tecnologías y oferta de software de gestión documental.

6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector

¿Qué oportunidades tenemos?

• Desde una empresa del sector:

Como personal técnico contratado (consultor)

• Desde una empresa de fuera del sector:

Como responsable del SGD (record manager)

• Creando una empresa:

Consultoría documental Digitalización Custodia y destrucción de documentación Implantación de software (propio o de

terceros)







7. Conclusiones



7. Conclusiones

• La tendencia hacia entornos de trabajo íntegramente digitales es imparable.

• La gran mayoría de empresas necesitan (y necesitarán) un software de gestión documental o ECM.

• El sector de mercado de la gestión documental presenta grandes oportunidades para el profesional de la información.

• La realidad empresarial y del mercado laboral obliga a los profesionales de la información (documentalistas, archiveros) a conocer el entorno normativo y también tecnológico de la gestión de contenidos digitales.







7. Conclusiones




Recurso (web, blog, etc.) URL Twitter

AIIM Community http://www.aiim.org/community @AIIMcmty

Expediente, web, blog y otros documentos del montón

http://documentalqueridowatson.es/ @jmcollado

Gestión documental para la gente (casi) normal gestiondocumentalparagentenormal.com/ @FernandoMTC

Blog ISO 30300 www.iso30300.es/ @eblagestdoc

Blog de Gestión Documental Inteligente blog.athento.com/ @athento

Blog de Carlota Bustelo http://www.carlotabustelo.com @carlotabustelo

Diplomàtica diplomaticapuntcat.blogspot.com/ @Diplomaticat

Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD)

http://www20.gencat.cat/ @patrimonigencat

Consultores documentales sorprendemos.com/ @InfoPractico

Empresas de gestión documental www.empresasgestiondocumental.com/ **

Revista de gestión documental http://www.revistagestiondocumental.com/ @docugestion

Demos de software http://www.demosdesoftware.com/ @ITSpainnet

Demo Nuxeo: http://cmis.demo.nuxeo.org/nuxeo/login.jsp (Administrator, Administrator)Alfresco in the Cloud: http://www.alfresco.com/es/colaboracion-en-linea-segura-para-la-empresa (requiere registro con correo corporativo)

http://socialbiblio.com [email protected]

¡Muchas gracias por vuestra atención!

Nos vemos por la redes…

@fricau

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