1. TELEFONA IP
QUE ES LA TELEFONIA IP ?
La telefona IP o VoIP( Voz transmitida sobre Protocolo Internet) permite a los usuarios establecer llamadas de voz y fax sobre conexiones IP (redes de datos corporativos, Intranets, Extranet, Internet, etc.), y a la vez reducir considerablemente el presupuesto correspondiente al servicio telefnico , llegando a eliminarlos para comunicaciones internas entre sucursales de una empresa o de un grupo de empresas.
En su origen, el Protocolo Internet se utiliz para el envo de datos, pero en la actualidad, ydebido al importante desarrollo tecnolgico que est experimentando este campo, disponemos de una tecnologa que permite digitalizar la voz y comprimirla en paquetes de datos, que sonenviados a travs de cualquier moderno sistema de transmisin de datos (Lneas dedicadas, lneas telefnicas, conexiones inalmbricas, etc) para ser reconvertidos de nuevo en voz en el punto de destino.
La conversin de la voz a datos requiere una sofisticada formulacin matemtica, que comprime la voz humana digitalizada en un conjunto de datos mucho ms pequeo y manejable. Una frmula similar expande los datos comprimidos para devolver la voz a su estado originaluna vez que llega a su destino, minimizando el ancho de banda consumido, por lo que se optimizan los recursos disponibles. Por ejemplo, una conversacin de telefona IP ocupa aproximadamente la octava parte que una tradicional.
Uno de los principales logros de la telefona IP consiste en realizar todo ese complicadoproceso de compresin y descompresin de la voz en una pequea fraccin de segundo.
Debido a que las formulaciones matemticas y los procesadores de seal para la compresin y descompresin de la voz en datos son cada vez ms eficientes, y los anchos de banda disponibles para el traslado de la voz sobre IP cada vez son mayores, la calidad de las comunicaciones de voz sobre IP ha superado la de la telefona celular, y prcticamente haigualado a la de las llamadas telefnicas sobre sistemas de telefona estndar.

QUE BENEFICIOS OFRECE LA TELEFONIA IP ?
En las empresas que usantelefona IP las llamadas establecidas entre telfonos de la misma empresa (an en provincias distintas) no generan costo adicional alguno yaque al estar conectadas las sucursales por redes de datos privadas o pblicas ( Intranets o Internet), las llamadas internas, de voz o fax, son totalmente gratuitas, excepto por el gasto fijo mensual (que ya es soportado) de estos ltimos servicios, y las externas enviadas aabonados de provincias distintas se realizan al precio de las llamadas locales.
En conclusin la convergencia de la voz y de los datos implican la reduccion del presupuesto de comunicaciones de la empresa,y este mismo ahorro puede financiar a su vez la migracin de una red de slo datos a una que integre vozy datos.

QUE OFRECEMOS ?
Dnetofrece a las empresas interesadas orientacin en el estudio del trfico de las llamadas que habitualmente genera (principales destinos, sucursales, clientes, etc.) para determinar cul es la Solucin de Telefona IP adecuada que le permitir obtener la mayor reduccin de gastos y un servicio de mantenimiento integral de los sistemas instalados

COMO FUNCIONAN LOS SISTEMAS DE TELEFONIA IP ?
El enrutamiento de una llamada es la operacin encargada de encarminarla a travs de la red hasta el punto final, seleccionando el gateway VoIPms adecuado. Este enrutamiento se lleva a cabo segn unas tablas de condiciones que se programan en distintos gateways VoIP denominados Servidores de Directorio.
Un telfono puede llamar a otro conectndose a un gateway VoIP (directamente, a travs de central telefnica o con llamada exterior desde la calle) que digitalice y comprima la voz. Estos gateways VoIP, soportan varios telfonos/conversaciones simultneamente.
Las instalaciones que precisan ms entradas y salidas simultneas de las soportadas por un gateway VoIP, se pueden dotar instalando ms gateways VoIP (se pueden implementar tantos como se necesiten).
Configuraciones posibles
La instalacin de un sistema de telefona IP requiere un estudio personalizado de las necesidades propias de cada cliente. A continuacin, presentamos algunosejemplos de aplicacin de esta tecnologia:

SOLUCION PARA CONEXIONES PERMANENTES
En este casola empresa cuenta con 2 sedes una en Lima y otra en Piura y ambas estan conectadas a Internet utilizando una lnea dedicada en cada lugar, esta conexin a Internet le permite a los usuarios de Piura conectarse al servidor ubicado en Lima y hacer uso de los sistemas de gestin de la empresa, sin embargo la facturacion telefonica correspondiente a las llamadas entre ambas sedes es bastante alto, por lo que se plantea instalar un sistema de telefona alternativo entre sus oficinas para reducir dicha facturacin

Para lograr los objetivos planteados se ha instalado en cada extremo un Gateway VoIPde 4 canales de Voz que estan conectadas a las central telefnica y a la red local de cada sede. Con esta solucin se pueden efectuar hasta cuatro comunicaciones simultaneas de 2 tipos de diferentes:
Comunicacin Interna: Al estar conectadas las sucursales por redes de datos, las llamadas internas, de voz o fax, son totalmente gratuitas, excepto por el gasto fijo mensual del alquiler (que ya esta cubierto) del acceso a Internet. Por ejemplo, una llamada desde el anexo 15 de Lima al anexo 43 de Piura tendra un costo nulo, independientemente de la duracin de la misma.
Comunicacin Externa: En este caso, la llamada ir a travs de la lnea de datos hasta la central de destino (costo nulo), y una vez all saldr a la Red Telefnica Conmutada, siendo su costo el de una llamada local. Por ejemplo, la extensin 42 en Lima quiere llamar al nmero 311564 de Piura; la llamada pasa por la central de la sede de Lima, luego por el gateway de Lima, llega al de Piura y sale " a la calle"por la central de Piura, siendo el costo total el de una llamada local y no la de una llamada de larga distancia.

SOLUCION PARA CONEXIONES MIXTAS
La empresa que mencionamos con anterioridad ha decido abrir una nueva oficina en Puno e integrarla a su red de telefona IP, pero no quieren conectarse permanentemente a Internet hasta alcanzar un volumen de negocio que justifique su costo.

Como la nueva oficina de Puno cuenta con 5 estaciones de trabajo, se propone instalar un ruteador Dial-up (conexin telefnica) para conectar la red en Puno con la red en Lima y a la vez un Gateway VoIP de un solo canal que ira conectado directamente a un Telfono. Con ello,los usuarios de Puno puedan realizar por telefona IP llamadas internas a sus delegaciones sin costo, y externas a Lima y Piura a costo de llamada local.


Beneficios de la Telefona IP
Entre los muchos beneficios que nos aporta la Telefona IP podemos destacar los siguientes:
Disminuyen los costes de instalacin. Integrando voz y datos en una nica red de comunicaciones se puede ahorrar hasta un 50% de los costes iniciales de instalacin de las infraestructuras de comunicaciones al realizar un slo cableado en vez de dos.
Disminuye los costes de explotacin. Es posible utilizar tanto las lneas telefnicas tradicionales como los nuevos servicios ofrecidos por operadores de telefona por Internet, seleccionndose de modo automtico aquel que sea ms econmico en funcin de la llamada que se va a realizar. Se puede disponer de varios nmeros de telfono sin necesidad de contratar lneas a su operador de telefona tradicional ni pagar cuotas mensuales, pagando solo el consumo realizado. Esto ayuda tambin a mejorar la imagen de las pequeas y medianas empresas
Permite disponer de las funcionalidades de los grandes sistemas de telefona a un precio considerablemente menor.
Personalizacin de los mensajes de bienvenida en la recepcin de llamadas.
Gestin automtica de las llamadas en las diferentes franjas horarias y segn su calendario laboral.
Colas de espera con msica de fondo o contestadores automticos.
Buzones de voz para los usuarios o departamentos.
Redireccin de llamadas a diferentes destinos en funcin del nmero llamante.
Gestin de la seguridad de su instalacin mediante nmeros identificativos (PIN) y passwords
Generacin de informes con una completa informacin sobre el uso de sus recursos de telefona y comunicacin.
Posibilidad de conectar un terminal telefnico o un ordenador con capacidad multimedia a travs de Internet y acceder a su centralita desde cualquier lugar de una forma totalmente transparente, como si estuviera en su propia oficina.
Integracin del FAX sin necesidad de ningn dispositivo adicional, ni de una lnea de telfono dedicada.
Mtricas de la Telefona IP (Convergencia)
Es un hecho que la experiencia nos dice que la Telefona IP (cuando se planea y se instala bien) nos entrega una eficiencia organizacional incrementada y aumentos en la productividad de los empleados. Algunos beneficios se dan, por ejemplo, por el hecho de que ahora los Centros de Contacto estn al alcance de las empresas y corresponden directamente a aumentos en los ingresos y otros (menos directos), porque hacen al empleado ms productivo, aumentando su eficiencia al ser movibles y ms conocedores (ms eficientes) de sus medios de comunicacin, ambos en mi opinin son clave para la toma de decisiones al migrar una PBX TDM a tecnologa IP. Es un hecho tambin que los beneficios y sus mtricas varan de acuerdo a cada organizacin, dependiendo de un rango muy amplio de factores, tales como: la tecnologa (hardware, software y soluciones) existente en la empresa, estructura organizacional y posiblemente las necesidades de su industria y su regulacin. Para apoyarte en tu decisin, a continuacin encontrars dos tablas (una de usuario final Tabla1, y otra para el personal IT Tabla 2) de beneficios y sus mtricas, que al estudiarlos te pueden ayudar para saber cuales son clave y determinar si son relevantes para ti en la formacin de tu caso de negocio; as como apoyarte a encontrar otras que sean ms importantes para ti y para tu empresa. Toma en cuenta que son las ms comunes y estn relacionadas con base a la experiencia que he tenido en este medio, es por eso que tambin a continuacin te esbozo una metodologa para el anlisis de los beneficios, sus mtricas y el retorno de la inversin en un proyecto de Telefona IP, que pueden coadyuvar a encontrar esos beneficios y mtricas que no estn en mi listado y puedan ser relevantes para ti y para tu empresa.
TABLA 1.
TABLA 2.
A continuacin con la siguiente metodologa intento mostrar los conceptos en los que tenemos que poner atencin para realmente valorar los impactos que los beneficios de la ToIP tiene en las empresas y sus empleados, tenemos que empezar por definir cuales son nuestros costos duros, cuales son los incrementos en la productividad tanto de la empresa, como de los empleados; as como aquellos beneficios que no son cuantificables fcilmente pero que de alguna forma u otra nos impactan positivamente. Y finalmente saber como podemos poner todos ellos en un caso de negocio que nos indique cual es el retorno real de nuestra inversin. Empecemos pues:
Impactos de las Telefona IP (Convergencia):
A. Costos duros: Pueden ser incrementos en los ingresos o reduccin de costos y/o gastos, son fcilmente mensurables.
Es una sola RED (Voz, video y datos en la misma RED)
Se reduce la infraestructura, su administracin, su gestin, su actualizacin y su mantenimiento.
Reduccin de troncales de voz.
Se reduce el cableado.
Se incrementa la flexibilidad de la Red.
Se reduce casi a cero los MACs.
El telfono IP se comporta como una PC.
Reduccin en los costos de llamada.
Se reduce el costo de la PSTN, a travs del Toll Bypass.
Se reduce el costo de la PSTN debido a trabajadores remotos y en su casa.
Se reduce el costo de la PSTN por conferencias de audio y video basadas en la WEB.
Se reduce el costo por el acceso al correo a travs del uso de la mensajera unificada.
Se reduce el costo del Roaming de los celulares al usar la portabilidad de la extensin y el softphone.
Mejora en la utilizacin de los Bienes Races.
Reduccin o eliminacin de cambios y movimientos en el espacio del edificio o bien raz.
Se aumenta la razn de de ocupacin y dosificacin de escritorios y espacio de oficina.
El CAPEX se minimiza.
B. Incrementos en la Productividad del empleado: Ahorros en productividad o en tiempo que fcilmente y con relativa seguridad se pueden convertir en un equivalente de ahorros en efectivo.
A travs de Aplicaciones de Convergencia, como:
Centro de Contacto IP
Grabacin de voz
Mensajera Unificada
Aplicaciones CTI: Screen Dial, Screen pop
Audio/video Conferencia basada en web.
Del Staff IT y de la administracin y gestin de la RED.
Del Staff de operacin del edifico.
C. Beneficios No Cuantificables: Beneficios REALES que son difciles de cuantificar, pero no imposibles, si hay un consenso sobre el mismo.
Aumento en la satisfaccin de los clientes.
Aumento en la satisfaccin de los empleados.
Disminucin en la rotacin de los empleados.
Se incrementa la movilidad:
Portabilidad de la extensin softphone.
Extensin inalmbrica IP
Se incrementa la flexibilidad geogrfica.
Se incrementa la competitividad.
Implementacin ms rpida.
Aumento en la flexibilidad-adaptabilidad de la RED.
Como Segundo paso, tenemos que hacer a un lado cualquier tentacin de empezar a calcular, por que como bien deca Albert Einstein, todo es relativo, y los beneficios, no son la excepcin, as que para estar seguros en la estructuracin del anlisis de beneficios, es necesario que todos los involucrados en esta migracin o proyecto nos pongamos de acuerdo en la respuesta a las siguientes preguntas:
Qu escenarios de solucin estamos comparando?
Tenemos todos los beneficios potenciales relativos a las soluciones que estamos comparando?
Qu beneficios son aceptables, crticos o clave para nosotros?
Qu beneficios son aplicables para el medio ambiente de nuestro negocio?
Paso 1 en la estructuracin del anlisis:
Qu escenarios de solucin estamos comparando?
El ROI debe ver el panorama de los beneficios y de los costos entre dos o ms soluciones. En este proceso debemos entender que estamos comparando, la respuesta e esta pregunta pavimenta el camino al resto del anlisis.
Paso 2 en la estructuracin del anlisis:
Tenemos todos los beneficios potenciales relativos a las soluciones que estamos comparando?
En este paso debemos entender todos los beneficios de negocio potenciales de las soluciones que estamos evaluando dentro de la estructura del anlisis. Es decir, los Costos duros, los beneficios de incremento de productividad, y los beneficios no cuantificables.
Paso 3 en la estructuracin del anlisis:
Qu beneficios son aceptables, crticos o clave para nosotros?
Este paso es muy similar al anterior, la diferencia est en que debemos ir a profundidad en cada unos de los beneficios, preguntndonos cuales son aceptables para que todos queden conformes con el anlisis, son legtimos los costos duros y los beneficios de productividad de los empleados, para todos nosotros?, si la respuesta es afirmativa cul es la definicin de cada uno de ellos?, son los beneficios no cuantificables (por ejemplo, la satisfaccin de clientes), suficientemente importantes para ser incluidos y cuantificados en el anlisis de retorno de la inversin?
Paso 4 en la estructuracin del anlisis:
Qu beneficios son aplicables para el medio ambiente de nuestro negocio?
En este paso debemos volver a verificar y consultar con todos los involucrados cuales son los beneficios que queremos llevar al anlisis. Determinando en forma conjunta el modo ms representativo de modelar los beneficios y el costo de la productividad, determinar en conjunto como debemos cuantificar los beneficios, por ejemplo del incremento de la satisfaccin de clientes, de modos que realmente sea significativo para la empresa y su negocio.
Paso 5 en la estructuracin del anlisis:
Es en este momento donde ya podemos iniciar la estructuracin de nuestro anlisis de retorno de la inversin para comparar las soluciones propuestas.
El propsito primario del anlisis debe ser el modelar un ejercicio de comparacin del costo total de propiedad de las soluciones comparadas a cinco aos.
El modelo debe de ser capaz de calcular el ROI, el Valor Presente Neto y el perodo de recuperacin de la inversin (pay back), ya que son las medidas comnmente aceptadas por todos los CFOs de las empresas para evaluar sus inversiones.
Se conservador cuando discutas y propongas valores para el ejercicio, estoy convencido que tan slo el total de los beneficios acordados te dar un TCO y un ROI atractivo. Adems si tomas una posicin conservadora, aadir credibilidad a tu propuesta y aumentar las posibilidades de xito de tus mtricas y que se cumplan las expectativas de todos los involucrados en este tipo de decisin.
Para terminar algunas recomendaciones para la elaboracin de tu ejercicio de retorno de la Inversin con base a las mtricas de tus beneficios y ahorros:
Ponte en los zapatos del director de finanzas (CFO):
En general l piensa:
En las Finanzas Valor para el accionista.
En el Cliente Propuesta de Valor.
En los Procesos Administracin interna y de los clientes.
En los Recursos Humanos, Financieros y Tecnolgicos.
Piensa que el CFO invierte en algo cuando:
Apoye un objetivo de la empresa.
Reduzca el costo de hacer negocios.
Incremente la productividad de la Compaa.
Mejore la satisfaccin de los clientes.
Qu el CFO escoge en que invertir, cuando da respuesta a las preguntas siguientes:
Cubrir la inversin los costos de mi capital?
Cul es la tasa interna de retorno esperada (IRR)?
Cul es el punto de equilibrio de la inversin (Pay Back)?
Qu el valor de una empresa es: Igual al valor presente de sus ingresos futuros pronosticados (flujo de efectivo) de sus operaciones presentes y planeadas descontadas por el riesgo. - Geoff Moore Living on the fault line
Qu los componentes de todas sus preguntas son:
Valor Presente Neto (VPN)
Tasa Interna de Retorno (IRRPunto de Equilibrio (Pay Back)
ROI
En otras palabras el modelo del flujo de efectivo descontado!, que es el modelo que te recomiendo seguir para tus anlisis de las mtricas.
y finalmente y no por eso menos importante, que te hagas y resuelvas las siguientes preguntas para que elabores con mayor exactitud este anlisis.
Cmo llevamos a cabo los MACs?
Cunta gente tengo para administrar los MACs a nivel de toda mi empresa?
Cul es el costo relacionado para este personal sea interno o externo?
Cuntos puertos 10/100 tengo considerados para la red?
Cuntos puertos por escritorio esta planeados o ya tengo?
Que los costos de redes separadas cuestan aproximadamente $150 USD por nodo.
Que se ahorra aproximadamente el 65% cuando se usa una sola red.
Cifras actuales y pronosticadas para:
Minutos por ao onnet-onnet en la RED.
Minutos por ao onnet-offnet (llamadas salientes)
Minutos por ao offnet.onnet (llamadas entrantes)
Cul es el costo relacionado a los servicios telefnicos?.
Llamadas locales, Larga Distancia y Celulares.
relacionados para los servicios de voz y datos?