Taller Dropbox

Jeannette Lebrón Ramos, MPA

Mayo 2011

Semana de la Biblioteca 2011

Universidad de Puerto Rico, Río Piedras

Sistema de Bibliotecas

Biblioteca de Administración Pública

1.

• Conocer la herramienta tecnológica Conocer la herramienta tecnológica Conocer la herramienta tecnológica Conocer la herramienta tecnológica DropboxDropboxDropboxDropbox y sus y sus y sus y sus

beneficios. beneficios. beneficios. beneficios.

2.

• Visualizar a Visualizar a Visualizar a Visualizar a DropboxDropboxDropboxDropbox como una herramienta de como una herramienta de como una herramienta de como una herramienta de

apoyo en el apoyo en el apoyo en el apoyo en el áááámbito educativo, laboral y personal.mbito educativo, laboral y personal.mbito educativo, laboral y personal.mbito educativo, laboral y personal.

3.

• Crear una cuenta en Crear una cuenta en Crear una cuenta en Crear una cuenta en DropboxDropboxDropboxDropbox y aprender a descargar y aprender a descargar y aprender a descargar y aprender a descargar

el programa a su ordenador.el programa a su ordenador.el programa a su ordenador.el programa a su ordenador.

4.

• Aprender a manejar Aprender a manejar Aprender a manejar Aprender a manejar DroboxDroboxDroboxDrobox desde el ordenadordesde el ordenadordesde el ordenadordesde el ordenador•Crear carpetas

•Insertar documentos en carpetas

•Compartir enlaces de documentos

5.

• Aprender a manejar Aprender a manejar Aprender a manejar Aprender a manejar DroboxDroboxDroboxDrobox desde la cuenta en Internet.desde la cuenta en Internet.desde la cuenta en Internet.desde la cuenta en Internet.•Crear carpetas

•Subir documentos

•Descargar documentos

•Compartir carpetas

•etc.

6.

• Conocer las formas de adquirir espacio adicional Conocer las formas de adquirir espacio adicional Conocer las formas de adquirir espacio adicional Conocer las formas de adquirir espacio adicional

(gratuito) en Dropbox.(gratuito) en Dropbox.(gratuito) en Dropbox.(gratuito) en Dropbox.

� ¿Se te dañó o te robaron tu ordenador y perdiste todos tus documentos?

� ¿Perdiste tu USB con información muy valiosa?

� ¿Se te olvida actualizar tus backups?

Es una herramienta de alojamiento

de archivos en Internet con cualquier

tipo de extensión y tamaño.

� Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008.

� En el 2010 Dropbox tenía 5 millones de usuarios.

� Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios.

� Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox(más de un millón cada 5 minutos).

� Dropbox utiliza los servidores de Amazon.

(Dropbox, 2011)

� No es necesario el pendrive o disco duro externo.

� Crea copia de seguridad en línea de tus documentos depositados en la carpeta.

� Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (videos, fotos, documentos, música)

� No cambia el formato de tus documentos almacenados.

� Permite tener los mismos archivos en más de una computadora a la vez y en tu smart phone.

� Se puede bajar la aplicación a smart phone.

� Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en la cuenta de Internet.

� Envía alerta de los eventos realizados a todos los ordenadores que tengan el programa instalado bajo la misma cuenta.

� Permite compartir archivos con otras personas.

� Se puede utilizar con cualquier sistema operativo.

� Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.

� Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.

� Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica.

� Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta 10GB/16 GB si se invitan amigos.

� Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.

� Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.

� No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de materia.

� El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB.

� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.

� El límite en tamaño para subir archivos a través de la interface web es de 300MB.

� Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox.

� La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través de correo electrónico.

� Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de un canal cifrado (SSL).• SSLSSLSSLSSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro

para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.

� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256).• AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard)

es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.

Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of How to increase the privacy and the safety of How to increase the privacy and the safety of How to increase the privacy and the safety of your data on your data on your data on your data on DropboxDropboxDropboxDropbox....

University of Melbourn, Australia� Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de

derechos de autor y otros asuntos.

� Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.

Escuela de Comunicación e Información de la Universidad de Rutgers – New Jersey� Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad

� Pennsylvania State University

� Tres pasos para crear una cuenta en Dropbox:

1. Acceder a https://www.dropbox.com/

2. Seleccionar create an account en la opción de Log in

3. Completar los espacios con la información requerida

23

� El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento.

� Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez.

� Pasos para la instalación de Dropbox

1

32

4 5

6 7

89

� Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta.

¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?

1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox.

2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de Dropbox.

3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox .

� Carpeta sincronizada

� Documentos sincronizando

� Documentos no sincronizado

� Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.

� Los documentos serán públicos sólo donde coloquemos el enlace del mismo.

1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón

2. Seleccionamos la opción de Dropbox

3. Copy Public Link

4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.

https://www.dropbox.com/

Idioma

Espacio utilizado

Invita a un amigo y aumenta tu espacio

Instalar Dropbox

Hacer búqueda de tus documentos

Invita a un amigo

� 250MB para el que invita

� 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox

Colocar el correo electrónico de las

personas que desea invitar

Invita por Facebook y

Twitter

Invita a los contactos de tu correo electrónico

� Provee todas las alternativas para convertirte en un experto en Dropbox.

� Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc.

� Te permite recuperar documentos desde esta sección haciendo un clic sobre el nombre del mismo.

Localizar evento porfecha

Cantidad de eventos por

página

� Presenta las carpetas previamente compartidas.

� Para compartir una carpeta seleccionamos la opción share a folder.

Compartircarpeta

Presenta diferentes opciones de ayuda

� Preguntas más frecuentes

� Espacio para hacer preguntas

Menú General de Dropbox� Subir documentos

� Crear carpetas

� Compartir carpetas

� Ver documentos borrados

Carpetas

� Regular

� Compartida

� Pública

� Carpeta para Fotos

1. New Folder

2. Asignamos nombre

3. Create

� La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.

1. Upload

2. Choose File

3. Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo

4. Start upload

Búsqueda BásicaBúsqueda BásicaBúsqueda BásicaBúsqueda Básica� La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información

considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.

� En la opción de búsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el documento.

Lista de resultados

Búsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda Avanzada

� Seleccionamos la opción advanced seach

Búsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda Avanzada

� Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:• Todas las palabras escritas

• Con frase exacta

• Alguna de las palabras escritas

• Ninguna de las palabras escritas

• Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search

� Invitar a alguien a la carpeta ó compartirloInvitar a alguien a la carpeta ó compartirloInvitar a alguien a la carpeta ó compartirloInvitar a alguien a la carpeta ó compartirlo

� Descargarla

� Moverla

� Cambiarle el nombre

� Copiarla

� Borrarla

� Ver versiones anteriores

� Descargarlo

� Moverlo


� Copiarlo

� Borrarlo

� Ver versiones anteriores

� Descargarla

� Copiar enlace públicoCopiar enlace públicoCopiar enlace públicoCopiar enlace público

� Moverla


� Copiarla

� Borrarla

Puntos importantes:

PositivoPositivoPositivoPositivo (+)(+)(+)(+) NegativoNegativoNegativoNegativo ((((----))))

• Permite hacer trabajos colaborativos.

• Permite que otras personas tengan acceso al material contenido en la carpeta.

• La(s) persona(s) con la(s) que compartimos carpetas tiene(n) todos los privilegios que tiene usted como propietario de ella.(compartirlo con otras personas, cambiarle el nombre y borrarlo).

Recomendaciones:

� Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza.

� Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a formato PDF previamente.

� Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo determinado para que la persona con la que compartió la carpeta tenga acceso a los documentos.

� Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido.

� Colocar en las carpetas sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario, seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.

Existen tres formas de compartir carpetas:

1. Desde la pestaña Sharing

2. Desde la opción de Share a Folder

3. Desde el menú de una carpeta Ivite to folder o Share Folder Option (carpeta compartida)

1

2

3 CarpetaCompartdia

SharingSharingSharingSharing

� Seleccionamos la pestaña de Sharing


� Presenta las carpetas previamente compartidas

� Seleccionamos la opción share a folder

Compartircarpeta


� En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente.

� También podemos compartir una carpeta existente.

� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.

Opción para crear unacarpeta nueva (vacía) y

compartirla


� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir

� Presionamos opción de Next

SharingSharingSharingSharing� Colocamos el correo electrónico de las persona que

deseamos invitar� Presionamos opción de Share folder

Colocamos el correo electrónico de la

persona que deseamos invitar

Share a FolderShare a FolderShare a FolderShare a Folder

� Seleccionamos la opción Share a folder

Share a folderShare a folderShare a folderShare a folder

� Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos compartir una carpeta existente.

� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.

Share a folderShare a folderShare a folderShare a folder

� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir

� Presionamos opción de Next

Share a folderShare a folderShare a folderShare a folder� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos

invitar� Presionamos opción de Share folder

Colocamos el electrónico de la


IviteIviteIviteIvite totototo Folder/ Share Folder Folder/ Share Folder Folder/ Share Folder Folder/ Share Folder OptionOptionOptionOption

� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.

� Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder.

Invite Invite Invite Invite totototo folder/ Share folder folder/ Share folder folder/ Share folder folder/ Share folder OptionOptionOptionOption

� La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación.

� Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.

� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.� Presionamos opción de Share folder.

Colocamos el correo electrónico de la


Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar

� La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta de Internet.

Desde el correo Desde el correo Desde el correo Desde el correo eeeelectrónicolectrónicolectrónicolectrónico

� La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta.

� Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.

Aceptación o rechazo de carpeta compartida

� Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza la invitación.

Desde la cuenta de Dropbox en InternetDesde la cuenta de Dropbox en InternetDesde la cuenta de Dropbox en InternetDesde la cuenta de Dropbox en Internet

� Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaña de Sharing con número que indica la cantidad de carpetas invitadas.

� Presionamos la opción de Sharing

� Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida.

� Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida.

� En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.

� Vamos al menú de la carpeta compartida deseada

� Marcamos Share folder option.

� En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.

Opciones disponibles:

� Eliminar a una persona en particular

� Dejar de compartir la carpeta completa

� Salir de la(s) carpetas compartida(s)

Eliminar a la persona de la

carpeta

Dejar de compartircarpeta completa

Salir de la carpetacompartida

La alternativa de Kick out ofrece la opción de dejarle una copia de la carpeta a la persona con quien la estábamos compartiendo.

� Seleccionamos el documento y marcamos la opción previous versions.

La siguiente pantalla presenta:

� El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio

� Tipo de cambio o actualización realizada

� Persona que realizó el cambio

� Vista preliminar del documento

Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.

� Desde el menú del documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download file

� Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abrir el documento o grabarlo en el ordenador.

� Después de seleccionar la opción deseadas marcamos ok.

� Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerloen su lugar original también.

1. Seleccionamos la opción Copy to en el menú del documentoque deseamos copiar.

� Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamos la opción Copy File.

1. Hacemos doble clic en la carpeta pública.

2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link.

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1. Marcamos la opción Copy to clipboard

2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho

3. Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo.

1

2

� Seleccionamos opción Show deleted files

� Permanecen guardados durante 30 días

� Se puede recuperar (undelete) el documento borrado.

Opción # 1

� Colocamos el ratón sobre el icono de Dropbox localizado en la parte inferior derecha de la computadora.

� Seleccionamos la opción preference…

Opción # 1

� En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego

ok.

Opcion # 2

� Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la opción Account .

Opción # 2

� Seleccionar la alternativa de My Computers.

� Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.

Invita a un amigo* 250MB para el que invita

* 250MB para el que instala Dropbox

250MBEXTRA

Colocar el ó los correos electrónicos de las personas que

se desean invitar

https://www.dropbox.com/edu

500MBEXTRA

https://www.dropbox.com/free

640MBEXTRA

� Completa los pasos de Get Started

250MBEXTRA

� Actualización de la cuenta

� Dropvox Dropvox Dropvox Dropvox - aplicación para grabar recordatorios de voz en tu Smart Phone.

� Send to Dropbox Send to Dropbox Send to Dropbox Send to Dropbox - Permite que los archivos adjuntos enviados a tu correo electrónico suban a tu cuenta única de Dropbox.

� Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200 millon files saved daily by more than 25 millon people. Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release

� Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de http://www.dropbox.com/dmca#security.

� Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide. Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws.com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf

� University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university

information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf.

� University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox and University Information . Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBoxExplanation.pdf

Jeannette Lebrón Ramos, MPA

Biblioteca de Administración Pública

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 787-764-0000, ext. 3290

Skype: jeannette.lebron2

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