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Conseguir el mayor
impacto mediante la información
Integrar la analítica dentro de metodologías Scrum
Analítica dentro de metodologías Scrum
Objetivos
Mejorar la eficiencia de procesos mediante procesos ágiles, tomando las mejores decisiones para el negocio. Entender y analizar la importancia de interpretar la información en la toma de decisiones.
Dirigido a
Profesionales que se dediquen a la mejora de procesos.
Analistas de negocio que trabajen de forma cross funcional con diferentes áreas.
Gestores de proyectos que necesiten integrar el análisis de datos en la toma de decisiones.
Gestores de proyectos que necesiten integrar la analítica en el governance de un departamento/área.
Cómo trabajamos…
En las organizaciones las tareas están divididas funcionalmente.
El trabajo interno tiene una manera secuencial que ordena las tareas, y las
asigna dependiendo de los roles.
Se tienen acuerdos definidos, o se crean acuerdos internos que dan
responsabilidades.
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Gestión de Proyectos forma tradicional …
Requerimientos Análisis y diseño Implementación Testeo Mantenimiento
Pero qué problemas tenemos…Planificación muy estricta.
El cliente no ve el producto hasta la entrega final.
Se trabaja sobre una versión hasta la solución final y hasta la fase final no se testea.
El equipo no tiene la visión completa del proyecto.
Avanzamos sin tener información suficiente.
Evolución de las organizaciones…
Director
Jefe jefe jefe
Pmo
Proyecto
Director
Jefe
empleado
empleado
Jefe
empleado
Seguridad, sentido de pertenencia, reconocimiento, poder y autotranscendencia a sus miembros.
Estructuras lineales
Estructuras Matriciales
Estructuras ágiles
…Qué es importante en las organizaciones
• Flexibilidad
• Velocidad
• Clientes satisfechos
• Aumentar ingresos.
• Reducir costes
• Clientes satisfechos
Probar lo que funciona, y hacer cambias hasta buscar la mejor decisión
Toma lo mejor, deja el resto. Richard Richard Branson
Requisitos al principio
Planificación estricta
Clientes solo al principio y al final
¿Por que no revisarlos constantemente?
¿Por qué no planificar los proyectos de forma iterativa?
¿Por qué no involucrar al cliente durante el proyecto?
¿Por qué no buscar feedback constante?
…Proyectos gestionados de forma tradicional
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Manifiesto Ágil valora…INDIVIDUO y las INTERACCIONES DEL EQUIPO de desarrollo por encima del proceso y las herramientas.
Desarrollar software (hacer procesos) que FUNCIONEN por encima de la documentación.
Negociación con el CLIENTE por encima del contrato.
La CAPACIDAD ANTE EL CAMBIO antes que un plan establecido.
Algunas metodologías Ágiles…
Poco restrictiva Muy restrictivaXPScrumLean Kanban
ScrumKanban XP• Iteraciones.• Roles más
definidos.• Equipo
multidisciplinar.• Equipo auto
organizado.
• Mejora de flujo de trabajo.
• Liderazgo en todos los niveles.
• Funciona bien en flujos de trabajo definidos.
• Organización.• Adaptable a las
circunstancias.• Pair
programming
LEAN• Revisión de lo
que no añade valor al cliente.
• Filosofía Kaizen• Producto final
testeado, retroalimentación del equipo.
Principios de metodologías ágiles…
Mejorar la satisfacción del cliente:• Involucrado durante todo el proyecto.• Es consciente de los avances y problemas del proyecto.• Se evitan malentendidos
Implicación del equipo de trabajo• Mejoran la motivación del equipo• Todo el equipo sabe en que trabajan los demás.• Los compromisos y las tareas son adquiridas por los miembros
del equipo
Ahorro de tiempo y mejora continua• Trabajar más rápido y veloz.• Cumplir los plazos.• Entregar versiones funcionales cuanto antes.
• Se aplica en desarrollo de software, se puede aplicar a la mejora de procesos.• Las actividades se repiten en cada iteración, hasta que está terminado.• Está dispuesta a cualquier modificación.• El cliente siempre está involucrado.
Qué es Scrum……Es una metodología de desarrollo ágil, basada en la adaptación, enfocada a la satisfacción de cliente, iterativa y dispuesta al cambio.
PlanificaciónSpring
Ejecutar Spring
Reunión Diaria
Revisar Sprint
Retrospectiva
…¿Cómo se Organiza Scrum? Los eventos…
Eventos Scrum… ¿Cómo se organiza?Sprint: Es el tiempo en el que el equipo está desarrollando las historias de usuario seleccionadas.
Sprint Planning: Es la planificación del trabajo, en base a las historias de usuario que ha generado el product owner, se presentan en un backlog y se prioriza. El equipo de trabajo determina cuantas historias pueden hacer y se compromete ha realizar esas acciones en ese spring. Daily sprint meeting: Es una reunión breve, de 15 minutos 30 minutos, en la que el equipo se sincroniza y comparte sus avances y problemas para seguir con el proyecto. Demo y retrospectiva: Cuando se termina el sprint el equipo presenta las historias realizadas al product owner. Después de esta reunión el equipo se junto, analiza lo que hizo bien, que se puede mejorar y como lo pueden perfeccionar para la próxima vez.
Eventos Scrum… ¿Cómo se organiza?
v v v
Product Backlog: Son los requisitos que se denominan historias de usuario. Es un lenguaje no técnico que se priorizan en base al valor del negocio que aportan. Estas prioridades se revisan periódicamente en base a la información que tengamos.
Sprint Backlog: Lista de tareas asignadas al sprint.
Scrum Master
Eficiencia de proyecto. máximo valor en el negocio.
Gestión de las interacciones que aportan valor dentro de la organización
Ayuda al equipo de trabajoal eliminar los impedimentos durante el sprint
Responsable de la implantaciónde Scrum
Ayuda al equipo de trabajoA ser autosuficiente, multifuncionalY ordenado.
Ver la eficiencia burndown chart
Ayuda a que las tareasen el sprint se puedan realizar
• Daily Meeting• Spring planning• Spring review• Sprint
retrospective Ayuda en la cohesiónY comunicación del equipo,Organización mediante reuniones y actividades.
Product Owner
Validar que esta todo echo.Definir criterios de aceptación
Definir historias de usuarioDefinir producto mínimo viable
Ordenar product Backlog
Decidir que se hace y que no.Responsable de requisitos del Proceso a modificar.
Asegurarse que todo el mundoEntiende las tareas a realizar
Es el responsable de los sprint
Saber como está funcionando el equipoY hacer estimaciones de cuando tendremosLa solución
• Daily Meeting (Opcional)
• Spring planning• Spring review• Sprint
retrospective 100% disponibilidad
TerminarNueva propuesta
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El PO presenta las acciones priorizadas del backlog. El PO y el equipo colaboran en crear el Sprint.
Reunión sobre el “Qué”
Reunión sobre el “Cómo”
Se reparten las acciones queue están en el sprint backlog entre los miembros del equipo. El equipo se compromete a hacerlo.
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Inspeccionar y adaptar el producto. El TM prueba lo que se ha hecho con PO y stakeholders. El PO acepta o rechaza el trabajo. Todo el mundo colabora en evaluaciones y las nuevas ideas y el backog del producto podrá ser revisado.
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Mejorar el proceso. El equipo evalúa el proceso y como trabajan juntos. Se establecen acciones de mejoras para próximas iteraciones
Reunión corta para ver en queestán trabajando los miembros del equipo
Scrum
Sprint Planning
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SCRUM diario
Revisión del SPRINT
SPRINT retrospective
Product Baclog
Otros elementos… Historias de usuarioSe utilizan para identificar los requerimientos del proyecto.
Descripciones cortas y simples de una funcionalidad, desde el punto de vista del usuario
Yo como un [Rol], necesito [Descripción de la funcionalidad], con la finalidad de [Descripción de la consecuencia]
Potenciar participación equipo
Evolucionancon el proyecto
Funcionalidadesconcretas
Peticionesconcretas
27Otros elementos… Criterios de aceptación
Se crean antes de comenzar el
desarrollo
Son los parámetros que validan que la historia está terminada
Las valida el POEl equipo de
trabajo las debe conocer
Ayudan a entender mejor la
historiaTécnicas de
comportamiento, si ocurre a
entonces b……
Scenario) Escenario [Número de escenario] [Titulo del escenario]:(Given) En caso que [Contexto] y adicionalmente [Contexto],(When) cuando [Evento],(Then) entonces el sistema [Resultado / Comportamiento esperado]
Role Product Owner
Entregar o mejorar el proceso adecuado.
Articular y aunar la visión del proyecto.
Crea y prioriza el product backlog.
Colabora con el equipo, el usuario y los stakeholders trasladando la visión de trabajo,
Maneja las expectativas y el plan de trabajo.
Es la figura tradicional del product manager, acercándolo al usuario y al equipo que genera el proyecto
Alcance del Product Owner
ProductOwner
Orientado a cliente
Estrategialargo plazo
Estrategia corto plazo
• Experiencia cliente• Producto
• Equipo de trabajo (Backlog, iteraciones)
• Finanzas• Unidad de Negocio
v v v v
Rol del analista (I)Un analista busca la mejora continua, y una filosofía adecuada puede ser (KAIZEN), como ciclo completo de mejora continua
Planificar
Medir
AnalizarInsights
Acción
v
Rol del analista (II)
Analista
Capacidades técnicas
Eficiencia
Calidad Metódico
Orientado a costes
Gestión de equipos
Rol Analista (III)
Facilitar insights paraLa validación de historiasDe usuario
Dar insights que aportenValor al negocio
Responsable de compartirLa información
Descomponer el problema junto con el PO y establecer metodología de medición
• Daily Meeting (Opcional)
• Spring planning• Spring review• Sprint
retrospective
Hacer análisis ad hoc y proponerAcciones nuevas. Aportar soluciones nuevas al cliente
No toma decisiones, las facilita. Está alineadoCon el PO
Es el responsable de saber dóndeY que pautas se necesitan en el volcadoDe la información (Lo que no se mide no existe)
Tipo de analista…Analista de negocioEs la persona con visión de negocio, analiza procesos y es capaz de ver cómo impacta la información en los procesos de la compañía. Tiene además una visión técnica que le permite trabajar con analistas más técnicos como los de datos.
Analista de datos Es el encargado de sacar datos necesarios de problemas de negocio que se le atribuyen, encuentra tendencias concretas, patrones de información y facilita esta información como análisis más concretos.
Data scientistEste rol analiza un volumen importante de información aplicando algoritmos matemáticos y ecuaciones para desarrollar productos en base a las necesidades de negocio.
Roles Scrum + Analista
Usuario
Product Owner
Equipo de trabajo• Mejorar la comunicación• Tener feedback + continuado• Colaborar en vez de negociar
Scrum Master
Analista
v v v v
Incluir siempre al analista… desde el principio
H
Desarrollar procesoHacer seguimiento de KPIS
Incluir en BAU
Piloto
Análisis Ad hoc
Compartir insights
Implementar productoReporte
seguimiento
Mi Manifiesto Analítica Ágil…La información como hilo conductor entre INDIVIDUO e INTERACCIONES para la toma de decisiones por encima del proceso y las herramientas.
Los datos para decidir si el desarrollo/Proceso FUNCIONA vs realizar procesos por encima de la documentación.
Los resultados analíticos como base de la NEGOCIACIÓN por encima del contrato para añadir valor al cliente.
Los datos como IMPULSOR DEL CAMBIO antes que un plan establecido.
Analista en los diferentes eventos de Scrum
Sprint planning •El analista ayuda a priorizar las acciones al PO
Spring execution •El analista pilota el siguiente spring.
Daily meeting •El analista anota lo que está terminado y lo analiza
Sprint review •El analista muestra los datos, los comparte siempre, en el review
Sprint retrospec
tive
•Se involucra en la reunión:•Necesita que la información se vuelque de determinada manera.•Necesita extraer la información diaria en vez de semanal.•Necesita sentarse con el equipo para preguntar dudas del proceso
El círculo de trabajo
• Habla con stakeholders
• Prioriza y toma decisiones
Product Owner • Desarrolla las tareas• Se auto-organiza• Se compromete a
realizar las tareas
Equipo de trabajo
• Entiende el proceso• Facilita información• No toma decisiones de
negocio
Analista
• Se asegura que la metodología se cumpla.
• Facilita las tareas al equipo
Scrum master
Governance.. como escalar la información
Analista Cross
Área A Área B Área C
Scrum Master
PO –decision making
Director BDirector A Director C
Director ABCSteercodespués de cada iteración
Comité ejecutivo
Escalado de información
SCRUM
Cliente
Equipo trabajo AnalistaScrum MPO
Cultura analítica, ¿está la organización preparada? La cultura analítica no es otra cosa que utilizar los datos como base para la toma de decisiones. Es basar la toma de decisiones, en la gestión rápida y eficaz de la información
• Procesos de información, como se comparte la información? Quien tiene acceso a la información? Como se almacena la información?
• Habilidades, Los empleados pueden gestionar grandes volúmenes de información? Tienen habilidades técnicas?
• Tecnologías, qué herramientas tenemos para extraer la información? Cómo de tecnológico es el sector?
• Cultura, se utilizan los datos para tomar decisiones? Como se mejoran los procesos?
Cultura analítica… ¿está la organización preparada?Individualista Empresas con objetivos a corto plazo, actúan de manera reactiva y se adaptan tarde a las
nuevas tendencias.
Departamental: Los departamentos crecen de forma independiente, cada uno gestiona su información, no fluye y se generan roces por la competencia que ello genera.
Empresa: La empresa consolida un “Data warehouse” la información está centralizada, pero cada uno coge la información y la interpreta como le parece.
Optimización: Se desarrollan informes de reporte y seguimiento, existe un equipo de Business intelligence y profesionales cualificados para la realización de análisis. Se utilizan los datos como base
para la toma de decisiones.
Innovación: Intenta la mejora continua, además abre las fuentes de datos a fuentes externas, como redes sociales , datos.. por lo que necesita especialistas de big data. Gestiona esta información para ser
tendencia en el mercado. Son empresas que promueven lo creativo
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Categorías de visualización…Tendencias: Evolución de un indicador, patrón de comportamiento de los elementos.
Patrones: Estacionalidad: Un modelo predecible, que se repite reiteradamente.
Anomalías: Datos diferentes debido a un efecto puntual
Correlaciones: Indicadores que están relaciones y que cambian de forma similar cuando uno de ellos varía.
Comparaciones: Cuando se puede hacer una comparativa entre dos indicadores.
Jerarquía: Cuando una información depende de otra, como una sub-segmentación de un segmento.
Datos en una organización…
•Adquirido a través de la experiencia.
•Difícil de transferir
Sabiduría
•Insights•Asimilación personal
Conocimiento
•Datos estructurados•Kpis•Dashboards
Información
Seguimiento Kpis & Dashboard
Excel Bases de datos SQL
Visualización de datos Statistics
BI
Analytics
Eficiencia del proyecto… burndown chart
La otra es el sprint burndown chart, con las estimaciones hechas por los miembros del equipo podremos saber cuando tiempo nos falta para terminar el sprint en base al Sprint backlog.
Gráfico que nos permite saber la velocidad a la que se está completando los requisitos del proyecto. Esto nos permitirá saber si podremos terminar el proyecto a tiempo
Product backlog, con las acciones listadas y priorizadas podremos ver cuánto puede llevarnos terminar el proyecto Cómo dividiremos el trabajo en iteraciones, podremos ver sobre el trabajo pendiente cuánto nos queda para terminar. X:Iteraciones Y:Tiempo
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