Colegio Nacional Nicolas EsguerraEdificamos Futuro

Unidad 2.Crear abrir y cerrar una base de datos

Conceptos básicos de AccessCrear una base de datos El panel de navegaciónAbrir una base de datos

Crear, abrir y cerrar una base de datos (I)

Para crear una nueva

base de datos

debemos:

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en

blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos

partir de una base existente o de una plantilla.

Base de datos

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un

uso determinado y el conjunto de los programas

que permiten gestionar estos datos es lo que se

denomina Sistema Gestor de Bases de Datos

Tablas de datos

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente,

dirección,...Y al conjunto de campos para un mismo

objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los

campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente

forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa,

una tabla de CLIENTES podría ser

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la

información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en

Tablas.Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada

uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información

sobre los pedidos de éstos.

Guardar una tabla

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra

de Acceso Rápido.Como nuestra tabla aún no

tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo:Escribir el nombre de la

tabla.

Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo

avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que

Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como

clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal

en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de

datos ya existente de diferentes

formas:

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o

desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá la fichaArchivo desplegada.

En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el método

anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.

Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuántos elementos

veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es

recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.

También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de

verificación.Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos

recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la

última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y

al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre

esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual

carpeta contenedora.