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Corporación Universitaria J. Emilio Valderrama
Optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros Presupuestales en
la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín
Elliot F. Ramírez G.
CC. 1039448190
Lucas García Arboleda
CC. 1037579906
Este trabajo será publicado bajo el siguiente título y link:
WELEAN – UNISABANETA- Como optimizar los tiempos de respuesta en el
trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia
de la Alcaldía de Medellín
09 Diciembre de 2015
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ContenidoAntecedentes de la Empresa..............................................................................................................4
Antecedentes del problema...............................................................................................................6
Definición del reto..............................................................................................................................7
Justificación........................................................................................................................................8
Cronograma.......................................................................................................................................9
Bibliografía.......................................................................................................................................10
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Optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros Presupuestales en
la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín
¿Cómo optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social de la Alcaldía de Medellín?
Antecedentes de la Empresa
La Secretaría de Inclusión Social y Familia es una dependencia del nivel central
que tiene como responsabilidad: ser la instancia municipal a partir de la cual se
lidera la formulación, articulación, coordinación e implementación, estrategias y
políticas sociales, tendientes a la promoción, protección, restitución y garantía de
los derechos de los diferentes grupos poblacionales, para el mejoramiento de la
calidad de vida.
Estructura administrativa
1. Despacho de la Secretaría de Inclusión Social y Familia.
1.1 Subsecretaría Técnica de Inclusión Social.
1.2 Subsecretaría de Grupos Poblacionales.
Para poder ahondar un poco en la problemática presentada de optimizar los
tiempos de respuesta en los trámites de Registros Presupuestales de ahora en
adelante RP se debe conocer uno de los puntos en los cuales las 2 subsecretarias
conversan, a continuación se presentan:
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La Subsecretaría Técnica de tendrá la siguiente función:
Orientar y apoyar el desarrollo de planes, programas y proyectos para la
optimización de los recursos humanos, técnicos, tecnológicos y financieros
en aras del cumplimiento de los objetivos misionales de la Secretaría.
Coordinar la supervisión de los procesos de contratación de la Secretaría,
aplicando la normatividad vigente que asegure el logro de los objetivos
misionales propuestos y el manejo eficiente de los recursos.
La Subsecretaría de Grupos Poblacionales tendrá la siguiente función:
Articular y coordinar con entidades de carácter público y privado la gestión
intersectorial e Interinstitucional en la ejecución de programas y proyectos
sociales dirigidos a la promoción, prevención, mitigación y superación del
riesgo social de los grupos poblacionales.
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Antecedentes del problema
Para la ejecución de programas la Subsecretaría de Grupos Poblacionales debe
realizar trámites de contratación y tramites financieros los cuales se deben realizar
y presentar a la Subsecretaría Técnica para que realicen revisión y ajustes para
luego tramitar el RP.
Para realizar un trámite de RP se debe diligenciar un formato de registro
presupuestal el cual va firmado por 6 personas y revisado adicionalmente por 2
personas en un total de 8.
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Definición del reto
A través de la filosofía de Lean Manufacturing, se busca optimizarlos tiempos de
respuesta en los tramites de RP, buscando con esto una mejor productividad y
eficiencia.
El reto está en definir claramente el flujo de información y cuales procesos se
deben separar pues estos no aportan en el sistema con el método de las 5S.
El despacho está convencido de los beneficios de la metodología y poder contar
con liderazgo, motivación, y con el ejemplo que demuestre a los empleados
públicos el compromiso y la seriedad de la actividad, esto será una ayuda
importante para la implementación y aplicación de LEAN MANUFACTURING.
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Justificación
Lean Manufacturing es “una filosofía /sistema de gestión sobre cómo operar un
negocio”, permitiendo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y el envío del
producto, mejorando la calidad y reduciendo los costos.
El objetivo de Lean es desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente
mediante unos cambios en los procesos del negocio con el fin de incrementar la
velocidad de respuesta por medio de reducción de desperdicios, costes y tiempos.
Por lo cual aplica perfectamente para el caso de la Secretaria de Inclusión Social y
Familia que busca optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
Presupuestales
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Cronograma
No Actividad
TiempoDiciembre Responsable
7 8 9 10 11 121 Definición Problema Lucas García
Elliot Ramírez 2 Diseño Avance 1: Detección del problema Lucas García
Elliot Ramírez3 Entrega por vía mail Avance 1 Lucas García4 Revisión Bibliográfica Lucas García5 Elaboración Final del proyecto Lucas García
Elliot Ramírez6. Entrega final Lucas García
Elliot Ramírez
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Bibliografía
Publicación WEB https://www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadanos?
NavigationTarget=navurl://ba4fdd470236ebeda280448234b82e67
Publicación WEB http://www.leansolutions.co/conceptos/lean-manufacturing/
Publicación WEB http://www.caletec.com/consultoria/lean/
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