Computación avanzada

Estudiante: Quimba Elizabeth

Microsoft AccessMicrosoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.Microsoft Access se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empecemos a trabajar y tiene herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Entre sus principales características se encuentran:

Características

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y

efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un

solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

Algunos de los elementos que conforman una base de datos en Access son.

TABLAS

CONSULTAS

INFORMES

Tablas en Access

Una base da datos en Access almacena la información entablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas dondese guardarán los datos de una manera organizada. Una tablaen Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja deExcel.Antes de empezar a crear una tabla en Access debemosdiseñar la base de datos para poder conocer los requisitos denuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitospodemos proceder fácilmente a su creación dentro de laherramienta.

Cómo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo.

En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

Informes en Access

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

Crear un informe en Access

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros El origen de registros de un informe puede ser

una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe Las herramientas de informes se encuentra en la

pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes.

Paso 3: Crear el informe Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si

aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.Access muestra el informe en la vista Presentación.

Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:◦ Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y

arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.◦ Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está

presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.◦ Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos

del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

◦ Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

Consultas en Access

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datosAutomatizar tareas de administración de datos

como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.

Crear una consulta de selección

El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios.

Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y luego cierre el cuadro de diálogo.

Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y se muestra una lista de productos y sus precios.

Gracias