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Sistema de información basado en indicadores para el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico de Móstoles
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PROBLEMA……… Cómo realizar el seguimiento y evaluación de……
7 dimensiones estratégicas
38 líneas estratégicas
109 objetivos
235 actuaciones
SOLUCION……… mediante la creación de un sistema de informaciónbasado en indicadores
536 indicadores
Cuadro de Mando
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
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Cuadro de Mando Agenda
¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
1
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5
6
¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
MOSTOLES OPINA(Encuestas ciudadanas)
MOSTOLES OPINA(Encuestas ciudadanas)
CD
MModernizaciodernizacióónnCCalidadalidad
Ayuntamiento de Móstoles
AREA DE PRESIDENCIA DE COORDINACION ESTRATÉGICA, INSTITUCIONAL Y ADMINISTRACIÓN PUBLICA
Plan Estratégico de Modernización y
Calidad
II Plan Estratégico de Recursos Humanos
Planes y Proyectos 2014
Cuadro de Mando
Transparencia Municipal
Código Buen Gobierno
Memoria Anual de Gestión
del Gobierno
Acciones inmediatas:- Constitución de Comité de Gestión- Priorización y programación de proyectos 2014- Puesta en marcha
Calidad del Gobierno Local(UNE 66182)
Acciones inmediatas:- Elaborar proyecto. AENOR- Información-formación-acción- Evalucion operativa
Acciones inmediatas:- Diseño estructura y contenidos
- Revisión de contenidos
- Integración de la información
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1
42
CARTAS DE SERVICIOCARTAS DE SERVICIO
SAC MOSTOLESSAC MOSTOLES
TRAMITES ONLINETRAMITES ONLINE
GRUPOS DE MEJORAGRUPOS DE MEJORA
Acciones inmediatas:
- Coordinación y seguimiento
- Elaborar 4º Informe
- Publicación Web
Implantación “Open Government”
Acciones inmediatas:- Conocimiento de experiencias- Modelo de Gobierno- Propuesta de medidas
Acciones inmediatas:- Recursos Humanos- Estadística y registro- Gerencia de Urbanismo- Policia Local
Acciones inmediatas:- Concluir documento propuesta- Oficina Contribuyente- Elaborar proyecto- Puesta en marcha. Cita previa
3
Acciones inmediatas:- Recaudación ejecutiva- Concluir documento- Reunión del grupo
Acciones inmediatas:- Continuar con la definición de trámites online- Documentar la Metodología
Acciones inmediatas:- Datos encuesta telefónica- Foros ciudadanos
2
1 4
5
Seguimiento y evaluación
del Plan de Gobierno
OTROS PLANES- Plan de Racionalización del gasto y mejora de la eficiencia- Plan Estratégico de Modernización y mejora de la Asesoría Jurídica
GESTION POR PROCESOSGESTION POR PROCESOS6Acciones inmediatas:- Revisar proyecto- Puesta en marcha
A BPlan de Gobierno
(2012-2015)Plan Estratégico
de Móstoles
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
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¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
Seguimiento y evaluación
Integrar contenidos en la gestión
Fomentar la Participación ciudadana
Tres retos / necesidades / problemasTres retos / necesidades / problemas
Ya tenemos un Plan Estratégico ¿y ahora qué?
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El cuadro de mando es una herramienta que recoge de forma sistemática y sintética la información relevante sobre la gestión, las acciones realizadas y el cumplimiento de los objetivos del Plan estratégico de Móstoles y los compromisos del Plan de Gobierno.
Contiene información en tiempo real sobre el estado de la gestión agrupada en indicadores, de forma que se obtiene un conocimiento rápido y general del avance de la gestión hacia los objetivos marcados.
Solución al problema…..…..y oportunidad de mejora
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
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¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
Comité de Dirección: Alcalde, Concejal Coordinación Estratégica, Gerente Fundación Ciudad de Móstoles, Director técnico Universidad Rey Juan Carlos
Comisión de Gestión: Concejal de Coordinación Estratégica e Institucional, Dirección de Modernización y Calidad. Departamento de Nuevas tecnologías, Técnicos de la Universidad Rey Juan Carlos
Red Responsables políticos: concejales de gobierno y de coordinación
Red de Responsables técnicos: directores de servicio o departamento, gestores y técnicos
Diseño, elaboración y puesta en marcha (I)
Análisis de información Revisión de Planes
Estratégicoso Plan Estratégico de
Móstoleso Plan de Gobierno (2012-
2015)o Plan Modernización y
calidad
Análisis de información
Revisión de Planes Estratégicos
o Plan Estratégico de Móstoles
o Plan de Gobierno (2012-2015)
o Plan Modernización y calidad
Diseño estructura y contenido
o Dimensioneso Líneas estratégicaso Objetivoso Indicadores
Responsableso Políticoso Técnicos
Diseño estructura y contenido
o Dimensioneso Líneas estratégicaso Objetivoso Indicadores Responsableso Políticoso Técnicos
Contenidoo Estructurao Componentes
Ajusteso Responsableso Indicadores Presentación Comité de Dirección
Contenidoo Estructurao Componentes Ajusteso Responsableso Indicadores Presentación Comité de Dirección
Entrevistas y reuniones con responsables:
o Ajustar objetivos iniciales
o Vincular actuaciones
o Resolver dudas
Validación de los responsables políticos
Entrevistas y reuniones con responsables:
o Ajustar objetivos iniciales
o Vincular actuaciones
o Resolver dudas
Validación de los responsables políticos
Fase 2Diseño y
elaboración del Cuadro Mando
Ene Feb Mar Abr May
Fase 1Diagnóstico
Organización
May
Fase 3Presentación 1º
borrador Cuadro de Mando
Fase 4Entrevistas y
validaciones con responsables
May Jun Jul Ago Sep Oct
20122012 2012 2012
Diseño, elaboración y puesta en marcha (II)
Fase 6Implantación
aplicación informática
Oct Nov
Fase 5Presentación 2º borrador Cuadro
de mando
Fase 7Prueba piloto y
ajustes al Cuadro de Mando
Fase 8Inicio y puesta en
marcha del Cuadro de Mando
Jul Ago Sep Oct Nov Dic
2012
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
2012 2013 2013
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
1
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¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
7 DIMENSIONES.- Son agrupaciones de líneas estratégicas bajo un mismo concepto, categoría o materiaDimensionesDimensiones
536 INDICADORES.- Es lo que hay que medir o evaluar . Son medidas objetivas que muestran el nivel de realización y cumplimiento de los objetivos y actuaciones del Plan Estratégico
Indicadores
38 LINEAS ESTRATEGICAS.- Son agrupaciones de objetivos bajo un mismo concepto, categoría o materia
LíneasLíneasEstratégicasEstratégicas
235 ACTUACIONES.- Son actividades o proyectos llevados a cabo para alcanzar los objetivosActuaciones
109 OBJETIVOS.- Son las metas u objetivos a lograr según la estrategia del plan
ObjetivosObjetivos
EstratégicosEstratégicos
ES
TRU
CTU
RA
Y C
ON
TEN
IDO
Variable
Fase
El sistema de información se gestiona desde una herramienta informática
Aplicación Aplicación informáticainformática Aplicación Aplicación informáticainformática ContenidosContenidosContenidosContenidos
Estructura del cuadro de mando Interfaz del cuadro de mando Identificación del usuario Detalle de los elementos Gestión
o Símbolos y coloreso Búsqueda de elementoso Gestión de variables
El trabajo diario
Cuadro de Mando. Soporte informático
ALCALDE
Puede visualizar todos los elementos del Cuadro de Mando
RESPONSABLES POLITICOSPueden visualizar todos los objetivos, actuaciones
y elementos asignado a su área de gestión
ALCALDE
RESPONSABLES POLITICOS
RESPONSABLES TECNICOS
RESPONSABLES TECNICOS
Pueden ver los elementos, objetivos y actuaciones de los cuales son responsables
Los responsables técnicos tienen que introducir periódicamente los datos o valores de los indicadores
Niv
el 1
Niv
el 2
Niv
el 3
Identificación por:o Nombre de usuarioo Palabra de paso
Tipos de usuario (perfiles)o Alcalde (acceso a todos los
elementos del cuadro de mando)o Concejal (acceso sólo a los
elementos que dependen de su área politica)
o Responsable técnico (acceso sólo a los elementos de los cuales es responsable)
o Administrador (permisos, cambios, configuraciones, etc)
Cuadro de mando
Identificación de usuario
Cuadro de mando
Pantalla de inicio
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Ayuda
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Alerta
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Alerta elementos que requieren su atención
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Pendiente
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Pendiente Gestión variables. Toma de datos
Cuadro de mando
Detalles de objetivo
Cuadro de mando
Detalles de indicador de objetivo
limite mínimo limite máximo
0,00 0,20 0,80 1,00
Rojo : fuera de límites
Amarillo : acercándose a los límites
Verde : correcto
IndicadoresActuacionesObjetivosLíneas estratégicasDimensiones
Para homogeneizar los valores de los indicadores se introduce el INDICE DE CUMPLIMIENTO (IC), asignando un límite mínimo y un limite máximo (al que tender). El IC tomará valor 0 cuando coincida con el valor mínimo; y el valor 1 cuando el valor medido coincida con el valor optimo designado
Para homogeneizar los valores de los indicadores se introduce el INDICE DE CUMPLIMIENTO (IC), asignando un límite mínimo y un limite máximo (al que tender). El IC tomará valor 0 cuando coincida con el valor mínimo; y el valor 1 cuando el valor medido coincida con el valor optimo designado
INDICE DE CUMPLIMIENTOINDICE DE CUMPLIMIENTOINDICE DE CUMPLIMIENTOINDICE DE CUMPLIMIENTO
Cuadro de mando
Detalles de objetivo
Cuadro de mando
Detalles de actuación
Cuadro de mando
Detalles de indicador de actuación
Cuadro de mando
Detalles de actuación
Cuadro de mando
Informe de seguimiento de actuación
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Alcalde
Cuadro de mando
Pantalla de inicio. Vista general
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
1
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3
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5
6
¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
Conclusiones
BENEFICIOSBENEFICIOSBENEFICIOSBENEFICIOS
Concreta la acción del gobierno local Clarifica y delimita las responsabilidades Introduce en el pensamiento estratégico Obliga a planificar las actuaciones Ayuda a realizar acciones correctoras Mejora el proceso de toma de decisiones Proactividad en vez de reactividad Extensión del sistema a otros ámbitos de gestión Facilita la comunicación y cooperación
Concreta la acción del gobierno local Clarifica y delimita las responsabilidades Introduce en el pensamiento estratégico Obliga a planificar las actuaciones Ayuda a realizar acciones correctoras Mejora el proceso de toma de decisiones Proactividad en vez de reactividad Extensión del sistema a otros ámbitos de gestión Facilita la comunicación y cooperación
LIMITACIONESLIMITACIONESLIMITACIONESLIMITACIONES
Resistencia al cambio Visto como un sistema de control Elevada dedicación temporal , inicialmente No es sencillo la vinculación presupuestaria Dificultades de “interiorización” en la gestión diaria Cultura insuficiente de “evaluación” y medición
Resistencia al cambio Visto como un sistema de control Elevada dedicación temporal , inicialmente No es sencillo la vinculación presupuestaria Dificultades de “interiorización” en la gestión diaria Cultura insuficiente de “evaluación” y medición
FACTORES CRITICOS DE EXITOFACTORES CRITICOS DE EXITOFACTORES CRITICOS DE EXITOFACTORES CRITICOS DE EXITO
Liderazgo politico claro y decidido (Alcalde) Implicación real de los responsables politicos Colaboración de responsables técnicos Comunicación a todos los niveles de la organizacion Coordinación y asistencia técnica permanente Refuerzo positivo continua
Liderazgo politico claro y decidido (Alcalde) Implicación real de los responsables politicos Colaboración de responsables técnicos Comunicación a todos los niveles de la organizacion Coordinación y asistencia técnica permanente Refuerzo positivo continua
ASPECTOS A MEJORARASPECTOS A MEJORARASPECTOS A MEJORARASPECTOS A MEJORAR
Determinación de los objetivos mas críticos Analizar reduccion de indicadores Encuesta de percepción y satisfacción de usuarios Vincular a programas presupuestarios Cuadro de Mando de Gestión (no sólo estratégico) Desarrollo del aplicativo (por ej: interoperabilidad)
Determinación de los objetivos mas críticos Analizar reduccion de indicadores Encuesta de percepción y satisfacción de usuarios Vincular a programas presupuestarios Cuadro de Mando de Gestión (no sólo estratégico) Desarrollo del aplicativo (por ej: interoperabilidad)
NECESIDAD
CONCLUSIONES
CONTEXTO
RESULTADO
PROCESO
PREGUNTAS
1
2
3
4
5
6
¿en qué contexto se produce?
¿ a qué problema/necesidad responde?
¿qué pasos se han seguido?
¿ cúal ha sido el producto/servicio final?
¿ alguna dudao comentario?
¿ qué conclusiones podemos extraer?
Cuadro de Mando Agenda
PARA MAS INFORMACION:
José Enrique Díez GetinoDirección de Modernización y CalidadAyuntamiento de MóstolesPlaza de la Cultura s/n 28935 Móstoles (Madrid)Tel.91 664 75 00 Ext.3227 [email protected]://modernizacionycalidad.blogspot.com.es
José Enrique Díez GetinoDirección de Modernización y CalidadAyuntamiento de MóstolesPlaza de la Cultura s/n 28935 Móstoles (Madrid)Tel.91 664 75 00 Ext.3227 [email protected]://modernizacionycalidad.blogspot.com.es
