MóDulo Instruccional Del AnáLisis Dafo

Copyright 2008 Jose Eddie Lleras Crespo

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DAFO: Módulo Instruccional como parte de la Planificación Estratégica para Unidades de Información.José Eddie Lleras Crespo

CINF 6016

Dra. Luisa Vigo Cepeda


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Introducción y objetivo:

Este módulo instruccional está dirigido a los estudiantes del curso CINF 6400: Administración de Servicios de Información de la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información.

Tiene como objetivo servir como herramienta de apoyo a los estudiantes en el proceso de preparación de un Análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (en adelante Análisis DAFO) para una Unidad de Servicios de Información.


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Contenido del módulo:

I. Pre-Prueba diagnósticaII. Elaboración de un Análisis DAFO para una unidad de

información1. Definición de la tarea2. Identificación de fuentes de información3. Localización y acceso dentro de las fuentes de información

identificadas4. Uso de la información5. Sinterización de la información6. Evaluación de la información

III. Pos-PruebaIV. Evaluación del móduloV. Referencias


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I. Pre-prueba diagnóstica

El propósito es medir su conocimiento actual sobre el método de Análisis DAFO.

La prueba es un Cierto y Falso de cinco ítems.

Este modulo es para aprender, no se preocupe por los resultados de esta prueba. Conteste sinceramente según su conocimiento.


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I. Pre-prueba diagnóstica:

C o F Conteste Cierto (C) o Falso (F) a cada una de las siguientes premisas.

El Análisis DAFO es un paso en el proceso de planificación estratégica.

El Análisis DAFO debe realizarlo solo una persona en la unidad de información.

La fuente principal de información para el Análisis DAFO es información interna sobre la unidad de información.

La información recopilada no se organiza en una grafica.

Del Análisis DAFO se obtiene información para formular concretamente las estrategias a seguir.


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II. Elaboración de un Análisis DAFO para una Unidad de Información. Siguiendo seis pasos usted podrá elaborar un

análisis DAFO para una unidad de información.

Cada paso contiene los objetivos de este, información pertinente para realizar la tarea, un ejemplo o referencia que puede utilizar para dejarse llevar y una autoevaluación que le permitirá decidir si domina la destreza.

Cada paso le exhortara a realizar su propio Análisis DAFO en una unidad de información.


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1. Definición de la tarea:

Los objetivos de este paso son: Definir el problema de información. Identificar la información necesitada. Comprender la definición y procedimientos del análisis

DAFO. Para lograr esto es necesario primeramente definir

lo que es el Análisis DAFO. Lo primero que deben saber es que “Análisis DAFO” es una traducción al español de “SWOT Analysis”.

En este paso se encuentra toda la teoría sobre lo que es el Análisis y como se realiza así que es un paso mas … teórico.


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1. Definición de la tarea

En ingles “SWOT” es una abreviatura para “Strenghts-Weaknesses-Opportunities-Threats. Entonces, en español, “DAFO” es una abreviatura para “Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades”.

Este análisis es parte del proceso de planificación estratégica que comenzamos en el curso de Administración.


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Luego de constituir nuestro equipo de trabajo y determinar cual es nuestra Misión, Visión y Valores Institucionales realizamos un Análisis DAFO.

Una vez terminamos el proceso de Análisis DAFO (el cual examinaremos en este modulo), procedemos a elaborar nuestra estrategia como tal.


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Se preguntara porque no me acaban de explicar lo que es el Análisis DAFO? Pase a la siguiente diapositiva para enterarse del cuento, pero como se le explico anteriormente, es un cuento largo.


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El análisis DAFO es un tipo de análisis de carácter estratégico que pretende establecer los puntos fuertes o fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas de una organización.

El nombre de DAFO se refiere a los diferentes aspectos que se estudian: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. En inglés se le llama SWOT (Strengths, Weakness, Oportunities and Threats).


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Debilidades

Las "Debilidades" dentro de DAFO son los elementos y actividades de la unidad de información que la hacen potencialmente vulnerable a los movimientos de los competidores o a variaciones de su entorno. Para poder identificar las Debilidades de nuestra unidad de información debemos identificar aspectos tales como los siguientes:


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Debilidades (ejemplos):

Aquellos aspectos en los cuales las unidades de información cercanas a nosotros son mejores.

Aquello que nos falta por hacer para que la unidad de información sea más fuerte.

Razones por las cuales los usuarios potenciales no utilizan nuestros servicios.

Razones por las cuales no aprueban ciertos proyectos. Aspectos que pueden mejorarse. ¿Qué se hace mal que debería evitarse?


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Amenazas

Las "Amenazas" dentro de DAFO son situaciones desfavorables que existen en nuestro entorno. Estos problemas potenciales pueden afectarnos a corto o largo plazo.


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Amenazas (ejemplos)

Tendencias que pueden hacer que nuestra unidad de información o sus servicios queden obsoletos.

¿Qué se está haciendo en las unidades de información cercanas?

Obstáculos a las cuales se enfrenta nuestra unidad de información.

¿Está siendo amenazada nuestra unidad de información por los cambios tecnológicos?

Problemas financieros (Presupuesto).


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Fortalezas

Las "Fortalezas" dentro de DAFO son aquellos elementos o actividades de la unidad de información que posibilitan un mejor desempeño de la misma en relación con las demás unidades de información. Para identificar estas Fortalezas podemos analizar aspectos tales como los siguientes:


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Fortalezas (ejemplos)

Ventajas tecnológicas sobre las demás unidades de información.

¿Qué hace bien nuestra unidad de información? Aspectos positivos de nuestra unidad de

información. Habilidades, experiencia y estudios de nuestro

personal.


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Oportunidades

Las "Oportunidades" dentro de una unidad de información son aquellos hechos potenciales que facilitan la determinación y el logro de objetivos estratégicos. Para poder identificar las oportunidades podemos hacernos preguntas como las siguientes:


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Oportunidades (ejemplos)

Tendencias dentro de los servicios en las unidades de información con características similares a las nuestras.

Las necesidades de nuestros usuarios actuales y potenciales.

Identificar cambios tecnológicos que se puedan anticipar. ¿Qué cambios sociales, perfiles, estilos de vida y otros

aspectos de nuestros usuarios pueden favorecer el desarrollo de nuestra unidad de información?


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De la información anterior se desprende que el Análisis DAFO se compone de un doble análisis de la unidad de información:

Interno Amenazas Oportunidades

Externo Debilidades Fortalezas


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Pasos para DAFO

Análisis interno

Mediante el análisis interno se estudian las Debilidades y Fortalezas, que se quieren identificar, dentro de la unidad de información y por áreas. Necesitamos saber cuales son los puntos débiles y fuertes de nuestra unidad de información.

Análisis externo

Es muy importante analizar el ambiente externo que rodea a nuestra unidad de información. De esta forma podremos identificar Oportunidades y Amenazas para nuestra estrategia.

Cada unidad de información puede decidir cuáles son las variables apropiadas a utilizar según sus características particulares.


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Organización de la información recopilada

Una vez hemos realizado el análisis externo y el análisis interno debemos llevar a cabo un proceso de organización de la información que hemos recopilado.

Para llevar a cabo esto debemos seguir los siguientes pasos (vea la siguiente diapositiva):


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Establecer un gráfico que recoja las posibles estrategias a adoptar. Este gráfico se lleva a cabo a partir de la elaboración de una matriz de 2 x 2 que recoge la formulación de estas estrategias más conveniente.

Analizar de forma aislada cada cuadrante.

Al analizar cada cuadrante podremos llegar a las siguientes conclusiones en cada uno de ellos:

Esta historia de los gráficos con cuadrantes la podremos ver mas clara en el paso 5 cuando veamos como elaborar el producto del Análisis DAFO. Así que alerta.


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Ahora mas en concreto nuestra tarea es realizar un Análisis DAFO. Se le proporcionaron ejemplos de lo que representan cada uno de los elementos.

Aprendimos que para hacer esto necesitamos primero tener una Misión Preliminar y necesitamos conocer nuestro ambiente externo e interno.

Recuerde que este proceso no lo puede realizar una persona sola sino un equipo de trabajo. Se asume que ya tiene este equipo constituido de personal de distintas áreas de su unidad de información.


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Actividad:

Prepare un documento titulado Análisis DAFO donde establecerá lo siguiente: El nombre y tipo de biblioteca de la cual realizara el

análisis. La Visión y Misión establecidas.


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Actividad Piense en que información puede ayudarle a

determinar cuales son sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Piense donde puede encontrarse esta información.

Documente este proceso utilizando un mapa conceptual.


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Puede encontrar información sobre la teoría y conceptos de mapas conceptuales en: http://cmap.ihmc.us/Publications/ResearchPapers/TheoryCmaps/TheoryUnderlyingConceptMaps.htm

Puede encontrar más información sobre el proceso de planificación estratétgica en PLANINFO Estratétgica http://planinfoestrategica.wetpaint.com/

Este último recurso fue preparado por los estudiantes del curso CINF 6400 del Primer Semestre 2007-2008.


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Evaluación: Si entiende que tiene dominio sobre cada uno de los siguientes criterios puede pasar al siguiente paso. De no ser así vuelva a comenzar el paso.

Criterio Cotejo (Conteste Si o No)

Definir el problema de información

Identificar la información necesitada.

Comprender la definición y procedimiento del Análisis DAFO


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2. Destrezas de búsqueda de información: Los objetivos de este paso son los siguientes:

Determinar todas las posibles fuentes de información. Seleccionar las fuentes. Prepararr un listado de los documentos relevantes.

O sea que en el paso anterior nos preguntamos mas en teoría que información nos podría ayudar y donde puede estar. Aquí lo veremos en la practica.


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2. Destrezas de búsqueda de información: Fuentes de información:

Ambiente interno La fuente principal de información es información sobre

la unidad misma. Esta se encuentra dentro de la organización en forma documental y en el conocimiento tácito de sus recursos humanos.

Por lo tanto las fuentes de información son documentos organizacionales y la experiencia de sus recursos humanos.


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2. Destrezas de búsqueda de información:

Ejemplos de fuentes de información internas: Planes estratégicos anteriores. Manuales de políticas y procedimientos. Informes Anuales Informes de Autoestudio. Informes de Monitorias. Entrevistas a personal.


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2. Destrezas de búsqueda de información: Fuentes de información

Ambiente externo: Para el ambiente externo una herramienta útil de

información lo es el Análisis de la Comunidad. Una forma de análisis de la comunidad lo es el

“PESTLE Análisis”. (Política, Económica, Social, Tecnológica, Legal and Environmental Analysis) Esta es una abreviatura para un Análisis de Factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Legales y Ambientales.

Fuente para realizar el “PESTLE Analysis” http://www.rapidbi.com/created/the-PESTLE-analysis-tool.html


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2. Destrezas de búsqueda de información: Ejemplo

Como parte de los requisitos del curso de Administración de Servicios de Información se supone que realizaran un perfil organizacional. Se les dieron los lineamientos para esta tarea. Si siguieron los lineamientos tienen un gran paso dado y la información interna que necesitan.

Otra tarea que se les asigno fue el realizar visitas virtuales a unidades de información similares a la suya. Si tiene esta otra tarea bien documentada tiene otro paso dado y ejemplos de cómo podría realizarse este análisis DAFO en una unidad similar a la suya.


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2. Destrezas de búsqueda de información: Actividad:

Identifique, utilizando su perfil organizacional en su organización los documentos relevantes para hacer un análisis interno y realice un listado.

Añada este documento al documento que comenzó a preparar en el Paso 1.

Identifique el personal que podría colaborar con este proceso y haga un listado el cual será parte del listado de documentos.


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2. Destrezas de búsqueda de información: Evaluación: Si entiende que tiene dominio sobre cada uno de los siguientes criterios

puede pasar al siguiente paso. De no ser así vuelva a comenzar el paso.

Criterio Cotejo (Conteste Si o No).

Determinar todas las posibles fuentes de información

Seleccionar las fuentes.

Preparar un listado de documentos relevantes.


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3. Localización y acceso de la información: Los objetivos de este paso son:

Localizar las fuentes (intelectual y físicamente). Localizar la información en las fuentes. Preparar un archivo con los documentos

recuperados. En concreto en este paso se pretende

accesar la información que se identifica como relevante en el paso de Destrezas de Búsqueda de Información.


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3. Localización y acceso de la información: Para lograr este objetivo se utilizan

estrategias de recopilación de información: Análisis de Documentos. Sesiones de tormenta de ideas. Grupos focales. Entrevistas.


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3. Localización y acceso de la información: Esta es una referencia a como conducir un

grupo focal http://www.uwm.edu/Dept/CUTS/focus.htm

Esta es una referencia de como conducir una entrevista: http://www.managementhelp.org/evaluatn/intrview.htm


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3. Localización y acceso de la información Actividad:

Recopile los documentos relevantes incluyendo minutas de sesiones de reunión y entrevistas y organícelos en un archivo.

Este archivo será un apéndice al documento que viene preparando de los pasos 1 y 2.


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3. Localización y acceso de la información: Evaluación: Si entiende que tiene dominio sobre cada uno de los siguientes criterios

puede pasar al siguiente paso. De no ser así vuelva a comenzar el paso.


Localizar las fuentes (intelectual y físicamente).

Localizar la información en las fuentes.

Preparar un archivo con los documentos relevantes.


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4. Uso de la información:

Los objetivos de este paso son los siguientes; Interactuar con la información. Extraer la información relevante. Redactar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas

y Oportunidades encontradas en su unidad.

Para logar esto se les proporcionara un ejemplo extraído de la literatura de un Análisis DAFO en una biblioteca.


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Ejemplo de Análisis DAFO de una biblioteca academica:

http://biblioteca.uprrp.edu:2090/hww/shared/wait.jhtml;hwwilsonid=SVMXOZOFG4DWFQA3DIMCFF4ADUNGIIV0?p=&u=http%3A//www.webpages.uidaho.edu/%7Embolin/ugah1.pdf


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Como podemos ver en el ejemplo de la información recopilada sobre nuestro ambiente externo e interno debemos concentrarnos en extraer lo que puedan representar:

Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades

Esta es la información “relevante” a nuestros efectos.


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Un aspecto importante de utilizar la información que obtengamos es el ético y legal. Es necesario dar crédito a las personas o instituciones de los cuales obtuvimos la información.

Para facilitarnos la tarea de citar y dar crédito a nuestras fuentes tenemos las normas de citación de la American Psychological Association (APA).

A continuación una fuente que le asisitirá en la preparación de sus citas en estilo APA. http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/560/01/


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Actividad:

Prepare un documento que contenga las conclusiones sobre lo que representan Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades en su Unidad de Información. Recuerde utilizar las normas de citación y para preparación de bibliografías de la APA.

Este documento es parte del que viene preparando en los pasos 1 al 5.


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Interactuar con la información.

Extraer la información relevante.

Preparar un documento donde se documenten las Destrezas, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades identificadas.


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5. Síntesis:

Los objetivos de este paso son: Organizar la información. Presentar la información.

Recuerda el grafico con cuadrantes del cual le hablamos en el paso de “Definición de la tarea”. En este paso aprenderá a hacerlo. Aquí también tenemos que trabajar con un poco de teoria primero.


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5. Síntesis

Para refrescarnos la memoria sobre lo que aprendimos los pasos de Organización de la información que recopilamos de los Análisis de Ambiente externo e interno son:


Analizar de forma aislada cada cuadrante.

Al analizar cada cuadrante podremos llegar a las siguientes conclusiones en cada uno de ellos:


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5. Síntesis


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5. Síntesis

Analizar de forma aislada cada cuadrante; Para esto vea nuevamente el ejemplo que se uso

en el paso anterior. En este no se tabulo en forma de grafica la información sino que se hizo el análisis solamente.

http://biblioteca.uprrp.edu:2090/hww/shared/wait.jhtml;hwwilsonid=SVMXOZOFG4DWFQA3DIMCFF4ADUNGIIV0?p=&u=http%3A//www.webpages.uidaho.edu/%7Embolin/ugah1.pdf


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5. Síntesis

Tabulación de las conclusiones del análisis. De este análisis se desprenden las estrategias. Pero para la formulación de estrategias es materia de otro módulo …. Otra historia. Por ahora llegamos hasta realizar este análisis.

Cuadrante Conclusion1) Estrategias de supervivencia Forma de evitar que la Debilidad sea un

elemento favorecedor de la Amenaza

2) Estrategia de reorientación Forma de reorientar la Debilidad para aprovechar la Oportunidad

3) Estrategias defensivas Forma de aprovechar la Fortaleza para contrarrestar la Amenaza

4) Estrategias ofensivas Forma en que la Fortaleza permite aprovechar la Oportunidad


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5. Síntesis

Ejemplo: A continuación algunos enlaces a un análisis

SWOT tabulado (visite PLAINFO Estratégica http://planinfoestrategica.wetpaint.com/: REBIUN, Red de Bibliotecas Universitarias de Espana,

muestra un buen ejemplo de matriz DAFO en su Plan Estratégico 2003-2006. Aquí se muestra claramente el análisis de las intersecciones de los cuadrantes de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

REBIUN. Plan Estratégico 2003-2006. Recuperado el 28 de diciembre de 2007 de http://www.crue.org/rebiun/PlanEstrategico.pdf


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5. Síntesis

Otra referencia que tiene ejemplos de las tablas y otra información sobre DAFO se encuentra en http://www.rapidbi.com/created/SWOTanalysis.html

Y NO OLVIDEN el wiki PLAINFO Estratégica: http://planinfoestrategica.wetpaint.com/


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5. Síntesis

Actividad Organice los resultados obtenidos en la actividad

del paso 4 de forma tabulada de acuerdo a los pasos explicados.

Esto es parte del documento que viene preparando desde el paso 1.

Su documento debe ir quedando de la siguiente manera (vea la próxima diapositiva):


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5. Síntesis

Nombre y tipo de biblioteca (Paso 1) Misión y Visión (Paso 1) Análisis DAFO (Paso 4) Tabla del análisis DAFO y sus conclusiones (Paso 5) Perfil Organizacional (Paso 2) Archivo de Documentos (Pasos 2 y 3).

Este documento será un apéndice al Plan Estratégico. Pero la elaboración de este Informe maestro es materia de otro módulo … otra historia.


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5. Síntesis



Organizar la información.

Presentar la información

Preparar una tabla de análisis de DAFO.


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6. Evaluación:

Los objetivos de este paso son: Evaluar el producto. Evaluar el proceso.

La evaluación consiste en unas premisas que representan unos criterios de evaluación acompañadas de una escala del 1 al 4 donde 4 = Excelente, 3 = Bueno, 2 = Regular y 1 = Pobre. Evalúe su nivel de desempeño para cada criterio.


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6. Evaluación

I. Criterios de calidad del proceso 4 3 2 1Definir el problema de información

Identificar la información necesitada.

Determinar todas las posibles fuentes de información.

Seleccionar las fuentes.

Localizar las fuentes (intelectual y físicamente).

Localizar la información en las fuentes.

Interactuar con la información

Extraer la información relevante.

Organizar la información.

Presentar la información.


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6. Evaluación

II. Criterios calidad de producto 1 3 2 1

Comprender la definición y procedimiento del Análisis DAFO.

Preparar un listado de documentos relevantes.

Preparar un archivo con los documentos relevantes.

Preparar un documento donde se documenten las Destrezas, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades identificadas.

Preparar una tabla de análisis de DAFO.


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III. Pos-prueba

La posprueba es otra vez un ejercicio de Cierto y Falso.

El propósito es ver si pudieron captar conceptos sobre el Análisis DAFO según se explicaron en el modulo instruccional.

Esperamos que el modulo les haya servido para contestar esta prueba.


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III. Pos-prueba:

C o F Conteste Cierto (C) o Falso (F) a cada una de las siguientes premisas.

El Análisis DAFO es un paso en el proceso de planificación estratégica.

El Análisis DAFO debe realizarlo solo una persona en la unidad de información.

La fuente principal de información para el Análisis DAFO es información interna sobre la unidad de información.

La información recopilada no se organiza en una grafica.

Del Análisis DAFO se obtiene información para formular concretamente las estrategias a seguir.


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IV. Evaluación del módulo

Evalúe el módulo instruccional utilizando la siguiente escala 4 = Excelente, 3 = Bueno, 2 = Regular y 1 = Pobre.


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IV. Evaluación del modulo

Criterio 4 3 2 1

Se presentaron los objetivos del modulo instruccional.

Se cumplieron con los objetivos del módulo instruccional.

El contenido del modulo estaba presentado de forma clara.

El contenido del modulo respondió a mis necesidades

Los recursos audiovisuales fueron adecuados.


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¡Terminamos!


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V. Referencias:

Free Management Library (n/a). General Guidelines for Conducting Interviews. Recuperado de: http://www.managementhelp.org/evaluatn/intrview.htm

Novak, J. & Cañas, A. (2008). The Theory Underlying Concept Maps and How to Construct Them. Institute for Human and Machine Cognition. Pensacola FL. Recuperado de http://cmap.ihmc.us/Publications/ResearchPapers/TheoryCmaps/TheoryUnderlyingConceptMaps.htm

PLANINFO Estratégica Recuperado de: http://planinfoestrategica.wetpaint.com/ Preparado por los estudiantes del curso CINF 6400. Administración de Servicios de Información Primer Semestre 2007-2008. María Andújar, Glendali Delgado, Arelys Fernández, José Lleras, Norma López, Brenda Pérez, Elizabeth Rivera, Madeline Torres y la Dra. Luisa Vigo. (Específicamente la Sección de Análisis DAFO fue preparada por Glendali Delgado).

Purdue University (n/a). The OWL at Purdue: APA Formatting and Style Guide. Recuperado de http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/560/01/


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V. Referencias:

Rapid Business Intelligence (2008) SWOT Analysis Matrix, Tools, Templates and Worksheets. Recuperado de: http://www.rapidbi.com/created/SWOTanalysis.html y http://www.rapidbi.com/created/the-PESTLE-analysis-tool.html

Ugah, A. D. A SWOT Analysis of the University Library of Michael Okpara University of Agricultural Library, Umudike, Nigeria. Library Philosophy and Practice (Annual volume 2007) p. 1-7. Recuperado de http://biblioteca.uprrp.edu:2090/hww/shared/wait.jhtml;hwwilsonid=SVMXOZOFG4DWFQA3DIMCFF4ADUNGIIV0?p=&u=http%3A//www.webpages.uidaho.edu/%7Embolin/ugah1.pdf

University of Wisconsin- Milwaukee (n/a). Center for Urban Transportation Studies: Guidelines for Conducting a Focus Group. Recuperado de http://www.uwm.edu/Dept/CUTS/focus.htm

Vigo, L. (2008). Administración de Servicios de Información CINF 6400. (Bosquejo de contenido del curso).

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