EJE TEMÁTICO 2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

   

LUISA FERNANDA BADILLOMAYRA ALEJANDRA GIL

PAOLA ANDREA VARGASJENNY ESPERANZA CÁRDENAS

XIMENA FRANCO SALCEDO   

TUTOR:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO 

  

 ASIGNATURAGESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES

  UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2011

Introducción

El uso de la tecnología durante el siglo XX ha determinado un cambio radical en bibliotecas, archivos, organizaciones respecto a periodos anteriores. Hasta la llegada del PC no se necesitaban tecnologías de avanzada, la ubicación del documento estaba controlado. Se daba gran valor al documento en SOPORTE PAPELYa en el siglo XXI, con la introducción de la Informática y el PC , las bibliotecas y archivos dejan de dedicarse sólo a la conservación del Patrimonio y se constituyen como unidades de gestión que procesan, ordenan y difunden información. En esa evolución ganan terreno al papel los documentos electrónicos; permiten mayor almacenamiento de información en menor espacio pero se requieren equipos especiales para su lectura, permiten la manipulación del documento en cualquier momento y desde cualquier distancia.

Introducción

La presentación pretende dar a conocer o resaltar los conceptos de Documento Electrónico entre los que se destacan componentes, características, clasificación, conservación y documento electrónico de archivo.

Para el desarrollo del mismo fue necesario revisar diferentes fuentes de información en la Web y las lecturas que el docente publica en la plataforma.

DefiniciónDocumento Electrónico

Definición Documento Electrónico

Existen desde la aparición de las TIC’s. Representan un hecho, una imagen o una idea, el cual puede ser creado, enviado y comunicado por personas u organizaciones a través de medios electrónicos (máquinas traductoras que hacen perceptibles y comprensibles las señales digitales y permiten su traducción a un lenguaje natural) y almacenado de un modo idóneo en medios electrónicos, informáticos u ópticos para permitir su posterior uso.

ComponentesDocumento Electrónico

Componentes

Son los elementos requeridos para la creación de los documentos electrónicos. Estructura: Se trata del uso de títulos,

encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido. Se relaciona en la forma de como se organizan los datos. Contenido: Es la materia o asunto del

documento que se transmite, ejemplo datos, símbolos, numerales, imágenes, sonido. Se refiere a la información.

Componentes

Contexto: Es el entorno y la red de relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de información acerca de la acción o trámite a desarrollar. Otros datos o información asociada.

Presentación: La apariencia del documento una vez ha sido recuperada

Todos estos elementos le dan significación al documento electrónico y lo diferencian de un simple registro electrónico conservado en un equipo o un medio de almacenamiento físico o una base de datos. Muchos de los documentos creados tradicionalmente y conservados en papel ahora lo son en forma electrónica. Éstos deben ser conservados permanentemente por diversos motivos; fundamentalmente administrativos, legales o culturales; pues proporcionan evidencia de políticas, procedimientos, acciones o decisiones tomadas en un momento determinado.

Componentes

CaracterísticasDocumento Electrónico

CaracterísticasLos documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello halla que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría.

Características

Combinan diferentes unidades de información (texto, imágenes fijas o en movimiento, voz, gráficos, etc.)

Su contenido puede cambiar de soporte con el tiempo. 

Permiten establecer relaciones con otros documentos mediante el hipertexto.

La estructura física carece de importancia. Su contenido puede ser modificado rápidamente. Facilidad en el proceso de generar copias. Admiten múltiples formatos de lectura,

variaciones estructurales y estéticas, etc.  Pueden contener información adicional o

metadatos asociados que los describen. Permiten búsquedas rápidas.

Características Comunes

Características Comunes de funcionalidad

Carácter InteractivoEl documento electrónico permite que el usuario pregunte por el contenido, ingrese comentarios modifique o agregue contenidos, el documento digital puede además, reaccionar ante exigencias del lector puede por ejemplo, cambiar aspecto del formato a petición de quien consulta presentar parte de la información que contienen como respuestas a preguntas, o hacer determinados programas.

Características Comunes de funcionalidad

Carácter multimediatico: Los documentos digitales permiten integrar en un solo ambiente información registrada en forma de texto, imágenes fijas o en movimiento y de sonido.

Carácter Hipertextual:Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: Un libro se lee desde la primera pagina hasta la ultima, en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra o una frase que aparezco en un lugar- párrafo, pagina o sección en otro lugar del documento.Documento e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se puede acceder electrónicamente, en el es decir; con tal que se encuentre en el mismo disco o computadora.

Características Comunes de funcionalidad

Carácter OmniaccesibleCon los documentos digitales esta limitación es superada, la posibilidad de establecer hiperrelaciones entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Carácter Volatilidad

Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación

Clasificación Documento Electrónico

Clasificación Se clasifican en Carpetas, Series y Sub series, como un documento físico, así mismo se usan para clasificarlos en los documentos electrónicos. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro de un computador. Para clasificar los documentos en un archivo físico usamos los mobiliarios como base de conservación, dentro de ellos encontramos las carpetas con las series y sub series documentales, dentro de las sub series encontramos el documento o información, esta documentación está relacionada en una Matriz Documental o Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Problemática conservación Archivos Digitales

Problemática conservación archivos digitales  La primera cuestión es que son documentos virtuales que a los archivistas nos desconcierta porque no los vemos, es decir, no los podemos tocar. Cuando vemos cómo es el documento en realidad, está convertido en ceros y dígitos, pero hace falta una representación visual para que se pueda leer.

Son documentos virtuales, documentos dinámicos y fácilmente modificables Dependencia tecnológica para su lectura. Diversidad y obsolescencia de programas y hw Diversidad de formatos y estándares poco asentados. Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos.

Problemática conservación archivos digitales

 Problemas Organizativos

Dispersión en su Creación y ProducciónEvolución de los sistemas informáticosGestión de los documentos electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente.

Problemas Administrativos

Dificultad para su identificación y valoraciónConciliación de Acceso versus privacidadEscasa conciencia de las Administraciones Públicas de la necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazoConcepto de histórico en el medio informático.

Problemática conservación archivos digitales

Problemas a los que se enfrenta la conservación digital:

La obsolescencia del hardware.La dependencia del softwareEl deterioro del soporte de almacenamiento

Archivo Documentos Electrónicos

Archivo Documentos ElectrónicosAl igual que un archivo físico el archivo electrónico de documentos debe contar con un sistema de gestión que permita que este archivo se encuentre debidamente organizado y así facilitar su rápida recuperación.Para logarlo es imperativo la aplicación de la función archivística que comprende grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a (y son necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles.

Este sistema de gestión es conocido como SGDE Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación electrónica producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Archivo Documentos Electrónicos

COMPONENTES DE UN SGDE

ORGANIZACION

•Cultura Organizacional: Personas de la organización. Políticas, Normas, Programas de Gestión y Operación

PROCESOS

•Documentos, Soportes, Presentación, Indicadores, Modelo de Gestión, Circulación y flujo de los documentos, Almacenamiento, Recuperación, Acceso, Disponibilidad.

TECNOLOGIA

•Arquitectura de la Red, Sistema Operativo, Plataforma de correo, Integración, Estrategias de implementación, Productos adicionales.

Archivo Documentos Electrónicos

Para servir de apoyo a las funciones de la organización y poder servir de prueba, unDocumento electrónico debe poseer ciertas características.

Autenticidad, entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido", es decir, que un documento sea lo que pretende ser. Fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna”12, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba. Integridad, entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado. Disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar einterpretar un documento.

Archivo Documentos Electrónicos

Todo SGDE debe contar con un esquema de seguridad que garantice la protección contra posibles amenazas como:

Exposición: Una forma de posible pérdida− Acceso NO autorizado a los datos− Modificación de datos Vulnerabilidad: Debilidad en el sistema de seguridad que descubierta causa pérdida− Hackers− Crackers Amenaza: Circunstancias que potencialmente causan pérdidas− Desastres naturales− Errores humanos inadvertidos− Fallas HW y SW Riesgo: La probabilidad de que la amenaza suceda Control: Medida de protección par minimizar una vulnerabilidad (acción, dispositivo, procedimiento, técnica

CONCLUSIONESTodo sistema necesita de formas eficientes de archivar documentos y datos, así como de colocarlos a disposición de los usuarios, es por eso que el almacenamiento y recuperación es un componente esencial en el desarrollo de los sistemas para la gestión de los documentos electrónicos. Hay muchas teorías sobre los principios que deben inspirar la gestión de los documentos electrónicos y sobre la necesidad de redefinir el paradigma archivístico a fin de adaptarse al nuevo entorno, pero aunque son muchas las estrategias o modelos de gestión de documentos electrónicos que han sido desarrollados; hoy por hoy no podemos hablar de aplicaciones concretas que lleven a cabo su implementación práctica. Muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes de registros corporativos, que incluyen además de los tradicionales, mensajes de correo, documentos adjuntos a estos mensajes, documentos creados con un procesador de textos, hojas de cálculo, etc. De esta forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de información en formato digital, cuestión vital para la empresa.

Orientaciones Bibliográficas

MESA DE TRABAJO. Documentos electrónicos - vocabulario. [en línea]. [citado el 15 de febrero de 2011] disponible en internet <http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

CYBERTESIS. Régimen jurídico de los documentos digitales. [en línea]. [citado el 15 de febrero de 2011] disponible en internet <www.cybertesis.cl/tesis/uchile/2001/cortez_j/sources/CORTEZ.doc.

Zapata Cárdenas, Carlos Alberto. Asesor Subgerencia Cultural, Banco de la República, Edificio de Avianca -  Piso 31, Teléfonos: 3431472, Bogotá – Colombia.

Serra Serra, Jordi. Documentos electronicos: Regimen juridico y politicas de gestion y conservacion, asociacion de archiveros de Andalucia Sevilla 26,27,28 de Enero de 2005.

www.mcu.es/archivos/docs/documentoslectronicos.pdf. Consejo internacional de archivos, documentos electrónicos manual para archiveros, abril 2005