Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana
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P P P O O O L L L I I I C C C Í Í Í A A A B B B O O O L L L I I I V V V I I I A A A N N N A A A D D I I R R E E C C C C I I O O N N N N A A C C I I O O N N A A L L D D E E P P L L A A N N E E A A M M I I E E N N T T O O Y Y O O P P E E R R A A C C I I O O N N E E S S D D E E P P A A R R T T A A M M E E N N T T O O N N A A C C I I O O N N A A L L D D E E R R E E G G L L A A M M E E N N T T A A C C I I Ó Ó N N G G G U U UI I I A A A P P P R R R Á Á Á C C C T T T I I I C C C A A A D D D E E E C C C Ó Ó ÓM M M O O O E E E L L L A A A B B B O O O R R R A A A R R R E E E L L L M M M A A A N N N U U UA A A L L L D D DE E E O O O R R R G G G A A A N N N I I I Z Z Z A A A C C C I I I Ó Ó ÓN N N Y Y Y F F F U U UN N N C C C I I I O O ON N N E E E S S S P P P A A A R R R A A A L L L A A A S S S D D D E E E P P P E E E N N N D D DE E E N N N C C C I I I A A A S S S P P P O O O L L L I I I C C C I I I A A A L L L E E E S S S L L a a P P a a z z - - B B o o l l i i v v i i a a
Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana
Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana
Text of Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana
POLICA BOLIVIANA POLICA BOLIVIANA DIRECCION NACIONAL DE
PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y
OPERACIONES DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIN DEPARTAMENTO
NACIONAL DE REGLAMENTACIN GUIA PRCTICA DE CMO ELABORAR EL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES PARA LAS DEPENDENCIAS POLICIALES La Paz -
Bolliiviia La Paz - Bo v a
PO LICIA BOLIVIAN A Introduccin A pesar de existir abundante
bibliografa en torno a las tcnicas y mtodos para la elaboracin de
manuales administrativos, la institucin del orden, reporta en ese
contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional de
Reglamentacin, dependiente de la Direccin Nacional de Planeamiento
y Operaciones, pretende abordarlo a partir de una metodologa simple
y al mismo tiempo prctica, que se halla inmersa en la Gua Prctica
de Cmo Elaborar el Manual de Organizacin y Funciones para las
dependencias policiales. La Ley 1178 de Administracin y Control
Gubernamentales (SAFCO), en su Art. 27 establece que, cada entidad
del sector pblico debe elaborar en el marco de las normas bsicas
dictadas por los rganos rectores; los reglamentos especficos para
el funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control
Interno, considerando al Ministerio de Hacienda como rgano Rector
de los Sistemas de Administracin del Sector Pblico. La institucin
del orden, luego de transcurrida casi una dcada, aprueba a travs de
una Resolucin Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, la
actualizacin del Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin
Administrativa de la Polica Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento
normativo es compatibilizado con el rgano Rector (Ministerio de
Hacienda), enmarcado en las Normas Bsicas del Sistema de
Organizacin Administrativa (SOA). A pesar del tiempo transcurrido
entre la aprobacin del primer Reglamento Especfico del Sistema de
Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana que data del
01/10/98 y ste ltimo de 26 de julio de 2007, el Manual de
Organizacin y Funciones, pareciera que al interior de la institucin
del orden, encuentra cierta resistencia pasiva y sistemtica,
primero en su elaboracin y/o actualizacin y segundo en su
implantacin, lo que provoca inevitablemente la descoordinacin de
los canales de comunicacin, as como de los niveles jerrquicos y por
supuesto de sus funciones generales y especficas, inconvenientes
que se pretende superar paulatinamente a partir del presente
trabajo y por supuesto de la internalizacin y socializacin de la
normativa citada. Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP.
Salomn Abad Sejas Tapia
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S A S T / UI E M -1- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO I GRAFICA DE ORGANIZACIN 1.
Generalidades La inexperiencia y el desconocimiento de los
procedimientos bsicos en la elaboracin de los Manuales de
Organizacin y Funciones de las dependencias de la Polica Boliviana,
al parecer, por los datos recogidos de un primer diagnstico llevado
a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentacin; resultan ser
los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas o
elaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos
esta gua prctica de cmo elaborar los Manuales de Organizacin y
Funciones de las dependencias policiales, no sin antes sugerirles,
construir con carcter previo el organigrama, el mismo que al
parecer nuestro, guiara y tutelara impecablemente la elaboracin del
manual citado. 2. Perfilando el organigrama Con carcter previo a la
elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones de las dependencia
policiales, consideramos que es mucho ms prctico y didctico, disear
en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta
ser la representacin simplificada de la estructura organizacional,
por la que es posible internalizar en el proyectista, los objetivos
institucionales, los niveles jerrquicos, las relaciones de
dependencia, las funciones generales y especficas, las cuales
sirven para el desarrollo de la administracin de la entidad
operativa y/o administrativa, cuya estructuracin pasamos a
considerar sin mayores prembulos. 3. Que es un organigrama La
generalidad de los textos consultados, coinciden en que el
organigrama es la representacin grfica de toda la estructura formal
de la organizacin, en la que de manera didctica se describen
funciones, tareas, responsabilidades y el nivel de autoridad. Al
mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el proceso de
elaboracin de los organogramas necesariamente debe partir por la
autorizacin y apoyo de los niveles superiores, la recopilacin de la
informacin, el anlisis y la clasificacin de la informacin.
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S A S T / UI E M -2- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A El organigrama, es conocido con diversos
nombres, como Organograma, Grfica de Organizacin, Pirmide de
Cargos, Diagrama de Organizacin o Diagrama de Estructura. Esta
ltima definicin es la que comnmente la utilizan en diversos textos,
naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacional
propiamente dicha. 4. Uso prctico de los organigramas
Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicacin y de
anlisis. 4.1. Como medio de comunicacin. Toda vez que permite
discernir la relacin con el resto de las dependencias y entre los
miembros que la componen. 4.2. De comunicacin para terceros
interesados. Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada
o solicitada. 4.3. El organigrama como medio de anlisis. Las fallas
de la organizacin o de diseo se hacen ms evidentes. Por ejemplo, se
pueden detectar a primera y simple vista, fallas de control interno
que hace alusin a las funciones incompatibles. Tambin puede darse
la departamentalizacin inadecuada o funciones heterogneas. La falta
de unidad de mando se da cuando dos o ms personas supervisan a un
mismo cargo, en fin, pueden darse tambin la superposicin de
funciones, la relacin de dependencia confusa y otras. 5.
Restricciones del organigrama Las limitaciones del organigrama,
radican fundamentalmente en la simplicidad y la actualizacin. 5.1.
Simplicidad Porque muchas veces se obvia la lnea de autoridad
funcional, incluso secretaras y no se puede expresar textualmente
el grado de descentralizacin de la organizacin. 5.2. La
desactualizacin Podra provocar la distorsin de la comunicacin,
consecuentemente el conflicto entre los miembros de la organizacin,
por ello, es importante que la responsabilidad de la actualizacin
recaiga en un cargo especfico de acuerdo a las funciones que
cumple.
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S A S T / UI E M -3- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 6. Diferentes clasificaciones de los
organigramas Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman,
Sammer, incluso de Warren, al que se suma Duhalt Krauss, proponen
que las estructuras orgnicas se clasifiquen de acuerdo a razones
que aludan a las reas que representan, a su formato, a su
naturaleza y a su objeto. En todo caso, la clasificacin por su
objeto, de Duhalt Krauss, corresponde al contenido que hace
referencia al organigrama estructural, al que describimos en el
presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de
esta gua metodolgica y prctica, que muchos autores de las tcnicas
de la elaboracin y/o actualizacin de las normativas
administrativas, como los citados con carcter previo, proponen
criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseo de los
organigramas, clasificndolos y hasta subclasificndolos en
esquemticos, analticos, especiales, funcionales, etc., lo que al
parecer nuestro, no es oportuno teorizarlos, toda vez que esta gua
prctica, no tiene el propsito de abundar en conceptos acadmicos,
sino ms bien, ser un texto de consulta prctica. 7. Formas usuales
de representacin del organigrama 7.1. Representacin vertical. Es la
interpretacin ms simple y a la vez prctica para la informacin a
presentar (ver cuadro N 1). Se presenta a las unidades orgnicas
ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el
nivel superior. Se recomienda el uso de este tipo de organigramas
en los manuales de organizacin de la Polica Boliviana, as como para
otros requerimientos institucionales. Cuadro 1 DIRECCION
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION
DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION
SECCION
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S A S T / UI E M -4- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 7.2. Representacin horizontal. Al igual que
en las otras formas de representacin, en sta, se establecen las
relaciones complejas, la facilidad de la actualizacin, medio eficaz
de comunicacin y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura
no es recomendable para representar las organizaciones policiales.
Cuadro 2 SECCION DIVISION SECCION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION
SECCION DIVISION DIRECCION DEPARTAMENTO DIVISION SECCION DIVISION
DEPARTAMENTO SECCION DIVISION 7.3. Diagrama de forma circular y
semicircular. En estos diagramas, las creaciones o supresiones de
las nuevas Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales,
Divisiones y/o Secciones de la Polica Boliviana, alteraran de
sobremanera la estructura organizacional. Se recomienda no aplicar
estos diagramas en las dependencias policiales (ver cuadros 3 y 4).
Cuadro 3 Cuadro 4 Diagrama circular Diagrama semicircular
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S A S T / UI E M -5- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 7.4. Diagrama de forma lineal. Al igual que
la representacin vertical, sta interpretacin es simple y a la vez
prctica, sin embargo, no es aplicable en nuestra organizacin
policial, toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de
dependencias, obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales
(ver cuadro 5). Cuadro 5 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION 8.
Recuadro de identificacin del organigrama Se ubica en la parte
superior derecha y responde al siguiente diseo (10 x 3 cms.), ver
cuadro N 6. La ubicacin del recuadro de identificacin en el lugar
mencionado est motivada para el mejor aprovechamiento que se logra
del espacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte
superior lleva el nombre de la institucin (Ej. Polica Boliviana),
en el subsiguiente cuadro el rea organizacional (Ej. Direccin
Nacional de Identificacin Personal), seguidamente, la fecha de
elaboracin del organigrama, luego se coloca (en la casilla
respectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron
el organigrama, finalmente en la ultima casilla se colocan todas la
iniciales de la Direccin Nacional, Comando Departamental, Organismo
y/o Unidad Operativa (Ej. D.N.I.P).
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S A S T / UI E M -6- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 6 POLICIA BOLIVIANA RECUADRO QUE SE
UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDO EL TAMAO DEL PAPEL NO ES
SUFICIENTE. EJ: DIRECCION NACIONAL DE IDENTIFICACIN PERSONAL 4
FECHA REALIZADO POR CODIGO 4 15/03/2009 CBO. ALEX RIOS D.N.I.P.
JERARQUIA DE CARGOS 9. Organigramas cuya extensin no permite su
dibujo en el tamao del papel El tamao del papel puede dar lugar a
dividir en dos o ms partes el organigrama. En ese caso y para
relacionar los diagramas que son continuacin unos de otros, debemos
utilizar conectores con el nmero de cdigo asignado a los
respectivos organigramas. Su representacin se observa en los
cuadros N 7 y 8. Cuadro 7 Cuadro 8 DIRECCIN 5 DIVISIN DEPARTAMENTO
SECCIN SECCIN DIVISIN 5
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S A S T / UI E M -7- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 10.Organigramas que se pueden limitar a un
solo sector Se presenta esta figura, cuando se est estudiando
modificaciones en un determinado sector o rea, en el caso concreto
de la Polica Boliviana, ocurre que una auditoria recomienda
expresamente actualizar un Manual con la supresin o creacin de un
Departamento, Divisin o Seccin. En ese caso, el dibujo deber
expresar solamente la parte observada, para lo cual las lneas
horizontales que vinculan el sector con los restantes sern
dibujadas con lneas de trazo partido (ver cuadro 9). Cuadro 9
DEPARTAMENTO DIVISIN SECCIN SECCIN 11.Recomendaciones previas para
la preparacin de los organigramas. No entrecruzar lneas No utilizar
varios colores No sombrear los rectngulos o remarcarlos con doble
lnea No introducir informacin ajena a la estructura No utilizar
otros smbolos que no sean los rectngulos y lneas Las lneas de
enlace no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que
solo indicara autoridad y no responsabilidad que constituye el
elemento ascendente. No deben adelgazarse las lneas de autoridad a
medida que se desciende a los niveles inferiores Utilizar tipografa
que sea de rpida y fcil lectura Utilizar un solo tipo de letra No
sombrear las letras
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S A S T / UI E M -8- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 12.Equilibrio de los organigramas Sin
tergiversar la realidad, se deber tener cuidado de que los
rectngulos estn distribuidos de forma tal que muestren un
organigrama equilibrado y simtrico (ver cuadros N 10 y 11).
Encontrar la simetra del organigrama, no implica sustituir
dependencias o forzar la estructura aumentando el tamao de los
rectngulos. Sin embargo es posible observar en diferentes textos
que muchos rectngulos, incluso de la parte inferior del
organigrama, resultan ms grandes que el superior. Aconsejamos que
se guen por las recomendaciones contenidas en sta gua prctica de
cmo elaborar el Manual de Organizacin y Funciones, del cual forma
parte insoslayable el organigrama. Cuadro 10 Cuadro 11 Incorrecto
Correcto Representacin Grafica Desequilibrada Representacin Grafica
Equilibrada 13.Tcnicas de diagramacin Se utilizan los rectngulos y
las lneas. 13.1. Los rectngulos Se dibujan en posicin horizontal
con trazo fino (0.5 mm), el tamao est en relacin directa con la
importancia del cargo, funcin, categora y/o personas de acuerdo al
tipo de diagrama que se quiere representar. Las lneas de autoridad
se representan a travs de la ubicacin del rectngulo, es decir que
el rectngulo superior evidencia una posicin con autoridad sobre la
representada en un nivel inferior (ver cuadros 12 - 17).
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S A S T / UI E M -9- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 12 Cuadro 13 Cuadro 14 Cuadro 15
Cuadro 16 Cuadro 17 13.1.1. Contenido de los rectngulos En algunos
de ellos se pone el nombre de los cargos o funciones y/o personas y
en otros, adems de los datos mencionados, tambin el cdigo del
cargo, nmero de la cuenta y nmero de personas que de l dependen. No
es recomendable, su uso en la institucin del orden (ver cuadro N 18
y 19).
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S A S T / UI E M - 10 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 18 Cuadro 19 Nombre del Cargo o
funcin N de personas dependientes N de cuenta Cdigo del cargo
13.1.2. Tamao de los rectngulos En el diagrama de estructura
(organigrama), en cuyos rectngulos figura exclusivamente el nombre
del cargo o funcin, el tamao ms pequeo del rectngulo no puede ser
menor a dos centmetros de base por uno de alto (2x1cm.) y as
progresivamente van aumentando conforme al cargo o funcin. Visto de
Arriba hacia abajo el tamao del rectngulo ms grande, no puede ser
mayor a cinco centmetros de base por dos y medio de alto (5x2 cm.)
conforme se demuestra en el cuadro 20. Cuadro 20 2 cm. x 1 cm. 3
cm. x 1 cm. 3 cm x 1 cm 4 cm x 1 cm 4 cm x 2 cm 5 cm x 2 cm 5 cm x
2 cm
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S A S T / UI E M - 11 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A En el diagrama de estructura en cuyos
rectngulos figura el nombre del cargo, cdigo, nmero de la cuenta y
nmero de personas que del cargo dependen, el tamao del rectngulo se
diferencia de lo expuesto en el punto anterior, haciendo que la
altura de todos los rectngulos se aumenten en medio centmetro, este
medio centmetro est marcado por una lnea ms fina que la del
rectngulo y la base del rectngulo (medio centmetro) se divide en
tres partes iguales donde va el cdigo, nmero de cuenta y el nmero
de personas que dependen del cargo, como se demuestra en el cuadro
N 21, esta estructura no la recomendamos para la organizacin
policial, puesto que los cargos no son necesariamente anuales.
Cuadro 21 2 cm x 1 cm 5 cm x 2 cm Para representar las posiciones
staff, se utilizarn rectngulos iguales a los que corresponden al
nivel inmediato inferior de la posicin a la cual asesora (ver
cuadro N 22). Cuadro 22 COMANDO GENERAL ASESORIA LEGAL SUB COMANDO
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S A S T / UI E M - 12 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 13.1.3. En cuanto a la distancia entre
rectngulos Se establece que la separacin vertical que debe existir
entre rectngulos de niveles inmediatos est dada por el alto del
rectngulo superior. 13.1.4. En cuanto a la separacin horizontal En
trminos generales se sugiere que la separacin no sea menor a la
mitad del ancho de los rectngulos correspondientes a este nivel.
13.2. Las lneas y las relaciones organizacionales A travs de estas
lneas, se establecen las relaciones de autoridad existentes entre
los miembros de las Direcciones, Comandos Departamentales,
Organismos y/o Unidades Operativas. 13.2.1. Relacin de autoridad
lineal Es la lnea de trazo completo que implica una relacin de
subordinacin entre los responsables de las unidades orgnicas y sus
subalternos, como consecuencia de la delegacin de trabajo y de la
delegacin de tareas. Es la autoridad lineal clsica de origen
militar y policial. Se la conoce normalmente como relaciones de
autoridad lineal jerrquica (ver cuadro 8). Cuadro 8 Incorrecto
Correcto Incorrecto Correcto Incorrecto Correcto
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S A S T / UI E M - 13 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 13.2.2. Las relaciones de tipo staff o
asesora Las relaciones de tipo staff, se reflejan mediante una lnea
de trazo partido. Son conocidas tambin como relaciones de asesora,
existen entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar
a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino
son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de
lnea a quien aconsejan. Algunos autores de las tcnicas de
administracin administrativa como Lus Blanco De Tella y Ramiro
Carrillo Landeros, coinciden en que la lnea de asesora debe ser
continua y de trazo fino, a fin de uniformar criterios, sugerimos
usar la lnea de trazo partido para representar las relaciones de
tipo staff o tambin de asesora. 13.2.3. Relaciones de autoridad
funcional Se reflejarn mediante una lnea de trazo partido (ver
cuadros 9 y 10). Es la lnea que representa el mando especializado,
y no la relacin de dependencia jerrquica, pero puede existir en
forma paralela a la autoridad lineal o en otra condicin. Se
presenta en trazo partido, o como definen otros autores mediante
una lnea recta, oblicua y angulada. Lo cierto es que slo se
presenta en los rganos especficos (ver cuadro 9). Cuadro 9 Cuadro
10 13.2.4. Relaciones de coordinacin o colaboracin A travs de estas
lneas se interrelacionan las actividades que realizan diversas
unidades de la organizacin. Puede existir entre unidades de un
mismo nivel jerrquico o entre unidades del rgano central o con las
del rgano desconcentrado. En todo caso se las representa con lneas
largas de trazo discontinuo (vase cuadro 10).
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S A S T / UI E M - 14 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 10 13.2.5. Relaciones de
representacin personal Es la que se da entre el ayudante de un jefe
y los subordinados de ste. Puede transmitir las rdenes del jefe u
ordenar a nombre de ste en los casos concretos que haya sido
autorizado. Se representa mediante una lnea horizontal que parte
del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo del
ayudante, aparece en organigramas especficos como las Fuerzas
Armadas y la Polica Boliviana. Ocurre en otras instituciones que se
presenta como la relacin de asesora. Cuadro 23 RELACIN DE AUTORIDAD
RELACIN DE COORDINACIN, COLABORACIN Y/O (STAFF) RELACIN CON LOS
ORGANOS DESCONCENTRADOS SEPARACIN ENTRE ORGANOS CENTRALES Y
DESCONCENTRADOS 14. Nociones elementales a considerar en el diseo
organizacional 14.1. Nivel Jerrquico. Un nivel jerrquico comprende
todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares,
independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada.
Por ejemplo, (el nivel de Direccin comprende a todos los Directores
y as sucesivamente).
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S A S T / UI E M - 15 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 14.2. Autoridad de Lnea. Se genera en la
realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos
directos. 14.3. Autoridad Funcional. Se forja en la relacin de
mando especializado que es la que existe entre un rgano
especialista en determinada funcin y los subordinados de otros
jefes de lnea. 14.4. Relacin de Asesora. Es conocida tambin como de
Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e
informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren
obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no
por el jefe de lnea a quien aconseja. 14.5. rgano Desconcentrado.
Este tipo de rgano posee facultad de decisin, pero sigue sujeto a
la planeacin y control que de sus actividades realice el rgano
superior, entre sus caractersticas principales tenemos: Creados por
una ley o reglamento. Dependen siempre del ejecutivo, o de una
direccin. Su competencia deriva de las facultades del rgano
superior. Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque
tambin puede tener presupuesto propio. Las decisiones ms
importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual dependen.
No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro.
14.6. rgano Descentralizado. , Es creado invariablemente por un
acto legislativo se caracteriza por que: Tienen rgimen jurdico
propio. Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto
legislativo. Tienen rganos de direccin, administracin y
representacin. Cuentan con una estructura administrativa interna.
Cuentan con patrimonio propio. Objeto propio. Rgimen fiscal.
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S A S T / UI E M - 16 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO II PREPARACIN DEL M ANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES 1. Clasificacin de los manuales
administrativos Se clasifican por su contenido, por su funcin
especfica o por su rea de aplicacin. El manual de Organizacin y
Funciones, contiene informacin detallada referente a, directorio,
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y funciones de
las unidades orgnicas, as como la descripcin de puestos. 2.
Objetivo de los Manuales de Organizacin y Funciones Sirven para
explicar las normas generales, facilitar el adiestramiento y
orientacin del personal y fundamentalmente, cmo se deben aplicar
las decisiones gubernamentales. Entre los objetivos a alcanzar con
la normativa administrativa citada, es posible mejorar el
aprovechamiento de los recursos humanos, ser un instrumento til en
la orientacin al pblico, facilitar el reclutamiento y seleccin del
personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin
del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directivas,
etc. 3. Alcance y campo de aplicacin de los manuales
administrativos en la institucin del orden. El Comando General de
la Polica Boliviana, persuadido de la necesidad de regular al
interior de la institucin policial, los instrumentos tcnicos que
exponen con detalle la estructura de la institucin del orden, as
como las disposiciones legales vigentes, los niveles jerrquicos,
adems de los grados de autoridad y responsabilidad, como tambin de
las funciones y actividades de las Direcciones Nacionales, Comandos
Departamentales, Organismos y Unidades Operativas, provee a sus
dependientes, de un instrumento prctico y didctico que les permitir
elaborar para la Polica Boliviana; el Manual de Organizacin y
Funciones.
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S A S T / UI E M - 17 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 4. Etapas del proceso de elaboracin del
Manual de Organizacin y Funciones. 4.1. En base al organigrama
Elaborado el organigrama, la comisin redactora o proyectista, podr
utilizar la representacin grfica (organigrama) de la Direccin
Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa de
la Polica Boliviana; como una herramienta gua, que le permita
organizar y concluir con el compilado del Manual. Simultneamente,
el mismo organigrama funcionar como un instrumento facilitador o
tutor, que ayudar a comprender a la comisin redactora, los niveles
jerrquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, los canales
de comunicacin y coordinacin, a partir de la descripcin de puestos,
evitando que los proyectistas incurran en fallas de control
interno, asignando funciones incompatibles, superposicin de
funciones, falta de unidad de mando, en fin, una serie de fallas
que solo el organigrama podra localizar (por lo menos a primera
vista). Una vez que la comisin redactora se encuentre en posesin
del organigrama debidamente estructurado, debe tener en cuenta los
pasos que a continuacin se proponen. 4.1.1. Tapa y contratapa En la
parte superior del diseo de la tapa o cubierta debe ir el nombre de
la institucin policial, por debajo de est el emblema institucional
preferentemente de 7 cm. de alto por 5.5 de ancho. En la parte
media, debe estar inscrito el titulo completo, por ej.: Manual de
Organizacin y Funciones de la Direccin Nacional de Fiscalizacin y
Recaudaciones. Finalmente en la parte inferior media debe llevar el
nombre del Departamento y el ao de elaboracin del manual, ej. La
Paz Bolivia, 2008. Bajo ningn argumento deben ser introducidos
otros diseos o inscripciones que hagan referencia al o los autores
del manual. El lomo de la tapa y contratapa debe llevar el nombre
del manual elaborado. Asimismo en la contratapa no debe llevar
ningn diseo y/o inscripcin alguna. 4.1.2. Hoja de Respeto Se trata
de la hoja en blanco que se ubica inmediatamente despus de la tapa.
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S A S T / UI E M - 18 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 4.1.3. Cartula Su diseo es casi idntico al
de la tapa o cubierta, la diferencia estriba en que debe llevar el
nombre del autor (es) del manual elaborado, en la parte media entre
el titulo y el nombre del Departamento. 4.1.4. Resolucin
Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana. Debe ser
fijada en el manual en copia legalizada, respetando el nmero de
pgina que le corresponde. 4.1.5. Aspectos generales del rea
funcional (contenido del Manual de Organizacin y Funciones)
Introduccin Tambin puede ser denominado prlogo. Contiene una
explicacin al lector o consultor de la metodologa adoptada en el
desarrollo del trabajo y las dificultades afrontadas por los
proyectistas, adems de los temas que tratan el documento y los
propsitos bsicos que se pretende alcanzar, a quin va dirigido el
manual, cmo va a usarse y cundo se va a hacer las revisiones y
actualizaciones. La introduccin va a continuacin de la Resolucin
Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana. Objeto
del Manual En este punto, el proyectista o autor del manual debe
responder sin extenderse demasiado Que hizo y para que lo hizo.
Finalidad del Manual La finalidad es la tendencia hacia un fin de
un objeto, en palabras simples para qu sirve el manual. Por ej. ste
manual se constituye en un documento de referencia, orientacin para
el desempeo de las unidades organizacionales Alcance del Manual
Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar
los instrumentos normativos administrativos. Por ej: El contenido
del presente Manual de Organizacin y Funciones, alcanza a todas las
Unidades Organizacionales, en los niveles de
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S A S T / UI E M - 19 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A Direccin, Asesoramiento, Nivel Operativo y
de Apoyo Administrativo. Base Legal Describe el marco legal que
respalda la elaboracin y aplicacin de los Manuales, citando la
normativa legal vigente, el nmero, la fecha y el ao. Ej:
Constitucin Poltica del Estado, ley N 2050 de 13 de abril de 2004;
Ley Orgnica de la Polica Boliviana, Ley N 734 de 8 de abril de
1985. Organizacin o Estructura Organizacional En este punto, y de
acuerdo al organigrama, se debe especificar la composicin de las
diferentes unidades dependientes en cada nivel: - Direccin y
Control - Nivel de Asesoramiento y apoyo - Nivel Operativo
Organigrama Es la representacin grfica simplificada de la
Estructura Organizacional, que va a continuacin, de la Organizacin
y/o Estructura Organizacional. 4.1.6. Funciones y atribuciones
especficas de las unidades dependientes del rea funcional. Responde
ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende.
Responde a este cargo Mencionar el cargo de los funcionarios
policiales subalternos que se encuentran bajo su dependencia. - A
nivel Interno Se debe personalizar a los responsables del rea
funcional, sin especificar nombres.
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S A S T / UI E M - 20 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A - A nivel Externo Se debe personalizar a
los responsables del rea funcional, sin especificar nombres.
Relaciones internas Especificar dentro de la institucin con quienes
se tiene relaciones de trabajo permanente, cuidando de que su
funcin y su grado jerrquico se encuentren en el mismo nivel
funcional, es decir que mantiene relaciones con su mismo nivel
jerrquico y con los subalternos, es una relacin de dependencia.
Relaciones externas Especificar los cargos de los funcionarios de
las organizaciones o entidades fuera de la institucin, con los
cuales se tiene relacin de trabajo permanente, observando el nivel
jerrquico o funcional. Funciones Generales Describir las funciones
generales que debe desempear el funcionario policial, en orden de
importancia y del rea de su competencia. Funciones Especficas
Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el
funcionario designado en el rea de su competencia.
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S A S T / UI E M - 21 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A ANEXOS
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S A S T / UI E M - 22 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A REPRESENTACIN SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA
ORGANICA (ORGANIGRAMA) NIVEL DE DIRECCION Y CONTROL DIRECCION
SECRETARIA ASESOR LEGAL NIVEL DE ASESORAMIENTO Y APOYO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION
DIVISION DIVISION NIVEL OPERATIVO SECCION SECCION SECCION SECCION
SECCION SECCION Relacin de autoridad Relacin de coordinacin,
colaboracin y/o (staff) Relacin con los rganos desconcentrados
Separacin entre rganos centrales y desconcentrados
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S A S T / UI E M - 23 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES I.
ASPECTOS GENERALES DEL REA FUNCIONAL 1. Objeto En este punto, el
proyectista o autor del manual debe responden sin extenderse
demasiado Que hizo y para que lo hizo. 2. Finalidad La finalidad es
la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples para qu
sirve el manual. Por ej. ste manual se constituye en un documento
de referencia, orientacin para el desempeo de las unidades
organizacionales 3. Alcance Establecer la magnitud o el grado de
alcance donde se debe aplicar los instrumentos normativos
administrativos. Por ej: El contenido del presente Manual de
Organizacin y Funciones, alcanza a todas las Unidades
Organizacionales, en los niveles de Direccin, Asesoramiento, Nivel
Operativo y de Apoyo Administrativo 4. Base Legal Describir el
marco legal que respalda la elaboracin y aplicacin de los Manuales.
5. Organizacin Para el cumplimiento de su misin y sus funciones, el
rea Funcional se debe especificar la composicin de sus diferentes
Unidades dependientes en el nivel: Direccin y control Nivel de
Asesoramiento y Apoyo Nivel Operativo
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S A S T / UI E M - 24 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 6. Organigrama Se refiere a la
representacin simplificada de la estructura organizacional. II.
FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECFICAS DE LAS UNIDADES DEPENDIENTES
DEL REA FUNCIONAL. RESPONSABLE DEL REA Mencionar el cargo 1.
Responde Ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual
depende. 2. Responden a este cargo Mencionar el cargo de los
funcionarios policiales subalternos que se encuentran bajo su
dependencia. 2.1 A nivel Interno Se debe personalizar a los
responsables del rea funcional, sin especificar nombres. 2.2 A
nivel Externo Se debe personalizar a los responsables del rea
funcional, sin especificar nombres. 3. Relaciones Internas
Especificar dentro de la institucin con quienes se tiene relaciones
de trabajo permanente, cuidando de que su funcin y su grado
jerrquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que
mantiene relaciones con su mismo nivel jerrquico y con los
subalternos, es una relacin de dependencia.
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S A S T / UI E M - 25 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 4. Relaciones Externas Especificar los
cargos de los funcionarios de las organizaciones o entidades fuera
de la institucin, con los cuales se tiene relacin de trabajo
permanente, observando el nivel jerrquico o funcional. 5. Funciones
Generales Describir las funciones generales que debe desempear el
funcionario policial, en orden de importancia y cuidando de que sea
del rea de su competencia. 6. Funciones Especficas Especificar y
delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario designado
en el rea de su competencia. Describir las funciones concreta y
puntualmente, a fin de no abrir espacios discrecionales.
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S A S T / UI E M - 26 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A BIBLIOGRAFIA Normas Bsicas del Sistema de
Organizacin Administrativa, Resolucin Suprema N 217055 de 30 de
mayo de 1997. Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin
Administrativa de la Polica Boliviana (RESOA), Resolucin
Administrativa CGPN N 0495/07, 26 de julio de 2007. Blanco de
Tella, Luis, Simplificacin del trabajo administrativo, Escuela
Nacional de Administracin Pblica, Madrid, 1974. Chiavenato,
Adalberto, Introduccin a la teora general de la administracin, Mc-
Graw-Hill, Mxico, 1982. Duhalt Krauss, Miguel, Los manuales de
procedimientos en las oficinas publicas, UNAM, Mxico, 1977. Rausch
Eduard, H., Elementos de administracin de oficinas, Herrero Hnos.,
Mxico, 1966. Saroka Raul H.; Ferrari Etchetto Carlos A.,
Organigramas Diseo e Interpretacin, Buenos Aires 1971.
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S A S T / UI E M - 27 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A INDICE CAPTULO I GRFICA DE ORGANIZACIN 1.
Generalidades.. 2 2. Perfilando el organigrama.. 2 3. Que es un
organigrama.. 2 4. Uso prctico de los organigramas. 3 4.1. Como
medio de
comunicacin...........................................................
3 4.2. De comunicacin para terceros interesados.. 3 4.3. El
organigrama como medio de anlisis. 3 5. Restricciones del
organigrama 3 5.1. Simplicidad... 3 5.2. La desactualizacin 3 6.
Diferentes clasificaciones de los organigramas... 4 7. Formas
usuales de representacin del organigrama.. 4 7 .1 . Representacin
vertical.. 4 7 .2 . Representacin horizontal. 5 7 .3 . Diagrama de
forma circular y semicircular.. 5 7 .4 . Diagrama de forma lineal 6
8. Recuadro de identificacin del organigrama 6 9. Organigramas cuya
extensin no permite su dibujo en el tamao del papel. 7
10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector8
11.Recomendaciones previas para la preparacin de los organigramas.
8 12.Equilibrio de los organigramas 9 13.Tcnicas de diagramacin.. 9
13.1. Los rectngulos.. 9 1 3 .1 .1 . Contenido de los rectngulos...
10 1 3 .1 .2 . Tamao de los rectngulos...11 1 3 .1 .3 . En cuanto a
la distancia entre rectngulos.13 1 3 .1 .4 . En cuanto a la
separacin horizontal.. 13
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S A S T / UI E M - 28 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
PO LICIA BOLIVIAN A 13.2. Las lneas y las relaciones
organizacionales. 13 1 3 .2 .1 . Relacin de autoridad lineal..13 1
3 .2 .2 . Las relaciones de tipo staff o asesora. 14 1 3 .2 .3 .
Relaciones de autoridad funcional...14 1 3 .2 .4 . Relaciones de
coordinacin o colaboracin...14 1 3 .2 .5 . Relaciones de
representacin personal..15 14.Nociones elementales a considerar en
el diseo organizacional. 15 1 4 .1 . Nivel Jerrquico. 15 1 4 .2 .
Autoridad de Lnea16 1 4 .3 . Autoridad Funcional.. 16 1 4 .4 .
Relacin de Asesora16 1 4 .5 . rgano Desconcentrado..16 1 4 .6 .
rgano Descentralizado.. 16 CAPTULO II PREPARACIN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES 1. Clasificacin de los manuales
administrativos... 17 2. Objetivo de los manuales de Organizacin y
Funciones. 17 3. Alcance y campo de aplicacin de los manuales
administrativos en la institucin del orden.. 17 4. Etapas del
proceso de elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones 18 4.1.
En base al organigrama.. 18 4 .1 .1 . Tapa y contratapa 18 4 .1 .2
. Hoja de Respeto.. 18 4 .1 .3 . Cartula. 19 4 .1 .4 . Resolucin
Administrativa del Comando General de la Polica Boliviana 19 4.1.5.
Aspectos generales del rea funcional (contenido del manual de
organizacin y funciones).. 24 4.1.6. Funciones y atribuciones
especficas de las unidades dependientes del rea funcional 25
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S A S T / UI E M - 29 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
