LA CONCILIACIÓN EN DERECHO ANTE CENTROS DE CONCILIACIÓN

Hace relación a los distintos pasos que el conciliador debe adelantar con la ayuda de un centro de conciliación para realizar una conciliación extrajudicial en derecho. (Varía)

NORMATIVIDAD

• Se encuentra reglamentada en:

• Ley 640 de 2001

• Ley 446 de 1.998

• Ley 23 de 1.991, Decreto 4089 de 2007

• Conceptos de línea institucional del Min.Int- Jus

• Jurisprudencia

QUE ES UN CENTRO DE CONCILIACIÓN

• Es una entidad sin animo de lucro, pero que cobra por la prestación del servicio (necesidades). Su existencia debe estar autorizada por el MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.

• El centro tiene un domicilio, una planta física- dotada, un Director, secretarias.

• Competencia determinada por la ley.

TRAMITE

• La conciliación ante los centros de conciliación es flexible e informal.

• Se inicia con la solicitud y termina con el seguimiento que debe hacerse el proceso.

ELEMENTOS INFORMATIVOS DE LA SOLICITUD • EL QUE: Hace referencia al asunto o motivo de

controversia: hechos y las pretensiones. • EL COMO: Puede ser verbal o escrita pero es

recomendable dejar la petición en forma escrita. (La redacción y el contenido arrojan elementos que le permiten al conciliador hacerse una primera idea de las relaciones entre las partes).

• EL CUANDO: Indica el momento en el cual se realiza la solicitud y es importante cuando se encuentran de por medio términos de prescripción. (Titulo valor)

• EL QUIEN: Se refiere a la persona que acude a solicitar el servicio.

• CON QUIEN: Se conocen los nombres de las partes y sus domicilios que permitan las citaciones y notificaciones.

• ANTE QUIEN: Se refiere al competente para resolver y puede ser:

- un centro de conciliación debidamente autorizado o directamente la oficina particular de un conciliador calificado.

ETAPAS

1.- FASE DE PREPARACION

SOLICITUD: la conciliación se inicia con la solicitud.

• Quien esta legitimado por activa para presentar la solicitud? No es cualquier persona, sino aquella que hace parte del conflicto; puede ser una persona natural o jurídica a quien el conflicto la afecta de manera directa o indirecta. Es muy importante que el conciliador identifique quienes son partes del conflicto. Ejemplo accidente-ocupantes.

PUEDEN PRESENTAR LA SOLICITUD

• Una de las personas que hace parte del conflicto.• El apoderado de esa persona que hace parte del

conflicto, quien debe ser abogado (art. 65 del C. P. C.) otorgársele poder especial.

• Las personas que hacen parte del conflicto conjuntamente.

VEMOS ENTONCES QUE NO OPERA DE OFICIO, SINO A SOLICITUD DE PARTE.

CARACTERÍSTICAS DEL PODER

Si se otorga poder este debe tener las siguientes características:

• Debe estar dirigido al centro de conciliación donde se va a presentar la solicitud o al conciliador que está citando a la audiencia.

• Se debe identificar el objeto de la conciliación colocando datos de referencia como nombre de las partes, conflicto a conciliar etc.

• El poder debe autenticarse en notaria • El abogado debe aceptar el poder expresamente.

• El documento debe contener la palabra PODER y no un sinónimo de esta ya que tiene connotaciones diferentes.

• Si el abogado representa a una persona jurídica, con el poder deberá acreditar la existencia y representación legal de la entidad para que el conciliador pueda revisar detenidamente las facultades y limitaciones del representante legal.

DONDE PRESENTAR LA SOLICITUD

• Puede presentarse ante cualquier conciliador competente en la materia sobre la cual verse el conflicto no interesa la ciudad ni el tipo de conciliador.

• QUIEN ESCOGE EL SITIO? • La parte convocante. Puede ser en una ciudad

diferente a su domicilio y es valido. Si el convocado no esta de acuerdo puede no asistir a la audiencia pero debe enviar dentro de los 3 días siguientes la excusa, y el conciliador expide la constancia de inasistencia.

TARIFAS Presentada la solicitud el paso a seguir es pagar el servicio o la tarifa

que señala el Centro en su reglamento interno. La tarifa es un limite, es regulada por el Decreto 4089 de 2007, debe estar aprobada por el Ministerio de Justicia.

Están autorizados para cobrar tarifas (es la misma):

1.- Centros de conciliación que pertenezcan a personas jurídicas sin animo de lucro.

2.- Conciliadores a prevención.

2.- Notarios

No están autorizados-gratuidad

• Centros de conciliación que pertenezcan a entidades publicas.

• Centros de conciliación que pertenezcan a los consultorios jurídicos de las Universidades.

• Funcionarios públicos autorizados para conciliar

QUIEN DEBE PAGAR LA TARIFA

• La persona que solicita el servicio

• De común acuerdo las partes solicitantes.

• La tarifa no es reembolsable. A menos que el Centro de Conciliación así lo tenga establecido en su reglamento interno.

COMO SE LIQUIDA LA TARIFA?

Teniendo en cuenta la cuantía de las pretensiones se sobra dentro de los siguientes limites:

• Desde 0 y hasta $5.000.000: 9smdlv• Desde $5.000.001 hasta $7.500.000: 13smdlv• Desde $7.500.001 hasta $10.000.000:16smdlv• Desde $10.000.001 hasta $20.000.000: 21smdlv• Desde $20.000.001 hasta $30.000.000: 25.smdlv• Desde $30.000.001 en adelante: 3.5%

• La tarifa máxima para conciliaciones con cuantía superior a $30.000.000 es de 30 SMMLV.

• La tarifa para solicitudes con cuantía indeterminada es máximo de 14 smdvl pero si mas adelante se logra determinar la cuantía, se liquida normalmente y se cobra el excedente.

• Si las partes presentan de común acuerdo solicitudes con cuantías diferentes, se suman todas las pretensiones y se liquidan las tarifas y el pago se hace por cada parte de forma proporcional y si esta es indeterminada pagaran por partes iguales las tarifas. (R. Comp)

EJEMPLO

• En el accidente de transito ocurrido entre el vehículo de Lucas y el de Ana, donde aquel acepta su responsabilidad en el siniestro, Ana presenta una cotización de 15.000.000, la tarifa se liquida así:

• 15.000.000, están ubicados en el cuarto rango y aquí el valor indicado es de 21 smlmv.

• El salario mínimo mensual legal vigente lo dividimos entre 30 para sacar el salario diario.

• Si multiplicamos este salario mínimo por 21 nos da el total de la tarifa máxima a pagar. (limite).

COMO SE DISTRIBUYEN LAS TARIFAS

• El 60% para el conciliador (honorarios-adm just)• El 40% para el Centro de conciliación.(gastos)

En el caso de ANA el valor liquidado lo dividimos así:

• ………..para el conciliador • ………..para el Centro de conciliación

QUE INCLUYE LA TARIFA

• La realización de 3 sesiones de audiencias de conciliación. No están ligadas al resultado y no es reembolsable.

• Si las partes requieren de mas sesiones deberán pagar el 20% sobre la tarifa inicialmente liquidada, por cada sesión adicional.

• Además los servicios de conciliación están gravados con IVA a cargo del solicitante.

Ejemplo

• Cuarta sesión:

Tarifa inicialmente pagada por Ana $......, a esto le sacamos el 20% y nos da $......, le sumamos el 16% del IVA, nos da el valor a pagar por la cuarta sesión.

Lo recomendable es no necesitar mas sesiones y si concilian en la primera no tienen derecho a devolución de las dos restantes.

OBLIGACIÓN SOCIAL

• Los Centros de conciliación y los notarios deben realizar semestralmente como mínimo un 5% de tramites conciliatorios gratuitos (Ley 640 de 2001) según el numero de casos que atendieron en el año. Ejemplo.

• El servicio se presta a personas de grupos vulnerables en casos donde se les exija como requisito de procedibilidad, la conciliación.

QUIENES CALIFICAN

• Pobladores de estratos 1, 2 y 3 • Pobladores de las zonas rurales• Personas desplazadas• Madres comunitarias activas• Pobladores del SISBEN• Personas con discapacidad, minorías étnicas, padre o

madre cabeza de familia, adulto mayor.

• Deberán probar que no tiene capacidad económica.

SUJETOS Y SU ROL

• CENTRO DE CONCILIACIÓN

• DIRECTOR (abogado)

• SECRETARIA Y DEMÁS PERSONAL (patinador)

• CONCILIADORES –CÓDIGO (ESPECIALISTAS)

EL DIRECTOR -COMPETENCIA

• Antes de pagar la tarifa algunos Centros acostumbran a que el Director analice el caso y le responda a los solicitantes si el caso es o no conciliable.

• Otros revisan la solicitud después de ser radicada y nombrado el conciliador le dan algunas instrucciones de cómo proceder en ese caso concreto.

• Y otros una vez nombrado el conciliador citan a las partes para acelerar el procedimiento y llaman al conciliador a las audiencias, es decir el centro adelanta todo el procedimiento formal.

CRITICA

• Estos procederes se han criticado porque el centro de conciliación no está autorizado legalmente para tomar decisiones que tengan implicaciones de administración de justicia porque el administrador de justicia transitorio y habilitado por las partes es el Conciliador. la competencia del Centro es meramente administrativa.

• Igual ocurre en las universidades donde el director o asesor de área en lugar de tener una labor de acompañamiento muchas veces hace la conciliación quitándole la oportunidad al alumno conciliador.

CONCILIADORES INSCRITOS• Los conciliadores deben estar inscritos a uno o varios centros de

conciliación.

• Realizan su función en el Centro o en su oficina particular (a prevención) o en cualquier parte diferente a su domicilio y en este caso puede cobrar la tarifa por sus honorarios y le cobrara IVA solo si pertenece al régimen contributivo (DIAN).

• Pero pagará al centro el registro y archivo de los documentos en el centro donde este inscrito, quien le cobrará como máximo el 10% de un salario mínimo mensual vigente. (Ahorra el 30%).

COMPETENCIA DE LOS CENTROS

• Los centros de conciliación solo están autorizados para prestar sus servicios en una ciudad en concreto su domicilio (Resolución 1342 de 2004 Ministerio de Justicia y derecho.

• No tienen competencia Nacional para abrir oficinas, sedes o sucursales. (P. 12 Leer)

DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR

Cancelada la tarifa el conciliador se puede designar así:

• Por una de las partes

• Por mutuo acuerdo entre las partes.

• A prevención. Una de las partes puede acudir ante un conciliador que esta inscrito en el centro pero realiza las audiencias en su oficina.

• Por el Centro de Conciliación. Lo hace el Director, quien escoge de las listas oficiales de conciliadores según lo establezca el reglamento interno, que puede ser:

• por orden de lista (turno)• por sorteo (balota)• por la materia del conflicto (especialidad)

ESTUDIO DE LA SOLICITUD • Escogido el conciliador el Director lo llama y le hace

entrega de la solicitud. El conciliador debe primero que todo, mirar si es competente. Porque el asunto puede ser conciliable pero de competencia de otro conciliador. (Proc.)

• Debe mirar si hay impedimento o inhabilidad con el caso o con las partes. Si no se declara impedido puede ser recusado y el director decide. Las causales son las mismas establecidas para los jueces. Puede no estar impedido legalmente pero si éticamente. No solo debe parecer imparcial sino serlo.

ASUNTO NO CONCILIABLE

• Si el asunto no es conciliable el conciliador deberá expedir una constancia de “asunto no conciliable”.

• La constancia deber{a contener la siguiente información:

CONSTANCIA DE ASUNTO NO CONCILIABLE

• Fecha de expedición debe ser dentro de los 10 días siguientes a la presentación de la solicitud.

• Identificación del centro de conciliación, nombre completo, código de identificación, resolución de autorización. (Ministerio).

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud• Objeto de la conciliación. • Razones de derecho (ley, jurisprudencia), que motivan

que el conflicto no es conciliable.• Firma del conciliador, cedula y código.

• De esta constancia se entrega una a las partes. • Se devuelven los documentos anexos a las partes y se deja copia

en el archivo como constancia de lo actuado por el conciliador.

• Se expide también esta constancia cuando el asunto ya fue conciliado en otra oportunidad, pero la persona por desconocimiento, confusión o reincidencia del conflicto acude al centro nuevamente, situación que confirma el conciliador cuando explora la historia del conflicto. En este caso aquella acta hizo transito a cosa juzgada y presta merito ejecutivo, como lo ordena el art. 66 de la Ley 446 de 1.998.

ASUNTOS CONCILIABLES Y NO CONCILIABLES

• Si en la solicitud hay conflictos que se pueden conciliar y otros que no son conciliables, se procede asi:

• se expide la constancia respecto de los asuntos no conciliables y se procede a citar a las partes respecto de los que si lo son. Esta circunstancia se le debe dejar claro a las partes.

Asuntos conciliables que no son competencia del conciliador

• En casos donde el asunto si es conciliable pero de competencia de otro conciliador, se procede así:

El conciliador debe informar por escrito a las partes, pero no debe remitir el asunto porque violaría el principio de autonomía o voluntad de las partes (revolución inglesa 1.688), Esta principio surge cuando el ser humano es reconocido como sujeto de derechos sobre los cuales puede disponer. (indiv-soberano).

• Entonces el conciliador se debe limitar solo a indicarle al solicitante cual es la autoridad o entidad competente, sin decir un nombre en particular.

• Ejemplo el competente es el conciliador ante la jurisdicción contenciosa Administrativa de la Procuraduría General de la Nación, sin decir el DR. Pedro Pérez.

ASUNTO CONCILIABLE • Si el asunto es conciliable se cita a las partes. No es el Centro

quien tiene la obligación de citar a las partes, tampoco son las partes, sino el conciliador.

• La ley dice que la cita se haga en debida forma y por el medio mas expedito y eficaz pero el Ministerio recomienda que por escrito y por correo certificado. (constancia).

• Se puede hacer por correo electrónico y es valido si la persona responde que lo recibió.

• En lugares de difícil acceso se puede pedir apoyo a las autoridades de policía. En todos los casos se deja constancia en el expediente.

• El conciliador esta en la obligación de citar una sola vez, si lo hizo en debida forma se entiende cumplida la citación.

• Si la parte convocante entregó errada la dirección el conciliador lo requerirá por escrito para que la corrija y el procedimiento queda suspendido máximo por 3 meses a partir de la solicitud, pasados estos si no fue posible la citación el conciliador dejará constancia escrita de lo sucedido y archivará la solicitud.

Contenido de la citación• Fecha, que debe ser lo antes posible• Identificación del centro, nombre, dirección • Lugar y fecha de la audiencia • Identificación de las partes objeto de la conciliación• Motivo de la controversia

• La citación debe ser redactada en lenguaje amable, cálido, respetuoso y claro, que genere un impacto positivo en el convocado, que infunda confianza, para que se sienta motivado a asistir, no debe parecerse a una notificación judicial o disciplinaria, por ejemplo sírvase comparecer ….

• Puede pedirles que lleguen 15 minutos antes con el fin de registrarse. • Puede indicarles que tienen derecho a asistir con su abogado de confianza.

CONSECUENCIAS DE LA INASISTENCIA

• Si la parte convocada no asiste, el conciliador expedirá una constancia de inasistencia y no está obligado a volverlo a citar.

• Si se excusa y solicita una nueva cita, debe tener en cuenta si asistió el convocante, porque en este caso es el quien decide si lo vuelven a citar.

• Si el convocado no asiste pero se excusa y no pide nueva cita, el conciliador debe anexar la excusa a la constancia de no asistencia, ya que no está facultado para valorar las excusas.

• Si ninguna de las dos partes asisten se excusen o no el conciliador debe volverlos a citar.

CONSECUENCIA DE LA INASISTENCIA La inasistencia a las audiencias se cuenta

como sesión.

• Entonces la tarifa da lugar a 3 sesiones de audiencia si fracasa la primera sesion porque no asisten, se descuenta.

• Reitero, a partir de 3 sesiones se cobra el 20% por cada sesión adicional.

QUIEN ES EL COMPETENTE PARA VALOR LAS EXCUSAS

• Esta competencia es de los jueces, quienes determinan si la excusa es valida y pueden decidir si aplica o no las consecuencias jurídicas.

• Por ejemplo si la conciliación es requisito de procedibilidad y no concurrió el convocado el juez debe decidir si da por cumplido el requisito.

• O podrá tenerse como indicio grave en contra de sus pretensiones, etc.

QUE DEBE CONTENER LA CONSTANCIA DE INASISTENCIA?

• fecha de expedición la cual debe ser al cuarto día de la citación dejando 3 días hábiles para que las partes puedan presentar sus excusas.

• Identificación del centro• Lugar y fecha de presentación de la solicitud• Identificación de las partes, dejando constancia quien asistió y

quien no, dejando constancia de la forma como se hizo la citación

• Objeto de la conciliación.• Excusas presentadas• Firma del conciliador.

AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN• Todo esta listo antes de que las partes lleguen. • La sala está equipada con los muebles necesarios y elementos

tecnológicos que le faciliten el desarrollo de la audiencia, como computador, video beam, útiles de oficina, códigos, etc.

• Llegado el día y la hora, las partes se registran con su cedula de ciudadanía y son ubicadas en la sala de espera.

• El conciliador se acerca hasta la sala y saluda a las partes estrechándoles las manos y mirándolos a los ojos. (saludo cálido).

• Se presenta con sus nombres y los invita al salón de la diligencia.

UBICACIÓN ESTRATÉGICA DE LAS PARTES EN LA MESA

• El conciliador se ubica en una de las cabeceras

• Las partes a cada lado de la mesa con sus acompañantes

• Los apoderados mas alejados

• Se ofrece servicio de cafetería si lo hay

PRESENTACIÓN DEL CONCILIADOR Y DE LAS PARTES

• El conciliador debe expresar agradecimiento.• Debe reiterar su nombre• Debe confirmar su rol de imparcialidad- (principio

básico de la conciliación ley 23 de 1.991 art. 76 que implica reserva frente a lo manifestado o desarrollado en la reunión). Este principio contiene el compromiso de que ninguno podrá facilitar a terceros la información judicial o extrajudicialmente suministrada e intercambiada o revelar los documentos presentados sin previa autorización.

• Luego cede el uso de la palabra al convocante y después a su apoderado para que se presenten y después al convocado y su apoderado luego a los acompañantes. (La audiencia es privada solo asisten los interesados).

• Es decisión del conciliador si la presentación la hacen: • primero las damas• O siguiendo las manecillas del reloj-de derecha a

izquierda.

AMBIENTACIÓN BREVE

El conciliador explica en forma breve, clara y simple, los motivos por los cuales se hallan reunidos.

• Expone las reglas del juego (celulares, uso de la palabra, intervención de abogados)

• Los efectos legales

• Hace las aclaraciones pertinentes- director de la diligencia.

HABILITACIÓN DEL CONCILIADOR

• Este es el momento en que las partes o una de ellas puede inhabilitar al conciliador.

• Si el conciliador no es recusado quiere decir que ha sido habilitado.

• La habilitación es tacita, es la facultad que tienen las partes de aprobar y autorizar a una persona para que pueda ejercer como conciliador y administrar justicia transitoriamente. (No es necesario que este les pida que lo habiliten por escrito)

RECHAZO DEL CONCILIADOR• Si una de las partes no acepta al conciliador no está obligada

a indicar las razones, basta con que haga la manifestación y éste deberá apartarse. Se suspende la audiencia y el Director procederá a designar otro conciliador.

• Pero no puede permitirse que nuevamente la parte no habilite al segundo conciliador especialmente cuando la conciliación es requisito de procedibilidad para acudir a la justicia ordinaria.

• Si no lo habilita, a solicitud del interesado el segundo expedirá un documento dejando constancia del hecho, y se entiende cumplido el requisito de procedibilidad.