Analisis Situacional COPYCANON Ags

ANÁLISIS SITUACIONAL

Maria Guadalupe del Carmen Briones Perfecto

Junio- Agosto 2011

JUSTIFICACIÓN

La realización del presente análisis situacional, tiene por objeto presentar un diagnóstico interno de la empresa COPYCANON, S.A DE C.V el cual sirve de guía para mostrar como esta operando actualmente la empresa; demostrando algunos puntos débiles detectados que limitan la eficiente operación y el buen funcionamiento de la misma. Así mismo se sugieren algunas adecuaciones positivas para el cambio del entorno empresarial.

El análisis se compone de 2 aspectos básicos: Situación Actual Situación Deseada

Cada aspecto se divide como se muestra a continuación:

ÁREAS DETECTADAS RECURSOS HUMANOS

Empleados Jerarquía -Autoridad Organigrama Delimitación de funciones, actividades, obligaciones y responsabilidades. Descripción de Puestos Actitud de Servicio al Cliente Reglamento Interno de Trabajo

ÁREA ADMINISTRATIVA Sistema SAE Supervisión administrativa Control administrativo Inventarios Capacitación

RECURSOS MATERIALES Instalaciones (Layout) Maquinaria y equipo (Mantenimiento) Tecnología

ÁREA DE RECURSOS HUMANOSEmpleados

SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

La empresa cuenta con 9 empleados de planta, no es necesario la contratación de mas empleados.Estos cuentan con al menos 4 de 10 cualidades generales requeridas para laborar en la empresa.Se detecto que no existe un rol de actividades fijo lo cual influye en sus hábitos alimenticios.

No es necesario la contratación de mas personal; lo que se requiere es la cooperación del personal para lograr los valores de la empresa.los empleados deben conocer las cualidades esperadas para desarollar al menos 7 de 10 de estas, logrando con esto una mejor actitud de servicio.Se propone la asignación de un horario de comida por turnos a todos los empleados.

Jerarquía- Autoridad SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

Apatía de los empleados hacia el Jefe Inmediato, debido a que este cargo lo ejerce una persona que carece en gran parte de liderazgo, rasgos de superioridad denotando con esto una actitud deficiente hacia sus subalternos(muy importante esta es la base del trabajo en equipo, sin un cambio de actitud y compañerismo en el trabajo, no se puede avanzar en ninguna de las demas areas, el lider es el guia)

Contar con un líder que guíe al equipo.Se propone concientizar a la persona que actualmente ejerce el cargo de jefe inmediato para que ejerza formalmente el cargo de SUPERVISOR .Lo cual requiere un alto grado de sentido comun, y respeto hacia su trabajo y la empresa, es necesaria la cooperación de la persona pues se requiere de un alto grado de responsabilidad y compañerismo.


Se detecto que la empresa no cuenta con un organigrama que delimite las responsabilidades y obligaciones de cada puesto.

Contar con un organigrama que permita a los empleados conocer y reconocer a quien pueden recurrir en caso de alguna duda, problema o cualquier otra incidencia presentada. EL organigrama de la empresa ya ha sido elaborado.

Organigrama

Funciones, actividades, tareas y responsabilidadesSITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

No están definidas como tal; los empleados realizan las actividades que ellos creen convenientes sin establecer un mecanismo de control

Existe una descripción de puestos la cual será anexada al manual de organización, en ella se especifican las funciones, actividades, tareas y responsabilidades que cada empleado debe conocer.


Se detecto que solo 3 empleados, brindan un excelente servicio al cliente, los demás poseen diferentes actitudes de servicio al no contar con una capacitacion o un lider que motive y enseñe acerca de la importancia del servicio al cliente;

Se propone como motivar, capacitar y establecer lineamientos de conducta al personal para instruirlo a que adopte la actitud de servicio requerida para desempeñar la actividad principal de la empresa (brindar un servicio). mediante la importancia de lo que representa brindar una buena actitud de servicio a los clientes (ganancias, costo-beneficio) que se pueden obtener.Se anexa un contexto basico en el manual organizacional.

Actitud de Servicio


No se cuenta con un reglamento interno de trabajo en el que se delimiten las acciones, obligaciones y responsabilidades de el personal; además de expresar las sanciones correspondientes debido al incumplimiento de las normas establecidas en este para el desempeño de la mejora en el ambiente de la empresa.

Se elaboró un reglamento interno de trabajo, solicitando información a los propios empleados acerca de las actividades que ellos consideraban que no deberían hacer en horas de trabajo(elaborado mediante consenso).Anexado al manual de organización.

Reglamento Interno de Trabajo

ÁREA ADMINISTRATIVASistema SAE


No se aprovecha al máximo esta herramienta, se conocen y manejan las siguientes cuentas: Facturación, Punto de Venta, Compras, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Proveedores y Clientes.

El uso del sistema esta limitado.El sistema solo es operado en su totalidad por la auxiliar administrativo y por la cajera la cual solo utiliza los siguientes filtros (cuentas) facturación y punto de venta.

Explotar y aprovechar todas las utilidades del programa para poder tomar decisiones mas efectivas gracias a los reportes, gráficos y demás herramientas que proporciona el sistema.Se propone brindar una capacitación inmediata al personal que opera el sistema.Se sugiere capacitar a una tercera persona para que al igual que la auxiliar administrativo opere en su totalidad el sistema.(no debe ser la cajera pues podria prestarse a la modificacion de la informacion)

Supervisión Administrativa

SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADANo se lleva a cabo una supervisión constante para determinar el funcionamiento de la empresa en términos economicos.

Se propone efectuar una supervisión administrativa mínimo cada 3 meses, en la que se pueda medir la adquisición de materiales, las ganancias obtenidas y todo lo referente al aspecto financiero de la empresa; la persona que debe realizar esta actividad es el contador externo de la empresa.


Se cuenta con un método para el control del efectivo; sin embargo esta confusa tanto su realización como su comprensión. estandarizar los métodos y controles administrativos efectuados por la auxiliar administrativo para facilitar la comprensión de los mismos.No se cuenta con un mecanismo que permita cotejar que los servicios realizados como los productos vendidos efectivamente ingresan como venta y por lo tanto se percibe un ingreso por los mismos.

Se sugiere afinar algunos aspectos relevantes de dicho método para facilitar la elaboración y comprensión del mismo.

Se propone la implementación de un «vale de venta» el cual permitirá el control de la venta de productos y servicios; así como establecer un control para que todos los productos y servicios sean cobrados. Además se sugiere documentar cada método , explicando su función y describiendo el procedimiento.

Control Administrativo


No se cuenta con un mecanismo que agilice la recepción y entrega de trabajos (pedidos). Por lo regular los empleados reciben un trabajo y nadie se hace responsable para inmediatamente realizar el servicio solicitado (cuando es un servicio en volumen).

Se elaboró una «ORDEN DE COMPRA», la cual se sugiere sea implementada para con ello agilizar y de esta forma controlar y percatarse de que los empleados realizaran el trabajo para entregarlo posteriormente en tiempo y forma.

InventariosSITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

El manejo de inventarios es deficiente, debido a que no se dan de baja todos los materiales utilizados, los empleados no registran en la bitácora de almacén la mercancía que obtienen del mismo para la venta externa o para el consumo interno. Por lo regular el inventario físico nunca coincide con el inventario arrojado por el sistema.

Que concuerden ambos inventarios. el Supervisor sea el encargado de registrar las salida de mercancia del almacen y por tanto el responsables de la salida de mercancía del almacén; con la finalidad de tener un control y responsabilidad directa ante el auxiliar administrativo mas de la misma.


La empresa no proporciona ningún tipo de capacitación a los empleados.

Promover capacitaciones en la correcta utilización del equipo y herramientas de trabajo, Asi como en los sistemas y programas utilizados logrando con esto eficientar los objetivos de la empresa, poniendo enfasis en los mandos superiores

Capacitación

RECURSOS MATERIALESInstalaciones


Las instalaciones con las que cuenta la empresa son adecuadas para el desarrollo de las actividades; solo que se presenta la siguiente cuestión:1.- Existen espacios que se están desperdiciando.2.- Existen espacios limitados que no permiten el adecuado desarrollo de las actividades.

Tener una distribución acorde con las necesidades de la empresa. Se propone la reubicación de los espacios de trabajo, mediante el diseño de un Layout.Anexado en el manual de organizacion

Maquinaria y EquipoSITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

Se cuenta con la maquinaria y equipo requerido para el desarrollo de las actividades; sin embargo existen maquinas que no están actualmente en funcionamiento.

Que toda la maquinaria este en buenas condiciones y funcionando para evitar retrasos en la elaboración de los trabajos.Se propone brindar mantenimiento constante a la maquinaria y equipo existente en la empresa.

TecnologíaSITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA

Se cuenta con la tecnología adecuada; pero hace falta contar con los programas acorde a las necesidades de los clientes.

Se sugiere verificar el correcto funcionamiento de los programas, además de la adquisición de un programa de antivirus.

Leadership & Management

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