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o Oficina sin Papeles. o Mejora en la Gestión del archivo de Documentos. o Rápido Acceso a la Información. o Reducción de Costos. o Mejora de la Seguridad.
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DOKMEE Software para la
Administración de Documentos Lima 2013
Oficina sin Papeles. Mejora en la Gestión del archivo de Documentos. Rápido Acceso a la Información. Reducción de Costos. Mejora de la Seguridad.
RODELU Consultores Tecnológicos Telf. (511) 273 3441 (51) 999 852 953
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Justificación de la Inversión
Una investigación que hizo Gartner Group, cuando se implementa una solución DMS, una organización puede reducir el costo relacionado a los documentos en 40%.
Un empleado toma doce (12) minutos en procesar un documento. Nueve (9) minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo, y sólo tres (3) minutos son invertidos para usar la información contenida en el documento.
Price Waterhouse Coopers reporta que el empleado promedio gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales, consume 20% de su tiempo al buscar información impresa en documentos, y en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar el documento que necesitaban.
Ahorro de Tiempo
▪ Localización inmediata de documentos.
▪ Mejorando la respuesta a los requerimientos de información de la
empresa.
▪ Reducción de las llamadas telefónicas y de la duración de estas.
▪ Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de
documentos.
▪ Se reduce el tiempo en copiar y distribuir documentos entre el staff,
o a un cúmulo de oficinas y contactas externos.
▪ El manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al
automatizar el proceso de negocios.
Incremento Ganancias
Una reciente investigación de IDC, los puntos medulares para un retorno de inversión (ROI) se presenta en menos de un año; y en cinco, se obtiene un ROI de 404%.
Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron en seis meses.
De hecho, una solución de Gestión Documental Digital de Calidad puede entregar un rápido ROI sin sobre tazar los recursos TI.
Funcionalidad DOKMEE
Ingreso / Importación de Documentos.
▪ DOKMEE permite importar varios tipos de documentos como formatos TIFF, JPEG, Word, Excel, PowerPoint, Correos Electrónicos. Extrae el texto contenido en estos para buscarlos por los índices propuestos. Archivo normal o texto.
▪ DOKMEE permite arrastrar directamente los archivos desde el escritorio hasta la Base de Datos.
▪ Se permite a los usuarios importar directamente desde una cuenta de correo electrónico hacia la Base de Datos del DOKMEE.
Visualización de Documentos.
▪ Múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente.
▪ Los documentos podrán ser visualizados dentro de la misma ventana de DOKMEE (tiff, jpg, bmp, gif, pdf, doc, xls, ppt, txt, rtf, msg, eml, y html).
Acceso Web.
▪ Permite el acceso usando internet con el usuario de la red.
Seguridad del Documento.
▪ DOKMEE nos permite colocar claves de acceso a los usuarios para asignarles permisos dentro de la Base de Datos.
Control de Versiones.
▪ Los usuarios podrán editar y guardar los cambios en los documentos como una nueva versión. escritura.
Envío de Documentos por Correo Electrónico.
▪ DOKMEE permite el envío de documentos por correo electrónico como adjunto o de manera directa desde el sistema ya sea en formato PDF o TIFF.
Funcionalidad DOKMEE
Exportación de Documentos.
▪ DOKMEE puede exportar todo tipo de documentos en el formato original de almacenamiento con la opción de exportar los índices de documentos.
Integración con Microsoft Outlook.
▪ Los documentos se almacenen de manera automática o manual desde Outlook permitiendo capturar datos como fechas, destinatario, remitente, asunto y adjunto.
Impresión de Documentos desde DOKMEE.
Se puede imprimir directamente los documentos incluidas las anotaciones y los cambios realizados en los documentos.
Funcionalidad DOKMEE
Funcionalidad DOKMEE
Flujo de Trabajo. (Workflow).
Flujo de Trabajo ofrece la posibilidad de automatizar la secuencia de acciones, ejecutando un proceso de control y seguimiento de los documentos entre Áreas / Departamentos / Personas.
Los archivos se dirigen a los usuarios en función de las aprobaciones, rechazos, los criterios campo de índice y tareas específicas.
DOKMEE aplica automáticamente anotaciones de sellos y se programan notificaciones por correo electrónico con recordatorios periódicos.
Seguridad - Auditoría
Auditoría.
▪ Dokmee registra todas las acciones realizadas en los archivos y archivadores en el software junto con la fecha y hora en que se realizó la acción.
▪ La consulta se realiza dentro del registro de auditoría. Para realizar una búsqueda, simplemente seleccione o escriba los criterios que desea buscar en uno o más de los campos de búsqueda.
Registra Todas las Acciones
Realizadas en Dokmee
Imprima el Archivo de
Registro
Criterios de Búsqueda:
Fecha, Usuario, Acción, Archivo
Exportar a un Archivo CSV
DOKMEE Software para la
Administración de Documentos Lima 2013
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