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UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD AAUUTTÓÓNNOOMMAA DDEELL EESSTTAADDOO DDEE HHIIDDAALLGGOO
Instituto de Ciencias Sociales y Humanidades
Área Académica de Trabajo Social
CÓMO ELABORAR UN
PLAN, PROGRAMA, PROYECTO
RESPONSABLE
Mtro. Ismael Aguillòn León
Julio de 2010
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TABLA DE CONTENIDO
CONTENIDO PÀGINA
INTRODUCCIÓN 3
ESQUEMA PLAN, PROGRAMA PROYECTO 6
PLAN GENERAL DE TRABAJO 7
PROGRAMA DE TRABAJO 9
PROYECTO 13
ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTROL DE UN PROYECTO 15
ANEXOS 18
BIBLIOGRAFÍA 19
3
Introducción
La finalidad primordial de este documento es la exposición de manera
concreta y sencilla del Plan Programa y Proyecto así como de una pequeña
guía de cada un de ellos para que el alumno de Trabajo Social de la UAEH, pueda elaborar sus propios documentos, ya que en la práctica nos hemos
percatado de la confusión que existe al momento de elaborarlos por parte de
éstos; problema que evidencia el alumno al confundir al plan con el Programa y con el Proyecto de ahí nuestra preocupación y motivación por elabora y
poner a disposición del alumnado en general el presente documento.
De igual forma el documento aquí desarrollado tiene como finalidad apoyar
las materias básicas de Trabajo Social que se refieren a Enfoque Teórico Metodológico de Trabajo Social Caso, Introducción al Trabajo Social,
Enfoque Teórico Metodológico de Trabajo Social Grupos y Prácticas
Comunitarias así como a la materia de Diseño y Evaluación de Proyectos.
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INTRODUCCIÓN
Toda actividad humana, cualquiera que sea la forma de llevarla a cabo, se
diferencia en gran medida de todas las actividades de los demás seres vivientes que lo
rodean. Hasta en sus expresiones más elementales, ya que el hombre por su condición de
ser pensante y dotado de raciocinio privilegio que le da la oportunidad de planear toda
actividad a desarrollar desde la más insignificante hasta la más complicada, en el devenir
cotidiano de su vida se enfrenta a situaciones que por su importancia debe de planear,
por ejemplo el trabajo como una de las actividades más realizadas implica una finalidad
concreta, la elección de los medios para alcanzarla y el empleo premeditado de los
recursos serán fundamentales.
Ahora bien para el trabajador social es de suma importancia llevar a cabo una
planificación para poder visualizar a futuro las diversas actividades a realizar
De tal forma que el plan es el termino que encierra un carácter más global
(Ander, Aguilar, 2000) en donde un Plan hace referencia a las decisiones de carácter
general, incluso se expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades
que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas
prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van
a utilizar para alcanzar las metas y objetivo propuestos. Desde el punto de vista de la
Administración central, el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del
desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (económico, social o cultural).
Un plan engloba programas y proyectos, pero no esta compuesto solo por un
conjunto de programas y proyectos. Y esto por una razón fundamental; porque su
formulación se deriva de propósitos y objetivos más amplios que la suma de programas
y proyectos. En un plan nacional se indica, por ejemplo, la tasa de crecimiento de la
economía que se desea alcanzar, el nivel de educación propuesto, etc. Todo esto debería
estar enmarcado en un “proyecto nacional” que constituye (en el caso de existir) una
definición de lo que se quiere como país. En otras palabras, el plan es el parámetro
técnico-político dentro del cual se enmarcan los programas y proyectos.
Un programa, en sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado,
coherente e integrado de actividades servicios o procesos expresados en un conjunto de
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proyectos relacionados o coordinados entre si y que son de similar naturaleza, un plan
esta constituido por un conjunto de programas. De este modo podemos hablar de
programa de la tercera edad, programa de construcción de escuelas, programa de salud
materno-infantil, etc., que forman parte de un plan más generalizado. Puede decirse,
asimismo, que un programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones
orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un periodo
determinado. Un programa esta constituido por una constelación o conjunto de
proyectos.
Pasando a un mayor grado de concreción, tenemos lo que se denomina proyecto.
Con este concepto se hace referencia a un conjunto de actividades concretas,
interrelacionadas y coordinadas entre si, que se realizan con el fin de producir
determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.
La realización de un curso para la tercera edad puede ser un proyecto dentro de un
programa de construcción de edificios escolares, y así por el estilo. Tanto los programas
como los proyectos se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y
articuladas entre si, para alcanzar determinadas metas y objetivos específicos. La
deferencia entre un programa y un proyecto radica en la magnitud, diversidad y
especificidad del objetivo que se quiere alcanzar o la acción que se va a realizar: si es
compleja, habrá de ser un programa con varios proyectos; su es sencilla, un simple o
único proyecto podrá desarrollarla.
Si queremos seguir avanzando en una línea de concreción creciente, podemos
hablar también de actividades y tareas. La actividad es el medio de intervención sobre la
realidad,
De tal forma podemos afirmarse que la planificación, entendida como el conjunto
de procedimientos y técnicas que se utilizan para la elaboración de planes, programas o
proyectos, permite una mayor racionalidad y organización de las acciones con las que
se pretenden alcanzar determinados objetivos y metas por parte del trabajador social .
Es importante mencionar que los términos plan, programa y proyecto no pueden
utilizarse indistintamente y con el mismo significado, ya que sus alcances son diferentes
y se distinguen por su grado de concreción dentro de un mismo contexto.
De lo anterior se desprende la necesidad no solo de clasificación terminológica, si
no a su vez de precisar los contenidos específicos de cada instrumento a fin de que los
departamentos y secciones presenten una programación coherente para dirigir las tareas
que están bajo a su responsabilidad.
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La planeación requiere la consideración la institución como una integración de
subsistemas en la toma de decisiones. La actividad primaria de la planeación es la de
proyectar los sistemas lo cual:
a) El establecimiento de objetivos, políticas procedimientos, presupuestos y
relaciones organizaciones con bases sistemáticas con el propósito de
suministrar lineamientos para la toma de decisiones y planeación con los
distintos niveles jerárquicos.
b) Provisión de flujo de información para y desde los centros de planeación
y toma de decisiones.
Por otra parte la Programación que en su sentido más simple consiste en decidir
anticipadamente lo que hay que hacer, debe apoyarse en los resultados de un diagnóstico
y teniendo como referencia la situación definida como meta; es decir partir de una
situación dada indicando los objetivos a alcanzar en su tiempo determinado.
ESQUEMA DE PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO DE ACUERDO A SU NIVEL
JERÁRQUICO
Proyecto Actividad Tarea
Programa Proyecto Actividad Tarea
Proyecto Actividad Tarea
PLAN Programa Proyecto Actividad Tarea
Proyecto Actividad Tarea
Programa Proyecto Actividad Tarea
Con estos elementos pretendemos proporcionar una guía para la planeación que de
manera sencilla y practica; pero no por ello sin rigor metodológico, que permita a los
alumnos que cursan la carrera de trabajo social en el Campus Ciudad Sahagún a utilizar
las técnicas de planeación y programación en las tareas de su desarrollo escolar así como
a los egresados en su desarrollo laboral
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PLAN GENERAL DE TRABAJO.
Se refiere al aspecto global de todas las actividades de un proceso dentro de un
período determinado, ordinario de uno o más años, a través de un conjunto organizado
de fines, de objetivos y de recursos, para lograr determinar con relación a las metas
institucionales, decisiones de carácter general.
Cabe mencionar que si bien un plan de trabajo comporta programas, su formulación
se deriva de propósitos y objetivos más amplios que la suma total de los programas
mismos. De esta manera, los responsables de tomar decisiones, para la organización
anticipada de la acción puede establecer determinaciones generales que les permita:
Definir objetivos, políticas y estrategias específicas de su ámbito de acción.
Contar con una organización de trabajo para conformar un equipo con el cual se
pueda cumplir funciones y tareas diferenciadas.
Precisar una determinación jerárquica en la toma de decisiones.
Manejar adecuadamente sus recursos y asignaciones presupuéstales.
De lo anterior se desprende la necesidad de cada departamento elabore su plan
general de trabajo, de acuerdo al siguiente formato.
1. IDENTIFICACIÓN.
1.1 Nombre del departamento ó unidad, que presente el plan.
1.2 Responsable (s) de la elaboración del plan. (en este caso, el jefe de departamento o
unidad)
1.3 Fecha de elaboración del plan.
2. CONSIDERACIONES GENERALES.
2.1 Antecedentes del plan.
2.2 Metodología para su elaboración.
2.3 Criterios adoptados para la selección de prioridades, de acuerdo a los diagnósticos
de sus respectivas secciones.
2.4 Criterios adoptados para la selección de alternativas.
3.JUSTIFICACIÓN.
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Debe hacerse referencia a las condiciones que se pretenden cambiar o modificar,
incluyendo una síntesis de los problemas o necesidades detectadas expresados en forma
concreta y haciendo referencia al procedimiento utilizado para su conocimiento y
priorización.
4.OBJETIVOS.
Estos son el propósito ultimo a alcanzar y se debe presentar en forma general y
específica.
4.1 GENERAL: Significa establecer la situación ala que se pretende llegar frente a
las necesidades y problemas detectados en términos generales.
4.2 ESPECÍFICOS:
Establecerán la situación a lograr en aspectos concretos; son los pasos necesarios e
intermedios a alcanzar para lograr el objetivo general.
Es importante el que los objetivos sean claros y precisos, factibles de alcanzar con los
recursos disponibles y plazos previstos, a sí como tener una relación lógica con la
naturaleza de los problemas a resolver.
5. -POLÍTICAS.
Es determinar las acciones generales a seguir para cumplir con el plan, y que
conllevan una intencionalidad en relación a los objetivos institucionales y a las
necesidades e intereses de la población.
6. - ÁREA DE ACCIÓN
Significa agrupar y clasificar los servicios correspondientes a cada sección del
departamento o unidad.
7. - PROGRAMAS A DESARROLLAR.
Señalar los diversos programas a desarrollar; enunciando a que sección pertenecen
y los objetivos generales de cada uno.
8. - FUNCIONES.
Señalar con claridad las funciones a cumplir por las diferentes secciones y
responsables, de forma especifica y prioritaria.
9. - RECURSOS.
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Se establecen en base a la disponibilidad de elementos indispensables para la
realización del plan, en términos de recursos humanos, y administrativos de la
institución.
9.1 RECURSOS HUMANOS:
Consiste en señalar la cantidad y calificación profesional del personal disponible
para cada sección. Deberá aclararse, de ser necesario el tipo de capacitación,
especial que requiere el personal: a sí como señalar si se requiere de nuevo
personal, justificando tal petición en base a los objetivos planteados y a las metas
institucionales.
9.2 RECURSOS MATERIALES:
En este rubro se deben señalar las instalaciones necesarias, indicando si existen,
los materiales de diversa índole que se requieren o utilizaran, así como los
instrumentos y equipos indispensables en términos generales.
9.3 RECURSOS ADMINISTRATIVOS:
Implica consignar los actos normativos para ejecutar el plan, señalando su
especie (ley orgánica, estatus, manuales, etc.)
10. PRESUPUESTO:
El costo estimado para la ejecución del plan debe señalarse tomando en cuenta el
presupuesto asignado, indicando las partidas presupuéstales a afectarse.
PROGRAMA DE TRABAJO.
Un programa hace referencia a un conjunto de acciones coordinadas entre sí para
alcanzar los objetivos del plan dentro de un período determinado: es decir los programas
deben ser elaborados como parte del proceso por cada una de las secciones que integran
a un departamento. (Un programa general por cada sección.)
Un programa debe contener los siguientes elementos:
1. IDENTIFICACIÓN:
Que sección académica elabora el programa.
Responsable de la elaboración del programa.
Fecha de presentación.
2. JUSTIFICACIÓN:
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Información sobre la situación a abordarse: esta información consignada deberá
ser más especifica que el plan, ampliando y fundamentando las razones de
elección del programa que se diseña; a sí mismo, debe señalar los aspectos que se
pretenden modificar, explicando en que condiciones se realizan los cambios.
3. - OBJETIVOS:
La formulación de los objetivos generales y específicos del programa deben
caracterizarse por un mayor nivel de concreción y precisión de los alcances,
utilizando indicadores que permiten evaluar los logros de la acción (seguir
criterios señalados en el plan.)
4. METAS:
Constituyen el elemento cuantificador de los objetivos. Representan un punto
clave para efectos de evaluación; es decir, una meta es un objetivo cuantificado en
un tiempo determinado.
Las metas deben enunciarse con criterios de cantidad que puedan ser medibles y
con un período de duración para alcanzar con los medios disponibles, y sobre
todo, en relación directa con el objetivo de que forme parte, entendiendo que a
cada objetivo puede corresponder una o más metas.
5. LIMITES:
Es la determinación del espacio y tiempo en el que se va a desarrollar el programa ,
precisando:
5.1. ESPACIO: Establecer la zona o área hacia donde se irradiaran las acciones
del programa.
5.2. TIEMPO: Señalar en forma precisa el tiempo de inicio y finalización del
programa, normalmente un año civil.
5.3. TRABAJO: Se refiere a los sujetos hacia los cuales va dirigida la acción del
programa debiéndose señalar si es un universo completo o solo una de sus
partes.
6. ORGANIZACIÓN:
Significa agrupar las diversas actividades que completan la realización del
programa preciando funciones y actividades, definiendo, estableciendo recursos;
así como procedimientos.
Por tanto este rubro se desglosa de la siguiente manera:
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6.1. FUNCIONES Y ACTIVIDADES.
Se refiere a los niveles genéricos y particulares de las acciones a desarrollar,
en el proceso propiamente de la administración del programa; la actividad
representa en este caso la acción más concreta, en tanto que la función es el
conjunto de actividades agrupadas hacia un mismo fin; ejemplo de lo anterior
seria:
6.2. RECURSOS HUMANOS:
Señalar el personal que intervendrá en la ejecución del programa,
precisando y describiendo las responsabilidades y atribuciones de cada uno,
así como la naturaleza de la autoridad y facultades para la toma de decisiones
(se puede anexar, de ser posible, un organigrama, que es la manera más
sencilla de describir una estructura de organización.)
6.3. RECURSOS MATERIALES Y FÍSICOS:
Señalar con precisión el material que se va a requerir, tanto en cantidades
como en características; así como los locales y equipo indispensable (seguir
lineamientos señalados en el plan.)
6.4. PROCEDIMIENTOS:
Es la descripción del proceso identificando todas sus etapas, para lo cual es
necesario enumerar y explicar los distintos pasos técnicos que deben
cumplirse, dándole coherencia y significado a las funciones, actividades,
responsabilidades, atribuciones; en todo caso se pueden señalar los
procedimientos ya validados y los que deben formularse, en este caso, bajo la
forma de manuales de procedimientos.
7. CALENDARIZACIÓN.
Significa establecer m un plazo o plazos para la realización de las diversas etapas
y/o actividades señaladas en el programa desde su inicio hasta su finalización, lo
que permite tener una visión del conjunto; para lo anterior puede utilizarse la
“grafica o diagrama Gantt” o bien un sistema más complejo pero más técnico
como la “ ruta crítica”.
8. PRESUPUESTO.
FUNCIÓN.
1. Promover.
ACTIVIDADES.
1.1 Dar pláticas.
1.2 Elaborar carteles.
1.3 Distribuir volantes.
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Significa determinar el costo real por cada unidad final del producto del
programa, expresando las disponibilidades financieras que son necesarias y
precisando las partidas presupuéstales a afectar.
9. CONTROL.
Es disponer de una serie de mecanismos que permitan medir y examinar los
resultados en relación con lo programado, estableciendo de ser necesarios
acciones correctivas, por tanto el control esta estrechamente ligado a la
supervisión, evaluación y requiere de establecer un sistema de información (
reporte, informe, notas, etc.) que permita seguir el desarrollo del programa, así
como el diseño del registro para control, de metas.
10. SUPERVISIÓN.
Implica vigilar el desarrollo del programa, visualizando los problemas en el área
de trabajo e implementando estrategias de intervención; lo anterior requiere definir
las técnicas a utilizar, modalidades, instrumentos y periodicidad de la misma.
11. EVALUACIÓN.
Como se señalo, los procesos de control y evaluación están ligados directamente
sobre todo sí tomamos en cuenta que la evaluación consiste, básicamente, en
utilizar una serie de procedimientos para verificar el cumplimiento de los objetivos
propuestos, estimando y registrando periódicamente los resultados obtenidos o no.
En este sentido entonces es importante fijar los criterios de evaluación; su
temporalidad (permanentes y/o final) y el modelo a utilizar.
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SUB – PROGRAMA O PROYECTO.
El término proyecto se deriva de dos verbos latinos proicere y proiectare,
que significan arrojar algo hacia delante. Por lo cual proyecto significa el
pensamiento o el designio de hacer algo; la disposición que se hace de algo,
anotando todos los elementos que deben concurrir para su logro; la planeación y la
organización previa de todas las tareas y actividades necesarias para alcanzar algo.
El término proyecto en sentido genérico no es más que el planteamiento de
algo en concreto. Por ejemplo se plantea la construcción de un consultorio de
salud para una comunidad, se plantea la creación de una micro empresa, la
realización de un viaje. Esto significa que se refiere a un conjunto de actividades
concatenadas que representan la unidad más pequeña que forma parte de una
planeación y de un programa, que puede realizarse con independencia de otro
subprograma, inclusive algunos autores los han considerado necesarios para
acciones específicas y limitadas, a corto plazo, como pudiera ser un curso de
capacitación atención a grupos especiales; organización de eventos culturales,
talleres ocupacionales, educación para adultos, actividades recreativas, etc.
En términos generales, un subprograma o proyecto debe contener los
mismos elementos del programa pero, como ya se ha señalado, a un nivel más
inmediato y preciso, concretándose aspectos particulares y acciones específicas.
Hemos visto igualmente cómo esta concepción y planeación formuladas en el
documento del Proyecto van a servir de base para tomar la decisión de emprender o no
su desarrollo, y así servir de guía para realizar y controlar las actividades de en el
momento de su ejecución.
Ahora bien los aspectos técnicos de un proyecto son aquellos que determinan el qué y el
cómo para realizar algo. Son los parámetros conceptuales.
Los aspectos de administración y control son aquellos que determinan cuánto personal,
con qué tiempo y cuánto vale el proyecto. Que no son más que los aspectos
operativos.
Los aspectos infraestructurales (algunos los consideran un elemento más de los
parámetros operativos), son aquellos que determinan los perfiles de los recursos
humanos, institucionales y técnicos con los cuales se va a emprender la elaboración de
del proyecto.
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Cada uno e esto aspectos está constituido por una serie de elementos que son comunes a
cualquier proyecto. Tales como son: Qué se va hacer, cómo se va a hacer, con quién, y
con que se va a hacer, cuánto tiempo dura, y cuanto cuesta.
Si partimos de los elementos definitorios del concepto proyecto encontramos que lo
primero que lo primero que tenemos que consignar en el documento son los
antecedentes, el estado de cosas existente y bajo este conocimiento y conscientes de la
existencia de un vacío o de un problema. Es decir, a partir del conocimiento disponible
se evidencia la necesidad de resolver un problema.
En segundo término, es necesario precisar el problema que pretendemos enfrentar, así
como los objetivos que perseguimos con su solución.
Finalmente se debe de precisar cómo se va a obtener, tratar y analizar la información
que se presume para darle solución al problema.
Por tanto y aún cuando la especificidad del subprograma dificulta la
formulación de un esquema de contenido que se pueda responder a todas las
circunstancias, se proponen los siguientes elementos:
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ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL DE UN PROYECTO
1. TITULO DEL PROYECTO O SUBPROGRAMA.
2. RESPONSABLES.
Identificar a las personas responsables de la elaboración del subprograma ó
proyecto.
3. JUSTIFICACIÓN.
Mediante la utilización de las 8 preguntas de oro de la investigación se podrá
llevar a cabo la realización de una buena justificación.
1.-Qué
2.-Cómo
3.-Cuándo
4.-Dónde
5.-Con qué
6.-Para qué
7.-Con quiénes
8.-Porqué
4. OBJETIVOS.
General.
Específicos.
5. SERVICIOS.
Indicar la magnitud y/o volumen de servicios que se espera alcanzar con la
realización del subprograma, especificando la población que será atendida
o beneficiada y el área que abarcara.
6. METAS.
Se deberán de especificar de forma cuantitativa (en términos de porcentaje)
7. LIMITES.
Espacio.
Tiempo.
8. ORGANIZACIÓN.
Actividades
Técnicas
Plazos para la ejecución de actividades (cronograma)
Recursos humanos
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Recursos materiales y/o físicos
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
El cronograma de actividades, generalmente es un cuadro por medio del cual precisamos
la duración y el orden lógico en el que debe realizarse cada una de las actividades
previamente establecidas.
ACTIVIDAD MAERZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
Investigación
Sistematización
de la inf.
Diagnóstico
Elaboración de
proyecto
Presentación de
proyecto
Implementación
de proyecto
9. PRESUPUESTO.
El presupuesto es la planeación de los costos totales del proyecto detallada por rubros o
tipos de gastos. En el caso de que haya más de una fuente de financiación, se indican
además de los rubros y cantidades que se solicitan a cada una de ellas.
10. CONTROL.
11. SUPERVISIÓN.
12. EVALUACIÓN.
EJEMPLO DE CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES
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NOTA: EL CONTENIDO DE LOS RUBROS SEÑALADOS EN EL
SUBPROGRAMA O PROYECTO, SE DESARROLLAN SIGUIENDO LAS
INDICACIONES VERTIDAS PARA LOS PROGRAMAS, AUNQUE DE UNA
FORMA CONCRETA POR SU PROPIA ESPECIFICIDAD.
Por otra parte encontramos otros autores que nos proporcionan también una guía de
cómo elaborar el Plan, Programa y Proyecto a su manera la cual presentamos y de ésta
forma se pretende que el estudiante pueda elegir la que mejor le parezca e incluso
complementarlas dependiendo de su necesidad de elaborar un Plan, Programa o
Proyecto. (Ver anexos).
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A N E X O S
ELEMENTO CONSTITUTIVOS DE UN PLAN
Titulo
Presentación
Justificación
Diagnóstico
Pronóstico
Objetivos
Metas
Estrategias
Evaluación
ELEMENTOS DE UN PROGRAMA
Titulo
Presentación
Justificación
Diagnóstico
Pronóstico
Objetivos
Metas
Estrategias
Políticas
Cronograma
Presupuesto
Supervisión
Evaluación
ELEMENTOS DE UN PROYECTO
Titulo
Presentación
Justificación
Objetivos
Metas
Estrategias
Limites de tiempo, espacio y Universo
Recursos Humanos, Financieros y materiales
Metodologías
Cronograma
Presupuesto
Supervisión Evaluación.
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BIBLIOGRAFÍA
Asti, Vera Armando
(1992) Metodología de la Investigación, Editorial Kapelus, Buenos
Aires Argentina
Ander, Ezequiel, Aguilar, María José
(2000) Cómo Elaborar un Proyecto, Editorial Lumen Buenos Aires
Valencia, Rodríguez
(1989) Introducción a la Administración con Enfoque de Sistemas,
Ediciones Contables y Administrativas
Tamayo, Tamayo Mario
(2002) El Proceso de la Investigación Científica, Editorial Limusa;
México D.F.
