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VENTAS Y PLANEACIÓN OPERATIVA
Ajusta los parámetros de planeación(compras, programas de mano de obra,
requerimientos de capital) con base en el pronóstico
Análisis de los registrosde ventas
Desarrollar un pronóstico preliminar
Hacer que los gerentesrevisen el pronóstico y
lo ajusten
Dearrollar un plan de ventas basado en el
pronóstico
Hacer ajustes a los planes de operación
Las ventas y el proceso de planeación operativa
Estimación de la demanda del consumidor
Los gerentes estiman el potencial del mercado de los consumidores con base en datos económicos: Ej.
Poder de compra
15 September 2012: Comparing domestic prices for a universal basket of goods against corresponding domestic wages allowed the UBS researchers to examine the difference in relative purchasing power. Therefore people working in Zurich can domestically afford the most in relation to other cities in the survey.
El estudio relaciona productos lo más homogéneos posibles a nivel
global:
Ejemplo: En Tokio se necesitan 9 minutos de trabajo para ganar lo necesario para comprar una Big Mac, mientras que en Nairobi se
necesitan 81 minutos.
Los trabajadores en Zurich puedencomprar un Iphone después de
trabajar 22 horas, en contraste en Manila se necesita cerca de 20
veces más de tiempo.
Ranking: The richest cities in the world(By domestic purchasing power)
Principales indicadores económicos
Ïndice Nacional de precio al CosumidorProducto Nacional BrutoIngreso Per-CápitaVenta y producción por rama de actividadAhorroMercado potencial y su distribución geográficaEstablecimiento de nuevas empresasÏndices de desempleoPéstamos otorgadosÏndices compra venta de accionesTendencias económicas globales y regionales
Factores a considerar para la elaboración de pronósticos:
Influencias económicasCambios demográficosCambios socialesDesarrollos competitivosDesarrollos legalesDesarrollos políticosFactores internos de la empresa
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
1. Comprensibilidadpara los ejecutivos de
venta.
2. Exactitud: En promedio
un 10% de exactitud esaceptable
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
3. Oportunidad: Generar los pronósticos a tiempo para que los
gerentes los puedan utilizar
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
4. Calidad y cantidad de la información: Los recursos “basura”
conducen a resultados “basura”
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
5. Personal calificado: Tener la opinión de expertos.
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
6. Flexibilidad: Adaptación a lascondiciones cambiantes.
Evaluación de los métodos de elaboración de pronósticos
7. Costos/Beneficios: Menos costosy más beneficios en la elaboración
de pronósticos.
Cuando el gerente de ventas tiene un pronóstico de ventasaceptable, deberá obtener los fondos suficientes (
presupuesto), para llevar a cabo la estrategia de ventas.
22
ÁREA FUNCIONAL PRONÓSTICO
DEMASIADO ALTO DEMASIDO BAJO
Producción Exceso de producción, productos no vendidos
Producción inadecuada parasatisfacer la demanda del cliente
Inventario Exceso de existencias Existencias escasas
Finanzas Efectivo inactivo Escacés de efectivo
Promoción Gastos desperdiciados Gastos insuficientes paracubrir el mercado
Distribución Costosa, insuficiente para vender el exceso de productos
Inadecuada para llegar al mercado
Fijación de precios Reducciones para vender el exceso de productos
Incrementos de precios paradistribuir productos escasos
Fuerza de ventas Demasiados vendedores, altos costos de ventas
Muy pocos vendedores, no se cubre el mercado
Relaciones con el cliente
Dinero desperdiciado en actividadesinnecesarias, lo que resulta en utlididades más bajas
Insatisfactorias, debido a quese agotaron los productos
Utilidades Utilidades más bajas por unidad, debidoa que los gastos son altos
Utilidades más bajas, debido a que no se cubrío el mercado
¿ QUÉ ES UN PRONÓSTICO?
Se define como la estimación de la demanda de uno
o varios productos en un futuro para una empresa.
Diferencia entre pronóstico y
predicción
Pronóstico: utiliza técnicas como las
series de tiempos y modelos
estructurados
Predicción: se basa en juicios
cualitativos
PRONÓSTICO EN LAS AREAS FUNCIONALES
FINANZAS
Presupuestos y control de costos.
MERCADOTECNIA
Ventas para los planes de nuevos productos, para
remunerar al personal de ventas.
MANUFACTURA
-Capacidad de la fábrica
-Número de trabajadores requeridos
-Decisiones respecto a inventarios
-Planes y programas de producción
-Requisición de materiales e insumos
Pronóstico de ventas
El pronóstico de ventas generalmente
es anual, y es el eslabón entre la
evaluación de los factores externos
que afectan las operaciones, los
recursos internos, y los objetivosque están bajo el control de la
administración.
26
1. Factores cíclicos
La influencia cíclica en la demanda puede provenir de hechos tales como: la guerra, condiciones
económicas, moda, vacaciones, etc.
2. Variaciones aleatorias
Son productos de hecho fortuitos, es aquella en laque no existe un patrón reconocible de los datos
4. Estacionalidad
Son las variaciones según la temporada y correspondena fluctuaciones que tienen lugar en un periodo detiempo dado y se repiten en el mismo periodo.
EJERCICIO EN CLASE
Por equipos, dar 5 ejemplos de productos,
que presenten las diferentes tendencias de
venta. Explicar porqué escogieron esos
ejemplos.
36
Factores externos:
Economía creciente
Reglamentación del gobierno
Incremento en la construcción
Gustos en los consumidores
Mezcla de mercado por parte de la competencia
Factores internos: son decisiones
internas que provocan cambios en
la demanda
Diseño del producto
Mezcla de mercado
Expansión del mercado
Contracción del mercado
Técnicas para pronosticarlas ventas:
A.
A. Métodos cuantitativos
(Técnicas estadísticas
elaboradas).
A. Métodos cualitativos
(Estimados por criterio,
opinión, corazonada o
experiencia).
41
Métodos cuantitativos
Promedios móviles Regresión lineal Alisamiento exponencial Mínimos cuadrados
42
2. MÉTODOS CUANTITATIVOS
• Análisis de series de tiempo: métodoestadístico que depende en alto grado dedatos históricos de la demanda, con los quese proyectan la demanda futura y reconocelas tendencias y patrones estaciónales.
• Métodos causales: utilizan datos históricosde variables independientes como campañasde promoción, condiciones económicas yactividades de los competidores.
Análisis de series de tiempo
Busca prever el futuro, con base en datos del pasado
Son de naturaleza reactiva.
Usan información histórica que solo se refiere a la variable dependiente (ventas).
Se aplica a los patrones de demanda tipo horizontal y tendencia.
Análisis de series de tiempoPronóstico empírico
Alternativas
Ft = A t-1
Ft = A t-1 + incremento o disminución
Considera estacionalidad
PROMEDIOS SIMPLES:
Son series de promedios cuyos valores altos y bajos estánacolchonados y se hacen menos extremos. El número de puntos dedatos elegido debe ser suficiente para eliminar los efectos de lasvariaciones de temporada .
46
PROMEDIOS MÓVILES:
Los promedios móviles suavizan los resultados de las ventas másrecientes, conduciendo así a pronósticos más conservadores.
47
PROMEDIOS MÓVILES:
Mientras más períodos se usen para un promedio móvil, másatenuada estará la curva de fluctuación.Los valores al final de la serie no pueden calcularse, sino que debenestimarse.
48
La utilización de esta técnica supone que la serie de tiempo es estable, esto es, que los datos que la componen se generan sin variaciones importantes entre un dato y otro (error aleatorio=0), esto es, que el comportamiento de los datos aunque muestren un crecimiento o un decrecimiento lo hagan con una tendencia constante.
49
Cuando se usa el método de promedios móviles se está suponiendo quetodas las observaciones de la serie de tiempo son igualmenteimportantes para la estimación del parámetro a pronosticar (en estecaso los ingresos).
De esta manera, se utiliza como pronóstico para el siguiente periodoel promedio de los n valores de los datos más recientes de la serie detiempo.
Utilizando una expresión matemática, tenemos:
Promedio Móvil = Σ (n valores de datos más recientes)n 50
Ventas promedio móvil
AÑOVENTAS REALES
PROMEDIO MÓVIL PARA
2 AÑOS
PROMEDIO MÓVIL PARA
4 AÑOS
1 $4,200
2 $4,410
3 $4,322 $4,305
4 $4,106 $4,366
5 $4,311 $4,214 $4,260
6 $4,742 $4,209 $4,287
7 $4,837 $4,527 $4,370
8 $5,030 $4,790 $4,499
9 $4,779 $4,934 $4,730
10 $4,970 $4,905 $4,847
11 $5,716 $4,875 $4,904
12 $6,116 $5,343 $5,124
13 $5,932 $5,916 $5,395
14 $5,576 $6,024 $5,684
15 $5,465 $5,754 $5,835
16 $5,521 $5,772
40004200440046004800500052005400560058006000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
AÑO
VENTAS REALES
PROMEDIO MÓVIL PARA 2 AÑOS
PROMEDIO MÓVIL PARA 4 AÑOS
51
Análisis de series de tiempo
PROMEDIO MÓVIL PONDERADO
Permite adjudicar una importancia o peso cualquiera a cada elemento o
periodo, siempre y cuando todos los valores sumen 1 o 100%.
Formula:
ft : W1 At – 1 + W2 At – 2 + W3 At – 3 ……..+ Wn At – n
Donde:
ft = pronóstico para el periodo futuro
W1 = peso que se le dará a la venta real en el periodo t -1
W2 = peso que se le dará a la venta real en el periodo t -2
W3 = peso que se le dará a la venta real en el periodo t -3
W n = peso que se le dará a la venta real en el periodo t –n
n = Número total de periodos del pronostico
Σ Wi = 1
Cómo elegir los pesos?
1.• La experiencia, prueba y error.
2.
• Por lo general el pasado más reciente es el indicador más importante de lo que podemos esperar para el futuro, y por tanto este debe tener mayor peso.
3.
• Cuando los datos son variables se debe determinar los pesos en consecuencia; es decir, se le asignara mayor peso a las mayores demandas y menor peso a las menores demandas.
ALISAMIENTO EXPONENCIAL :
El alisamiento exponencial ( atenuación exponencial) está diseñadapara compensar la principal debilidad del promedio móvil, la de noresponder lo suficiente a los resultados más recientes. En estamodificación del promedio móvil, las observaciones más recientes olos resultados de las ventas no sólo no se incluyen, sino que en
realidad se les da más peso en la serie de tiempo54
ALISAMIENTO EXPONENCIAL ó PROM. MÓVIL PONDERADO:
El peso aplicado a la cifra de ventas más reciente, se designa como∝ (alfa) y se denomina la constante de atenuación. Se le dará unvalor entre 0.0 y 1.0
55
Nuevo promedio = ∝ (Últimas ventas) + (1-∝) (Promedio de ventas de años anteriores).
DATOS
El pronóstico más reciente (pronóstico del último periodo)
La demanda real que ocurrió en ese
periodo
alfa (α), constante de atenuación, tasa de reacción, constante
de ajuste exponencial, parámetro
suavizador. (0<= α <=1)
¿Cómo se determina el valor de ∝?
0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1.0
Mientras más peso se le dé a la última observación,más importante será en el nuevo promedio, y por lotanto, menos importantes serán los datos anteriores.
57
¿Cómo se determina el valor de ∝?
Si las ventas cambian lentamente, los valores bajospara ∝ funcionan muy bien, sin embargo cuando lasventas experimentan cambios rápidos y fluctuacioneshay que adjudicar valores altos para ∝
58
¿Cómo se determina el valor de ∝?
Para determinar el valor de ∝ en forma másespecífica, se pueden probar diferentes valores en losregistros de las ventas pasadas y averiguar qué valorde ∝ habría conducido al más pequeño error en lapredicción.
59
La REGRESIÓN LINEAL modela, en la forma de una
ecuación matemática, la relación entre dos variables
“X” (independiente y “ “Y(dependiente).
ANALISIS DE REGRESION LINEAL
• La regresión se define como la relación funcionalde dos o más variables correlacionadas (demandavs tiempo). La regresión lineal se refiere a un tipoespecial de regresión donde las relaciones entre lasvariables forman una línea recta.
Bienes raíces. La venta en función de las tasas de interés
Predecir fenómenos económicos como el PIB
Normalmente en finanzas y economía para pronosticar
valores de variables macroeconómicas.
Cómo se escribe la función de la recta
Y = mX + b
Donde m y b son parámetros de la recta.
m es la pendiente de la recta.
b es la ordenada al origen.
Un ejemplo:
Supongamos que se mide
la altura de 17 niños de 11
años de edad y se
registra el peso. En la
tabla de la derecha se
presentan los datos.
Altura (cm) Peso (kg)
135 26
145 33
141 32
143 30
133 31
140 33
152 36
149 32
164 47
137 29
149 35
164 43
141 29
143 32
133 23
140 37
152 45
Estudiemos esta relación
En el gráfico los puntos (x;y) están dispersos en el plano definido por las dos variables: Altura y Peso.
Ambas variables son numéricas. 10
15
20
25
30
35
40
45
50
120 130 140 150 160 170 180
Altura
Peso
¿Cómo ajustar la recta a nuestros
datos?
De las infinitas rectas que pueden pasar por la nube de puntos. ¿Cuál estimará mejor los parámetros de la recta?
10
15
20
25
30
35
40
45
50
120 130 140 150 160 170 180
Altura
Peso
Método de Mínimos cuadrados
Es la recta cuya distancia
entre el valor observado
y la RECTA DE REGRESIÓN
ESTIMADA sea
mínima.
3º Paso
No olvidar escribir el título, nombre de variables y elegir una escala correcta para los ejes.
Posicionarse en un puntoy tocar el botón de laderecha del Mouse y
seleccionar:Agregar línea de tendencia…
5º Paso - La recta obtenida
y = 0,5289x - 42,833
R2 = 0,716
10
15
20
25
30
35
40
45
50
120 130 140 150 160 170 180
Altura
Pe
so
¿Cómo interpretamos la recta?
Ŷ = 0,5289 X - 42,833
La pendiente positiva 0,5289 nos indica que a medida que aumenta la altura aumenta el peso.
La relación entre ambas variables es directa.
¿Cómo interpretamos el coeficiente de determinación?
R2 = 0,716
Indica que el modelo explica
a los datos en aproximadamente
un 71,6%.
MÍNIMOS CUADRADOS:
Este método, nos permite crear un pronóstico de las ventas, basados en el historial de las ventas pasadas, y tomando en cuenta las tendencias.
También nos permite encontrar la ecuación de una recta a partir de datos experimentales (variables).
Podemos decir entonces, que el método de mínimos cuadrados, nos permite encontrar la “mejor” recta que mejor ajusta a todos los puntos de una gráfica.
83
En el ejemplo, en 192 autos producidos, se midieron cuántos fueron entregados, y cuánto tiempo tardaron en su entrega.
Y= a 48.81 (en promedio un auto nuevo tardaría 49 días en entregarse, según el historial de entregas)La pendiente sería 2.0687 (números y como números x)La intersección sería 21.925 (eje número y como número x)
R2 tiene el 95% de relación (esto es que hay un 95% de probabilidad de que se logre el pronóstico de entrega, o un error el 5% en el pronóstico)
y = 2.0687x + 21.925R² = 0.9575
20
30
40
50
60
70
80
0 10 20 30
DIAS DE ENTREGA
DIAS DEENTREGA
Lineal (DIAS DEENTREGA)
x y
OPCIONES DIAS DE ENTREGA
3 25
4 32
4 26
7 38
7 34
8 41
9 39
11 46
12 44
12 51
14 53
16 58
17 61
20 64
23 66
25 70
192 84
Qué es un presupuesto?Es la expresión cuantitativa de un plan de acción, dirigido a cumplir una meta prevista, propuesto
por la administración, para un período determinado de tiempo.
86
Ventajas de los presupuestos
Proporciona un marco para juzgar los rendimientos.Motiva a los gerentes y otros empleados.Promueve la coordinacióny comunicaciones entrelas áreas de la empresa.
87
Etapas del presupuesto de ventas:
1.- Pronóstico de Ventas. 2.- Plan de Mercadotecnia. 3.- Presupuesto de Publicidad y Promoción. 4.- Presupuesto de Gastos de Ventas.
88
Fases de la administración de presupuestos:
A) ORGANIZAR: Asignar losrecursos humanos,económicos y financieros,estructurándolos de formaque permitan alcanzar lasmetas de las empresas.
89
Fases de la administración de presupuestos:
C) CONTROLAR: Comparaciónde lo planeado contra loejecutado. Incluye laasignación deresponsabilidades, y mediciónde las previsiones en cuanto avariaciones y causas de lomismo.
91
Beneficios de la preparación del presupuesto de ventas:
Aseguran un enfoquesistemático a la
asignación de recursos
Conocimiento respecto a utilización rentable de
los recursos
Crean conciencia de la necesidad de coordinarlas actividades de venta
con otras divisiones de la empresa
Establecen estándarespara medir el
desempeño de la organización de ventas
Obtienen recursos de todas la áreas de la
empresa en el procesode planeación de las
utilidades
Pasos para la elaboración del presupuesto de ventas:
1. Revisar y analizar la situación:
Desempeño del presupuesto pasado
Cambios en el periodo del presupuesto actual, como la introducción de nuevos producto o ajustes en la mezclade MKT
Pasos para la elaboración del presupuesto de ventas:
2. Comunicar las metas y los objetivos de ventas, para quetodas las áreas de la empresa participen y se involucren.
Pasos para la elaboración del presupuesto de ventas:
3. Identificar las oportunidades y los problemas específicosdel mercado: Utilizar los recursos del presupuesto para
buscar oportunidades de mercado específicas.
Pasos para la elaboración del presupuesto de ventas:
4. Desarrollar una asignación preliminar de los recursos a lasactividades, productos y territorios, y despúes se deben
revisar. Deben ser lo más realista posibles.
Pasos para la elaboración del presupuesto de ventas:
6. Implementar el presupuesto y proporcionar unaretroalimentación periódica.
EL PRESUPUESTO DE VENTAS (OPERATIVO) ES EL PUNTO DE PARTIDAPARA LOS DEMÁS PRESUPUESTOS DE OPERACIONES. ADEMÁS DEPLANEAR LAS VENTAS Y LOS GASTOS DE MERCADOTECNIA,DETERMINA EL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN E INCLUSO LOSPRESUPUESTOS FINANCIEROS.
EL PRESUPUESTO DE VENTAS INCLUYE LOS GASTOS DE TODAS LAS ACTIVIDADES DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD
DE VENDER:
• SALARIOS Y BONOS DE LOS REPRESENTANTES DE VENTAS.• VIÁTICOS Y GASTOS POR AGASAJOS DE LA FUERZA DE VENTAS • SALARIOS Y GASTOS DE LOS ESPECIALISTAS TÉCNICOS• ENTRENAMIENTOS Y CAPACITACION DEL EQUIPO DE VENTAS• TELÉFONO Y CORREOS• CATÁLOGOS, FOLLETOS Y LISTAS DE PRECIO• MUESTRAS Y MODELOS• CONVENCIONES Y EXHIBICIONES INDUSTRIALES• ASIGNACIONES PARA PUBLICIDAD • PROMOCIONES• RENTA O DEPRECIACIÓN DE OFICINA DE VENTAS Y BODEGA• SUMINISTROS
La mayoría de los presupuestos cubren el período de 1año y por lo general se subdividen en meses, así se puedecomparar con la venta real, para ir haciendo los ajustesnecesarios. Generalmente se ajustan por trimestres.
103
El presupuesto puede ser rígido o flexible.
Si es rígido, será un presupuesto basado en costos, y en ocasiones no permite que se cierren ventas por falta de flexibilidad.
En el otro extremo, los flexibles pueden llegar a generar mayores ventas, pero puede ser que los costos se incrementen en mayores proporciones, resultando en pérdida para la empresa.
PRESUPUESTO RÍGIDO:
104
COMPAÑÍA EL PATITO S.A. DE C.V.
MANO DE OBRA $40,000.00
ELECTRICIDAD $5,000.00
SALARIO SUPERVISORES $15,000.00
TOTAL $60,000.00
PRESUPUESTOFLEXIBLE:
105
EL PATITO S.A. DE C. V.
UNIDADES DE PRODUCCIÓN 8,000 9,000 10,000
COSTOS VARIABLES:
MANO DE OBRA ($5 POR UNIDAD) $40,000 $45,000 $50,000
ELECTRICIDAD ($0.5 POR UNIDAD) 4,000 4,500 5,000
COSTO VARIABLE TOTAL $44,000 $49,500 $55,000
COSTOS FIJOS:
ELECTRICIDAD $1,000 $1,000 $1,000
SALARIOS SUPERVISORES $15,000 $15,000 $15,000
COSTO FIJO TOTAL: $16,000 $16,000 $16,000
COSTO TOTAL DEL DEPARTAMENTO $60,000 $65,500 $71,000
Como conclusión tenemos queel presupuesto flexible es masexacto que el presupuestoestático
porque presupuesta montosajustados para cambios en laactividad.
TIPOS DE MÉTODOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS:
1. El método permisible:
En este se asigna lo necesario para cubrir todos los gastosde venta, con excepción de que el resto se asigna alprograma promocional. Este método puede funcionar muybien cuando se está en la etapa de lanzamiento de unproducto o servicio, para lograr un posicionamiento en elmercado.
TIPOS DE MÉTODOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS:
1. El método del porcentaje de ventas:
Este es uno de los más comunes para presupuestar las ventas. Sinembargo tiene la desventaja de que se presupuestan los gastos demercadotecnia como resultado de las ventas, cuando en realidadson la causa de las ventas logradas
TIPOS DE MÉTODOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS:
1. Imitando a la competencia:
Este método se utiliza para mantener una paridad competitiva enlas ventas y los esfuerzos publicitarios. Este es uno de los menosrecomendables, ya que implica que la competencia sabe mejor loque está haciendo (cuando quizá no lo saben), y además de que lasnecesidades y objetivos de una firma, así como sus recursospueden ser bastante distintos de los de sus competidores.
TIPOS DE MÉTODOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS:
1. Método objetivo y de tarea:
enfoque más lógico para los gastos
Este permite la planeación a largoplazo, por lo que resulta muyimportante la definición correcta delos objetivos.
TIPOS DE MÉTODOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS:
Simulador de negocios:
Una variante que se usa actualmente en las empresas, son lossimuladores de negocio, que se basan en objetivos y tareas, perotoman en cuenta variables externas como el mercado, la situacióneconómica y demográfica.
Otras variables son las encuestas y métodos estadísticos, así como elcriterio de la administración
Presupuesto de publicidad y promoción:
Contempla los gastos de publicidad, promoción,
investigación de mercado, merchandising, y
otros inherentes. 112
Presupuesto de gastosde venta
Considera sueldos, comisiones por venta,
premios por logro de metas, bonos, y todos los
gastos directamente relacionados con la
actividad de vender.
113
Presupuesto de ventas
El resultado de presupuestar las ventas se ve
en dos documentos: el presupuesto de
ventas y el presupuesto de gastos
de ventas. 115