Tratamiento de los documentos electrónicos

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSTRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

PRESENTADO POR:ROSA AURA PEÑALOZA GARCÍA

ANDREA DEL PILAR GARCÍA BÁEZGINA DEL PILAR CHICA SUAREZ

GRUPO 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA MARZO DE 2014

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSTRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

PRESENTADO POR:

ROSA AURA PEÑALOZA GARCÍAANDREA DEL PILAR GARCÍA BÁEZGINA DEL PILAR CHICA SUAREZ

Grupo 1

PRESENTADO AJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

MARZO DE 2014

Introducción Objetivos Tratamiento de los documentos electrónicos Objetivos Responsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos Conclusiones. webgrafia

CONTENIDO

El tratamiento de los documentos electrónicos, es igual de importante los documentos físicos, lo que se debe tener en cuenta es que nos e pierda la información, ni se manipules y crear estrategias para su conservación y preservación.En este eje temático se trataran algunos aspectos fundamentales sobre el tratamiento general que se le deben dar a estos documentos, mediante un cuestionario sugerido por el tutor y apoyados en varias paginas electrónicas. Durante el desarrollo del eje temático se encontraran diferentes actividades complementarias.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL:Identificar paso a paso como es el debido proceso para el tratamiento de los documentos electrónicos. Aplicando la normatividad existente y garantizando su preservación digital.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Utilizar programas que permitan la consulta y conservación

de los documentos electrónicos. Incentivar en los funcionarios la importancia del tratamiento

con los documentos electrónicos. Importancia del tratamiento archivístico a los documentos

electrónicos.

OBJETIVOS


Para el tratamiento de estos documentos de tiene en cuenta la duración y la accesibilidad, en función de la naturaleza del documento, son validos con la firma electrónica y va desde su elaboración en formato electrónico hasta su disposición final para ser conservado en un archivo histórico.

Definición:Es el conjunto de documentos producidos, recibidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, estos se conservan y transmiten mediante medios electrónicos estos se almacenancon el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.


Objetivos de la conservación: Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos

digitales conservados. Conservar la autenticidad e integridad de los mismos.Posibles problemas: La obsolescencia del hardware.

La dependencia del software.(El hecho de que los objetos digitales dependan de una aplicación software para hacerlos accesibles y con sentido).

El deterioro del soporte de almacenamiento


Pasos a tener en cuenta:son todos los principios, políticas y estrategias que controla las actividades diseñadas para asegurar la estabilización física y tecnológica de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo) y la protección de su contenido intelectual .

El promedio de vida de un documento electrónico es de 5 años, se debe emigrar a formatos abiertos (html,cgm,pdf, etc.) evitando que pierda su contenido original.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-Conservación

Conservación física Medios magnéticos Temperatura 10 a 18°c/humedad relativa 40 a 50%.Discos ópticosTemperatura de 10 a18°c/ humedad relativa 35 a 45%.Microfilmtemperatura 17ª 20°/ humedad relativa 30 a 40%


Migración:Elaborar copias de seguridad en formatos con nuevas tecnologías y así evitar la perdida de información valiosa para la organización estos formatos deben ser cerrados para evitar modificación de documentos.La migración periòdica de los documentos Electrónicos


Almacenamiento:

Se almacena en soportes perdurables que permita óptimos niveles de conservación, preferiblemente soportes ópticos o archivos planos, con el fin de evitar modificaciones.


OBJETIVOS: Garantizar recepción y distribución oportuna

de los documentos. Realizar la organización, almacenamiento y

conservación del documento. Permitir la consulta del documento en el

archivo central. Recibir y distribuir la información. Permitir su accesibilidad.


Utilizar correctamente la información Darle buen uso. Evitar la reproducción Garantizar la autenticidad del documento.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-Objetivos

Responsables: La responsabilidad de los documentos

inicialmente es de quien los genera, de quien los administra, de quien los conserva.

En segundo lugar la organización. En tercer lugar la comunidad en general.


Los documentos se crean en función de una actividad por lo tanto debe tener en cuenta: Políticas y normas Asignación de responsabilidades y competencias. Establecer procesos y procedimientos, diseño,

implementación. Sistemas de procesamiento. Organización Conservación.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-Responsables


Los individuos

La comunidad

La organizació

n

Quien debe mantener los archivos electrónicosLos deben mantener:


Tiene la responsabili

dad de conservar y gestionar el

correo electrónico-

Interno

Guarda una copia del correo externo,

lo gestiona, especial mente

cuando requieren de una respuesta o hacen parte de una

operación, o procedimiento

Archivar y

conservar

El expediente electrónico:

Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Los Expedientes electrónicos son recopilación de documentos que se guardan de acuerdo a una estructura lógica establecida Sin embargo, en un sentido estricto, los expedientes electrónicos no tienen una existencia real física: corresponden a la información virtual de los metadatos asociados a los documentos que hacen parte de estos expedientes electrónicos.

No obstante, el usuario de las aplicaciones de gestión documental no suele ser consciente de estas sutilezas: el software por medio del cual se maneja el aplicativo permite que los usuarios vean y manejen las carpetas como si en estas se guardaran físicamente los documentos de archivo que han sido asignados a los expedientes.


Expediente mixto o hibrido:

hace referencia a todos los documentos de archivo tanto en soporte físico( papel) como en soporte electrónico) estos documentos tienen una relación entre si y su conservación se hace tanto de manera electrónica como tradicional. En el entorno electrónico, la Archivística seguirá proporcionando los métodos y los procedimientos para una adecuada


Proceso de Gestión Documental:

El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística en el marco del Sistema Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, está desarrollando "La guía para la implementación de un programa de gestión documental" y en ese sentido, se orientará el programa de gestión documental definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.


Procesos de un programa de gestión documentalPara efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico


PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN:

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funcionesLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-PGD

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN:

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.


3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.


4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN:

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.


5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN:

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:Clasificación documental. "Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad".Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.


6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIÓN:

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventariaos, guías, catálogos e índices.


7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN:

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación.


8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN:

la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente.


Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.


La conservación total Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.


Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.


Organización del espacio de trabajo:Como en toda actividad se requiere de unos elementos y espacios para los documentos electrónicos tendremos en cuenta;

Almacenamiento y manipulación:Deben ser almacenados en formatos y soportes que garanticen disponibilidad, facilidad, autenticidad, y velar por su conservación de acuerdo a la TRD. internas


El sistema de gestión deberá estar diseñado de tal manera que se pueda acceder a los documentos, durante todo el periodo de conservación sin que incida cualquier cambio operativo del sistema .

Eliminar del área de trabajo elementos innecesarios e inútiles.

Mantener limpio el sitio de trabajo, los equipos y elementos.

No llenar de papeles y/o elementos personales el escritorio.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS- Espacio de Trabajo

La iluminación debe ser adecuada, tenue que no provoque reflejos.

Utilizar bombillas incandescentes esta no provoca molestias.

Los rayos del sol directos dañan los documentos y son perjudiciales para la salud.


El ruido contamina el ambiente de trabajo, todos los sonidos agudos dispersan la mente e irritan a las personas por eso hay que evitarlos al máximo.

El excesivo calor o frio indispone para desarrollar activamente las tareas. Lo ideal es entre 19 y 20°c y la humedad entre 40 y 70%.

Recomendaciones Generales: la organización. Acomodar bien los elementos. Separar los procesos. Realizar limpieza diaria.


Organización de los documentos electrónicos:

Establecer quien es el responsable de los directorios informáticos para preservar la información.

Equipos e infraestructura que permita recuperar rápidamente la información.

Controlar la multiplicidad de copias del documento.

Recomendación: Ver video. http://www.youtube.com/watch?v=97ht2ghJo1g


Se organizan teniendo en cuenta el método natural de organizar los documentos.

Reunir los documentos de acuerdo a las agrupaciones naturales del sistema de gestión documental.

1. Clasificar.2. Describir.3. Valoración y selección documental.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-organización

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS-Organización

Estamos en un desenfrenado uso de las nuevas tecnologías, esto ha provocado un fuerte impacto en el comercio electrónico. De manera tal que para las empresas se hace necesario conocer, y divulgar el tratamiento que se le debe dar a los documentos electrónicos, Aunque es para muchas organizaciones un dolor de cabeza a la hora de demostrar ante problemas legales la autenticidad del documento y su respectiva firma digital, es por eso que los empresarios deben ampararse bajo la legislación actual para el tratamiento de estos, y con ella tratar de estandarizar sus procesos.

No deben olvidar que así como cumplen la normatividad para la conservación del documento tradicional también deben tener en cuenta el tiempo de retención para el documento o electrónico. Uno de los procedimientos indispensables para el debido tratamiento de los soportes digitales.

CONCLUSIONES

Gestión de documentos: TEXTO enriquecido. 2004. Y Departamento Administrativo de la Función Pública.

Circular No.004 DE 2003 – Organización de las Historias laborales División de Clasificación y Descripción. Proceso de elaboración

de instrumentos de consulta en el AGN. 2004. Gestión de la correspondencia: memorias. Bogotá: AGN, 2002. Gestión documental: bases para la elaboración de un programa.

Bogotá: AGN, 1996. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá:

AGN, 2004. http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer03_Tratamiento%20

gestion.pdf http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos_html/si

tes/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf

http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pdf

WEBGRAFIA

http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer03_Tratamiento%20gestion.pdf

http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer03_Tratamiento%20gestion.pdf

http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos_html/sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf



Gracias,

Durante el tiempo de la exposición socializaremos el tema.

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