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Metodología LEAN aplicada al uso seguro de medicamentos en Urgencias
Helena Esteban Cartelle Servicio de Farmacia
Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela
• Ritmo de trabajo: 300 pacientes/día
– Órdenes verbales frecuentes
– No revisión de O.M. de rutina
• Gran variedad de medicación
• Medicación IV de alto riesgo
• Interrupciones y distracciones constantes
• Desconocimiento mutuo con los Servicios de Farmacia
FACTORES RELACIONADOS CON EL MEDICAMENTO
ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias
PROBLEMAS DE SEGURIDAD
Emergencias 2010; 22: 415-428
ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias
PERSONAL DESCONTENTO:
Protestas y quejas Evitación del área de observación Peticiones a Farmacia constantes
Retrasos en la administración
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
• ANÁLISIS DE STOCKS EN LAS DISTINTAS ÁREAS DEL SERVICIO DE URGENCIAS
54% 28%
18% % coste
OBSERVACIÓN BOXES CRÍTICOS/MONITORES
ÁREA DE OBSERVACIÓN
> Cantidad > Variedad
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
• STOCK PACTADO: reposición LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES
(10 botiquines)
• PETICIONES URGENTES AL S. FARMACIA TUBO NEUMÁTICO
– Medicación domiciliaria específica
– Gran variedad
– Medicamentos multidosis: jarabes, etc
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
2 Pérdida de tiempo de enfermería en cubrir peticiones y hacer viajes al tubo neumático
Se acumulan grandes cantidades de medicación pactada y no pactada (“POR SI ACASOS”)
4
3 Esperas inaceptables por medicación urgente (80 minutos en algunos casos)
Pérdida de tiempo en buscar medicación por desorden y etiquetado confuso
5
1 La elaboración del pedido no es ágil: 3 mañanas a la semana una Supervisora
Peticiones repetidas del mismo medicamento para el mismo paciente (diferentes áreas)
7
6
Pérdidas por caducidad, mala conservación de los medicamentos
PÉRDIDA DE TIEMPO
• Tiempo de enfermería – Cubrir peticiones urgentes (a
veces varias para lo mismo)
– Buscar en un botiquín desordenado
– Idas y venidas al tubo
• Tiempo de Supervisoras – Proceso de pedido ordinario
engorroso (ocupa media mañana)
DESPILFARRO ECONÓMICO
• Caducidad – 1500 € en medicación
caducada en el momento del inicio (18% del total)
• Mala conservación – 2500 € en medicación mal
conservada (fuera de nevera, deteriorada, fotosensible, abierta, etc)
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
PÉRDIDA DE TIEMPO
• Tiempo de enfermería – Cubrir peticiones urgentes (a
veces varias para lo mismo)
– Buscar en un botiquín desordenado
– Idas y venidas al tubo
• Tiempo de Supervisoras – Proceso de pedido ordinario
engorroso (ocupa media mañana)
DESPILFARRO ECONÓMICO
• Caducidad – 1500 € en medicación
caducada en el momento del inicio (18% del total)
• Mala conservación – 2500 € en medicación mal
conservada (fuera de nevera, deteriorada, fotosensible, abierta, etc)
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA ATENCIÓN AL PACIENTE
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO ETIQUETADO CONFUSO
• SEGURIDAD
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
“POR SI ACASO”
ENVASES MULTIDOSIS
• REAJUSTE DE STOCKS DE ACUERDO CON HISTÓRICOS DE CONSUMO
METODOLOGÍA 5S
1S: SEPARAR LO QUE NO ES NECESARIO
• Ordenación por vía de administración y nombre de principio activo
• Definir las ubicaciones de los diferentes medicamentos
2S: ORDENACIÓN
METODOLOGÍA 5S
• Limpieza a fondo de estanterías y gavetas
• Eliminación de rótulos y carteles antiguos
3S: LIMPIEZA
METODOLOGÍA 5S
4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
DISEÑO DE UN SISTEMA EFICIENTE DE REPOSICIÓN DEL STOCK PACTADO
• Sistema de DOBLE CAJÓN • Evita acumulación • Asegura la rotación • Reduce pérdidas por caducidad
METODOLOGÍA 5S
10 ampollas
NOTA: Una vez colocada la medicación, situar la tarjeta en la cubeta tal como se indica en el dibujo
ACETILCISTEINA 300mg HIDONAC 300mg ampollas
CN.758706
10 ampollas
Cantidad total 20
Cantidad a reponer (Farmacia)
10
PRINCIPIO ACTIVO PRESENTACIÓN COMERCIAL
COLOCACIÓN EN LA GAVETA
4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
METODOLOGÍA 5S
• Información sobre reconstitución y administración de inyectables
5S: MEJORA CONTINUA
• Seguimiento de roturas de stock: Supervisoras
• Pizarra de propuestas para enfermería/auxiliares
• Comunicación directa con Supervisoras
• Sesiones formativas a enfermería/auxiliares y médicos
METODOLOGÍA 5S
MEDIDAS DE SEGURIDAD
RESULTADOS
0
500
Inicio 1 año
174 238
303 43
Nº de medicamentos diferentes
PACTO FUERA DE PACTO
Reducción del stock total en la unidad, sobre todo a costa de los medicamentos que no están en el pacto.
Reducción del número de medicamentos de alto riesgo presentes en la unidad, de 32 a 19 medicamentos diferentes (40%)
MEDIDAS DE EFICIENCIA
RESULTADOS
Inicio 1 año
3207,4 2732,5
3167,3 289,5
PACTO FUERA DE PACTO
6375 €
3022 €
• Reducción del stock total un 53%
• El stock pactado apenas se ha reducido, pero está mejor invertido
COSTE DEL STOCK
Reducción en el consumo anual de medicamentos en torno a 37.500€
MEDIDAS DE EFICIENCIA
RESULTADOS
0
500
1000
1500
2000
Inicio 1 año
63,3 4,9
1442,3 35,81
Coste caducidades
PACTO FUERA DE PACTO
0
100
200
300
400
Inicio 1 año
61 12
314
64
Nº de unidades
PACTO FUERA DE PACTO
1506 €
41 € 76
375
CADUCIDAD
• Reducción de las pérdidas económicas por caducidad en un 97%
• Otros botiquines dentro de la unidad
• Sistematizar el envío de medicación con el paciente al ingreso hospitalario
• Auditorías
• Mejorar cultura de seguridad y eficiencia en el personal
QUEDA MUCHO POR HACER…
RESULTADOS
TRABAJO LARGO, REQUIERE CONSTANCIA…