Tema8 diseño de informes

Índice

DISEÑO DE INFORMES ......................................................................................................................... 3

1. CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORME ........................................................................ 3 2. CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE DE INFORMES ....................................................................... 3

2.1. Vista Informe ......................................................................................................................... 7 3. MODIFICAR UN INFORME .................................................................................................................. 7

3.1. Secciones .............................................................................................................................. 8 3.2. Controles en un informe ...................................................................................................... 12 3.3. Propiedades de un informe ................................................................................................. 13

4. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 15

Tema 8. Diseño de Informes

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Diseño de informes

En este tema se describen el modo de crear y modificar diferentes tipos de informes con el

objeto de presentar listados, o etiquetas de las tablas o consultas de una base de datos.

Un informe es un objeto de la base de datos que permite presentar la información, contenida en

las tablas o consultas, con formato adecuado para ser impresa.

1. Crear un informe con la herramienta informe

Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, utilice el

comando Informe. Le mostrará un informe automático de la tabla o consulta seleccionada, en la

vista presentación.

Desde esta vista puede realizar cambios en el diseño al tiempo que visualiza el resultado de los

cambios sobre los datos.

2. Crear un informe con el asistente de informes

Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, utilice el

comando Asistente para informes. Le mostrará un cuadro de diálogo que le guiará paso a paso

hasta la creación de un informe.



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Si después de agregar campos de una tabla, selecciona otra tabla y agrega campos de ésta,

Access genera una consulta asociada al informe con esta información, que será el origen del

registro, mostrada en código SQL.

En el ejemplo se ha seleccionado por CURSOS



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Puede indicar algún nivel de agrupamiento, además del que se va a establecer de forma

automática

No hemos elegido ninguno. A continuación indique los niveles de ordenación para el informe



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En la ventana siguiente seleccione la distribución de datos en el informe, sabiendo que tabular

es el listado más utilizado, ya que muestra muchos registros en la misma página, y cada campo

en una columna. También podrá elegir la orientación del papel

En la ventana siguiente deberá elegir un estilo para el informe, lo que cambiará los colores y

tipos de fuentes y líneas que presenta

En la última ventana indique el título que aparecerá en la parte superior del informe



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Finalmente mostrará el informe en la vista preliminar.

2.1. Vista Informe

En la barra de estado a la derecha muestra los controles de vistas.

Seleccione Vista informe, que es una vista similar a la Vista preliminar, pero la cinta no

presenta los comandos de configurar página, ni los de imprimir. Si hace clic sobre uno de los

datos que muestra, aparentemente parece que puede modificar, porque se posiciona en el

registro y sobre el campo correspondiente, pero no es así porque está bloqueado. Sí puede

aplicar filtros y búsquedas como si se tratase de un formulario.

3. Modificar un informe

Para modificar un informe deberá estar en la vista presentación o en la vista Diseño, es preferible

esta última para acceder a todos los cambios posibles. Si el informe está abierto haga clic en el

control de vista diseño de la barra de estado.



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Si el informe está cerrado seleccione Vista diseño en el menú contextual sobre el nombre del

informe en el panel de exploración.

3.1. Secciones

Sus principales secciones son: Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de

página y Pie del informe. Para mostrar o eliminar algunas de estas secciones utilice los

comandos de la ficha Organizar

Si crea grupos se pueden generar dos secciones más por cada grupo.

Para seleccionar una sección haga clic en el selector de sección correspondiente que encuentra

en la regla vertical o en la barra donde aparece el nombre de la sección.



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Encabezado del informe

Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la primera página del informe, al

comienzo. Se suelen incluir controles de etiqueta como el título del informe y logotipo.

Para incluir el logotipo en el informe utilice el comando Logotipo de la ficha Diseño. Aunque

tenga seleccionada otra sección, el logotipo se inserta en el encabezado del informe.

Seleccione el archivo de la imagen en el cuadro de diálogo que muestra

Encabezado de página

Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la parte superior de cada página del

informe. Se suelen incluir controles de etiqueta con los nombres de los campos que se muestran

en el listado.

Detalle

En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos,…

Pie de página

Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la parte inferior de cada página del

informe. Se suelen incluir controles calculados que muestren la numeración de las páginas o la

fecha automática que corresponde a la impresión.



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Pie del informe

Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la última página del informe, al final

del mismo. Se suelen incluir cálculos globales realizados con todos los registros que se muestran

en el informe, sobre determinados campos.

Propiedades de las secciones

Seleccione una sección y utilice el comando Hoja de propiedades de la ficha Diseño.

Las más importantes son:

Nombre: Nombre de la sección

Visible: Especifica si esa sección se mostrará o no al imprimir.

Alto: Altura de la sección

Color del fondo: Color del fondo de la sección

Efecto especial: Apariencia de la sección

Alto automático: Indicar si el alto de la sección se ajustará al alto de los elementos que contiene

Mostrar cuando: Determina cuando se muestra la sección.

Agregar secciones de grupos

Para agrupar por un campo utilice el comando Agrupar y ordenar de la ficha Diseño



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Si hace clic en el botón Más

Podrá elegir el orden para ese campo, y el modo de hacer los grupos. Dependiendo de que el campo

sea numérico o texto, los grupos se pueden hacer de forma diferente, además de para cada valor del

campo, podrá hacer intervalos (en los numéricos y fecha) o por un número de caracteres del campo

(texto).

También encontrará la posibilidad de indicar si hay o no sección de encabezado y pie para el grupo.

Incluir cálculos globales y subtotales en el informe

Para incluir cálculos con los datos de un campo, en el informe podrá hacerlo de forma global, con

todos los registros que se visualizan en el informe y lo mostrará en el pie de informe, o como subtotal,

en cuyo caso lo incluirá en el pie del grupo.

Haga clic en el desplegable (1). Podrá elegir un cálculo global por el campo que seleccione en

(2). El tipo de cálculo a realizar lo selecciona en (3), siendo los posibles cálculos:

Para contar puede emplear:

Incluir registros, si desea contar todos los registros que se muestran en el informe



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Incluir valores, si desea contar los registros, donde el campo que selecciona para el cálculo tiene

valor (no está vacío).

Por último, en el paso 4, marque las casillas para indicar:

Mostrar Total general, para que el cálculo lo realice con todos los registros que muestra el

informe, y aparecerá en el pie del informe.

Mostrar en encabezado de grupo, para que el cálculo lo realice con los registros que se

muestran para cada grupo, y aparecerá en la sección encabezado de grupo

Mostrar en pie de grupo, para que el cálculo lo realice con los registros que se muestran para

cada grupo, y aparecerá en la sección pie de grupo.

Mostrar totales de grupo como % de Total general, para que realice la división entre el total del

grupo y el total general. Lo muestra en formato de % en el pie de grupo.

3.2. Controles en un informe

En un informe puede emplear los mismos controles que en un formulario. El modo de insertarles

es idéntico y también el modo de acceder a sus propiedades, seleccionarlos o eliminarlos.

Para incluir un control en el informe, muestre la lista de campos, activando el comando Agregar

campos existentes (1). Luego haga clic en el control de cuadro de texto (2) y por último, arrastre

el campo de la lista hasta la zona del detalle donde desee que se muestre (3)



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Como aparecen el ccuadro de texto y la etiqueta asociada en el detalle y están seleccionados,

utilice el comando Tabular de la ficha Organizar, y de ese modo, siguen asociados, pero la

etiqueta pasa a otra sección.

Seleccione las etiquetas que se muestran en la sección Encabezado de página, haciendo clic en

la regla vertical y arrastrando hasta haber pasado por todas

Utilice el comando Arriba de la ficha Organizar para alinear las etiquetas a la más alta. Luego

seleccione una de las etiquetas anteriores y copie el formato en la última

En el detalle también debe alinear los controles arriba o abajo, como desee.

3.3. Propiedades de un informe

Seleccione el informe y utilice el comando Hoja de propiedades de la ficha Diseño.



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Las propiedades más importantes de un informe son las siguientes:

Origen del registro: Tabla, consulta o instrucción SQL en la que está basado el informe.

Si desea cambiar el origen del registro, puede optar por elegir una tabla o consulta del

desplegable (1) o bien generar una consulta asociada si hace clic en 2

Si utiliza el generador de consultas le lleva a crear una consulta en la vista diseño

En el diseño de esta consulta puede crear campos calculados, que podrá utilizar en el informe.

Para terminar, cierre la ventana de la consulta, y confirme cuando le pregunte por guardar los

cambios. El modo en el que se muestra en el Origen del registro, es en código SQL (SELECT…)

Título: Título del informe, se muestra en la barra de títulos de la ventana

Vista predeterminada: Vista en la que se abre el informe

Mantener junto el grupo: Para especificar si se mantendrán juntos los grupos de un informe de

varias columnas, por páginas o por columnas. (0 por páginas, 1 por columnas)

Encabezado de página: Para especificar si el encabezado de página del informe se imprime en

la misma página que el encabezado de informe. Las posibilidades son:

En todas las páginas (0), se imprime en todas las páginas

Sin encabezado de informe (1), no se imprime en la misma página que en el encabezado

del informe.

Sin pie de informe (2), no se imprime en la misma página que el pie del informe

Sin encabezado/pie de informe (3) No se imprime en una página en la que se imprima un

encabezado o un pie del informe.

Pie de página: Para especificar si el pie de página del informe se imprime en la misma página

que el pie del informe: Las posibilidades son:



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En todas las páginas (0), se imprime en todas las páginas

Sin encabezado de informe (1), no se imprime en la misma página que en el encabezado

del informe.

Sin pie de informe (2), no se imprime en la misma página que el pie del informe

4. Crear un informe de etiquetas Para crear un informe de etiquetas seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que va a

mostrar y utilice el comando Etiquetas de la ficha Crear.

Si no sabe la marca ni modelo, puede utilizar el botón Personalizar para crear un modelo propio,

En este caso haga clic en el botón Nueva



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Asigne un nombre al modelo personalizado, indique el número de columnas de etiquetas en

Número horizontal, y todas las medidas solicitadas y acepte.

En el cuadro de dialogo siguiente establezca el tipo de fuente, color y tamaño que desea utilizar

en las etiquetas, aunque también podrá realizar cambios una vez finalizado el asistente, desde la

vista diseño.

En el cuadro de diálogo siguiente deberá indicar los campos que contienen la información a

mostrar en las etiquetas



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Tel. 943830230_Fax 943830233


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Podrá escribir texto en cualquier posición: caracteres de separación,… Cuando desee pasar a la

línea siguiente utilice la tecla INTRO

En el cuadro de diálogo siguiente indique los campos por los que ordenará las etiquetas

Por último indique el nombre que desea para el informe

Finalmente, mostrará el resultado del informe con la vista preliminar



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Si precisa cambiar el número de columnas o márgenes,… pase a la vista diseño y utilice el comando

Configurar página.

Si desea obtener un informe que muestre una parte de los registros de una tabla, (los que cumple

determinados criterios) puede elaborar previamente una consulta que muestre esa información y

después crear el informe de esa consulta. Si es con el asistente seleccionará en el primer paso esa

consulta y si no hay existente, antes de utilizar el comando que crea el informe seleccionará esa

consulta.

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