La actividad administrativa se distingue por su carácter

documental, es decir, por reflejarse en documentos que

constituyen el testimonio de la mencionada actividad.

Los documentos administrativos son el soporte en el

que se materializan los distintos actos de la

Administración, la forma externa de dichos actos.

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

Función de constancia.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Función de comunicación

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación

de los actos de la Administración.

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración .

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Carta

Circular

Hoja de Vida

corporativa

Sobre

Constancias

Certificados

Actas

Memorandos

ETIMOLOGÍA.

Proviene del latín circularis (formar o

poner en círculo). Significa

perteneciente al círculo.

Es un documento de uso

interno que dirige una

autoridad superior, a todos

o aparte de sus

subalternos

simultáneamente para

darle a conocer

disposiciones o asuntos

internos para que se

cumplan a cabalidad.

Una carta circular incluye las nuevas

medidas a implementarse dentro de la

empresa, el motivo de tal resolución y a

partir de cuándo se comenzarán a llevar

a cabo. También puede informar acerca

de cuáles serán las medidas a tomar

para con quienes no se ajusten a las

nuevas medidas.

comunicación interna o externa de

carácter general o normativo con el

mismo texto o contenido, dirigida a

varios destinatarios.

Movimiento interno de los jefes de la

institución

Acuerdos o decisiones de la alta

jerarquía.

Ascensos del personal que elabora en

la empresa.

Sirve para dictar órdenes y también

para informar. El mensaje que transmite

es específico y de interés general paa

todos sus destinatarios.

¿Qué tipos de medidas puede incluir una carta circular?

Una carta circular puede ser siempre fuente de buenas o malas noticias. Algunos ejemplos típicos de resoluciones que se comuniquen mediante una carta circular son:

aumento de sueldo

ajuste de presupuesto

fecha límite para entregar el carnet de salud

implementación de pago por presentismo

mudanza de la empresa

otorgar un nuevo beneficio

Cambios de horario.

Rotación de jefes.

Nombramiento de comisión

reorganizadora.

Ascensos del personal.

Aplicación de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS. Permite, dentro de una institución,

un enlace vertical descendente (de

superior a subordinado) y horizontal

(entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el

personal o a las dependencias

subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número

de destinatarios se recurre a la impresión

mimeografiada o a copias fotostáticas.

PARTES DE LA

CIRCULAR:a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../CBT.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

SeñoresCatedráticos del día Miércoles.

Presente

A todos los Profesores del Colegio Bautista de El Salvador.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

Esitilo Bloque y Semi

Bloquecircularinternaestilobloqueybloqueextre

mo-111113224359-phpapp01.pdf

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se

utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano

como se acostumbra a firmar en todo documento;

debajo de ella se coloca los nombres y apellidos,

y cargo que ostenta la autoridad.

Licda. Liliana Celarie

Directora CBT.

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del

documento.

REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

1- Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

2- Expocisión, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

El lenguaje de una carta circular es

formal y concreto, pero puede haber

cierto grado de cercanía si lo que se

pretende comunicar es un nuevo

beneficio.

El estilo es bastante libre, lo más

importante es el cuerpo de la carta, en

el que se redactará lo que realmente se

quiere transmitir.

MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas

subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en 2:

1- Circular externa, voluntaria o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

2- Circular interna, obligatoria o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:

Apertura de negocio

Cambio de domicilio

Establecimiento de una sucursal

Nombramiento de apoderado

Designación, ratificación o remoción de apoderado

Nombramiento de distribuidores

Traspaso de negocio

Clausura

Liquidación o quiebra de empresa

Constitución de una sociedad

Dar a conocer el nombre de los administradores

Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria

Aumento o disminución de capital

Dentro de la empresa o industria los temas que

pueden contener las circulares son de dos tipos:

de aviso y de trasmisión de órdenes.

Los elementos de la CIRCULAR son los mismos

que la carta comercial, solo le agregamos el orden

numérico que llevamos en nuestro control en la

parte superior derecha y el asunto abreviado que

vamos a tratar, así como el destinatario lo

manejamos regularmente con destinos generales

(Plurales). Aunque existen ocasiones en las que

personalizamos el mensaje, pero éste será el

mismo para varias personas.

EJEMPLO (Circular obligatoria)

SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS

AV. JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997

CIRCULAR No 1

AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA

ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA

Por este conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarán las puertas de este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los interesados al respecto deberán pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidación, según sea el acuerdo correspondiente.

Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas, se despide de ustedes.

A T E N T A M E N T E

LIC. GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO

REPRESENTANTE LEGAL

C.c.p. Archivo

GIR/air

Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.

Sirve para dictar órdenes y también para

informar. El mensaje que transmite es específico

y de interés general para todos sus

destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se

puede comunicar:

Cambios de horario.

Rotación de jefes.

Nombramiento de comisión reorganizadora.

Ascensos del personal.

Aplicación de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

a) Numeración. Se escribe la palabra circular

con mayúscula seguida del número que le

corresponde

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento

esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida

de dos puntos y luego el tema en resumen o

síntesis.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el

mensaje que se quiere comunicar. Puede estar

formado por varios párrafos y para mayor orden

se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se

redacta en el estilo bloque o semibloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se

utiliza una sola palabra.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano

como se acostumbra a firmar en todo documento;

debajo de ella se coloca los nombres y apellidos,

y cargo que ostenta la autoridad.

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del

documento.