GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Eje Temático 5

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSEJE TEMÁTICO 5

PRESENTADO POR:

DIANA CATHERINE LUGO COBOSESTHER CATALINA PAREDESLIDA MILEIDY HERNANDEZ

FRANCISCO ZULUAGA TABARESRICARDO ALFONSO ARRIETA FONTALVO

PRESENTADO A:

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOTUTOR VIRTUAL

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA2013

Contenido

I. Introducción

II. Objetivos

III. Tratamiento de los documentos electrónicos

IV. Expediente electrónico

V. Las ventajas de los Expedientes Electrónicos

VI. Expediente Mixto ò Hibrido

VII. Proceso de gestión documental

VIII. Organización del espacio de trabajo

IX. Organización de los documentos electrónicos

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INTRODUCCIÓN

Definir el concepto de archivo de documentos electrónicos ha presentando grandes retos hoy día. Este soporte es una pieza fundamental en la toma de decisiones y la visión de la oficina cero papel, que gracias a sus características más relevantes en la actuación de la gestión archivística como son: autentificación, conservación preventiva, organización y acceso, permite mantener y ofrecer un servicio acorde a la necesidad de los usuarios internos y externos de las entidades públicas e instituciones en general.

OBJETIVOS Establecer buenas practicas en la

gestión de los documentos para garantizar la conservación y acceso a la memoria histórica de las entidades.

El objetivo principal de darle el tratamiento adecuado a los documentos electrónicos es garantizar la conservación de los mismos, a corto y largo plazo así como su autenticidad.

La accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente, independientemente de los sistemas en que se produjeron.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

•Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Según el AGN en su Guía de Conservación Preventiva de Nuevas Tecnologías, indica que dentro de las condiciones ambientales: los espacios de deposito para sistemas de información digital, deberán adecuarse a una temperatura que puede estar entre los 10 y los 23 °C, con una humedad ambiental entre 20 y 50%, evitando las fluctuaciones bruscas. Se debe evitar las altas humedades y temperaturas, así como condiciones que se encuentren por debajo de -10°C y 5% de humedad, ya que estas ultimas generan deterioro inminente..

•Mantener por lo menos una copia de seguridad Backups de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

•Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.

•Se deben establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos, implementando mecanismos que garanticen que éstos sean bien almacenados y que en su versión final no pueden ser modificados. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.

La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente; y el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.

Es responsabilidad de la persona responsable del archivo junto a quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a largo plazo.

Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en:

el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO El expediente electrónico es el conjunto de

documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. (Norma Técnica de interoperabilidad, ley 11/22 de junio de 2007)

Los documentos administrativos electrónicos son los emitidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción del interesado.

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.

En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos

VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

• Elimina el extravío de documentos.

• Permite un rápido y fácil acceso a la información.

• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

• Firmas digitales.

• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

• Índices de búsqueda de la información.

• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

• Resguarda la documentación.

• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina.

• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

• Ordena de manera lógica los expedientes.

• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

• Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

Reducción de espacio físico

Fácil ubicación

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente.

La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada.

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GESTIÓN DOCUMENTALSOPORTE PAPEL

Un programa de gestión documental es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.

La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos se denomina: Sistema integral. Un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.

Para Colombia, serán las mismas políticas definidas en el PGD (Programa de gestión documental), Otros requisitos, tales como almacenamiento migración, seguridad de la información, interoperabilidad, arquitecturas de tecnologías de información, entre otros, deberán ser asumidos por las personas a cargo de la tecnología en las entidades y articuladas con la política y lineamientos que para el efecto expida el Ministerio de las TIC.

Base legal:

Ley 527; NTC-ISO 15489-1; Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos

Ver: gráfico

GESTIÓN DOCUMENTAL

SOPORTE ELECTRÓNICO

La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos. Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).

IMPLEMENTACIÓN

• La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización.

• Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

OBJETIVOS

Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.

Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.

Proporcionar información cierta, y ágil de los documentos requeridos.

Establecer un control racional de la documentación.

CICLO VITAL

• La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las clasificaciones de estos, así:

• Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de consulta frecuente;

• Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de Gestión que ya no son de uso tan frecuente

• Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporación generalizada del ordenador a estas tareas durante los último años, suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a la salud.

 

para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en cuenta algunas recomendaciones básicas.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Recomendaciones.

La silla de trabajo debe ajustarse la altura de la silla, para que los pies toquen el suelo.

Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados hacia arriba.

Preferiblemente el mouse debe estar a la misma altura del teclado.

El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los ojos.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Recomendaciones.

El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no deslumbren la visión

Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.

El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con alguna regularidad.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Recomendaciones

Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo.

Pueden acompañarse de suaves estiramientos.

Las pausas activas o gimnasia laboral son ejercicios físicos y mentales que realiza un trabajador por corto tiempo durante la jornada con el fin de revitalizar la energía corporal y refrescar la mente.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub serie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental.

La organización de los documentos electrónicos constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Esta recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digital.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización de los documentos electrónicos, es un sistema computarizado, dotado de un conjunto de programas, que permita rastrear y almacenar documentos electrónicos como base de datos, hardware, software, redes, usuarios, y administradores.

Para conservar adecuadamente los documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archivísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos; y controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente.

  Tal medida no puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Políticas y normas 

Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislación estatal y autonómica existente.

 Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto:

 “Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles de la organización”.

  

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Políticas y normas

La política debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de decisión.

  Las responsabilidades sobre su cumplimento deben estar asignadas y documentadas.

  Los archiveros deben tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de políticas:

  El desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida.

 

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Políticas y normas

La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente;

 

El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Clasificación de documentos electrónicos

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subs eries documentales utilizadas para los documentos tipo papel.

Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) o también llamadas Tablas de Retención Documental., las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Para la organización de documentos electrónicos de debe:

Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido

Ordenar Conformación de expedientes

 

 Describir Se dan niveles de descripción

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Clasificación de documentos electrónicos

Organización en Disquetes, Cd, Zip ,Tape Backup

Al trabajar a diario con información almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backup es muy común que no se tenga la información ordenada adecuadamente para poder facilitar búsqueda de archivos en estos discos. Es bastante frecuente que no se sepa con claridad que información esta contenida en ellos y se pierde mucho tiempo en la localización de determinado archivo.

SABEMOS QUE QUEDARON CON ESTA EXPRESIÓNNo importa: Ahora prepárate para la actividad

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WEBGRAFÍACONFERENCIA de Archiveros de Universidades Españolas. La gestión de documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades: [en línea]. [Consultado el 13 agosto de 2013]. Disponible en http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/recomendaciones2007.pdf

UNIVERSIDAD de la Salle. Organización de archivos electrónicos: [en línea]. [Consultado el 13 agosto de 2013]. Disponible en www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electronicos.doc

UNIVERSIDAD de Cantabria. Recomendaciones en el trabajo de oficina: [en línea]. [Consultado el 13 agosto de 2013]. Disponible en http://www.unican.es/WebUC/Unidades/servicio_prevencion/ergonomia/Recomendaciones+en+el+trabajo+de+oficina.htm

Archivo General de la Nación. Documento y expediente electrónico: [en línea]. [Consultado el 13 agosto de 2013]. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co

WEBGRAFÍAMINISTERIO de las TIC. Cero papel en la administración pública: Sistema de gestión de documentos electrónicos: [en línea]. [Consultado el 14 agosto de 2013]. Disponible en http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia6-SGDEA.pdf

ESTEBAN Navarro, Miguel Ángel. Los archivos de documentos electrónicos: [en línea]. [Consultado el 13 agosto de 2013]. Disponible en http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf