Tema 2 exav validación en excel

Índice

VALIDACIÓN ........................................................................................................................................... 1

1. DÓNDE SE ESTABLECE LA VALIDACIÓN .............................................................................................. 1 2. LIMITAR LA ENTRADA POR UN TIPO DE DATOS UTILIZANDO VALORES O FÓRMULAS ............................... 1 3. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA LISTA DESPLEGABLE .......................................................................... 2 4. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA FÓRMULA .......................................................................................... 3 5. MENSAJES DE VALIDACIÓN............................................................................................................... 4 6. MOSTRAR DATOS QUE NO CUMPLEN LAS REGLAS DE VALIDACIÓN ....................................................... 5 7. BORRAR CÍRCULOS DE VALIDACIÓN .................................................................................................. 6 8. BUSCAR CELDAS QUE INCLUYAN REGLAS DE VALIDACIÓN ................................................................... 6 9. ELIMINAR REGLAS DE VALIDACIÓN .................................................................................................... 7

Tema 2: Validación de datos

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Validación En este tema se describe en qué consiste la validación de datos, el modo de aplicarlo y las

ventajas de su empleo.

La validación se emplea para establecer restricciones en cuanto a los datos que se pueden

introducir en una celda, ya sea por su valor o por el tipo de datos.

Resulta especialmente útil en quellos casos en los que el libro es manejado por distintos

usuarios y se desea mantener la coherencia de los datos en todo momento.

1. Dónde se establece la validación

Seleccione las celdas donde establecerá una misma regla de validación o restricción y utilice el

comando Validación de datos en la ficha Datos.

2. Limitar la entrada por un tipo de datos utilizando valores o fórmulas

Una vez que muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración

seleccione el tipo de datos (número entero, decimal, fecha, hora) en Permitir, luego debe

establecer los límites para ese valor en Datos.



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En el ejemplo se ha seleccionado Mayor que, lo que requiere un valor mínimo. Puede escribirun

valor concreto o bien utilizar una fórmula que comenzará con el símbolo =

Puede emplear referencias relativas y absolutas. En el ejemplo se ha utilizado una referencia

relativa, de modo que en B2, el valor debe ser superior a C2*2, en B3 superior a C3*2, …

3. Limitar la entrada con una lista desplegable

En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración seleccione lista en el

cuadro Permitir. Es importante que marque la casilla Celda con lista desplegable.

En Origen puede escribir la lista de valores tecleando cada uno de ellos y utilizando el separador

de listas (;) entre cada elemento de la lista.

Ejemplo: En una tabla creada para introducir datos de una población, se desea incluir una lista

para la columna SEXO, de modo que pueda elegir entre V y M.



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En Origen también puede seleccionar un rango de celdas de la hoja donde se encuentren los

elementos de la lista. (Se recomienda la utilización de nombres).

Para elegir el servicio en una tabla, se dispone en otra hoja del listado completo de todos los

servicios. Este rango de celdas tiene un nombre asignado que es SERVICIOS_DISPONIBLES

Para poder utilizar como elementos de la lista valores de celdas de otra hoja debe asignar un

nombre al rango de celdas con ámbito en el libro.

4. Limitar la entrada con una fórmula

Es posible permitir o no introducir valores en una celda o rango de celdas, si se da una

determinada situación. Para ello, debe elegir Personalizada en el cuadro Permitir.

En el cuadro fórmula deberá escribir una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO.

Permitirá introducri datos en la celda cuando devuelva VERDADERO. No permitirá la entrada

cuando devuelva FALSO.

En la tabla siguiente se desea que al introducir el gasto, éste no sea superior al presupuesto.

Para ello se selecciona el rango de celdas del gasto.



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En el cuadro de diálogo de Validación de datos, tras elegir Personalizada en el cuaro Permitir se

ha introducido la fórmula, teniendo en cuenta la primera celda del rango y utilizando referencias

relativas: =D2<=C2

Esta fórmula devuelve VERDADERO si el valor de D2 (Gasto) es menor o igual que el de C2

(presupuesto). Si el valor que introduce cumple esta condición, lo admite. Si no la cumple le

mostrará un mensaje para indicarle que no es posible.

5. Mensajes de validación

Se puede configurar el mensaje que mostrará cuando los datos que introduce en la celda no

cumplen los criterios establecidos en la validación. Además del texto de ese mensaje podrá

determinar el comportamiento del programa ante ese hecho. Para ello debe ir a la pestaña

Mensaje de error del cuadro de diálogo Validación.



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En Estilo puede seleccionar:

Grave. Si introduce un valor no válido en la celda, no lo almacenará nunca en la celda. Le

mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con los botones

Reintentar, para introducir un nuevo valor, Cancelar para cancelar la entrada del dato tecleado y

Ayuda para acceder al programa de ayuda.

Advertencia. Advierte del error y le da opción a cambiar el valor, aunque puede seguir con el

valor incorrecto. Le mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con

los botones Sí, para proseguir con el valor introducido, No para que le permita teclear un valor

diferente, Cancelar para cancelar la entrada del dato introducido y Ayuda para acceder al

programa de ayuda.

Información. Sólo informa del error, pero deja proseguir. Muestra el botón Aceptar, que

almacena el valor en la celda, Cancelar para cancelar la entrada y Ayuda para acceder al

programa de ayuda.

6. Mostrar datos que no cumplen las reglas de validación

Para mostrar más fácilmente los datos que no cumplen las reglas de validación establecidas,

puede rodear con un círculo rojo cada uno de esos datos, de forma automática.

En el comando Validación de datos de la ficha Datos, seleccione Rodear con un círculo datos

no validos



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Si probamos en la hoja donde establecimos como validación que el gasto no superase el

presupuesto, resultará de este modo:

7. Borrar círculos de validación

Si una vez mostrados los círculos de validación desea hacerlos desaparecer seleccione Borrar

círculos de validación en el comando Validación de datos de la ficha Datos.

8. Buscar celdas que incluyan reglas de validación

Para localizar y seleccionar las celdas que incluyan reglas de validación por toda la hoja,

seleccione Ir a especial en el comando Buscar y seleccionar de la ficha Inicio.



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También es posible seleccionar las celdas que tienen una regla de validación igual a la celda en

la que se encuentra el cursor. Para ello debe estar previamente en una celda con esa validación.

9. Eliminar reglas de validación

Si tiene el cursor en una celda que incluya la regla de validación a eliminar, seleccione

Validación de datos en el comando Validación de datos de la ficha Datos.

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