Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

Los Archivos y la Importancia de su Organización

Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositorios de papeles inútiles, los archivos son, o más bien debieran ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más allá de la imagen historicista a que se condena a los archivos, éstos no son otra cosa más que la imagen propia de la institución que los produce. Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologías es en los documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos. Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forman parte. Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan. Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.