SISTEMA ALFABÉTICO

Oficios recibidos: AlcaldíaBibliotecasCentros ConcejalesDirecciones: Agua potable

Avalúos y CatastrosAuditoria

EJEMPLO SISTEMA NUMÉRICO

El Sistema de Registro y Control de Documentos (Regycon) que utiliza el GADMUR

• A cada trámite que ingresa automáticamente se le asigna una numeración.

SISTEMA GEOGRÁFICO La identificación que le asigna la Dirección de Avalúos y Catastros del GADMUR a cada predio, así:

Zona sector Manzana Predio Propiedad horizontal

05 01 023 02 000

SISTEMA POR ASUNTOSDirección de Educación:Bandas: Juvenil C.E.I.M: 9 Centros

Municipal Plantel Educativo: de 1ro. A 7mo. EB.Bibliotecas: Municipal Padres de Familia

Selva AlegreICEP

SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALESDirección Financiera – Partidas Presupuestarias

73.23.09.2 Uniformes73.23.09.3 Pago refrigerios73.23.09.4 Pago instructores

SISTEMA DECIMALDirección Financiera – Control de Bienes

10 01 01 02 10 02 01 02Muebles Escritorio Madera Inmuebles terrenos parques

SISTEMA ALFANUMÉRICO

Bloques de construcción GADMURBloque A: Principal Bloque B: Casa Antigua

A1: Salón de la Ciudad B1: Direc. Control AmbientalA2: Sala de Monitoreo B2: Direc. Seguridad

ARCHIVADORES

Dirección Avalúos y CatastrosVertical: Almacenamiento Fichas catastralesDigital: Almacenaje de información computarizado

EDADES DE LOS DOCUMENTOS

Infancia: documentos que son fruto de la tramitación de los asuntos propios de cada oficina

Archivo documental de cualquier Dirección desde el año 2007 a la fecha. (0 – 5 años).

Madurez: documentos que ya han cumplido su función (documentación sin vigencia administrativa de 5 a 30 años, documentos con vigencia legal o fiscal) – Archivos intermedios.

Aprobación de planos

Vejez: documentos solemnes que sólo valen para el recuerdo de tiempos pasados. (documentos con valor cultural o de investigación, más de 30 años)

Documentos de la creación del Cantón: ActasAcuerdosOrdenanzasResoluciones

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSConjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos.

Básico (= Ayuntamiento) las oficinas envías sus documentos al archivo general.

Envío de la documentación de cada dirección al Archivo General.

Archivo extenso (=comunidades autónomas, Estado) las oficinas transfieren los documentos a sus respectivos archivos administrativos, desde éstos al intermedio y de aquí al histórico.

PONGAMOS EN PRÁCTICA ESTOS

SISTEMAS DE ARCHIVO

Y DE ESTA MANERA ENCONTRAREMOS FÁCILMENTE LOS

DOCUMENTOS

GRACIAS POR SU

ATENCIÓN