UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

ESCUELA PROFESIONAL INGENIERIA CIVIL

CURSO: GESTION EMPRESARIAL

DOCENTE: JACHA

INTEGRANTES: SOTA BARRUETA , JUAN JORDAN CALVO CAMPOS, EDSON CANSINO VEGA, GUILLERMO

IMPLEMETACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN?

Un Sistema de Gestión ayuda a lograr las metas y objetivos de una organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado. Por tanto el Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que deja trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Un Sistema de Gestión hace que las empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida. Ello engloba la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medioambiente.

Generalmente en un sistema de gestión se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora, respecto al anterior ciclo, lo que se denomina la Mejora Continua de un Sistema de Gestión.

La implementación de un sistema de gestión eficaz en una Organización puede ayudar a esta en: gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejora en la efectividad operativa, Reducción de costos, Aumento en la satisfacción de clientes y partes interesadas, protege la marca y la reputación, logra mejoras continuas, potencia la innovación, eliminar las barreras al comercio y aporta claridad al mercado.

SISTEMA DE GESTIÓN

ETAPA DE IDEACIÓN

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

ETAPA DE CONTROL

ETAPA DE IDEACIÓN

 Esta etapa consiste en trabajar en la idea que guiará los primeros pasos del proceso de creación que se logra con el sistema de gestión propuesto. Existen varias metodologías para lograr refinar la idea. Siendo la más conocida la conocida como Lluvia de ideas o Brainstorming, que consiste en generar el máximo de ideas para obtener un amplio espectro de posibilidades en dónde atacar. Este proceso consiste en que un grupo o una persona, durante un tiempo prudente se enfoca en generar o “lanzar” ideas sin restricciones, pero que tengan cercanía con el tema que se está tratando. Una vez que se tenga un listado adecuado, se procede a analizar las ideas y a pulir su cercanía con lo que realmente se quiere. La idea central de este proceso es que aquí se debe definir claramente el objetivo perseguido, es decir se debe plantear la pregunta “Qué queremos lograr?”. Una vez definido, se procede al “Cómo lograrlo?” y se pasa a la siguiente etapa.

Etapa de Planificación

 Este paso constituye una etapa fundamental y el punto de partida de la acción directiva, ya que supone el establecimiento de sub-objetivos y los cursos de acción para alcanzarlos. Es asi que en esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se asignara, el tipo de tecnología que se necesita, los recursos que se van emplear y la clase de controles que se aplicaran en todo el proceso.

ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

Esta etapa se entiende por gestión, es decir la acción y efecto de administrar. Pero, en un contexto empresarial, esto se refiere a la dirección que toman las decisiones y las acciones para alcanzar los objetivos trazados. Se debe destacar que las decisiones y acciones que se toman para llevar adelante un propósito, se sustentan en los mecanismos o instrumentos administrativos (estrategias, tácticas, procedimientos, presupuestos, etc.), que están sistémicamente relacionados y que se obtienen del proceso de planificación.

ETAPA DE CONTROL

Esta etapa es una función administrativa, de carácter regulador, que permite verificar si la actividad, proceso, unidad, sistema, etc., está cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se esperan. Por tanto se debe señalar que la finalidad del control es la detección de errores, fallas o diferencias, en relación a un planteamiento inicial, para su corrección y/o prevención. Por tanto, el control debe estar muy relacionado con los objetivos inicialmente definidos, por lo que debería permitir la medición y cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones y el establecimiento de medidas correctivas y preventivas, empezando desde ya a considerar que las medidas preventivas serán las más convenientes para la organización.

SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Con el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee el manejo de información en las empresas se utilizan las herramientas propias de los sistemas de gestión empresarial que permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva.

Debido a la relevancia que posee la información real y a tiempo en las empresas, tanto grandes compañías como Pymes, uno de los aspectos fundamentales en los que se basan los sistemas de gestión empresarial radican puntualmente en dicha información que debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización:

1) Calidad de la información: los datos utilizados deben ser totalmente verdaderos, y ofrecer un fiel reflejo de la realidad, por lo cual es imprescindible contar con información de calidad.

2) Cantidad de información: el personal que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información necesaria para poder tomar una decisión, por ello a mayor información disponible mejor será el resultado.

3) Relevancia de la información: sólo es útil aquella información de real relevancia, ya que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que también pueden llegar a provocar una mala decisión.

4)  Oportunidad de la información: para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción se debe obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite tomar las decisiones adecuadas incluso cuando se hace necesario modificar planificaciones anteriores.

Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas diferentes están integrados entre sí y algunas veces no. En ocasiones están fuertemente

enlazados y en otras no tienen vínculos fuertes. Todos estos sistemas, que en su mayoría son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayoría de las veces en una forma redundante, es en ocasiones mayor que el de implementar otro sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al implementar los

Sistemas de Gestión Empresarial porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente y en otras ocasiones tratan de implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades.

PREPARACION DE IMPLEMENTACIÓN

Una empresa que use una metodología bien definida para la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial, desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.

El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas: definición, entrenamiento, modelado, configuración, puesta en marcha y optimización. En la definición se hacen tareas como análisis de requisitos y alcance inicial, firma de contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de líderes de proyecto para las aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de modelado supone un análisis de la situación actual de la compañía y la definición de la nueva etapa de trabajo. Durante la configuración se instala el software de acuerdo al modelo de trabajo y se realizan las pruebas oportunas. La puesta en marcha se encarga de la revisión del producto final. Por último la optimización trata la mejora continua de los procesos y el entrenamiento periódico a los usuarios finales.

Los Sistemas de Gestión Empresarial juegan un papel fundamental en las grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el paso de los años, adquiriendo diversas compañías que manejaban pequeños sistemas de gestión, en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto comercial. De esto modo la empresa que absorbe a las demás debe actualizar todos los sistemas de gestión, para unificarlos al suyo.

El primer paso crucial en la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial, es el de escoger qué es lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma. Es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o podemos caer en el error de no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compañía y escoger un sistema que se quede corto para nuestras necesidades, y que después sea necesario ampliar o modificar, y en el peor de los casos eliminar de nuestra compañía para implementar uno nuevo. Los sistemas en sí no sirven sin un propósito, y el “Enterprise Resource Planning” no es una excepción. Si el sistema que queramos implementar no tiene la justificación de un considerable retorno de la inversión, difícilmente será aceptado por la alta dirección de la empresa.

La implementación de los Sistemas de Gestión Empresarial es uno de los retos más interesantes a los que se enfrenta una compañía; bien planificado e implementado puede significar el éxito de la misma.

Cuando hablamos de implementar programas de gestión empresarial en una organización solemos pensar que se trata de una tecnología reservada a las grandes multinacionales. Lo cierto es que no, en contra de la cultura popular un programa de gestión empresa

Un programa de gestión empresarial  implica una mejora de competitividad en la PYME. No os voy a engañar: implementar  un programa de gestión en una organización no es ningún camino de rosas. Exige una gran cantidad de dinero y de tiempo que pueden llevar a nuestra PYME a la más absoluta de las ruinas. Sin embargo los rendimientos en el largo plazo supera con creces la inversión necesaria ya que conseguiremos reducir nuestros costes y mejorar el rendimiento compensando este gran esfuerzo inicial.

Con un programa de gestión empresarial podrás acceder a las aplicaciones y los datos de tu empresa en cualquier lugar del planeta y en cualquier momento siempre que dispongas de conexión a Internet.

Gracias a la ventaja anterior conseguimos oportunidad, es decir, al poder acceder a los datos de nuestra empresa con total disponibilidad las ventajas se tomarán en el momento adecuado consiguiendo mejorar la gestión de nuestra PYME.

Por otro lado el programa de gestión empresarial te servirá para integrar y centralizar la información de los distintos departamentos de tu empresa. Normalmente en las PYMES esta información está dispersa y duplicada... ¡Unifícala!

Derivada de la anterior, al conseguir unificar la información de los distintos departamentos contribuimos a mejorar la trazabilidad de nuestros productos. Es decir, cuando recibamos un pedido de nuestro cliente automáticamente deben emitirse las órdenes del pedido a nuestro almacén o a nuestros proveedores en su caso.

Y sobre todo, muchas veces al implementar un programa de gestión empresarial no tienes que centrarte en lo que puedes conseguir o no, tienes que ser capaz de ver más lejos y anticipar la desventaja en la que te sumirás si tu competidor sí es capaz de implementar estos sistemas y tú no lo haces.

MICROSOFT PROJECT

Distintos programas que ofrecen a las empresas como alternativas

FRACASO EN LA IMPLEMENTACION

El primer fallo es la independencia que existe entre los departamentos. Vale, pertenecen a una misma infraestructura pero muchas veces actúan por su cuenta. La centralización que viene implícita con un programa de gestión empresarial puede generar tensiones entre los departamentos.

Ya no sólo pueden oponerse al cambio los departamentos, son los mismos trabajadores los que pueden oponerse al cambio implícito en la integración de un programa de gestión empresarial. Esta nueva tecnología va a suponer un importante cambio en su forma de hacer las cosas y, además, van a tener que aprender a manejar una nueva herramienta lo que choca con la pereza inherente a todo ser humano. Por tanto, podemos encontrarnos con la oposición frontal de nuestros trabajadores.

Relacionado con el tema anterior, si nuestra plantilla no está capacitada para manejar los nuevos programas vamos a vernos obligados a formarla incurriendo en costes que no siempre se tienen en cuenta.

Pero si la oposición de los trabajadores es ya de por sí un problema bastante serio en la implementación de un programa de gestión empresarial aún lo es más la oposición de los mandos intermedios y  de los directivos, que van a negarse a cambiar su modo de hacer las cosas. Es vital conseguir involucrar a estos mandos ya que son los que motivarán al resto.

Ya hemos mencionado que en la implementación de un programa de gestión empresarial pueden salir costes no previstos en formación de personal. Pero no son los únicos...

Por ejemplo, ¿Has tenido en cuenta los costes de conversión de los datos? Migrar los datos de registros de clientes, socios y proveedores no es, ni mucho menos, gratis.

Tampoco solemos contar con los costes de mantenimiento y actualización de estos programas ERP (que es demasiado alto). ¿Por qué? Porque te obliga a contar con personal capacitado para encargarse de estas tareas rutinarias. Si no lo haces aumenta exponencialmente la posibilidad de que el sistema falle incurriendo en nuestro coste final: el coste de que el sistema falle.

GESTION DE ALBARANES

La gestión de albaranes es uno de los pilares del control administrativo de la empresa. Un albarán es un documento que refleja los movimientos de mercancías entre empresas. Cada entrada o salida de productos de una empresa debe ir acompañada del correspondiente albarán, donde se especifican los detalles de la operación. Los datos más comunes que aparecen en un albarán son el número del albarán, la serie, la fecha, el importe, el tipo de IVA, el código y nombre del cliente, el código y la descripción de los artículos involucrados en la transacción de mercancía etc. El albarán pues, puede tener varias líneas si hay más de un artículo que especificar. Este sistema de trabajo permite a la empresa cada un periodo de tiempo fijado por ella misma la facturación automática de todos los albaranes correspondientes a ese periodo, generando así la factura, que es el documento formal de requerimiento de pago por parte del cliente.

Además la gestión de albaranes permite en todo momento conocer el stock existente en la empresa, con el consiguiente control de pedidos a los proveedores. La aplicación implementada en el Proyecto trata la gestión de los albaranes de una empresa, que es un tema con el que deben lidiar las empresas diariamente. La

aplicación permite la consulta de los albaranes almacenados en la base de datos, así como su edición y la inserción de otros nuevos. Todo ello con un entorno cómodo e intuitivo de trabajo, y con unas herramientas de ayuda al usuario, tales como la

búsqueda de clientes, artículos, calendarios, y tratando siempre de presentar la mayor cantidad de información en pantalla al usuario, de forma ordenada.

CONCLUSIONES

La implementación de un sistema de gestión empresarial, es muy importante en las empresas, Exige una gran cantidad de dinero y de tiempo Sin embargo los rendimientos en el largo plazo supera con creces la inversión necesaria ya que conseguiremos reducir nuestros costes y mejorar el rendimiento compensando este gran esfuerzo inicial

los mismos trabajadores los que pueden oponerse al cambio implícito en la integración de un programa de gestión empresarial pueden salir costes no previstos en formación de personal.

IMPLEMENTACION EN UNA GESTION DEPORTIVA

En qué se parecen los clubes de fútbol y las empresas

Lo consiguieron dejando en el camino a clubes sujetos a menos restricciones y con más recursos económicos que ellos.

¿Cómo lo hicieron? Algunas de las particularidades del fútbol alemán: Los clubes germanos tienen una estructura profesional y democrática. Los socios escogen los

directivos. Los clubes tienen que cumplir una normativa que limita enormemente su endeudamiento, a

diferencia de lo que sucede en otros países. A pesar del poder adquisitivo de los alemanes, los precios de las entradas a los estadios son los

más bajos de las grandes ligas europeas. La repartición de los derechos de televisión en Alemania es muchísimo más equitativa que la

que se produce en España, por ejemplo.

A pesar de todas estas “trabas”, el Bayern de Munich es probablemente el equipo más dominador del fútbol europeo de los últimos 5 años y un equipo como el Borussia de Dortmund, cuyos jugadores se ficharon por 40 millones de euros, superó a clubes cuyas plantillas cuestan casi 10 veces más.

¿Cómo puede ser que ni siquiera las grandes fortunas árabes y rusas, que están comprando clubes como si fueran plazas de garaje, no puedan hacerles frente?

Para los clubes alemanes, funcionar de manera eficiente no es una opción. Si cuidan la cantera, pueden “crear” jugadores en lugar de comprarlos. O venderlos si necesitan ingresos. Solo si los números salen, pueden reforzarse fichando a mejores jugadores. Si consiguen llenar el campo, las posibilidades de ganar los partidos en casa aumentan. Dicho de otro modo: si el club no funciona, no se pueden permitir echarle una carretilla de dinero

encima para arreglar el problema. Para los clubes alemanes, funcionar bien organizativamente es la única vía para competir deportivamente. Por contra, resulta que los clubes que pueden permitirse no ser eficientes, no lo son. Los jeques, los millonarios rusos, los constructores y los aspirantes a político juegan a otra cosa. Si hace falta fichar, se coge el dinero de la fortuna personal o del banco de mi amigo. Ya pagaré, o pagarán, o se condonarán, las deudas. Lo importante ahora es conseguir que me dediquen

una vitrina en el museo del club antes de que deje de ser presidente.

Si se pierden 2 partidos, le sugiero al entrenador un par de ajustes en la alineación, que por algo soy el que ha conseguido el dinero. Además, de joven fui el pichichi del equipo del pueblo.

El club se convierte en un juguete con el que el presi se divierte y da rienda suelta a su ego. Como los recursos no se obtienen del buen funcionamiento de la organización, no se

funciona bien. Sustituye club por empresa y el problema es aún más grave. En lugar de jugadores profesionales que cambian de equipo y pierden algún millón de euros de

salario, tendrás a gente frustrada que se quemará y terminará yéndose a otro sitio. Resolver un problema a base de dinero parece más sencillo que hacer las cosas bien. El problema es que si no funcionas bien, tarde o temprano el dinero se acaba; tanto si estás

tratando de ganar la Champions League como si estás montando un negocio.