UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES

COMUNICACIÓN SOCIAL

TELEMÁTICA

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN “SINTRAUNICOL POPAYÁN”

JAIRO ALBERTO FUENTES FUENTES

HELBER JHONJARY DÍAZ PINO

Presentado a: Mág. MARIO SOLARTE

INTRODUCCIÓN

Este plan estratégico se construye con base en el diagnóstico comunicativo realizado previamente en esta organización sindical, perteneciente a la Central Unitaria de Trabajadores (CUT), y denominada Sintraunicol (Sindicato de Trabajadores Universitarios de Colombia), subdirectiva Popayán. Según los resultados del diagnóstico, los problemas más relevantes que posee esta organización, y que pueden solucionarse con la implementación de este plan estratégico de comunicación que involucra las TIC, son: 1. Los medios de comunicación utilizados no son digitales, y están soportados

principalmente en medios analógicos.

2. La poca información que circula sobre la organización no tiene una periodicidad fija. Además, existe un desconocimiento en cuanto a redacción y estructura de la información.

3. Se corre el riesgo de deserción debido al desconocimiento de las dinámicas del sindicato por parte de los afiliados nuevos.

4. Predomina el desconocimiento de los estatutos de SINTRAUNICOL por parte de los miembros nuevos, debido a la falta de publicidad y la ausencia de alguien que guíe su comprensión.

5. En ocasiones la asistencia a las reuniones es mínima, debido a la falta de reiteración en las convocatorias y la utilización de medios poco atractivos para los miembros.

PLAN ESTRATÉGICO

El presente plan estratégico está soportado principalmente en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) como una alternativa viable para la solución de los problemas comunicativos antes planteados. Se considera que el uso de las TIC, masificado

en la época actual, es una herramienta ya imprescindible en los planes de comunicación, pues en ellas es posible gestionar y compartir información de manera ágil, oportuna y eficaz. OBJETIVO GENERAL: Solucionar los problemas comunicativos de Sintraunicol Popayán referentes a la carencia de un medio digital que sirva de puente comunicativo entre las directivas de la organización y sus miembros. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Publicar periódicamente información relevante para los miembros de la organización y para el público en general que desee consultarla a través de un blog.

Publicar en el medio digital los estatutos de Sintraunicol en versiones textual y audiovisual para que sean conocidos por sus afiliados.

Utilizar un medio eficaz para informar e invitar a los miembros de Sintraunicol a las reuniones y asambleas.

MEDIOS Y ESPACIOS Dado que en el plan estratégico que se propone es fundamental la utilización de las TIC, en él es precisa la utilización del computador y el acceso a internet como herramientas comunicativas que buscan solucionar las limitaciones que son inherentes a los medios analógicos, como la lentitud, la inoportunidad y la ineficacia de los mensajes. En este sentido, los productos comunicativos que se propone realizar tendrán su soporte en medios digitales, con el fin de que puedan ser consultados velozmente a través de internet, y que sean oportunos y brinden las soluciones que busca esta propuesta.

RUTA CRÍTICA TEMÁTICA

La ruta crítica temática es un esquema general donde se planea la estrategia a grandes rasgos, cuyos productos y acciones comunicativas se desglosan posteriormente.

RUTA CRÍTICA TEMÁTICA

CAMPO TEMA IDEAS REGULADORAS

CO

MU

NIC

AC

IÓN

INF

OR

MA

TIV

A

Utilización de los medios digitales para publicar información relevante para los miembros de Sintraunicol.

Los medios digitales ofrecen la posibilidad de gestionar la información de manera ágil, eficaz y oportuna.

Los miembros de Sintraunicol deben conocer sus estatutos y tener claros sus derechos y sus deberes.

Los miembros de Sintraunicol deben ser informados oportunamente sobre la realización de reuniones y asambleas.

PROBLEMAS HIPÓTESIS DE CAMBIO ACCIONES

COMUNICATIVAS

1. Los medios de comunicación utilizados no son

1. Sintraunicol hace uso de las tecnologías digitales para llevar a

1. Creación de un blog para Sintraunicol Popayán donde se

digitales, y están soportados principalmente en medios analógicos.

cabo sus procesos comunicativos de manera ágil, eficaz y oportuna.

pueda publicar la información relevante para esta subdirectiva.

2. La poca información que circula sobre la organización no tiene una periodicidad fija. Además, existe un desconocimiento en cuanto a redacción y estructura de la información.

2. El blog creado es actualizado periódicamente y sus contenidos tienen una uniformidad de estilo fijada previamente.

2. Generación de una plantilla para comunicados de prensa y otra para boletines de prensa para que la información publicada en el blog tenga una unidad de estilo.

3. Se corre el riesgo de deserción debido al desconocimiento de las dinámicas del sindicato por parte de los afiliados nuevos.

3. Los miembros de Sintraunicol se informan periódicamente a través del blog sobre todo lo que sucede al interior de su organización.

3. Actualización periódica del blog con información relevante para sus miembros.

4. Predomina el desconocimiento de los estatutos de SINTRAUNICOL por parte de los miembros nuevos, debido a la falta de publicidad y la ausencia de alguien que guíe su comprensión.

4. Todos los miembros de Sintraunicol conocen y entienden el contenido de los estatutos que los rige.

4. Publicación de los estatutos de Sintraunicol en el blog, con la opción de descargar en pdf. Producción de un video informativo donde se detallen los deberes y derechos de los afiliados a Sintraunicol.

5. En ocasiones la asistencia a las reuniones es mínima, debido a la falta de reiteración en las convocatorias y la utilización de medios poco atractivos para los miembros.

5. Se utilizan medios atractivos y eficaces para informar e invitar a los miembros de Sintraunicol a sus reuniones y asambleas y la asistencia es mayoritaria.

5. Utilización de una plataforma web para enviar a los miembros de Sintraunicol mensajes de texto para informarles e invitarlos a las reuniones y asambleas que se programen. Creación de perfiles en Facebook y Twitter para publicar informaciones a los miembros de

Sintraunicol Popayá sobre temas de su interés.

DESGLOSE DE ACCIONES COMUNICATIVAS Acciones, Metodología y Evaluación

Acción Comunicativa No. 1: Creación de un blog para Sintraunicol Popayán donde se pueda publicar la información relevante para esta subdirectiva.

Producto Blog en www.blogger.com

Objetivo Utilizar los medios digitales para publicar la información que Sintraunicol necesita que sus miembros conozcan.

Contenido 1. Historia de la organización local 2. Misión y visión 3. Organigrama 4. Listado de deberes y derechos de los miembros (texto) 5. Estatutos de la organización 6. Video informativo con los deberes y los derechos de los miembros

Metodología

Se deberá crear una cuenta en gmail para poder crear el blog en la página www.blogger.com. Se elegirá una plantilla que puede ser editada posteriormente con los colores institucionales y la ubicación de los elementos del área de trabajo según se crea conveniente. Inicialmente, se buscará información sobre la historia de la organización local, la misión y la visión de la organización, su organigrama, sus deberes y derechos y sus estatutos (Acción comunicativa No. 4), se digitalizarán y se publicarán en entradas diferentes para que puedan ser consultadas y/o descargadas en cualquier momento. Se les informará a los miembros de la organización, vía mensajes de texto, la dirección del blog, junto con las páginas de Facebook y Twitter para que los visiten. Esto será una tarea. Se programará una reunión a un mes de publicado el blog para evaluar la eficacia del blog. El blog debe ser actualizado periódicamente con información de interés para los miembros de la organización. (Acción comunicativa No. 3).

Responsable Encargado de la secretaría de comunicación y prensa.

Escenario de Circulación

Global. Con posibilidad de ser consultado en cualquier momento y por cualquier persona que tenga acceso al link.

Espacio Virtual.

Usuarios Miembros de Sintraunicol, comunidad en general.

Tiempo Una semana para la consecución de la información, y una semana para digitalizarla y publicarla.

Resultados

Los miembros de Sintraunicol y la comunidad en general tienen acceso a información de su interés a través de un blog, de manera oportuna, ágil y eficaz.

Indicadores A un mes de publicado el blog y la información, el 100% de los miembros de Sintraunicol lo habrán consultado y explorado su contenido.

Acción Comunicativa No. 2: Generación de una plantilla para comunicados de prensa y otra para boletines de prensa para que la información publicada en el blog tenga una unidad de estilo.

Producto Plantillas en formato Word

Objetivo Generar un par de plantillas para que todos los boletines y comunicados de prensa tengan una uniformidad de estilo.

Contenido 1. Estructura de un comunicado de prensa 2. Estructura de un boletín de prensa

Metodología

Se solicitará capacitación a un comunicador social para que oriente al encargado de la secretaría de comunicación y prensa de Sintraunicol sobre el estilo que debe tener un comunicado y un boletín de prensa, tanto en forma como en contenido. El comunicador social generará una plantilla de cada producto y se las dará al encargado de comunicaciones de la organización para que pueda hacer uso de ellas cuando desee publicar información en el blog o en cualquier otro medio, como la página de la Universidad del Cauca, o las carteleras dispuestas para tal fin.

Responsable Comunicador social, encargado de la secretaría de comunicación y prensa.

Escenario de Circulación

Local. De uso exclusivo del comunicador de la organización.

Espacio La plantilla será virtual, pero los comunicados y/o boletines tendrán también circulación física.

Usuarios Miembros de Sintraunicol, comunidad estudiantil, comunidad en general.

Tiempo Una semana para la capacitación y la generación de las plantillas.

Resultados

El encargado de la oficina de comunicaciones y prensa tendrá pleno conocimiento de la estructura y el contenido que deben llevar los comunicados y los boletines de prensa.

Indicadores A una semana de realizada la capacitación y realizadas las plantillas, el encargado de las comunicaciones sabrá cómo redactar un comunicado y un boletín de prensa y las informaciones publicadas en el blog y en las carteleras tendrán la estructura y el contenido que se establecen para este tipo de productos comunicativos.

Acción Comunicativa No. 4: Producción de un video informativo donde se detallen los deberes y derechos de los afiliados a Sintraunicol.

Producto Video

Objetivo Producir un video informativo donde se ilustren los deberes y derechos de los miembros de la organización.

Contenido 1. Deberes y derechos de los miembros de la organización.

Metodología

Con la ayuda de un comunicador social o un diseñador gráfico, se investigarán los deberes y derechos de los miembros de la organización y se estructurará un guión para realizar un video ilustrativo sobre este tema, que pueda ser visualizado por Youtube y en el blog de la organización. Se realizará un video, ya sea utilizando texto animado con cada uno de los deberes y derechos, o con personas que alternadamente los expliquen, en una especie de montaje dinámico y atractivo. Eso se definirá al momento de estructurar el guión. El video resultante se publicará en Youtube, en una cuenta creada para tal fin, y luego se publicará en el blog para que pueda ser visualizado en cualquier momento. Si los miembros lo desean, pueden tener una copia del video en DVD para que lo puedan mirar en sus casas.

Responsable Comunicador social o diseñador gráfico, encargado de la secretaría de comunicación y prensa.

Escenario de Circulación

Local y global.

Espacio Virtual, a través de internet. Físico, en DVD.

Usuarios Miembros de Sintraunicol. Público interesado.

Tiempo Una semana para la investigación y estructura del guión. Una semana de rodaje y una semana de edición. Total: tres semanas.

Resultados

Los miembros de Sintraunicol conocerán sus deberes y derechos a través de un video interactivo que pueden consultar en la web o tener en sus casas en DVD.

Indicadores A una semana de publicado el video, los miembros de Sintraunicol conocen a cabalidad sus deberes y sus derechos.

Acción Comunicativa No. 5: Utilización de una plataforma web para enviar a los miembros de Sintraunicol mensajes de texto para informarles e invitarlos a las reuniones y asambleas que se programen.

Creación de perfiles en Facebook y Twitter para publicar informaciones a los miembros de Sintraunicol Popayá sobre temas de su interés.

A MANERA DE CONCLUSIÓN El uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) es eficiente a la hora de potencializar la comunicación en cualquier organización, porque ofrece la posibilidad de gestionar y compartir información en cualquier formato con infinidad de públicos de interés. Estas tecnologías permiten integrar el texto, el audio, el video, la animación en productos comunicativos atractivos y eficaces que logran solucionar los problemas comunicativos que encuentran límite en los medios analógicos y su inherente lentitud y relativa inoportunidad.

Producto Mensajes de texto. Perfiles en Facebook y Twitter.

Objetivo Informar oportunamente e invitar a los miembros de Sintraunicol a las reuniones y asambleas programadas.

Contenido 1. Lugar, fecha, hora y tema a tratar en la reunión o asamblea.

Metodología

Con la utilización de la página www.afreesms.com, que permite enviar mensajes de texto gratis, y después de haber elaborado una base de datos con los números de celular de los miembros de la organización, se enviarán mensajes de texto a cada uno para informarles sobre reuniones y asambleas programadas, la fecha, la hora, el lugar y el tema que se tratará. Otra opción para enviar los mensajes es adquirir paquetes de mensajes con las empresas Claro o Movistar, que ofrecen paquetes de sms a bajos costos. En el celular es más fácil enviar un mismo mensaje a un grupo de contactos. Los mensajes tienen como objetivo superar las limitaciones de las “chapolas” o el “voz a voz” y llegar oportunamente al destinatario. Es importante mencionar que esta información también se publicará en el blog y en los perfiles de Facebook y Twitter de la organización, donde también se creará el evento y se invitará a los miembros de la organización que tengan cuenta en estas plataformas.

Responsable Encargado de la secretaría de comunicación y prensa.

Escenario de Circulación

Local.

Espacio Virtual.

Usuarios Miembros de Sintraunicol.

Tiempo Una semana para elaborar la base de datos con los números de celular. Un día para enviar todos los mensajes de texto cada vez que se realice una reunión o una asamblea.

Resultados

Todos los miembros de Sintraunicol son informados e invitados oportunamente a las reuniones y asambleas programadas.

Indicadores A todas las reuniones y asambleas programadas asiste el 100% de los miembros que fueron informados vía sms. Si alguno faltara, será por caso fortuito o de fuerza mayor.