Sops sub coordinadores version 2

Fecha: Diciembre 2014

VERSION:02

Resolución 1421/13

Mod. Res. 4692/14

SENACSA-CSA

Preparó:BIOFARM-CSA

Aprobó:SENACSA

Hoja Nº 1

PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACION-SUB

COORDINADORES.

CIENCIAS VETERINARIAS N° 265 CASI RUTA MCAL. ESTIGARRIBIA KM 10,5 Casilla de Correo: CAPY – 1101 – 1110 CAMPUS UNA - 2169 SAN LORENZO – PARAGUAY

Teléfonos: + 595 21 574501 / +595 21 501374 / +595 21 505727 / +595 21 576435 / +595 21 507862

Fax: +595 21 574501 / +595 21 507863

SERVICIO NACIONAL DE CALIDAD Y SALUD ANIMAL

Introducción Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las responsabilidades de las personas implicadas en el mismo. Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP deberá ser mantenida en archivo y estar disponible para el auditado del SENCASA.

Marco normativa. Este SOP esta encuadrado en las funciones asignadas al personal de las Comisiones de Salud Animal –CSA- por la Resolución del SENACSA: 2031/12, e instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación Contra la Fiebre Aftosa 2012 para facilitar la realización de las actividades de vacunación con eficiencia y cumplir satisfactoriamente con el objetivo de la inmunización del ganado bovino nacional en un 100 %. Descripción La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal y se genera la protección inmunitaria. Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el objetivo final buscado.


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Responsabilidades Los Coordinadores, Subcoordinadores, Certificadores y Vacunadores designados por la CSA, con la aprobación del SENACSA son los responsables de la operatoria de la vacunación. Ámbito de aplicación Este SOP está dirigido a los sub coordinadores técnicos de vacunación, responsables directos del control de la vacunación, última etapa de la cadena sanitaria de control de la fiebre aftosa. Las funciones y requisitos que deben reunir para participar en la vacunación contra la fiebre aftosa se encuentran determinadas en este manual. Sub coordinador de vacunación: Cargo creado por el SENACSA El Sub Coordinador Técnico de Vacunación es nombrado directamente por la Comisión de Salud Animal, previa capacitación y acreditación por el SENACSA. Funciones dentro del área de trabajo asignada:

a) Representar a la comisión de salud animal en lo referente a la operatividad de los trabajos en su área operativa.

b) Utilizar el modulo de CSA del SIGOR III. c) Participar activamente en la elaboración del Plan Operativo de

vacunación (POV) y el Informe de Evaluación de Resultados (IER) en su área para cada periodo, en cumplimiento de la Resolución N° 2031/12.

d) Planificar la vacunación en su área de trabajo, teniendo en cuenta los procedimientos técnicos.


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Hoja Nº 3


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e) Es el responsable de la comunicación de las fechas previstas de vacunación a los propietarios mayores de 100 cabezas en su área de trabajo.

f) Determinar las áreas de trabajo/propietarios a cada uno de los certificadores y vacunadores.

g) Coordinar la operatividad del sistema de vacunación. h) Controlar las actividades de los certificadores y vacunadores. i) Recepcionar, verificar y firmar las actas/OTs recibidas de los

vacunadores/certificadores. j) Recepcionar, verificar y gestionar los frascos vacíos de vacuna

antiaftosa. k) Comunicar los casos de omisos al Coordinador Técnico de

Vacunación. l) Elaborar y presentar al Coordinador Técnico de vacunación los

informes previstos. m) Gestionar la expedición de Órdenes de Trabajo. n) Informar las irregularidades al Coordinador Técnico de vacunación. o) Controlar el avance del registro de vacunación. p) Entregar las Actas de Vacunación/OTs a la Oficina de Unidad Zonal

correspondiente para la confirmación del registro de vacunación. q) Supervisar el correcto funcionamiento de los Centros de Distribución

de vacuna. r) Mantener actualizado los datos de Identificación de ganado en la

ZONA 2, en caso de que la CSA cuente con ZONA 2, en cumplimiento con la Resolución N° 051/2014.

1.- A fin de cumplir con las funciones previstas el sub-coordinador técnico de vacunación deberá realizar las siguientes actividades:


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Hoja Nº 4


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a) Participar de las reuniones de la CSA d/z y de las reuniones

convocadas por el SENACSA. b) Para obtener el acceso al SIGOR III, deberá presentar la solicitud

nota mediante, al SENACSA, vía Coordinación de Región o a nivel central, en la DIGESIT o DIGESETEC, acompañadas por el formulario de solicitud, debidamente autorizada por la CSA, firmada junto con la hoja de compromiso personal y 1 (una) fotocopia de cedula de identidad.

c) Cooperar con el coordinador técnico en la elaboración de el POV según el formato de presentación aprobado en la Resolución N° 2248/12. Teniendo en cuenta las tres partes, el plan operativo de vacunación, el plan administrativo de ingresos y egresos, y el plan de contratación de recursos humanos y logísticos.

a. En el Plan operativo de vacunación: a fin de elaborar los datos técnicos en lo que se refiere a la cantidad de propietarios/bovinos a vacunar, utilizar el modulo CSA del SIGOR en los siguientes reportes.

i. Para los puntos 2, 3 y 4, utilizar el reporte POV 01 de propietarios activos, si la CSA tiene zona 2, presentar la datos de zona 2 del mismo reporte.

ii. Para el punto 6, utilizar el listado de localidades del reporte CSA. Propuesta de modificación, solo por formatos nuevos.

d) Para la planificación de las fechas previstas de vacunación, hay que tener en cuenta criterios técnicos, empezando por aquellos establecimientos prioritarios, los mismos serán comunicados por el JUZ del SENACSA nota mediante teniendo en cuenta la Resolución 4619/13, y deberá ser incluido en el POV; en caso de


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Hoja Nº 5


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que las acciones técnicas y la cantidad de predios y/o zona sobrepasen la capacidad operativa de la CSA, el sub coordinador técnico junto con el jefe de unidad zonal, consensuaran las opciones más convenientes técnicamente. Para planificar las Fechas previstas de vacunación en el SIGOR, tener en cuenta lo siguiente:

Primero cargar las fechas de establecimientos mayores de 100, utilizando la planifición por ESTABLECIMIENTO.

Una vez cargadas todas las fechas previstas de vacunación de los establecimientos mayores, cargar las fechas previstas por LOCALIDADES, teniendo en cuenta siempre marcar el ícono ¨sólo establecimientos sin fecha prevista¨; de esta manera, una vez calendarizados todos los establecimientos mayores de 100 cabezas y todas las localidades, la planificación va a ser del 100 de los propietarios, y el uso de los reportes del modulo SIGOR, tendrán la información completa a fin de poder gerenciar la vacunación.

Para el cambio de fecha prevista de vacunación, según la marcha de los trabajos requiera, se realiza de la misma manera, teniendo en cuenta siempre la importancia de la documentación del motivo del cambio.

El operador básico del SIGOR, de la CSA, sólo podrá cambiar hasta dos veces la fecha prevista de vacunación, a partir de la tercera solo podrá hacer un acceso del nivel de Coordinador.

e) Para la comunicación a los propietarios de las fechas previstas asignadas, utilizar los métodos de comunicación previstos y


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Hoja Nº 6


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aprobados en el POV, teniendo en cuenta que los mismos siempre deberán ser verificables y auditables.

f) Para la determinación de las aéreas de trabajo de los certificadores/vacunadores tener en cuenta:

a. Para los propietarios mayores: la asignación de los certificadores se prefiere la rotación de los mismos, es decir, no repetir la asignación de los certificadores en los mismos establecimientos período tras período.

b. Para los propietarios menores: tener en cuenta el conocimiento del área de trabajo por parte del V.A, así como la extensión geográfica, la cantidad de propietarios/bovinos a vacunar, sea acorde a la posibilidad de cumplir con el objetivo.

c. Se prefiere para la vacunación por localidades, la utilización de un grupo de VA, trabajando en conjunto en BRIGADAS, bajo la supervisión de un líder de brigadas.

g) La comunicación constante con los certificadores /vacunadores es fundamental para la coordinación de la vacunación.

h) Realizar visitas de control del cumplimiento de las actividades delegadas a los subcoordinadores, certificadores/vacunadores, debidamente documentadas en un acta de control de procedimientos (ver ANEXO- Acta de Supervisión del Coordinador).

i) Para la recepción, verificación y firma de las Actas/ OTs, tener en cuenta lo siguiente:

a. Los documentos deberán estar completos, sin tachas ni borraduras, en caso de aclaración, la misma deberá estar descripta en el espacio de Observación, debidamente


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Hoja Nº 7


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firmados por los certificadores/vacunadores, y por el propietario.

b. Que esté acompañada por el Certificado oficial de vacuna, con los datos correctamente consignados, y que la cantidad de animales vacunados no sobrepase a las dosis del certificado.

c. Entregar para la carga los documentos controlados. j) Recepcionar los frascos vacíos por parte de los

certificadores/vacunadores y gestionar el destino teniendo en cuenta el cumplimiento de normas ambientales.

k) Comunicar al Coordinador Técnico de vacunación por nota en forma inmediata los casos de Omisos de vacunación, propietarios que no quieran realizar la vacunación durante el período, o propietarios que una vez concluido el período, no hayan cumplido con ella, a fin de que se inicien los procedimientos establecidos para tal efecto.

l) Mantener actualizado en el SIGOR , la fecha prevista de vacunación y la de inicio, a fin de que el Servicio pueda monitorear el desarrollo del mismo a través del SIGOR.

m) Las OTs deben ser entregadas a los certificadores/vacunadores según la distribución de los trabajos.

n) Las irregularidades comunicadas por los certificadores/ vacunadores, deberán ser informadas al Coordinador técnico de vacunación en forma inmediata, a fin de que pueda realizarse una intervención oficial.

o) En los establecimientos habilitados para exportar a Republica de Chile, el subcoordinador deberá instruir al Certificador, que el mismo deberá dejar consignado en el Libro de Registro los siguientes datos:


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Hoja Nº 8


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a. Fecha y hora de inicio y cierre de la Vacunación. b. Cantidad de animales vacunados. c. Marca y Serie de la vacuna utilizada. d. Observaciones: describir cualquier circunstancias o

eventualidad considerado de importancia de dejar constancias.

e. Firma y aclaración del Certificador Actuante. En caso de que el subcoordinador, realice control de vacunación en estos establecimientos, deberá dejar constancia en el Libro de Registro.

p) Realizar reuniones periódicas con los certificadores/vacunadores. q) Para monitorear el avance de los trabajos, el subcoordinador

técnico utilizará los reportes del modulo CSA del SIGOR. r) Las actas/OTs, una vez registradas en el Modulo CSA del SIGOR,

deberán ser remitidas a la UZ respectiva para su confirmación, las mismas serán entregadas en planillas elaboradas para tal efecto donde conste, el/los N° de acta, la fecha y hora de recepción y la persona que recibe; la copia de dicha planilla deberá estar archivada en la CSA para cualquier necesidad.

s) En caso de que el propietario no tenga más ganado, el acta deberá ser cargada con stock 0, debidamente firmados, y deberá ser remitido a la Unidad zonal.

t) Mantener una planilla de entrega de Caravanas a Certificadores y vacunadores, que pueda servir para llevar un registro de cantidad de animales identificados por periodo, según la siguiente planilla. CERT / VACUANADOR Caravanas

entregadas. Caravanas Aplicadas Caravanas

devueltas.

Nombre y Apellido Cantidad Cantidad Cantidad


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Hoja Nº 9


COORDINADORES.


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Fax: +595 21 574501 / +595 21 507863


u) En la etapa post vacunación: la CSA presentará por nota a la UZ, el listado de morosos, los cuales serán intimados en conjunto con el SENACSA.

a. Para la vacunación de estos propietarios, el coordinador de región del SENACSA, imprimirá las Órdenes de trabajo de regularización.

b. La CSA con sus vacunadores/certificadores participarán de la vacunación de estos propietarios, esta actividad deberá ser acompañada por el SENACSA y el orden publico si el caso lo requiere.

c. Las Actas deberán ser cargadas por la CSA y remitidas al Coordinador de Región del SENACSA para su confirmación.

v) Para la elaboración del Informe de Evaluación de resultados, tener en cuenta los tiempos establecidos en la Resolución N° 2031/12, y el formato establecido en la resolución 069/2013.

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