Conectando, par�cipando,colaborando:Cómo presentar la Red Social Corpora�va a tu jefe

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1. www.welivesecurity.com/la-es/2013/08/21/51-usuarios-la�noamericanos-u�liza-redes-sociales-�nes-corpora�vos/2. www.microso�.com/en-us/news/download/presskits/enterprisesocial/docs/escresearchsumppt.pdf3. www.gartner.com/doc/2254316?ref=clientFriendlyURL4. www.forbes.com/sites/ciocentral/2012/12/11/5-ways-social-media-will-change-the-way-you-work-in-2013/5. searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Business-case-for-enterprise-social-networks-Be�er-collabora�on

Desde que Facebook revolucionó las relaciones personales en 2004, la aparición de redes sociales diseñadas especí�camente para las empresas era cues�ón de �empo.

Han pasado diez años y la Red Social Corpora�va (RSC) se per�la como la próxima gran herramienta de comunicación para las empresas, igual que el correo electrónico en su momento.

En América La�na 51% de los usuarios u�liza redes sociales con �nes corpora�vos y 49,1% comparte información laboral a través de ellas, según ESET La�noamérica1. Y una encuesta global de Microso� muestra que 75% de los profesionales brasileños y 62% de los chilenos son proclives a emplearlas en el trabajo para comunicarse con colegas, mientras que sobre 70% de los profesionales mexicanos las usa para compar�r documentos y comunicarse con clientes.2

Gartner dice que 50% de las grandes empresas del mundo contarán con una RSC en 2016.3 Por su parte, McKinsey es�ma que el gasto mundial en este �po de plataformas ascenderá a U$D 1,3 trillones en los próximos años, principalmente para “mejorar las comunicaciones al interior y entre organizaciones”.4

Sin embargo, temores infundados de la alta gerencia relacionados con su impacto en el negocio y la produc�vidad de los colaboradores (“no sirven para nada”, “son una fuente de pérdida de �empo”, “técnicamente son muy complicadas”, “ponen en riesgo la información con�dencial”, etc.) han impedido que la RSC se consolide en las organizaciones actuales.5

El presente documento busca ayudarte a presentar un business case para implementar una RSC en tu empresa, ofreciendo de�niciones básicas y abordando los reparos más comunes que tus superiores pueden tener al respecto.

6. www.mashable.com/2013/06/14/enterprise-social-networks/7. www.atlassian.com/company/customers/case-studies/audi

Pero antes, un poco de contexto: ¿Qué es una RSC?La RSC es una plataforma tecnológica que imita la interacción social (comentarios, actualizaciones y no��caciones) de redes públicas como Facebook o LinkedIn, la adapta a las necesidades de la empresa y la complementa con funcionalidades especí�cas. He aquí un par de ejemplos de cómo algunas importantes empresas usan esta herramienta:

En Estados Unidos, empresas como T-Mobile y PWC la emplean para conectar colaboradores en base a su exper�se e intereses comunes, además de informar qué tareas están completas y cuáles deben terminarse.6

Shell u�liza una RSC accesible desde disposi�vos móviles, que también incorpora una funcionalidad que analiza los emo�cones usados por los colaboradores para evaluar el clima de la organización.

Audi decidió implementar una RSC para apoyar y evitar demoras en el desarrollo de procesos y sistemas, entre otros obje�vos. Según la empresa, el resultado de la inicia�va es un “impacto posi�vo en cada auto que sale de la fábrica”.7

Como podemos ver, la RSC está lejos de ser un “Facebook para la o�cina”, como creen algunas organizaciones. En la siguiente sección analizaremos las diferencias entre ambas plataformas.

8. www.slideshare.net/fullscreen/Al�meter/al�meter-report-making-the-business-case-for-enterprise-social-networks/3

Parecidos pero dis�ntos:diferencias entre la RSC y FacebookLas redes sociales públicas recaban información sobre sus usuarios y la usan con �nes publicitarios. En cambio, la RSC busca facilitar y mejorar el trabajoentre colaboradores.

Este cuadro de Al�meter Group muestra estas dis�nciones con más detalle,desde el punto de vista de las funcionalidades:8

Facebook, LinkedIn, Google+, etc. Red Social Corpora�va

Per�les

Actualizacionesy ac�vidades

Relaciones

Permisos y privacidad

Iden�dad, intereses y amistades

Creadas por la persona: incluyen chats, mensajes, videos, etc.

Bidireccionales o unidireccionales, controladas por el usuario.

La naturaleza de las relaciones dicta las restricciones de acceso.

Datos de colaboradores: proyectos pasados y actuales, equipos de trabajo,

habilidades, datos de contacto, etc.

Creadas por interacciones entre colaboradores, cuentas, documentos,

informes y sistemas de negocios

Mul�direccionales, creadas por relaciones de trabajo: equipos,

proyectos, ubicación, etc.

Todas las ac�vidades pueden ser vistas por el empleador.

Gracias a estas y muchas otras caracterís�cas, la RSC permite discu�r proyectos en �empo real, eliminar las barreras funcionaleso geográ�cas de la organización, y replicar todos los procesos de la empresa en cada una de sus áreas, entre varias innovaciones.9

9. thenextweb.com/entrepreneur/2014/01/30/enterprises-big-small-slow-adopt-social-collabora�on-tools/

10. mashable.com/2013/11/24/job-sa�sfac�on/11. sloanreview.mit.edu/ar�cle/the-key-to-social-media-success-within-organiza�ons/12. socialcast.com/�les/solu�on-guide-execu�ves.pdf13. good2bsocial.com/2013/10/23/�ve-�ps-for-measuring-the-roi-of-your-enterprise-social-network/

Sin embargo, muchas empresas comenten el error de concebir la RSC como un proyecto tecnológico, cuando su fuente de creación de valor radica en las relaciones que se forman a través de ella.

A con�nuación examinaremos los bene�cios que ofrece esta herramienta de colaboración social.

Creando valor de negocios con la RSC A través del simple acto de conectar a las personas, la RSC genera valor de negocios principalmente de tres maneras: conectando, colaborando y par�cipando.

Conectando: Cómo la RSC humaniza el trabajo

Las redes sociales en general y la RSC en par�cular canalizan el impulso natural de las personas a conectarse y compar�r, que se ha ido perdiendocon el individualismo moderno.

Varias encuestas muestran que el principal factor de sa�sfacción en el trabajo son los compañeros de equipo.10 Al potenciar la conexión entre los colaboradores, la RSC permite crear o expandir el capital emocional de la empresa: el cúmulo de buena voluntad hacia una organización y su forma de operar11. Los bene�cios en términos de clima laboral son incalculables.

Por otro lado, la RSC reduce la distancia hacia los líderes de la organización y los humaniza. El ex CEO de Nokia, Stephen Elop, usó la RSC de la empresa para preguntar a sus colaboradores qué cosas debería cambiar o mantener. La retroalimentación que recibió fue al�sima y representó un nuevo nivel de apertura entre la alta gerencia y los colaboradores.12

Par�cipando: Cómo la RSC da voz a los colaboradores y facilita la acción

En la mayoría de las organizaciones actuales una de las principales causas de rotación es la falta de oportunidades para realizar aportes signi�ca�vos, lo que se traduce en falta de mo�vación y compromiso.

ROI TIP: La interacción de los colaboradores en la RSC es rela�vamente fácil de medir, a través de datos como can�dad de comentarios y likes, el �empo que los usuarios pasan en la RSC, su nivel de ac�vidad individual y general, archivos bajadoso subidos, etc.13

14. www.salesforce.com/customers/#sort=cha�er15. axerosolu�ons.com/blogs/�meisenhauer/pulse/174/10-�ps-when-choosing-enterprise-social-network-tools

Esto es muy común en las empresas de gran tamaño, donde las personas pueden sen�rse irrelevantes dentro de una gran máquina. La RSC brinda a los colaboradores una oportunidad para ser escuchados por las personas relevantes de la organización.

Esta herramienta también ayuda a acelerar la ges�ón y la innovación. ¿Cómo? Veamos los siguientes ejemplos del valor que este �po de plataformas ofrece a la empresa:

Algunas RSC permiten acceder a cualquier aplicación corpora�va desde su muro de ac�vidades. Esto acelera el cierre de negocios, la actualización de oportunidades y la toma de acciones relacionadas con cuentas clave.

Otras ofrecen acceso a videos, programas online y webinars de capacitación diseñados para acelerar la curva aprendizaje de los colaboradores nuevos.

Empresas como Bayer y Phillips u�lizan la misma RSC,14 que permite analizar la interacción entre colaboradores o equipos para detectar los cuellos de botella que ralen�zan las decisiones.

Una RSC también permite formar grupos privados que posibilitan la colaboración entre clientes y colaboradores, lo que crea nuevas formas de trabajar. Aunque a primera vista estos grupos parecen silos de conocimiento, la diferencia es que se forman alrededor de metas que deben cumplirse, no una jerarquía rígida. A medida que el trabajo cambia, estas comunidades permiten el ingreso y la salida de integrantes según las necesidades del proyecto.

ROI TIP: Toda organización �ene procesos que convendría mejorar o cambiar de plano. Contar con un detalle de ellos es una gran forma de garan�zar que la herramienta ayudará a acelerar la toma de decisiones. A par�r de ahí es posible comparar indicadores previos y posteriores a la implementación de la RSC relacionados con estos procedimientos.15

16 www.entrepreneur.com/ar�cle/22723617. www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy18. www.kmworld.com/Ar�cles/White-Paper/Ar�cle/How-Social-Networks-Facilitate-21st-Century-KM-84838.aspx19. www.dnb.com/lc/sales-marke�ng-educa�on/how-to-build-a-successful-enterprise-social-network.html#.U6yjIPmwb28

Colaborando: Cómo la RSC captura el conocimiento de la organización

¿Te has preguntado alguna vez si la señora simpá�ca de servicio al cliente o el chico nuevo de contabilidad �enen la clave para sacar adelante tu proyecto?

Acceder al conocimiento corpora�vo fácil e inmediatamente es crí�co para tener agilidad en el mercado de hoy. Sin embargo, la estructura de las organizaciones hace que este conocimiento sea esquivo y disperso, ya que por lo general no está localizado en una sola área o un solo colaborador. Según Entrepreneur, el �pico trabajador gasta 28 horas semanales escribiendo correos electrónicos y buscando información.16

Si hay un aspecto de la RSC que la hace in�nitamente superior a herramientas está�cas como la Intranet, es que permite acceder a este conocimiento en forma rápida y e�ciente. McKinsey es�ma que una RSC puede mejorar la búsqueda interna de expertos e información en 35% (Nokia dice que su RSC le ha permi�do eliminar el correo electrónico en al menos una gerencia desde su implementación).17

Esto es posible porque la RSC contextualiza cada bit de información que la empresa genera y archiva, por lo que la internalización de conocimiento se acelera gracias a un constante �ujo de re�exiones y conversaciones.18

Solo saber qué está haciendo una gerencia en par�cular es un enormemente bene�cioso para el resto de las áreas, ya que permite actualizar mejores prác�cas, evitar duplicación de roles o tareas, y aprovechar el trabajo ya hecho para generar valor.

ROI TIP: Acceder al “cerebro social corpora�vo” requiere una buena ges�ón de datos y una alta dosis de sen�do prác�co. Dun & Bradsteet recomienda centralizar la información almacenada en los dis�ntos sistemas de la organización y la ac�vidad generada por la RSC para que sea fácilmente accesible a través del motor de búsqueda de la RSC. Por ejemplo, los colaboradores de Deloi�e Australia usan su RSC como un “Google interno” para encontrar respuestas a sus consultas.19

19. www.dnb.com/lc/sales-marke�ng-educa�on/how-to-build-a-successful-enterprise-social-network.html#.U6yjIPmwb2820. www.pulsepointgroup.com/2012/03/socially-engaged-companies-see-4x-greater-business-impact/21. www.fastcompany.com/3021749/work-smart/10-surprising-social-media-sta�s�cs-that-will-make-you-rethink-your-social-stra 22. www.briansolis.com/2012/03/enterprise-social-networking/

Derribando los mitos que rodean la RSC

Aunque un signi�ca�vo porcentaje de altos ejecu�vos piensa que las tecnologías sociales son posi�vas para las empresas y que cobrarán importancia en el futuro,20 existen numerosos mitos erróneos e infundados que rodean la RSC.

Finalmente, en esta sección examinamos algunos de estos mitos y te proporcionamos argumentos para contrarrestarlos:

La RSC es una fuente de pérdida de �empo: Uno de los temores más difundidos es que los colaboradores se dedicarán a socializar y no a trabajar. Sin embargo, la ac�vidad personal puede ser vista por todos en la organización, desde los pares hasta el jefe del jefe y sus superiores. Además todo queda almacenado. El resultado es que las personas naturalmente hacen un buen uso de la herramienta.

La RSC pone en riesgo la información con�dencial: La RSC permite vincular contenidos a per�les especí�cos y rastrear los archivos subidos o bajados de la plataforma. En la prác�ca los grupos privados dentro de la RSC permiten saber quién accede a qué información.

La Generación X y los Baby Boomers no saben de redes sociales: Este es un comentario muy común en varios círculos, pero de hecho el sector demográ�co de mayor crecimiento en Twi�er es el segmento etario entre 55 y 64 años. Este grupo ha crecido 79% desde 2012. En tanto, el rango entre 45 y 54 años es el que más rápido se ha expandido en Facebook y Google+: 46% y 56%, respec�vamente. Estas cifras barren con la idea de que los medios sociales “son solo para adolescentes”.21

La RSC no es segura: Aunque ninguna aplicación corpora�va es 100% inexpugnable, la RSC no es más frágil que el correo electrónico o una intranet. La plataforma debe cumplir con los estándares de seguridad de la empresa y otras aplicaciones que esta haya puesto en marcha. La RSC también cuenta con salvaguardas como, entre otras, login único y cer��cados de seguridad web.22

Sobre GOintegroGOintegro es la plataforma social corpora�va para Recursos Humanos líder en La�noamérica, que dinamiza la comunicación interna e integra aplicaciones de Reconocimientos, Bene�cios Corpora�vos, Bene�cios Flexibles e Incen�vos.Más de 300 compañías, que representan 1 millón de personas, u�lizan GOintegro día día para potenciar el impacto posi�vo de su cultura interna.

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