Dr. TIC – Tractament tecnològic per al teu negoci

Gestión del tiempo y las TICs

• ¿QUÉ ES LA FUNDACIÓ BIT?

• Fundación del sector público instrumental balear dedicada a la investigación y

desarrollo de las nuevas tecnologías en las Islas Baleares

• www.fundaciobit.org

Dr. TIC – Título del curso

Dr. TIC – Título del curso

• ¿QUÉ ES EL Dr. TIC?

• Servicio de orientación tecnológica para empresas y emprendedores que quieren conocer el grado de uso de las nuevas tecnologías en su negocio y mejorarlo

• drtic.fundaciobit.org

Dr. TIC – Gestión del tiempo y las TICs

Sandra B. Císcar

www.coworkibiza.com

COWORK IBIZA el primer espacio de Coworking en Ibiza

¿QUÉ SERVICIOS OFRECEMOS?

- Espacios de trabajo. - Espacios para eventos. - Espacios para talleres y cursos. - Estudio fotográfico profesional con equipo de iluminación PROFOTO © - Alquiler de material para foto y video. - Espacio office/ cafetería

OTROS SERVICIOS

- Coworker Passport: descuentos en servicios y otras ventajas. - Asesoramiento Laboral y Fiscal. - Programa de Salud Corporativa y Coaching. - Workshops - Promoción y marketing online

BENEFICIOS

- Gana en visibilidad y accesibilidad - Aumenta la red de contactos profesionales - Ambiente de trabajo idoneo - Inversión a medio largo plazo

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¿QUÉ VAMOS A VER?

1. ¿Qué es gestionar el tiempo?

2. Tiempo y estrés

3. Acaba con el estrés antes de que éste acabe contigo

4. La tecnología y la gestión del tiempo.

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¿Qué es gestionar el tiempo?

• Ser organizado y utilizar el tiempo con inteligencia, ¿eficaz o eficientemente?

• Gestionar el tiempo es gestionar nuestros malos hábitos

• Es aprender a conocerte a ti mismo, a planificar, priorizar y hacer listas de tareas. Desarrollar

buenos hábitos de gestión del tiempo, crear sistemas que funcionen (para ti) y aprender

estrategias para abordar los imprevistos.

• En la gestión del tiempo, el tiempo no es lo único que cuenta, sino también las tareas.

• Está bien que quieras aprender a gestionar mejor el tiempo y el estrés, pero te será mucho más

fácil si identificas claramente cómo distribuyes tu tiempo y qué cosas te estresan.

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PARADOJAS DEL TIEMPO

• Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay.

¿Solución?

• Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras...Así que, ¿De qué depende la calidad?

• El tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. ¡Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo!

• EL TIEMPO ES UN RECURSO NO RENOVABLE: el tiempo ni se ahorra ni se almacena.

• Y…

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges o lo que piensas.

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MITOS

1. EL MITO DE LA ACTIVIDAD: la persona con más trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad...

2. EL MITO DE LA DECISIÓN APLAZADA: “hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

3. EL MITO DE AHORRAR TIEMPO: “hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles ,tratándolos de manera

superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.

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INCORRECTA GESTIÓN DEL TIEMPO

• La inexistencia de objetivos previamente definidos.

• No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

• La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

• Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.

• La insuficiente delegación de tareas.

• Exceso de información para analizar (la llamada “parálisis por análisis”) o la información imprecisa,

desordenada o tardía.

Todo el mundo perdemos tiempo…. ¿SOLUCIONES?

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DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS

Exceso de papeleo

Falta de prioridades

Telefono Falta de planes

Visitas Objetivos no claros

Reuniones Dejar las cosas para después

Fallos en la comunicación Intentar hacer muchas cosas a la vez

Políticas y procedimientos Falta de autodisciplina

Información (falta/exceso) Falta de habilidad y conocimientos

Ejercicio

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enemigos del tiempo externos

Enemigos del tiempo internos

1. - 2. - 3. - 4. - 5. -

1. - 2. - 3. - 4. - 5. -

SOLUCIONES enemigos del tiempo

externos

SOLUCIONES Enemigos del tiempo

internos

1. - 2. - 3. - 4. - 5. -

1. - 2. - 3. - 4. - 5. -

IMPORTANTE VS URGENTE

¡OJO!

RETO= PLANIFICAR, ANTICIPAR

Consejos para una gestión inteligente

1. fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados

2. Establecer prioridades

3. Asume la responsabilidad

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FACTORES DE FRACASO FACTORES FACILITADORES

1. Miedo a cambiar los propios hábitos 2. ¿cómo y cuando empezar?INCERTIDUMBRE 3. Presión (ahorrar vs invertir) 4. Falta de voluntad

1. Mejoras en la eficacia 2. Incremento de la productividad 3. Desarrollo personal (trabajo+ocio) 4. Rs al Aumento de responsabilidades 5. Reduce la ansiedad y el estrés

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR

1.No crear situaciones imposibles

2.Define prioridades

3.Evita distracciones

4.barreras emocionales (estrés +-)

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¿COMO ESTABLECER PRIORIDADES?

MÉTODO

1. El peor método es mejor que no tener método

2. Un buen método es mejor que un mal método

3. Todo método se puede mejorar

EJEMPLOS

ABC

Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamling, Economizing & Contributing)

Getting things done (GTD)

Una propuesta de organización

1. proyectos

2. Objetivos

3. Planes de acción

4. Listas de tareas 15

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Acaba con el estrés antes de que éste acabe contigo

• Dolor de cabeza recurrente

• Pitidos en los oídos o frecuentes ruidos en la cabeza.

• Automedicación habitual.

• Palpitaciones y dolor de pecho.

• Acidez de estómago, calambres abdominales, diarrea.

• Sensación de posible pérdida de conocimiento.

• Contagio de las enfermedades presentes en el lugar de trabajo.

• Pérdida de concentración.Pérdida de memoria.

• Palpitaciones y dolor de pecho.

• Dificultad para buscar una solución a los problemas.

• Imposibilidad de tomar decisiones satisfactorias.

• Sensación de desánimo y torpeza.

• Bloqueo de todas las emociones, salvo el enfado y la irritación. Pérdida del sentido del humor.

• Disminución de la capacidad de amar y entregarse.

• Aparición frecuente de llanto o ira sin motivos aparentes.

La parte positiva es que no es tan difícil como parece:

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• Gestionar eficazmente el estrés se reduce, básicamente, a cambiar las cosas que puedes cambiar y no preocuparte por las que no están en tu mano.

• A medida que aprendas a gestionar tu tiempo eficazmente, comprobarás que eres

menos propenso a padecer estrés.

• El estrés se puede controlar aplicando el sentido común o el Principio de Pareto (la

Regla de 80/20). Puedes combatir el estrés si te cuidas, es decir, si comes y duermes

lo suficiente y haces ejercicio con regularidad.

• También puedes reducir el estrés haciendo todo lo posible por relajarte. Mientras tanto,

no te preocupes: piensa sobre algo tranquilo y agradable. ¿Te sientes un poco mejor?

Otra forma de abordar la gestión del tiempo y del estrés

• Fija un plazo que te obligue a prestarles toda tu atención a las tareas

fundamentales que debes realizar, una vez que las hayas identificado, o correrás el

peligro de no acabarlas jamás.

• Combina el Principio de Pareto (el 20% del esfuerzo produce el 80% de los

resultados) con la Ley de Parkinson (nos enseña a reducir el tiempo que

dedicamos a nuestras tareas, para no exagerar su importancia). Identifica las

principales tareas que te permitan alcanzar el éxito en tu trabajo y programarlas con

plazos muy ajustados y claros. El resultado: una gestión eficaz de tu tiempo con un

estrés mínimo.

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La tecnología y la gestión del tiempo Síndrome del Darwinismo Digital

1. Papel vs Carpetas, documentos

2. Gestion documental compartida: drive/dropbox

3. Trello/ Wunderlist

4. Organización a través del e-mail: newsletter, mails, contactos, carpetas, etiquetas

5. Calendario

6. Avisos

7. La herramienta de control de tiempo para el ordenador es Rescue time

avisos, apps para control del tiempo, buscadores.

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REFLEXIÓN

• Las tecnologías, cada vez más perfeccionadas, permiten ahorrar tiempo. En ocasiones no las

utilizamos porque no hemos tenido tiempo de descubrirlas, pero no de debemos ignorarlas.

• Oblígate a dedicarte un poco de tiempo cada mes a aprender nuevos recursos para ahorrar

tiempo. recuerda el mantra de las comunicaciones y la tecnología: lo bueno, si breve y simple,

dos veces bueno

La tecnología e internet son herramientas a tu servicio SIEMPRE

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