Planeación para las contingenciasprepararse para lo desconocido por Mtro. Javier Pons

ContingenciaRAE.

(Del lat. contingentĭa).

1. f. Posibilidad de que algo suceda o no suceda.

2. f. Cosa que puede suceder o no suceder.

3. f. riesgo.

Los planes de contingencias son preparativos para tomar acciones específicas cuando un acontecimiento no planeado en el proceso formal de planeación realmente ocurre.

La planeación de contingencias implica el desarrollo de acciones específicas a poner en práctica en caso de ocurrir acontecimientos que son poco probables pero que de ocurrir tendrían importantes consecuencias para la organización.

Planear para las contingencias

Es importante identificar dichos acontecimientos futuros en base a dos indicadores clave: el impacto y la probabilidad.

Los acontecimientos para los que se generan este tipo de planes son aquellos con alto impacto potencial y baja probabilidad de ocurrir.

Planear para las contingencias

relación impacto/probabilidad

Alto impactoAlta probabilidad

Planeación Estratégica

Alto impactoBaja probabilidad

Planeación de contingencias

Bajo impactoAlta probabilidad

Planeación operativa

Bajo impactoBaja probabilidad

No requiere planeación

1. Identificar sucesos de relevancia para la organización mediante una matriz de contingencias.

2. Asignarlos a alguno de los cuatro cuadrantes en relación a su impacto potencial/probabilidad de realizarse.

3. Poner especial énfasis en aquellos que requieran planeación para las contingencias.

4. Establecer Trigger Points (puntos gatillo) y rangos de respuesta (monitoreo de alto nivel y acción)

Pasos:

5. Poner en acción sistemas de monitoreo constante que permitan identificar y accionar los Trigger Points

6. Desarrollar procesos específicos que respondan a cada Trigger Point definido con anterioridad.

Pasos:

Es un conjunto de circunstancias observables que indican que el plan básico no está prosiguiendo como estaba previsto y que el plan de contingencias debe ser puesto en acción.

Los puntos gatillo deben ser cuidadosamente pre-definidos para determinar cuando los supuestos del plan básico dejan de ser válidos y es necesario definir nuevos supuestos. Los planes de contingencia deben ser elaborados para todas las combinaciones (vulnerabilidades internas y externas y oportunidades internas y externas).

Trigger Point (punto gatillo)

Es una herramienta que permite delimitar los factores contingentes para la organización y establecer así Trigger Points efectivos.

Es similar al FODA y exponen tanto las vulnerabilidades internas y externas como las oportunidades internas y externas.

Matriz de planeaciónde contingencias

• Vulnerabilidades internas: el plan debe incluir desarrollar estrategias de respaldo para la pérdida de personal clave, reducción de capacidad productiva o de almacenaje y similares problemas.

• Vulnerabilidades externas: el plan debe incluir planes alternativos para asegurar recursos críticos, la llegada de competidores inesperados y similares.

Matriz de planeaciónde contingencias

• Oportunidades internas: el plan debe incluir la consideración de una nueva aplicación a un producto existente, el inesperado desarrollo de un nuevo producto, el desarrollo de nuevos y llamativos procesos de importante reducción de costos, etc.

• Oportunidades externas: el plan debe incluir potenciales adquisiciones y fusiones, la repentina disponibilidad de materias primas y otros recursos, etc.

Matriz de planeaciónde contingencias