Alexander Rojas Patiño.Regente de farmacia.Universidad de Antioquia

TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)• Inventario permanente: Es aquel donde se hace unseguimiento continuo y al instante del movimiento deun producto(entradas y salidas), ya sea por su altocosto u otra característica importante. Para lograrlo sebasan en las tecnologías de la información comolectura por scanner o tecnología deRadiofrecuencia(RFID). Por ejemplo en el áreafarmacéutica se aplicaría para hacerle seguimientocontinuo a los medicamentos de control especial ymedicamentos de alto costo

TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)• Inventario periódico: Usan auditorías de inventarioregulares y al azar para actualizar la información deseguimiento del inventario. Por lo general se realiza cadatres meses. En lugar de confiar en la tecnología paraactualizar las bases de datos cada vez que se vende unartículo, los administradores deben contar físicamente elinventario en el almacén, comparando el inventariomanualmente contra el recibo y los datos de ventas de losdepartamentos de ventas y de compras para determinar si

existe cualquier discrepancia.

TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)• Inventario general: Es aquel en donde se realiza unconteo físico y general de todos los productos y bienespara determinar el estado real de existencias, paracerrar un periodo contable. Por lo general se hacecada año. Su objetivo es proporcionar la informaciónnecesaria para realizar el cierre contable del año,estado de cuentas y resultados, Activos fijos,corrientes y pasivos(Balance General).

Gestión de stocks: Objetivos• Mantener el volumen del stock al más bajo nivelcompatible con el suministro regular de lasnecesidades del servicio de salud.

• Minimizar el importe total del inventario.

• Minimizar las roturas de stocks.

• procurar una eficiente utilización de los recursos.

• Realizar una proyección de la evaluación delconsumo que permita establecer un programa decompras.

Gestión de stocks• ¿ Cómo?

Estableciendo previsiones de consumo

Estudiando los plazos de entrega del proveedor

Realización de inventarios periódicos

Utilizando una aplicación informática de gestión que realice análisis de consumos por grupo terapéutico, p.a, especialidad, servicio, paciente…

Kardex®Es el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada producto basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay un movimiento .

¿Para que sirve?• Conocer el consumo mensual, por lo tanto ayudara a crear el pedido de manera racional• Localización de perdidas.• Llenar informe mensual.

Kardex® formato

Consumo Promedio Mensual (CPM)Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salidadel Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses comomínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o elsistema de Información, el cual debe ser actualizadoconstantemente.Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total desalidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por elnúmero de meses que conforman dicho periodo.

EJEMPLO: Calcular CPM de Acido Acetil Salicílico de enero, febrero ymarzo.CONSUMO - ENERO =76 Tabletas PROMEDIO MENSUAL

FEBRERO=94 Tabletas 240 (TABL. )_ = 80 TABL.MARZO =70 Tabletas 3 (MESES)TOTAL 240 Tabletas

Stock o Nivel Máximo Existencias (NME)(Cantidad máxima a pedir)

¿Como se calcula?Ejemplo: vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estarabastecido de Acido Acetil Salicílico por 03 meses (90 días) y su pedidodemora 15 días para llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo deReposición(TR):suma: 90 + 15 = 105 días(TR)Para calcular mi stock Máximo necesito saber:¿Cuál es el Consumo promedio de venta (CPV)del AAS?El promedio de consumo mensual (CPM)(Para el ejemplo es 80 Tabl.) Sedivide entre los 30 días que dura el mes:Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 Tabletas.(día)Ahora multiplicamos: 3 Tabl.(CPV) x 105 días(TR) = 315 Tabl.

315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de salud deberáestar abastecido por 03 meses de AAS.

Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?....Tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el stock máximo que debemos tener.Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 Tabl. hacemos lo siguiente:

Stock Máximo(315 Tabl.) - Existencias(190 Tabl.) = 225 Tabl.(CP)Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo

Ahora bien, ¿ Cuando debo pedir?....Para ello debemos saber el Stock o Nivel Mínimo Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener.¿Como se calcula?Sigamos el ejemplo: -Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar el medicamento desde que hace el pedido.-Si se consumen como promedio 3 Tabl (CPV). en un día. Hacemos lo siguiente:

3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. AAS. ( NmE)“NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA RECIEN HACER EL PEDIDO”

45 ( NmE) x 2 = 90 Tabl. AAS. (Stock de Alerta)“CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK MINIMO, ES TIEMPO DE HACER EL

PEDIDO CORRESPONDIENTE”

STOCK DE ALERTA/PUNTO DE PEDIDO

Existencias

Stock deAlerta

90 Tabletas

Stock Máximo315 Tabl

StockMínimo45 Tabl.

Pedido Recepción

Tiempo

CONSUMO ÍNDICE DE ROTACIÓN =

EXISTENCIAS

CONSUMO ÍNDICE DE ROTACIÓN =

EXISTENCIAS

EJEMPLO : Calculo del índice de rotación de las existencias totalesDurante 1 mes

ENEROConsumo : 90 Tabl. AAS.(MES)

Índice de rotación = 1,4 veces al mesExistencias : 64 Tabl. AAS.

FEBREROConsumo : 43 Tabl. AAS(MES)

índice de rotación = 0,72 veces al mesExistencias : 60 Tabl. AAS.

MARZOConsumo : 82 Tabl. AAS(MES)

Índice de rotación = 8,2 veces al mesExistencias : 10 Tabl. AAS.

ConsumoÍNDICE DE ROTACIÓN =

Existencias

ENEROConsumo : 90 Tabl. AAS.(MES) Índice de rotación = 1,4 veces al mes

Existencias : 64 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 22 Días

FEBREROConsumo : 43 Tabl. AAS(MES) índice de rotación = 0,72 veces al mes

Existencias : 60 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 42 Días

MARZOConsumo : 82 Tabl. AAS(MES) Índice de rotación = 8,2 veces al mes

Existencias : 10 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 3,5Días

Existencias

ÍNDICE DE COBERTURA = x 30 Días

Consumo mensual

Video Control de Inventarios con Tecnología RFID (Identificación por radiofrecuencia)