3 SEMANA: DEPARTAMENTALIZACION

DEPARTAMENTALIZACIÓN

• La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.

a) Secuencia de la departamentalización.

Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificar.3. Agruparlas según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

b)Tipos de departamentalización.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:1.- Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.2.- Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.3.- Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

Departamentalización

• Permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido vs. la limitación del tramo de dirección

• No existe forma perfecta de departamentalización, válida para todas las organizaciones o todas las situaciones

• El patrón utilizado dependerá de la situación en particular y el estilo de los directivos

Departamentalización por números simples

• Fue un método importante en la organización de tribus, clanes y ejércitos

• Está en desuso, pero puede tener ciertas aplicaciones en la Sociedad Moderna

• Los grupos integrados por personal especializado son más eficientes que los basados simplemente en números

• Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. El hecho esencial no es lo que hacen estas personas, donde trabajan o con qué trabajan; el éxito depende sólo del número de personas que participan en él

Departamentalización por tiempo

• Una de las formas más antiguas, utilizadas generalmente en los niveles inferiores de la organización, consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo

• El uso de turnos de tareas es común en muchas empresas donde por razones económicas, tecnológicas u otras, el día normal de trabajo no es suficiente

Departamentalización por tiempo Ventajas y desventajas

Ventajas • Se pueden prestar servicios más

allá del horario cotidiano de trabajo normal de 8 horas

• Posibilidad de usar procesos ininterrumpidos, que requieren un ciclo continuo

• El equipo de capital caro se puede utilizar más de 8 horas al día, al utilizar varios turnos de trabajo

Desventajas Puede faltar supervisión en el turno

de la noche El factor fatiga afecta a las

personas al cambiar el turno (día/noche)

Problemas de coordinación y comunicación cuando hay varios turnos

El pago de tasas de tiempo extra puede aumentar el costo del producto/servicio

Departamentalización por funciones de la empresa

• El agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente

• Ya que todas se dedican a la producción de algo útil que desean otros, sus funciones básicas son: compras, producción, ventas, financiamiento

• Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniería, producción, marketing, aseguramiento y finanzas

Departamentalización Funcional

Dpto. B alancey D istribució n

A lm acenes

Dpto. Com pras

Aseguram iento

Dpto.D iseño

Dpto. M ecánica

Dpto. E léctrica

Dpto. Controlde Calidad

I ngeniería

Dpto. P laneació n

Dpto. M ontaje

Dpto. ProducciónGenera l

Producción

Dpto. P laneació nFinanciera

Dpto. ContabilidadGenera l

Dpto. Contabilidadde Costos

Estadístic ay Procesam iento

de Dato s

Finanzas

Dpto. I nvestigaciónde m ercados

Dpto. P laneació nde m arketing

Dpto. Prom oción

Dpto. Ventas

M arketing

D irectorG eneral

Departamentalización por funciones Ventajas y desventajas

Ventajas • Es el reflejo lógico de las

funciones• Mantiene el poder y prestigio

de las funciones principales• Sigue el principio de la

especialización ocupacional• Simplifica la capacitación• Proporciona medios de

control estricto en la alta dirección

Desventajas• Resta importancia a los objetivos

globales de la empresa• Exagera la especialización y reduce

los puntos de vista del personal clave• Reduce la coordinación entre las

funciones• La responsabilidad de las utilidades

se encuentra sólo en la alta dirección• Adaptación lenta a los cambios del

entorno• Limita el desarrollo de gerentes

generales

Departamentalización Territorial o Geográfica

• Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas amplias

• Es especialmente atractiva para grandes empresas cuyas actividades se encuentren física o geográficamente diseminadas

• Es posible que en una empresa concentrada se establezca una regionalización por áreas para determinada función, asignándoles un gerente al frente. Ej. Tiendas por departamento, existen superintendentes por pisos

Departamentalización territorial o geográfica

M arketing Personal RegiónOeste

RegiónSuroeste

RegiónEste

I ngeniería Producción

Personal Ventas

Contabilidad

RegiónCentral

RegiónSureste

Com pras Finanzas

D irectorG eneral

Departamentalización Territorial o Geográfica. Ventajas y desventajas

Ventajas • Coloca la responsabilidad en

un nivel inferior• Insiste en los mercados y

problemas locales• Mejora la coordinación en

una región• Aprovecha las economías de

las operaciones locales• Proporciona un campo de

capacitación mesurable para los gerentes generales

Desventajas• Requieren más personas

con capacidades de gerente general

• Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional

• Aumenta el problema del control de la alta dirección

Departamentalización por clientes o mercados

• Es común esta forma de agrupamiento de actividades en aquellas empresas que reflejan un interés principal en los clientes o en los mercados donde operan

• Cada uno de los bienes o servicios que produce por clientes o mercados es gestionado por un jefe de departamento

Departamentalización por clientes

B anca de la co -m unidad-ciudad

B ienes raícesP réstam o s

B ancaC o rpo rativa

B ancaA graria

B ancaI nstitucio nal

P residente

Departamentalización por clientes o mercados. Ventajas y desventajas

Ventajas • Estimula la concentración

sobre las necesidades del cliente

• Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor comprensivo (banquero)

• Desarrolla destrezas en el área de la clientela

Desventajas• Es difícil coordinar las

operaciones entre demandas opuestas del consumidor

• Requiere gerentes generales y “staff” expertos en los problemas de los clientes

• No siempre están definidos con claridad los grupos de clientes

Departamentalización por Proceso o por Equipo

En este tipo de departamentalización, se reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. La

mayoría de las empresas industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o de un tipo

de equipo

Departamentalización por equipos

I ngeniería

Tornería Fresado Sodadura

Producción M arketing Finanzas Personal

D irectorG eneral

Departamentalización por equipos o procesos. Ventajas y desventajas

Ventajas • Logra ventajas económicas

• Usa sistemas técnicos especializados

• Utiliza habilidades especializadas

• Simplifica la capacitación

Desventajas• Es difícil la coordinación de los

departamentos

• La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección

• Es inadecuado para desarrollar gerentes generales

Departamentalización por producto

• Esta forma de agrupamiento ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas con múltiples líneas

• Permite que la alta dirección delegue una amplia autoridad en un ejecutivo de la división sobre las funciones de producción, ventas, servicios e ingeniería que se relacionan con un producto o línea de producto

• Las empresas que adoptaban esta forma estaban organizadas funcionalmente, con el crecimiento y la mayor complejidad; el tramo de administración limitaba la capacidad de los gerentes para aumentar el número de administradores subordinados inmediatos

Agrupamiento Organizacional por producto

CultivosVarios

CultivoArrocero

G anaderíaPorcina

G anaderíaAvícola

Piscicu ltura

PresidenteCooperativa

Departamentalización por producto o línea de producto

Ventajas • Coloca la atención y el esfuerzo sobre

la línea de producto • Facilita el uso de capital, instalaciones,

habilidades y conocimientos especializados

• Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios

• Mejora la coordinación entre actividades funcionales

• Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división

• Capacitación para gerentes generales

Desventajas• Requiere más personas con

habilidades de gerente general

• Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos

• Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia

Organización Matricial

• Otro tipo es la organización matricial, de rejilla, dirección por proyecto o producto

• La esencia de este tipo de organización es la combinación de patrones funcionales y de proyectos o de productos de la departamentalización en la misma estructura organizacional

• Existen gerentes funcionales a cargo de determinadas funciones y un grupo de gerentes de proyecto que tienen la responsabilidad del producto final

• Esta clase de organización se encuentra con frecuencia en la construcción, aunque hoy día se ha generalizado su utilización a otros sectores

Organización Matricial

GerenteProyecto A

GerenteProyecto B

GerenteProyecto C

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaEláctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

Directorde

Ingeniería

Organización Matricial

Ventajas • Orientación hacia los

resultados finales

• Se mantiene la

identificación profesional

• Determina con precisión la

responsabilidad sobre las

utilidades del producto

Desventajas• Existe conflicto en la

autoridad de la organización

• Existe la posibilidad de falta

de unidad de mando

• Requiere de un administrador

eficaz en relaciones humanas

Organización por Proyecto

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaE láctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

GerenteProyecto A

GerenteProyecto B

Jefede DiseñoPrelim inar

Jefe deIngenieríaM ecánica

Jefe deIngenieríaE láctrica

Jefe deIngenieríaHidráulica

Jefe deIngeniería

Civil

GerenteProyecto C

Directorde

Ingeniería

Organización por Proyectos

Ventajas • Orientación hacia los resultados finales

• Se dirime el conflicto en la autoridad de la organización

• Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto

Desventajas• Es bastante costosa

• No se mantiene la identificación profesional de los especialistas por el tiempo que dura el proyecto

• Requiere de un Líder