UNIVERSIDAD YACAMBÚLICENCIATURA EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓNTrabajo 3 (semanas 05,06,07 y 08-Unidad 2)

12 DE AGOSTO DE 2014

Sección: TDD-0143 ED01D0VGrupo ABETSEY TERESA BLANCO DÍAZCARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERASEMILY JOSEFINA AGUIAR MECIAYESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOSDANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

01. Tipología de los documentos

Mencionar la tipología de los documentos es ubicarse en los verdaderos contextos que dominan la su existencia. Actualmente se conoce que la tipología de los documentos se puede expresar de la siguiente manera:

Documentos primarios, dentro de los cuales encontramos todo tipo de información nueva que no se ha sometido a ningún proceso documental que obstruya de alguna manera su contenido. En esta categoría están libros, periódicos, programas de televisión entre otros. Una característica relevante de este tipo de documentos es que el contenido es fresco por lo que lleva a lector información veraz y clara.

Seguidamente encontramos los documentos secundarios, estos documentos toman como referencia lo establecido en el documento expresado anteriormente, sin embargo es precisa la ocasión para expresar que este tipo de documento se caracteriza principalmente por hacer referencia al documento primario, dentro de ellos encontramos los índices, bibliografías, entre otros. Los documentos secundarios son muy usuales en distintas áreas.

YESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOS

01. Tipología de los documentos

Continuando el orden se finaliza con los documentos terciarios, dentro de ellos encontramos información seleccionada de categorías de usuarios que correspondan a las necesidades que los mismos requieran según sea el caso. Es importante mencionar que este tipo de documento interviene procesos analíticos documentales que de alguna manera permiten que se determine la forma de presentación y acceso a la información que se transmite.

La tipología de los documentos ha logrado a través de sus distintas concepciones ubicar la información en el lugar que corresponde, sin alterar ningún proceso obteniendo así resultados satisfactorios. Esta tipología garantiza al usuario y a los distintos centros de información a llevar de una forma más organizada la información garantizando así mayor respaldo y resguardo de la misma

YESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOS

02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto

Documento y Tecnología. El debate sobre el termino Documento Electrónico y la relación del documento con la tecnología son tópicos relativamente nuevos. Si bien antes de la masificación de los contenidos digitales el concepto de Documento se aplicaba a todo aquello que pudiera contener información hoy en día es difícil concebir un contenedor de información digital más que como un gestor y no como el documento mismo. Es por ello que el concepto muta significativamente y se adapta; un Documento virtual es aquel que se encuentra físicamente almacenado en cualquier dispositivo electrónico, debe ser comprensible sin necesidad de un procesamiento adicional excepto por la reproducción en un monitor, una página impresa o el software necesario para tal fin. De esta forma un documento electrónico incluye desde los archivos creados en el medio digital como aquellos que tienen un soporte físico y que se han digitalizado para su almacenamiento y consulta. Al igual que los documentos físicos estos también requieren de resguardo, selección, clasificación, conservación, ser susceptibles a búsqueda y recuperación y una efectiva difusión, pero con técnicas y medios diferentes.

EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto

Edición electrónica. Las características particulares de los documentos virtuales necesitan de técnicas y metodologías especializadas y en constante desarrollo. La manipulación de los documentos virtuales se podría dividir en dos objetivos principales; la edición electrónica y la gestión documental. La Edición Digital es aquella realizada para modificar los archivos virtuales y se realiza mediante hardware y software especializado; por medio de dicha edición se genera un documento nuevo, con nuevas características que se procede a almacenar. En el ámbito documental no se contempla la tarea de editar documentos digitales, pero si la gestión, y esta tarea necesita tecnologías que se encarguen en determinadas aspectos como lo son:

La Gestión de documentos: se utiliza para recuperar de forma rápida y eficiente la información contenida en los archivos según una estructura creada en la computadora La Gestión del Conocimiento: son aquellos que ayudan a distinguir cual información es valiosa y cual no. Recopilan, categorizan y relacionan. Digitalización: son los programas que permiten crear una versión digital a partir de un documento impreso, y asociar esa imagen creada a través de índices o bases de datosFlujos de trabajo: son aquellos que permiten la automatización de los proceso de trabajo con archivos digitales. Sistemas para almacenamiento: son sistemas que permiten archivar eficientemente los documentos.

EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto

Documento virtual. Una de las dificultades en el ámbito documentalista frente a la gestión de documentos virtuales es llevar los conceptos tradicionales de la gestión a estos archivos con soporte electrónico. Se replantean conceptos y bases teóricas para crear las nuevas formulaciones de la ciencia archivística. El principio de procedencia y el orden original, base para el archivo de los documentos, pasa a ser algo más conceptual que físico. Otra dificultad es recuperar la información contenida en formatos que se vuelven obsoletos, problema que se presenta con relativa velocidad. Es un proceso que exige una recuperación continua para lograr estrategias eficientes de conservaciones de documentos virtuales. Para conservar estos documentos se puede: a) migrar el documento a otro el soporte para preservar su contenido b) emular la tecnología que los reproduce c) preservar la tecnología d) exportar de nuevo el documento desde el programa en el que fue creado para crear una versión actualizada.

EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto

Hipertexto e Hiperdocumento

Basado en la estructura asociativa del cerebro y de la memoria humana, el hipertexto busca imitar la flexibilidad de la mente para reproducir y relacionar los datos almacenados. Es una combinación del texto y la capacidad del dispositivo electrónico para funcionar a partir de ramificaciones interactivas, proporcionando al usuario una experiencia enriquecedora de lectura y pensamiento no lineal. Por ello el hipertexto ayuda a materializar en la pantalla el pensamiento asociativo y entre mejor este reproduzca esta característica, mejor se supone el éxito de la experiencia de usuario frente a un sistema de información. El hipertexto es un documento vivo e interactivo; es practico y elemental, y podríamos decir que no es un invento sino la adecuación del mundo tecnológico a una dinámica que ya conocíamos bien a través del pensamiento.

EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

03. Normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos

ISO 15489. Norma para la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

ISO 30300Serie de normar para la gestión de los documentos

UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos.

ISO/TR 15801:2004: recomendaciones para la veracidad y fiabilidad de información almacenada electrónicamente

ISO/TC 46/SC 11.Normas para la Preservación de documentos digitales

ISO 14641-1Norma para la integridad, la perennidad y la seguridad de los documentos de archivo

UNE-ISO/TR 26122:2008 INInformación y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

ISO 14721Sistema de Gestión de documentos administrativos electrónicos

ISO 690-2Norma para citar documentos electrónicos

ISO 19005-1Define PDF como un estándar para preservar archivo digitales independientemente de las herramientas y sistemas utilizados

para su creación, almacenaje o visualización

ISO/NP 26102Requisitos para la conservación a largo plazo de documentos

electrónicos

UNE-ISO/TR 13028:2011 INInformación y documentación. Directrices para la implementación

de la digitalización de documentos.

UNE-ISO 16175-1:2012Información y documentación. Principios y requisitos funcionales

para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

UNE-ISO/TR 15801:2008 INImagen electrónica. Información almacenada electrónicamente.

Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

04. Normas de creación y diseño de documentos electrónicos

Normativa nacional

Además de la normativa expuesta en el punto tres (3), existen en la República Bolivariana de Venezuela instrumentos normativos desarrollados específicamente para la creación y el diseño de documentos electrónicos.

LEY ESPECIAL CONTRA DELITOS INFORMATICOS. Gaceta Oficial Nº 37.313 de fecha 30 de octubre de 2001 Entre los aspectos relevantes asociados a la creación de documentos electrónicos ésta ley sienta las bases de derechos de autor.

LEY SOBRE MENSAJES DE DATOS Y FIRMAS ELECTRONICAS Gaceta Oficial N° 37.148 de fecha 28 de febrero de 2001

Ley de InfogobiernoPublicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, número 40.274, de fecha 17-10-2013 Destaca en esta normativa que los documentos y archivos electrónicos, que contengan certificaciones y firmas electrónicas, tienen la misma validez jurídica y probatoria que los que consten en estado físico

DANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

04. Normas de creación y diseño de documentos electrónicos

Normativa nacional

Además de la normativa expuesta en el punto tres (3), existen en la República Bolivariana de Venezuela instrumentos normativos desarrollados específicamente para la creación y el diseño de documentos electrónicos.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Acceso e Intercambio Electrónico de Datos, Información y Documentos entre los Órganos y Entes del Estado.Gaceta Oficial N°39.945, de fecha 15 de junio de 2012.

Tiene por objeto establecer las bases y principios que regirá el acceso e intercambio electrónico de datos, información y documentos entre los órganos y entes del Estado, con el fin de garantizar la implementación de un estándar de interoperabilidad.

Marco de Interoperabilidad (MIO 1.0)http://interoperabilidad.gobiernoenlinea.gob.ve/phocadownload/mio.pdf

Sirve como un documento de referencia que comprende un conjunto de políticas, lineamientos y estándares base para gestionar el intercambio electrónico de datos, mediante la publicación de servicios, entre los órganos y entes de la Administración Pública.

DANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos

Clasificar es la acción mediante la cual agrupamos una serie de elementos con características comunes dentro de un mismo conjunto o clase. La clasificación bibliográfica es la característica que tomamos en cuenta para agrupar libros, revistas o documentos, es el contenido.

A la hora de clasificar se pueden utilizar distintos instrumentos, que se agrupan en: sistemas de clasificación y listas de encabezamientos de materias.

Un Sistema de clasificación es el método que la biblioteca adopta para la disposición de su material bibliográfico. La clasificación, o indización, es organizar mediante listas o índices diccionarios a los cuales debemos acudir para buscar los signos o términos que correspondan a los temas de un documento en concreto.

Los sistemas de clasificación constan de tres elementos:

* El esquema, nos proporciona una secuencia sistemática de los conocimientos que organiza dicho sistema de clasificación. Se estructura en tablas principales, tablas auxiliares e índices.* La notación, un sistema de símbolos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que nos permiten mecanizar el orden del sistema.* El índice alfabético, es la clave que nos permite localizar en el esquema un tema dado nos facilita la búsqueda de las notaciones

BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos

DIVISIÓN DE LAS CLASIFICACIONES:

1.- CLASIFICACIONES DE ESTRUCTURA JERÁRQUICA

• CLASIFICACIÓN ENCICLOPÉDICAS: son clasificaciones universales que pretenden abarcar todas las disciplinas, sea cual sea el campo o materia de que traten.• CLASIFICACIÓN DE BRUNET, clasifica fondos antiguos y muertos.• THE LIBRARY OF CONGRESS CLASIFICATION (LCC): La notación es mixta de letras y cifras. Las grandes clases se designan con 21 letras mayúsculas simples o combinadas que forman el esquema principal. • CLASIFICACIÓN DECIMAL DE DEWEY. Hoy abarca tres volúmenes con más de 3.000 páginas.• CLASIFICACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA BIBLIOTECAS PÚBLICAS. Su notación utiliza las 28 letras del alfabeto cirílico para las clases principales y las cifras árabes para las posteriores especificaciones.• LA CLASIFICACIÓN BLISS. BC. Su esquema se basa en las relaciones fijas entre las diversas materias. Las clases se indican con letras mayúsculas de la A, a la Y, y las notaciones de forma y los auxiliares, con números.

BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos

2. CLASIFICACIONES FACETADAS, son sistemas cuya técnica de elaboración permite construir clasificaciones especializadas bastante profundas.

3. LA CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU), es el sistema oficial de clasificación de las bibliotecas públicas españolas dependientes del Estado desde 1939.

BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

06. Criterios para Clasificar Documentos

Los documentos deben ser organizados de manera fácil para acceder a dicha información rápidamente y no se convierta en una actividad engorrosa.

El éxito de toda clasificación dependerá de que las categorías sean las más acertadas. Actualmente, existen programas capaces de gestionar, organizar, compartir o distribuir los más variados tipos de documentos. Muchas de estas opciones también cuentan con un buscador para ir más rápido por entre las categorías y los documentos almacenados.

Entre los criterios que debemos seguir a la hora de clasificar documentos, podemos nombrar:• El tiempo: La organización de documentos por año, mes y día de creación o ingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.• Espacio: En caso de instituciones con múltiples sedes, este criterio ayudara mucho más.• Tipo: Según el tipo de documento, tales como memorándum, oficios, facturas, presupuestos, ordenes de compras, entre otros.• Jerarquía: La importancia del documento también puede ayudar a la hora de clasificar los documentos.

Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos también toman los antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es un documento en la información, adquiere mayor importancia y el sistema lo ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá a ser consultado.

BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

07. Fuentes de Información

Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer una demanda de información o conocimiento.

TIPOS DE FUENTES:

FUENTES PRIMARIAS

Son aquellas que contienen información nueva y original, que no ha sido sometidas a ningún tratamiento posterior (selección, interpretación...) las monografías o libros, las publicaciones en serie, Periódicos, revistas...), y la literatura gris (documentos que no siguen los Canales habituales de difusión o comercialización: actas de congresos, tesis doctorales, trabajos finales de carrera, entre otras) FUENTES SECUNDARIAS:

Son el resultado de las operaciones que componen el análisis documental (Descripción bibliográfica, catalogación, indización, y a veces, resumen). Es decir, alguien ha trabajo sobre el contenido de las mismas. Permiten el conocimiento de documentos primarios, a partir de diversos puntos de acceso (autor, título, materia...).Son documentos secundarios los catálogos de bibliotecas, bibliografías comerciales, índices de publicaciones periódicas, índices de citas, boletines de sumarios, etc.

CARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERAS

07. Fuentes de Información

FUENTES TERCIARIAS:

Son listados que hacen referencia a documentos secundarios. La manera más Sencilla de entenderlo sería pensar en una bibliografía de bibliografías.

Son las menos trabajadas, y han nacido para poder dar acceso a la gran proliferación de documentos secundarios.

Por ejemplo, las guías de bases de datos, guías de obras de referencia, Bibliografía de bibliografías OBRAS DE CONSULTA: Son una fuente primaria porque no contienen información original, ya que contienen información que ha sido recopilada de muchas otras fuentes a través de diferentes procesos. Tampoco son secundarias porque no dan acceso a otra fuente, sino que proporcionan directamente la información que se busca.

Sí interviene el análisis documental porque sus contenidos están trabajados: se estructura, se analiza y se valoran para que sea más rápido y efectivo la búsqueda en ellas del contenido final. Pueden considerarse obras de consulta,Diccionarios y enciclopedias, atlas, directorios

CARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERAS

BIBLIOGRAFÍA

Félix del Valle Gastaminza. Universidad Complutense Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. Tema 3. (2014, Agosto). Disponible: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm

Río Sadornil, José Luis. (1992). Los hipertextos, hipermedia, hiperdocumento: una revolución creativa en la informática documental. Publicado en la revista científica de la universidad complutense Documentación de la ciencias de la información. (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/QRJloF.

García Pérez, Alexis. (2001) La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de información. Artículo publicado en la Revista Cubana de los Profesionales de la Información en Salud Volumen 9 Número 3. (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/fNVqhN

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: BIBLIOGRAFÍA COMENTADA Y LEGISLACIÓN. IX Jornadas de Archivos Universitarios (Valladolid, 10 y 11 de junio 2004) (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/T0Qwfw

Margarita Vázquez de Parga. Normativa técnica, creación y gestión de un archivo electrónico ¿Cómo conviven el archivo en papel y el archivo electrónico? (2014, Agosto). Disponible: http://www.dipsoria.es/index.php/mod.documentos/mem.descargar/fichero.documentos_Sistema_de_gestion_documentos_electronicos-Soria_b30e1629%232E%23pdf

BIBLIOGRAFÍA

Ley Especial Contra Delitos Informáticos (2001). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 37313., Octubre 30, 2001

Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas(2001) Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 37.148, febrero 28, 2001

Ley de Infogobierno (2013). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 40.274, Octubre 17, 2013

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Acceso e Intercambio Electrónico de Datos, Información y Documentos entre los Órganos y Entes del Estado (2012). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 39.945, junio15, 2012

Marco de Interoperabilidad MIO 1.0 (2014, Agosto). Disponible: http://interoperabilidad.gobiernoenlinea.gob.ve/phocadownload/mio.pdf

Eva María Galán. Principales sistemas de clasificación bibliográfica (2014, Agosto). Disponible: http://www.alquiblaweb.com/2012/07/31/principales-sistemas-de-clasificacion-bibliografica-88/

Fernando Moreno Torres. Cómo clasificar documentos. (2014, Agosto). Disponible: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/09/20/como-clasificar-documentos/

Universidad Autónoma de Yucatán. Recursos Informativos (2014, Agosto). Disponible: http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/recursosinfo/fuentesdeinformacion.html