Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

TEMA 1

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE CONTROL

DE GESTIÓN

Ing. Alex Rayón Jerez (alex.rayon@deusto.es)

1 de Febrero del 2011

Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Índice de contenidos

Sistemas de control de gestión Tipos de contabilidad El proceso de producción Evolución histórica de la contabilidad de gestión Interrelación contabilidad financiera-costes

3Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónIntroducción

El control de gestión es la herramienta que permite implementar y seguir una estrategia

¿Y qué es una estrategia? Un negocio: una relación entre producto (producto + tecnología) y mercado (geográfico + aplicación)

Un Sistema de Control de Gestión dirige y guía a la organización (empresa) hacia la consecución de los objetivos definidos en la estrategia

El control va más allá de la mera vigilancia

Se trata de dirigir, de guiar, de motivar a una organización para garantizar una determinada gestión

Planificar y controlar para garantizar la consecución de los objetivos de la organización (empresa)

4Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónIntroducción (II)

Se emplean cuatro elementos para ello

Elemento de observación: mide e informa sobre el valor actual de las variables a controlar.

Elemento de evaluación: compara el valor anterior con un estándar deseado fijado previamente.

Elemento de corrección: al detectar una discrepancia entre los valores anteriores promueve acciones.

Elemento de medio de transmisión

Estos elementos presentan una importante complejidad cuando se está hablando de un Sistema de Control de Gestión

5Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónIntroducción (III)

¿Existe necesidad para ello?

Sí, claramente. Los objetivos de los diferentes departamentos pueden ser incluso contrarios.

Ejemplo: El Dept. Comercial de Coca Cola quiere aumentar su cuota de mercado expandiéndose en Sudamérica. El Dept. de Administración no quiere entrar en dicho mercado por la volatilidad de los mercados y las regulaciones estatales inflexibles.

La descentralización del proceso de toma de decisiones al aumentar el tamaño de la organización obliga al establecimiento de un Sistema de Control de Gestión.

Éste, garantizará la coherencia de actuación hacia los objetivos generales de la organización.

6Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónLas tareas de la dirección

7Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónLas tareas de la dirección (II)

Algunas definiciones

“.. consiste en determinar las metas a largo plazo de una empresa, y luego generar planes ideados para alcanzar esas metas, teniendo en cuenta los probables cambios en el medio exterior” (Argenti)

“Proceso continuo de toma de decisiones empresariales presentes sistemáticamente y con el más grande conocimiento de su futuro, organizando los esfuerzos necesarios para aplicar estas decisiones y medir los resultados contra las expectativas a través de una adecuada realimentación” (Drucker)

8Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónLas tareas de la dirección (III)

En resumen

Proceso sistemático que intenta responder a tres interrogantes:

¿Cuál es la situación actual de las empresas?

¿Hacia dónde queremos ir?

¿Cómo podemos llegar?

9Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónLas tareas de la dirección (IV)

Decisión estratégica

Decisiones estructurales

Decisiones operativas

10Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónNaturaleza

¿Controlar? → Guiar, dominar, regular, etc.

Dirigir una variable hacia un estado deseado u objetivo

No simplemente evaluar la gestión

Pero sí garantizar una determinada gestión

Se trata de controlar la marcha de la empresa y garantizar un determinado resultado

Facilita la toma de decisiones: reflexión sobre diferentes cursos de acción y elección de aquel aque, a juicio del decisor, es más conveniente para el logro de los objetivos de la empresa

Implica la necesidad de información adecuada, correcta y a tiempo

11Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónNaturaleza (II)

Tipos de decisiones

Asignación de recursos

Superación de limitaciones

Aprovecamiento de oportunidades

Seguimiento de las acciones concretas

Evaluación de los resultados conforme a los objetivos perseguidos

Ejemplos: aceptar un pedido o no, hacer o comprar, abandonar un producto o no, etc.

12Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónNaturaleza (III)

Como sistema de información facilitará parte de la información necesaria para planificar y controlar las actividades, sus resultados, recursos y acciones

Como sistema de dirección diseñará aquellos medios de control que induzcan el comportamiento de las personas para que actúen conforme a los resultados, recursos y acciones previstos para las actividades y, por ende, a los fines de la organización

Finalidad: La mejora continua de la organización

Controlar una organización es motivar a las personas que la integran a llevar a cabo las acciones necesarias para la consecución de los objetivos empresariales

“Proceso por el cual los directivos influyen en otros miembros de la organización para poner en marcha las estrategias de ésta” (Anthony)

Guiar voluntades y comprometer esfuerzos → Objetivos

13Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónNaturaleza (IV)

Decisiones

Planificar

Organizar

Ejecutar

Controlar

Control “a priori”

Control “a posteriori”

Orientado a la decisión

Orientado a la mejora

14Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónNaturaleza (V)

El control de gestión es un proceso de planificación y seguimiento de las actividades que se realizan que pretende asegurar un aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos de negocio que puede formularse

Proceso colectivo: afecta a toda la organización

Proceso continuo: implica un ejercicio continuo dentro de la actividad empresarial

Objetivos: requiere objetivos previamente fijados

15Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónFunciones

Lograr coherencia

Realizar seguimiento

Objetivos

Planes operativos

Presupuesto asociado

Suministrar información

Áreas de responsabilidad

Dirección: Consejo de Administración

Plan de empresa Programa operativo

Objetivos áreas negocioObjetivos empresa

16Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónCaracterísticas

Contempla a toda la organización de forma integrada (a diferencia del control de operaciones, que tiene sus propios elementos de control)

Carácter periódico (anual, trimestral, etc.)

Unidades monetarias (única manera de poner en comunicación a todos los departamentos) y no monetarias (devoluciones de clientes, % pedidos satisfechos, etc.)

Basado en los directivos de línea (los responsables, cada una de las unidades organizativas)

Produce información estructurada (Cuadro de Mango Integral, basado en variables de gestión como magnitudes económicas, etc.)

Atiende a la estructura organizativa (centros de coste, de inversión, de beneficio, de ingresos, etc.)

17Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónCiclo de control

18Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónCiclo de control (II)

Actividades del ciclo de control

Previsión: intentar anticipar el valor de una variable que no tenemos capacidad de control/actuación y nos va a afectar.

Tratar de estimar el valor en el futuro de una variable crítica (o al menos que interesa) para la correcta marcha de la empresa. Ejemplos: tipos de interés, tipos de cambio (€/$, seguro de tipo de cambio), evolución mercado, IPC regiones que se opera, etc.

Postura pasiva de la alta dirección de la empresa.

Planificación: fijar los objetivos (numéricos y realistas), en forma de estándares (valores de referencia que indiquen el grado de satisfacción de los objetivos) que quiere lograr la organización.

Para ello, se recogen las acciones más convenientes, bajo el amparo de la previsión realizada anteriormente, para lograr estos objetivos.

Postura activa.

19Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónCiclo de control (III)

Actividades del ciclo de control (continuación)

Planificación (continuación): tres niveles de planificación

Estratégica: a largo plazo. Es la más trascendental, ya que indican el producto y mercado al que dirigirse. Afecta a la organización en su conjunto, tomadas con perspectiva global, competencia de niveles más alto de dirección. Ejemplo: abrir nueva línea de negocio en Asia.

Táctica o estructural: a medio plazo. Dotar a la empresa de recursos, de estructura para poder alcanzar objetivos de la planificación estratégica. Ejemplo: decisiones de localización, estructura organizativa, sistema de información, etc. ¿Una Joint-Venture con un socio en Xinjiang o aventura en solitario?

Operativa: a corto plazo. Concretan la estrategia en el qué-hacer diario.

20Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónCiclo de control (IV)

Actividades del ciclo de control (continuación)

Presupuestación: traducir a lenguaje económico-financiero (ingresos, pagos, costes, cobros, etc.) los hechos económicos que están recogidos en el plan.

El presupuesto es el impacto económico-financiero de la planificación.

Nos permite juzgar si se han alcanzado los objetivos económicosEjecución: comenzar con los planes de acción fijados en la planificación.

Evaluación

Recogida de datos reales: vigilancia y medida de los resultados cosechados por la organización.

Análisis de las desviaciones: comparación realidad-planificación. De esta forma, se detectarán las desviaciones, las causas que han producido las mismas y se adoptarán las medidas oportunas para su corrección.

El ciclo de control es un ciclo cerrado que se retroalimenta.

21Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónMarco conceptual tradicional

Objetivos, estrategia, políticas

Puesta en práctica de la estrategia

Desarrollo eficiente de las tareas operativas

Planificaciónestratégica

Control de Gestión

Controloperativo

22Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónFuentes de información

Fuentes de información

Externas Internas

Informaciónsistematizada

Información no sistematizada

Informacióncontable

23Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónFuentes de información (II)

La información está presente en todas y cada una de las etapas del proceso de control de gestión.

Fuentes de información externas: previsiones, análisis de la competencia.

Fuentes de información sistematizada: información estructurada, organizada según unas normas. La información sistematizada por excelencia es la información contable.

Fuentes de información no sistematizada: conjunto de datos dispersos que existen en la organización, normalmente de carácter no monetario

Y, la información contable, que será el núcleo de desarrollo de esta asignatura.

24Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Sistemas de control de gestiónInformación contable

Contabilidad externa o financiera: genera información de utilidad para los agentes externos (accionistas, Hacienda, entidades financieras, etc.). La que hemos visto en Finanzas de la Empresa :-)

Utilidad limitada para gestores porque está sujeta a reglas y normas cambiantes (NPGC 2008, Normas NIC-NIIF, la SEC, etc.) y de difícil comparación geográfica.

Contabilidad interna o de gestión: difícil de armonizar/estandarizar/normalizar. Genera información de utilidad para los responsables de gestión de la empresa.

Contabilidad de costes.

Contabilidad por responsabilidades.

Contabilidad analítica.

La finalidad es medir la eficiencia en el empleo de recursos (medición márgenes productos, mercados, etc. y asignación costes a los Estados Financieros). Además, ayudar a tomar decisiones de la alta dirección.

25Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadContabilidad financiera

La contabilidad financiera, a través de sus estados financieros (Balance de Situación, Cuenta de PyG, ECPN y EFE), sirve para que usuarios de la misma puedan tomar las decisiones con mayor criterio.

Decisiones para usuarios externos: accionistas, agentes financieros, clientes, AAPP, bancos centrales (intervención CCM por el Banco de España), etc.

Se apoya en principios y normas de valoración estrictas y aceptadas por la práctica contable (PGC en España, US GAAP en EEUU, NIIF en la Unión Europea, etc.).

Por lo tanto, la flexibilidad es limitada.

26Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadContabilidad financiera (II)

Estos usuarios, y la falta de flexibilidad, provoca la aparición de varias limitaciones a la hora de responder a cuestiones como:

Rentabilidad productos/servicios de la empresa.

Rendimiento factores de producción.

Política de precios.

Política de subcontrataciones.

Umbral de rentabilidad.

Todas estas cuestiones hacen referencia a problemas internos, para las cuales la contabilidad financiera no se encuentra preparada → es necesario crear otro ámbito de información.

27Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadContabilidad de costes

Esta información se conoce con el nombre de Contabilidad de Gestión y está diseñada para manejar información relevante para la toma de decisiones dentro de la empresa.

Una de las partes de la contabilidad de gestión es la Contabilidad de Costes, que por tratarse de un sistema de información interno se ha llamado durante tiempo contabilidad interna.

Como se puede ver, alrededor del concepto contabilidad hay gran variedad de acepciones, todas derivadas de los diferentes usuarios y sus intereses.

28Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadContabilidad de costes (II)

Para el presente curso interesan las 2 siguientes:

Contabilidad de costes: “suministra la información relativa a los costes de los productos y servicios generados por la empresa, asumiendo el nivel de desagregación que se considere oportuno en cada situación, a efectos de determinar el valor de las existencias y el coste de los productos vendidos, para poder transmitir esa información a los administradores o gerentes a fin de que se pueda proceder a la confección de los estados contables.

Contabilidad de gestión: es una rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones empresariales.

La contabilidad de costes es, por lo tanto, un subconjunto de la contabilidad de gestión.

29Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadContabilidad de costes (III)

Características de la contabilidad de costes:

Información interna.

Coherente con la contabilidad financiera.

Adaptada a las necesidades propias.

Flexibilidad y temporalidad.

La mayor complejidad se presenta en la empresa industrial.

30Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Tipos de contabilidadResumiendo

Contabilidad externa o financiera

Describe el estado financiero y los resultados operativos.

Información se emplea tanto dentro como fuera de la empresa.

Destinatarios: dirección de la empresa y sus respectivos accionistas; y, por otro lado, acreedores, bancos, etc.

Principal objetivo: obtención de información sobre las relaciones económicas de la empresa con el exterior.

Contabilidad interna o de gestión

La información que se desarrolla e interpreta sólo para directivos.

Principal objetivo: obtención de información relevante, histórica o provisional de la actividad interna de la empresa.

Tres grandes categorías:

Contabilidad de costes.

Planificación y control.

Toma de decisiones empresariales.

31Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

El proceso de producción

Es decir, aunque la contabilidad de costes tenga aplicación en cualquier tipo de negocio (industrial, comercial o de servicios), la máxima complejidad aparece en las empresas industriales.

Ya que en éstas el número de transacciones internas es numeroso y complejo.

Actividad industrial: aplicar un proceso transformador que obtenga el producto terminado disponible para la venta → en el proceso intervienen horas de trabajo operarios, MP, desgaste equipos, consumo energía, etc.

La contabilidad de costes capta toda esta complejidad e informa sobre los rendimientos y el valor de cada consumo.

32Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Evolución histórica de la contabilidad de gestión

Etapa inicial: pre-revolución industrial → los empresarios compraban MP, los gremios la transformaban y luego la empresa los vendía. La contabilidad financiera era suficiente.

1ª etapa. Inicio de la industrialización: durante la revolución industrial, las empresas contrataron mano de obra para producir en sus propias instalaciones. Ello provoca la aparición de herramientas de gestión interna para evaluar los procesos de transformación y medir sus costes. El margen lo fija la empresa:

Precio = Coste * (1 + Margen)

2ª etapa. La Dirección Científica del Trabajo: durante la segunda mitad del Siglo XIX, se diseñaron los sistemas de asignación de métodos y tiempos a los procesos productivos. Se hacen necesarios instrumentos para planificar la producción, estándares, presupuestos, etc. → contabilidad interna o de gestión. El precio lo fija el mercado:

Margen = Precio - Coste

33Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Evolución histórica de la contabilidad de gestión (II)

3ª etapa. Divisionalización de las empresas: las grandes empresas del primer tercio del Siglo XX (GM, Ford, DuPont, etc.) adoptan estructuras jerárquicas y divisionales → la contabilidad de costes (producción) pasó a ser servidora de la financiera (gerencia).

La década de los sesenta: cambios tecnológicos, sociales y culturales, los cuales obligaron a desarrollar mecanismos de control y de adopción de decisiones (por ejemplo, apareció el sistema Direct Costing).

La década de los setenta: se caracteriza por cuestionar los sistemas de coste, planteándose la justificación de su existencia en base a la utilidad de la información que proporcionan. Esto es, los costes tendrán razón de ser medidos si su utilidad informativa es mayor que el coste de obtenerla.

El precio pasa a ser un factor de decisión más:

Margen = Precio (factores) – Coste (factores)

34Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Evolución histórica de la contabilidad de gestión (III)

4ª etapa. Situación actual: a partir de los años 80, el desarrollo de los sistemas de información de costes cambia sustancialmente con los avances en las tecnologías de la información, la fuerte competencia, la globalización, ciclos de vida más cortos, etc.

En términos de los costes fácilmente imputables a los productos (MOD, etc.) pierden importancia, apareciendo actividades que comienzan a consumir recursos en cuantías importantes (horas I+D+i, control de calidad, etc.)

Esto obliga a tratar la misma información de base de manera distinta, apareciendo nuevas técnicas o el sistema de gestión ABC (Tema 9).

El control de los costes tiene una importancia creciente.

Pero, ¿sólo se considera el coste y el margen como factores determinantes en la política de precios? :-)

35Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Interrelación contabilidad financiera-costes

Ambas contabilidades se prestan recíprocamente información:

La contabilidad de gestión utiliza datos elaborados por la contabilidad financiera (datos externos).

La contabilidad de gestión suministra a la financiera información relativa al valor de los inventarios y al coste de los productos vendidos (datos internos).

En la intersección es donde se encuentra la contabilidad de costes.

36Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Interrelación contabilidad financiera-costes (II)

Contabilidad financiera/general

Contabilidad de gestión

Destinatarios

Dirección, accionistas, entidades financieras, proveedores/acreedores, sindicatos

Directivos funcionales (departamento administrativo, financiero, etc.)

Objetivos

Elabora de acuerdo a unos principios una información económico-financiera. Estados contables: BS, P y G, EFE y ECPN.

Describir la correlación interna entre MP, MOD, maquinaria, etc. → dar una información en el ámbito interno

RespuestaSolvencia, rentabilidad económica (activos), rentabilidad financiera, etc.

- ¿Es rentable un producto?- ¿Es rentable un proceso?

Ámbito

Costes por naturaleza → Ingresos → Resultado general

Costes por naturaleza → Análisis etapas → Extraer costes, ingresos y rentabilidad

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Referencias

Libros y PublicacionesLibro de la asignatura Contabilidad y Finanzas de 1º de Grado en Ingeniería en Organización Industrial de Alex Rayón

Sitios webPortal de Slide Share de Alex Rayón http://www.slideshare.net/alrayon

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Copyright (c) 2011 Alex Rayón JerezThis work (but the quoted images, whose rights are reserved to their owners*) is licensed

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Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

Profesor: Ing. Alex Rayón JerezBilbao, Febrero 2011

3º de Ingeniería Técnica en Informática de GestiónFacultad de Ingeniería, ESIDE

Universidad de DeustoDepartamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de Deusto

Avda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España

Alex Rayón Jerez

alex.rayon@deusto.esPara contactar conmigo, muchas formas :-)

http://alexrayon.es/alex-rayon-20/