2. 2014 2 planificación proceso selección

Alvaro Herrera Murgueitio Santiago de Cali, octubre 2014

Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias

Especialización en Gerencia del Talento Humano

Módulo

Selección de Personal Basada en Competencias





Módulo


2.

PLANIFICACIÓN DEL PROCESO

DE SELECCIÓN



Actividades específicas

del proceso de

incorporación

Planificación del Proceso de Selección



PROCESO DE INCORPORACIÓN

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

Reclutamiento Selección Vinculación

• Requerimiento

• Umbral competencias

• Canales de atracción

• Criterios clasificación

HV

• Escogencia evaluadores

• Definición técnicas de

evaluación

• Diseño instrumentos

evaluación

• Criterios y documentos

a exigir en contratación

• Diseño programas de

inducción y

socialización

• Banco de postulantes

• Convocatoria

• Recibir postulaciones

• Verificación requisitos

• Clasificación candidatos

• Listado de candidatos

• Evaluación candidatos

• Consolidado de

resultados

• Análisis de resultados

• Decisión de

contratación

• Negociación

• Legalización (contrato -

SS)

• Expediente personal

• Inducción

• Socialización

Aplicación de indicadores (índices)

Aplicación de correctivos, acciones preventivas y correctivas

Sistema de evaluación, seguimiento y mejora (indicadores)



Perfil de competencias

del cargo




ALISTAMIENTO

I M P L E M E N T A C I Ó N

M A N T E N I M I E N T O

DIAGNÓSTICO

Fase I. Identificación Competencias

Fase II. Perfiles de

cargos

Fase III. Formulación

PIM

Fase IV. Diseño

Evaluación Competencias

Fase V. Documentación

Proceso

Selección de Personal por

Competencias

Remuneración Basada en

Competencias

Gestión del Desempeño por Competencias

PREPARACIÓN



Competencias Organizacionales

Competencias de Rol

Competencias Específicas

Diccionario de competencias

Diagnóstico de Brechas

Concertación PIM

Consolidación - PMCD

Diseño Instrumentos de

evaluación

Elaboración Perfiles Cargos

Documentación necesidades de mejoramiento

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Matriz de competencias



cargos


PIM

Fase IV. Evaluación

Competencias


Proceso

Levantamiento Proceso

Estandarización Procedimientos

Elaboración Manual

Definición Técnicas e

instrumentos de evaluación

Generación de expectativas

Presentación formal del modelo

Información amplia y dosificada

Información continua

C O M U N I C A C I Ó N





Competencias de Rol










Identificación de competencias

comportamentales


Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias Competencias Comportamentales Comunes

a todos los Servidores Públicos Artículo 7º. Decreto No. 2539 de 22 de julio de 2005

Nombre Definición

Orientación a Resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

Orientación al Usuario y al Ciudadano

Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

Transparencia Hace uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.

Compromiso con la organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.



Nivel Directivo

Nivel Asesor

Nivel Profesional

con personal a cargo - sin personal a cargo

Nivel Técnico

Nivel Asistencial

Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico

Artículo 8º. Decreto No. 2539 de 22 De Julio De 2005



Nivel Directivo

Nivel Asesor

Nivel Profesional

Nivel Técnico

Nivel Asistencial

Artículo 8º

Decreto No. 2539

del 22 de julio de 2005

Liderazgo, Planeación, Toma de Decisiones,

Dirección y Desarrollo de Personal,

Conocimiento del Entorno.

Experticia Profesional,

Conocimiento del Entorno,

Construcción de relaciones, iniciativa.

Experticia Técnica,

Trabajo en Equipo, Creatividad e Innovación.

Manejo de la Información, Adaptación al Cambio,

Disciplina, Relaciones Interpersonales, Colaboración.

Aprendizaje Continuo, Experticia Profesional, Trabajo en Equipo y Colaboración, Creatividad e Innovación

(Liderazgo de Grupos de Trabajo, Toma de Decisiones)




Competencias de Rol










Identificación de competencias organizacionales



Actividad - Ejercicio Integrador

Identificación de




COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES - Método Cualitativo -

DISCUSIÓN

Trabajo en pequeños

grupos

Discusión en grupos

PROPUESTA Y ARGUMENTACIÓN

Propuestas de grupos

Argumentación

CONSENSO

Discusión en plenaria

Consenso sobre

competencias

Análisis del

direccionamiento

estratégico



Escala de valoración:

0. No incide 1. Incidencia baja 2. Incidencia media 3. Incidencia alta

Competencias

Criterios de Valoración Valoración

Total Visión Misión Obj. Estr.

1 Obj. Estr.

2

Competencias Comportamentales - Método Cuantitativo

Matriz de Calificación de Competencias



Ejemplo

Identificación Competencias

Organizacionales




Competencias de Rol










Identificación de competencias comportamentales de rol



Identificación Competencias Comportamentales de Rol

1. Definir roles (grupos de

cargos).

2. Aplicar el método “Análisis de

factores claves de éxito”

(aplicado para competencias

organizacionales)

DISCUSIÓN


grupos




Argumentación

CONSENSO


Consenso sobre competencias

Roles Verticales:

Área o Proceso

Comercial Adminis-

trativo

Producción - Prestación

Servicio

Roles Horizontales:

Nivel Jerárquico

Gerencial - Directivo

Supervisión

Operativo



Roles (Grupos de Cargos)

Roles Verticales:

Área o Proceso

Comercial Administrativo Producción - Prestación

Servicio

Roles Horizontales: Nivel Jerárquico

Gerencial - Directivo

Supervisión

Operativo



COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES - Método Cualitativo -

DISCUSIÓN


grupos




Argumentación

CONSENSO


Consenso sobre

competencias

Análisis del

direccionamiento

estratégico



Escala de valoración:

0. No incide 1. Incidencia baja 2. Incidencia media 3. Incidencia alta

Competencias

Criterios de Valoración Valoración

Total Visión Misión Obj. Estr.

1 Obj. Estr.

2

Competencias Comportamentales - Método Cuantitativo

Matriz de Calificación de Competencias



Ejemplo


Comportamentales de Rol



Ejercicio Integrador

Identificación de competencias

comportamentales de rol:

1. Definir roles organizacionales: uno horizontal y uno vertical.

2. Identificar competencias comportamentales de rol: Una para

cada rol.




Competencias de Rol










Identificación de competencias técnicas




Competencias de Rol










Identificación de competencias técnicas de rol




Competencias de Rol










Identificación de competencias específicas



Actividad - Ejercicio Integrador


Específicas

F:/4. Personal-Feb.7-2009-424MB/AppData/Local/Temp/Temp1_Selección Competencias-7MB.zip/Selección Competencias-7MB/Diccionario Competencias.doc



Proceso Clave

Proceso Clave

Propósito Clave

De Valor

Gerencial Proceso Clave

Proceso Clave Subproceso

Subproceso

Soporte

Proceso Clave

Proceso Clave

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

C

o

m

p

e

t

e

n

c

i

a

s



Proceso Clave

Proceso Clave

Propósito Clave

De Valor

Gerencial Proceso Clave

Proceso Clave

Proceso Interno

Proceso Interno

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Soporte

Proceso Clave

Proceso Clave

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Proceso Interno

Subproceso

Subproceso

Subproceso

Subproceso C

o

m

p

e

t

e

n

c

i

a

s



Ejemplo


Específicas





Identificación de competencias Específicas:

1. Definir el propósito clave de la organización.

2. Desplegarlo a los tres macroprocesos.

3. Desplegar a los procesos claves de un solo macroproceso.

4. Desplegar a los subprocesos de un solo proceso clave.




Competencias de Rol


Diccionario de competencias

Diagnóstico de Brechas

Concertación PIM

Consolidación - PMCD

Diseño Instrumentos de

evaluación

Elaboración Perfiles Cargos

Documentación necesidades de mejoramiento


Matriz de competencias



cargos


PIM

Fase IV. Evaluación

Competencias


Proceso

Levantamiento Proceso

Estandarización Procedimientos

Elaboración Manual

Definición Técnicas e

instrumentos de evaluación









Elaboración Diccionario de Competencias

Nombre o denominación Palabra o palabras a utilizar para referirse a la

competencia (la menor cantidad posible).

Definición (operativa) - Enunciado Enunciado completo de la capacidad a que hace referencia

la competencia - Significado de la competencia.

Descripción (Descriptores de competencias)

Criterios de desempeño o comportamientos

correspondientes a cada grado de desarrollo de la

competencia, por medio de los cuales se evalúa o

establece la situación específica en que se encuentra una

persona en relación con la competencia.

.

Diccionario

de

Competencias

Componentes de la competencia:



Diccionario de Competencias

Competencia:

Grado Definición Criterios de Desempeño / Comportamientos

A Experto /

Sobresaliente

B Avanzado

C Intermedio

D Inicial

Empresa Diccionario de Competencias Código: _____Versión: ___ Fecha: ________________



Niveles -Grados- de Competencias Grado de

Desarrollo Definición Descripción

A Experto /

Sobresaliente

Persona altamente sobresaliente y que demuestra gran pericia en las situaciones más complejas. Es referente para otros.

B Avanzado

Demuestra dominio en la competencia (realización del trabajo), maneja o resuelve situaciones complejas y puede orientar y enseñar a otros.

C Intermedio

Comprende los comportamientos, conceptos y técnicas involucrados en el trabajo y maneja o resuelve situaciones que no comprometen gravemente los resultados o la estabilidad del proceso.

D Inicial

Su capacidad está en proceso de desarrollo, con frecuencia requiere apoyo para la toma de decisiones en asuntos críticos del trabajo.


Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias COMPETENCIA ORGANIZACIONAL Fecha ________ Versión ____ Página _____ de ____

CALIDAD: Trabajar bajo estándares y parámetros, cumpliendo con los requerimientos normativos y de partes interesadas que garanticen el desarrollo eficiente de la razón de ser de la organización.

GRADO DEFINICIÓN CRITERIOS DE DESEMPEÑO - COMPORTAMIENTOS

A EXPERTO /

SOBRESALIENTE

Direcciona el rumbo de la compañía enfocando esfuerzos hacia la mejora continua, creando cultura organizacional y motivando al personal hacia la calidad en la prestación del servicio

Desarrolla estrategias basadas en las políticas organizacionales buscando de forma activa la satisfacción del cliente.

Demuestra apertura a ideas innovadoras en la solución de situaciones que se presentan

Mantiene actualizado en la mejores prácticas para ejecución de los procesos y las comparte con colegas y colaboradores, según el caso

B AVANZADO

Implementa modelos de calidad que permitan el logro y cumplimiento de los objetivos dándolos a conocer en la organización.

Incorpora métodos de trabajo que faciliten al equipo ejercer sus labores bajo los estándares de calidad establecidos por la organización

Genera ideas y estrategias que aportan a la solución efectiva de problemas actuales y potenciales

Define pasos lógicos y sistemáticos en los procesos para que se actualicen y desarrollen alineados a los objetivos estratégicos

C INTERMEDIO

Cumple con los requerimientos normativos garantizando el desarrollo eficiente de sus labores y permitiendo el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Orienta sus esfuerzos y los del personal (según el caso) hacia una mejora constante de todas sus actividades trabajando bajo los estándares y parámetros establecidos por la organización

Identifica los requerimientos para cumplimiento de los objetivos del proceso, proponiéndolos a la instancia correspondiente

Identifica causas y posibles consecuencias de situaciones que afectan el normal desarrollo del proceso

D INICIAL

Cumple con los parámetros de calidad establecidos por la organización.

Informa sobre situaciones que afecten el normal desarrollo de las actividades, de manera oportuna

Identifica su aporte a los resultados del proceso asignado y al direccionamiento estratégico de la organización

Se interesa por mejorar continuamente su desempeño, implementando acciones preventivas y correctivas.


Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias COMPETENCIA DE ROL Fecha ________ Versión ____ Página _____ de ____

PLANEACIÓN: Establecer objetivos y estrategias que generen valor a la organización

GRADO DEFINICIÓN COMPORTAMIENTOS – CONDUCTAS OBSERVABLES

A EXPERTO /

SOBRESALIENTE

Define objetivos a alcanzar en el proceso a cargo, estableciendo los indicadores necesarios para su seguimiento

Establece las estrategias a utilizar para alcanzar los objetivos establecidos, con espíritu visionario y acordes con el direccionamiento estratégico de la organización

Define compromisos individuales para alcanzar los objetivos establecidos, divulgándolos y delegándolos a las partes involucradas, logrando su adhesión

Asegura la consecución de los objetivos y ejecución de los cronogramas, de acuerdo con lo establecido

B AVANZADO

Propone objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento

propone estrategias acordes con los propósitos organizacionales y los objetivos establecidos

Divulga los objetivos y estrategias definidas para el proceso, logrando su comprensión por las partes involucradas

Establece acciones a seguir para corregir situaciones que afecten el logro de los objetivos establecidos

C INTERMEDIO

Plantea los objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento

Define las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en la ejecución del proceso y del trabajo encomendados

Programa acciones y actividades generando los cronogramas necesarios para su ejecución

Identifica desviaciones en la ejecución de los cronogramas, oportunamente, tomando acciones que permitan su corrección

D INICIAL

Reconoce los objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento

Aplica los indicadores para el seguimiento del proceso a cargo, con base en las indicaciones recibidas

Define actividades diarias orientadas al cumplimiento de los objetivos establecidos

Cumple los cronogramas establecidos de acuerdo con las orientaciones recibidas


Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias COMPETENCIA ESPECÍFICA Fecha ________ Versión ____ Página _____ de ____

EVALUACIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS: Evaluar la viabilidad de los proyectos organizacionales, generando información útil para la toma de decisiones

GRADO DEFINICIÓN CRITERIOS DE DESEMPEÑO

A EXPERTO /

SOBRESALIENTE

Determina la viabilidad financiera de los proyectos organizacionales, analizando los diferentes factores que intervienen en los mismos

Define las técnicas de evaluación financiera a utilizar de acuerdo con las necesidades de la organización

Identifica variables críticas y oportunidades claves para el desarrollo de proyectos de interés para la organización

Diseña estrategias que mejoren la rentabilidad de los proyectos organizacionales

B AVANZADO

Aplica las técnicas de evaluación financiera de acuerdo con las necesidades de la organización

Prevé los cambios que se pueden dar en el entorno y que afecten la viabilidad de los proyectos organizacionales

Identifica situaciones y estrategias que mejoren la rentabilidad de los proyectos organizacionales

Sustenta sus análisis, ante la alta gerencia, para la toma de decisiones

C INTERMEDIO

Participa en la evaluación de los proyectos haciendo aportes acordes con las necesidades de la organización

Interpreta los resultados de la evaluación de proyectos, acertadamente, haciendo su propio análisis

Investiga sobre las variables del proyecto dando elementos de juicio para su evaluación

Identifica los procesos involucrados en el proyecto tomando la información necesaria para la evaluación

D INICIAL

Suministra la información necesaria para la evaluación del proyecto

Maneja la información financiera básica para formular un proyecto

Interpreta la información básica financiera para la evaluación de proyectos

Identifica los diferentes estudios a incluir en la evaluación de los proyectos organizacionales de acuerdo con sus características



Ejemplo

Diccionario de Competencias





Elaboración diccionario de competencias:

Construir el diccionario de competencias:

Nota: incluir todas las competencias del cargo escogido.



Matriz de Competencias

COMPETENCIAS

CARGOS

Comp.

A

Comp.

B

Comp.

C

Comp.

D

Comp.

E

Comp.

F … …

Comp.

Z

Cargo 1 A B A B C

Cargo 2 B B A A A

Cargo 3 A C A B A

Cargo 4 B C C A

Cargo 5 B B A

Cargo 6 A

Cargo 7 A

… D A C

… C

Cargo n A

Elaboración Matriz de Competencias



Ejemplo

Matriz de Competencias




1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Dependencia:

Jefe inmediato:

Personal a cargo:

2. PROPÓSITO(S) DEL CARGO Misión del Puesto:

Responsabilidades del puesto 3. COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO

Competencias Organizacionales Niveles

A B C D

Competencias de Rol


4. REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO

Nivel Educativo

Formación

complementaria

Experiencia

requerida

Idioma

Sistemas

Homologación

Descripción de Cargos por Competencias



Ejemplo

Descripción de Cargos

por Competencias





Descripción de cargos:

1. Elaborar la matriz de competencias.

2. Elaborar la descripción de un cargo



Definición de

canales de

atracción




Identificación de la necesidad

Consulta banco de postulantes

Convocatoria

Verificación requisitos

Listado de candidatos

SI

SI

NO

NO

Clasificación de candidatos

Recepción postulaciones

¿Hay postulantes?

Establecer umbral de competencias

¿Hay postulantes?

Interna Externa Mixta

PROCESO DE RECLUTAMIENTO

Inicia proceso de selección

Requisición de personal

Análisis contenido - Perfil - Competencias

Propio - Ente especializado

Clasifican Dudosos Rechazados Reclasificados

Planificación

Ejecución



Nivel mínimo de competencias a partir del cual se

acepta la vinculación de una persona a la organización,

sobre la base de que desarrollará internamente y

mediante la concertación y ejecución del plan individual

de mejoramiento (PIM), las actividades necesarias para

cerrar la brecha de competencias identificada.

UMBRAL DE COMPETENCIAS





CANALES DE RECLUTAMIENTO EXTERNO Propuestas - Opciones



RECLUTAMIENTO ESTRATÉGICO

cargos auxiliares, mensajeros, aseadores, bodegueros, etc

Vendedores de tiendas propias

auxiliares contables y técnicos

Especialistas en mercadeo, en sistemas y redes, y asistentes de

contabilidad

Gerencia media

Gerencia de

primera línea

Gerencia

general

Tercerización (outsourcing)

•www.elempleo.com

•Prensa local

•Herramienta de reclutamiento interno

•www.elempleo.com

•Recomendaciones de personal vinculado

• ascensos

• Ascensos

• “Robo” a otras empresas

Ascensos o promociones

programado por procesos internacionales

1

2

3

4

5

6

7

http://www.elempleo.com/

http://www.elempleo.com/



Definición de métodos e

instrumentos de

evaluación




Revisión de candidatos

•Revisión de candidatos

•“clínica de ventas” (assessmente center)

Entrevistas personalizadas y

abiertas con tres personas

•Entrevistas personalizadas y abiertas con cuatro personas

•Prueba de inglés

•Competencias conductuales

Pruebas médicas y pruebas de competencias gerenciales.

Entrevistas, y pruebas especiales

Vendedores de tiendas propias

auxiliares contables y técnicos

Especialistas en mercadeo, en sistemas y redes, y asistentes de

contabilidad

Gerencia media

Gerencia de

primera línea

Gerencia

general

1

2

3

4

5

6

7

cargos auxiliares, mensajeros, aseadores, bodegueros, etc

Entrevistas personalizadas y

abiertas con tres personas

SELECCIÓN ESTRATÉGICA



SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

Escoger evaluadores

Definir técnicas de evaluación a aplicar

Diseñar instrumentos de evaluación

Evaluar candidatos

Consolidar resultados

Analizar resultados

Escoger candidato(s) a incorporar

Planificación

Ejecución



Evaluación de Competencias

EVIDENCIAS

DE COMPORTAMIENTO

DE CONOCIMIENTOS

DE DESEMPEÑO

DE PRODUCTO Valoración de producto

Observación del desempeño

Evaluación de

conocimientos

Multifuente - 360º



Evaluación de Competencias

Entrevista por competencias

Simulación Assessment Center Method



Pruebas Psicológicas en la Selección por Competencias

¿Son necesarias?

¿Cuáles?

¿Propósito?

¿En qué casos?



VENTAJAS DE LAS PRUEBAS PSICOLÓGICAS

Permiten cuantificar y visualizar brechas con

aspectos o áreas claves.

Proporcionan información sobre la persona que

podría ser difícil de identificar con otras técnicas.

Respaldo científico: Fundamentación teórica y

validación estadística (confiabilidad y validez).

Brindan un complemento poderoso en la decisión de

elección.



DESVENTAJAS DE LAS PRUEBAS PSICOLÓGICAS

Algunas pruebas se han vuelto muy comerciales y

algunas personas se entrenan en su aplicación, lo

que les resta validez.

La mayoría de las pruebas no están basadas en el

concepto de competencia.

Aún en los casos de pruebas basadas en

competencias, su fundamento no corresponde

exactamente con el constructo que fundamenta el

modelo de competencias de la organización.



Existen pruebas estandarizadas y validadas para evaluar un conjunto

de competencias, pero:

• ¿son las competencias que necesito evaluar?

• ¿la descripción de estas competencias corresponde con la

establecida en nuestro diccionario?

Son más efectivas las pruebas diseñadas con base en el modelo de

competencias y los perfiles de cargos de la organización.

Pruebas Situacionales



Pruebas Estandarizadas en la Selección por Competencias





Módulo


3.

ATRACCIÓN DE PERSONAL

Recruiting & HR

2. 2014 2 planificación proceso selección