2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi

Modelo Eficiente de Gestión Participativo

1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada?

2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización?

3.- ¿Has formado parte de alguna experiencia de

participación en tu organización? ¿Qué beneficios y dificultades

os habéis encontrado?

4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la

Jornada?


1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada?

Conocer:

•Dinámicas de participación con personas usuarias

•Vuestra experiencia. Por qué habéis decidido funcionar de otra manera.

•Herramientas y dinámicas de participación.

•Herramientas y/o estrategias podemos aplicar desde experiencias reales.

•Experiencias en otras entidades de modelos de coordinación y gestión en las que puedan

estar implicados varios agentes de equipos dispares.

•Cómo otra organización del sector trabaja los aspectos de participación para poder coger

ideas para mi propia organización

•El modelo de participación, fijarme en la evaluación que presentan y tener claro este

modelo para poder compararlo con la actividad que puedan hacer en otras entidades

•Experiencias de participación en entidades de tercer sector

•Zer mekanismo erabiltzen diren estamentu guztiak erakundeko gestioan parte har dezaten

Identificar que entendemos por participación.

•Identificar que entendemos por participación, cuales son las principales dificultades para

implantar un modelo de gestión participativo.


2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización?

•Alguna orientación para añadir al proceso de participación que tenemos con las personas usuarias. •Una propuesta de un nuevo cambio organizacional que mejore la gestión de la entidad y mejore la satisfacción de las personas trabajadoras. •Buenas prácticas para poder orientar en este sentido a otra organizaciones que desean iniciar procesos de participación con personas usuarias. •Mejorar en el diseño de metodologías de diseño de proyectos, implantación de sistemas de gestión de la calidad y de otras herramientas de mejora de la gestión, incorporando a las personas usuarias como parte del proceso/elaboración, evaluación, no sólo como destinatarias de los objetivos. •Cómo mejorar la comunicación transversal entre distintos sectores/entidades/agentes de una manera eficaz, entendiendo como tal, que cada parte asuma responsabilidades, que se emplee el tiempo necesario y no caigamos en exceso o en defecto del mismo... •Espero coger ideas diferentes de participación y dedicar un tiempo a reflexionar sobre este tema que concretamente en el proceso de calidad de mi centro es en estos momentos una de las áreas de mejora planteadas. •Ideia berriak orain arte parte hartzen ez duen jendea gehiago inplikatzeko eta benetan talde lana egiteko. •Me gustaría poder explicar que es la participación desde un modelo de gestión de cooperación o participación para "abrir" una reflexión interna sobre participación.





Sí, estoy trabajando en un taller con

personas usuarias en el que intentamos

hacerles protagonistas de lo que hacemos

juntos.

La mayor dificultad que me he encontrado

es la falta de tiempo que podemos dedicar

para impulsar la participación ya que se resta

tiempo de trabajo (es un taller ocupacional)

El beneficio mayor que me he encontrado

es que las personas usuarias manifiestan

que es “su trabajo”

Si he tenido la oportunidad de participar en

distintos grupos dentro

de mi entidad y por motivos y con objetivos

diferentes. Llegar a un

consenso mejora la satisfacción de las

personas pero la dificultad

radica en la toma de decisiones que sigue

estando en la misma persona.

Sí de participación de personas trabajadoras, muy poco de personas

usuarias.

Beneficios: sentir el proyecto como propio, reconocimiento, asumir un rol

protagonista/impulsor que se transfiere no ya al proceso sino al día a día

de la relación con la organización, asegurar la implicación en el despliegue

de las estrategias diseñadas, mejora de la información para

evaluar/ajustar.

Dificultades: tiempo, esfuerzo que supone, en general requiere de más

recursos y también de paciencia, constancia, confusión por que supone

de romper roles tradicionales (compartir el poder supone resituarse en un

papel diferente al tradicional…), enfrentarse a prejuicios y tabús

preexistentes sobre las capacidades de las personas destinatarias,

cuestionar el propio modelo de intervención.

Si,

Dificultades: hábitos de trabajo previos, la carga de trabajo

o urgencia en las decisiones a tomar..., insuficiente

información... etc.

Beneficios: mayor compromiso e implicación en las

decisiones adoptadas, aprendizaje mutuo, mejor respuesta

a problemas complejos, innovar en los procesos de trabajo,

mayor satisfacción en las personas pertenecientes a la

organización.





En determinadas ocasiones en las que

la naturaleza y complejidad de las

situaciones a tratar requería de la

intervención de distintos agentes,

favoreciendo el entendimiento y

mejorando la eficacia de la respuesta a

proporcionar.

Beneficios: El resultado del trabajo es

más completo y eficaz. El aprendizaje de

todos los agentes implicados es notable.

La mayor dificultad es la coordinación

y organización inicial.

Hemos experimentado y llevado a cabo diferentes herramientas de

participación. Algunas de ellas forman parte de la gestión diaria del

equipo (gestión por procesos liderados por educadores, creación de

herramientas de uso cotidiano y de documentos cruciales en el

trabajo como el Proyecto educativo, RRI, valores de la entidad,

Misión y Visión… por parte del equipo educativo), encuestas de

satisfacción para personal, agentes externos y personas usuarias,

buzón de sugerencias y quejas…

Yo no he participado en una experiencia de este tipo

directamente, pero pienso que en la administración los

trámites son lentos y a veces las tomas de decisión

también no obstante veo que el personal técnico si que

está dispuesto a participar en diversos foros aprovechando

las sinergias de los distintos departamentos. Si en diseño de planes de

gestión, desarrollo de nuevas

líneas de negocio, ideas de

innovación,…. Orokorrean parte hartze esperientzia guztiak oso

onuragarriak dira. Arazo bakarra izan daiteke erakunde

bakoitzak bere estilo eta egoera propioa daukala eta

esperientzia guztiak ezin direla berdin estrapolatu.


4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la

Jornada?

•Nada en especial. Gracias por hacer estas preguntas •La estructura u organigrama de la entidad así como las funciones principales que se tienen. Quién lidera este modelo. •La opinión de las personas implicadas en los procesos de participación que se expongan. Sí, como implicar a agentes/entidades/sectores de diversa índole, en medida que cada uno asuma sus responsabilidades, y que la gestión del tiempo sea la adecuada. •Imagino que los temas que me interesan estarán ya incluidos en la jornada. Si siento curiosidad por métodos diferentes de participación. En concreto actualmente estamos valorando la creación de un blog o pagina web y me interesaría conocer alguna experiencia previa de vuestra organización o de cualquier otra. •La participación de usuarios en gestión de entidades o diseño de parte de tareas,… diseño de corresponsabilidad.

Estructura de la Jornada

9.30 a 11.30 Apertura y presentación de Bizitegi

Marco conceptual de la “Participación” en Bizitegi

Experiencias de Participación en Bizitegi

11.30 a 11.50 Descanso

11.50 a 12.30 Experiencias de Participación en Bizitegi ( Continuación)

12.30 a 13.10 Taller de “Participación”

13.10 a 13.30 Cierre

Quiénes somos

La Asociación Bizitegi inicia su actividad en 1980 en Otxarkoaga.

La Asociación Bizitegi está formada por personas usuarias, socias, voluntarias y profesionales

y busca la incorporación a la sociedad de las personas en situación grave de exclusión en

Vizcaya a través de la intervención directa con estos colectivos y a través de acciones de

sensibilización social, denuncia e incidencia política encaminadas a la transformación

social y a la búsqueda de cambios estructurales.

Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad

Participación

Marco conceptual de la “ Participación”

…estar presente en, ser parte de, ser tomado en cuenta…

…incidir, influir, responsabilizarse…

…participación de alguien en algo…

…enlaza a los sujetos y a los grupos, relaciona a un participante con los

otros…

…ser coagente, copartícipe, cooperante, coautor, corresponsable…


Fuente: Bolunta

• Acceder a la información: Estar informado, ya sea porque nos interesamos por estarlo

o porque la entidad se preocupa por ello.

• Opinar o ser consultado: Opinar, bien por iniciativa del que opina mediante cauces

que lo favorecen. Bien porque la entidad pregunta la opinión sobre algo concreto.

• Hacer propuestas: Supone, además de opinar, proponer acciones concretas de

ejecución.

• Decidir: Es el nivel más alto de participación. Supone que la opinión de cada persona

cuenta lo mismo para la resolución final.

• Actuar: Supone poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas,

gestionar actividades o tareas, etc.

No son fases ordenadas progresivamente: son diferentes niveles que en un

proceso participativo se pueden combinar de diferente manera.


Fuente: Bolunta

• Uso selectivo del equipo: Cada equipo debe trabajar en aquello para lo que

está capacitado.

• Comprensión, acuerdo e identificación: Reflexionar en el equipo sobre el

objetivo y la labor a desarrollar.

• Comunicación sincera: Sobre saberes, sentimientos, vivencias y emociones.

• Confianza mutua: Tanto en la dimensión personal como en la profesional.

• Apoyo mutuo: No indiferencia entre los miembros del equipo.

• Dirección de las diferencias: Gestionar bien las diferencias genera fortaleza.

No hacerlo es perjudicial.

• Talentos y capacidades: Combinar de manera adecuada las capacidades de

los diferentes miembros para que el todo sea más que la suma de las partes.


…sincronizando todos ellos para conseguir el objetivo.

Diferenciando roles…


• Empatía y credibilidad: Quien convoca la participación debe ser percibido como

honesto. El participante debe entender el sentido y el impacto de su acción; y ver los

resultados.

• Información: Para participar se necesita tener información básica de aquello que es

tema u objeto de la participación, así como de los mecanismos y reglas del juego de la

misma.

• Condiciones, reglas y mecanismos claros: No bastan las buenas intenciones, es

indispensable asegurar las condiciones (materiales, institucionales, de tiempo, espacio,

etc.) para facilitar la participación no como un fin sino como un medio para un fin,

evitando que ésta se convierta en una carga, en una fuente adicional de tensiones o en

un ejercicio inútil.

• Comunicación: La participación requiere diálogo, capacidad de ambos lados para

escuchar y aprender.


• Favorece el acercamiento entre la organización y las personas.

• Favorece la progresiva adecuación del funcionamiento de las

organizaciones.

• Termina con el desinterés y la desmotivación de los trabajadores.

• Ofrece a los responsables herramientas para su autoevaluación y diseño

de propuestas de mejora.

• Desarrolla el sentido de pertenencia al proyecto.


• Inclusión social: Participación y aportación activa a la sociedad.

• Participación:

• Sentido de pertenencia.

• Sentimiento de utilidad: sentido de vida.

• Empoderamiento de las personas.

• Si queremos fomentar la inclusión debemos optar por un modelo de

gestión participativo:

• Por coherencia.

• Para no funcionar con un doble mensaje.

GESTIÓN

EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

PLAN ESTRATÉGICO

COMUNICACIÓN

INTERNA

FORMACIÓN

PROMOCIÓN INTERNA

PLAN DE

VOLUNTARIADO

RESULTADOS DE SATISFACCIÓN

REBIZIKLA

IMPLANTACIÓN DE

PROCESOS

Objetivo:

Implicar a todos los miembros de la Asociación en la definición de la

Misión, Visión y Valores.

Metodología:

Participación activa, voluntaria y democrática

Convocatoria desde Junta Directiva

Participación voluntaria de todos los grupos de interés

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

GESTIÓN

GESTIÓN

PLAN ESTRATÉGICO

Objetivo:

Involucrar a los componentes de a Asociación en la definición del Plan

estratégico.

Metodología:


Participaron todos los miembros de la Asociación y los

diferentes grupos de interés

COMUNICACIÓN INTERNA

GESTIÓN

Objetivo:

Hacer sentir como propia una revista interna que se edita

desde Gestión de Personas, elaborada por todos.

Metodología:

Elección de una personas de referencia en cada programa

Aportar noticias desde cada programa, servicio, área,…

Voluntariedad

Difusión interna del Boletín

FORMACIÓN

GESTIÓN

Objetivo:

Elaborar un Plan de Formación en base a las necesidades de la

Asociación, teniendo en cuenta la opinión de cada persona

trabajadora.

Metodología:

Creación de la comisión “Formakuntza”

Detección de Necesidades Formativas de cada miembro (DNF)

Análisis de los DNF por parte de los responsables

Diseño de la Acción Formativa

Seguimiento del Plan de Formación

PROMOCIÓN INTERNA

GESTIÓN

Objetivo:

Dar oportunidad de escuchar las propuestas de candidatos en los diferentes

equipos de servicios. (Puestos de responsabilidad)

Metodología:

Preguntar a los equipos

Análisis de las propuestas de las candidaturas.

Toma de decisión

PLAN DE VOLUNTARIADO

GESTIÓN

Objetivo:

Elaborar un Plan de Voluntariado acorde a la Misión, Visión y Valores de

Bizitegi.

Metodología:

Creación de una comisión formada por miembros de diferentes servicios,

programas y estamentos, incluyendo en la misma a las personas voluntarias.

Elaboración de las primeras bases del Plan y recogida de diferentes perfiles

Valoración del Plan por diferentes grupos

Evaluación del Plan por los diferentes grupos de trabajo y equipos directivos

Puesta en Marcha del Plan


GESTIÓN

Objetivo:

Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las

encuestas a trabajadores, personas voluntarias, becas, entidades

financiadoras, sociedad,…

Metodología:

Análisis de resultados de las encuestas

Valoración y evaluación con grupos focales

Establecer acciones de mejora en base a los resultados

Objetivo:

Concienciar a todos los miembros de la Asociación de la importancia del

cuidado del Medio Ambiente y el ahorro energético

Metodología:

Creación de una Comisión formada por personas trabadoras y usuarios de

diferentes servicios

Difundir las información e involucrar a todos los miembros

REBIZIKLA

GESTIÓN

Objetivo:

Implicar a las personas trabajadoras para desarrollar una metodología de

trabajo común.

Metodología:

Participación activa

Creación de equipos de procesos

IMPLANTACIÓN DE

PROCESOS

GESTIÓN

INTERVENCIÓN

EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN


ASAMBLEA DE LOS

SERVICIOS

JAIKOMITE

PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA

TEATRO

MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO


INTERVENCIÓN

Objetivo:

Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las

encuestas a usuarios,…

Metodología:

Análisis de resultados de las encuestas

Valoración y evaluación con grupos focales

ASAMBLEA DE LOS SERVICIOS

INTERVENCIÓN

Objetivo:

Adaptar el funcionamiento de Bizitegi a las propuesta de los

usuarios.

Metodología:

Las personas usuarias pueden proponer cambios en el

funcionamientos del día a día de los diferentes centros

Las propuestas de las personas usuarias se utilizan para

hacer las evaluaciones y las planificaciones

JAIKOMITE

INTERVENCIÓN

Objetivo:

Implicar a todos los miembros de la Asociación en la celebración de

fiestas, tanto internas como externas y ofrecer una imagen activa y

positiva de las personas que atendemos.

Metodología:

Elección de los miembros de la Comisión, formada por personas

usuarias, voluntarias y trabajadores de los diferentes estamentos.

Programación y desarrollo de actividades dentro del programa festivo.

Participación de usuarios en la comisión de fiestas.

PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

INTERVENCIÓN

Objetivo:

Favorecer el desarrollo personal.

Desarrollar un sentimiento de utilidad social.

Creación de “redes solidarias de apoyo mutuo que aportaban un valor

añadido tanto a sus vidas como al entorno comunitario”.

Personas:

· Trabajadoras: estilo y comunicación participativa,

· Voluntarias y socias: acercando la realidad de Bizitegi a la sociedad

· Usuarias de los servicios: transformándose en agentes activos de cambio

personal y social

SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA

“ASAMBLEA DE INVISIBLES”

INTERVENCIÓN

Objetivo:

Informarse e informar / Sensibilizarse y sensibilizar.

Metodología:

Reuniones informativas/debate sobre temas sociales de actualidad.

Participación en convocatorias públicas para denunciar

situaciones de injusticia social, desahucios, fallecimiento de

personas en la calle,...

¡ Cambiar la realidad es posible !

TEATRO

INTERVENCIÓN

¡ La vida es puro Teatro!

Objetivo:

El Teatro como herramienta de rehabilitación psicosocial.

Metodología:

Representaciones abiertas al barrio en el centro cívico y en colegios de

Bilbao.

Reparto de tareas/roles según intereses y capacidades

MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO

INTERVENCIÓN

Objetivo:

Involucrar a los componentes de la Asociación en la definición de nuestro

Modelo de Acompañamiento

Metodología:


Participaron de todos los miembros de la Asociación y los diferentes

grupos de interés

Plan estratégico 2010-2013 ( experiencia concreta 1)

METODOLOGÍA DE TRABAJO (1)

Entrevistas personales

semiestructuradas

Cuestionarios

individuales

Grupos focales

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

X

OTRAS ORGANIZACIONES DEL

SECTOR

X

X

OTRAS ALIANZAS

X PERSONAS TRABAJADORAS

X

PERSONAS VOLUNTARIAS

X

PERSONAS USUARIAS

X ASAMBLEA DE SOCIOS

X

A N Á L I S I S D A F O

3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s )

R E V I S I Ó N D E L A M I S I Ó N , V I S I Ó N Y V A L O R E S

G r u p o f o c a l f o r m a d o p o r l a A s a m b l e a d e S o c i o s

D E F I N I C I Ó N D E L A S L Í N E A S Y O B J E T I V O S E S T R A T É G I C O S

3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s )

R E F I N A D O Y D I S E Ñ O Ú L T I M O D E L P LA N E S T R A T É G I C O

P r o c e s o d e I n f o r m a c i ó n y G e s t i ó n y J u n t a D i r e c t i v a

A P R O B A C I Ó N D E L P L A N E S T R A T É G I C O

A s a m b l e a G e n e r a l d e S o c i o s

METODOLOGÍA DE TRABAJO (2)

RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas

RESULTADO

FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO

( + ) HERRAMIENTA ESTRATÉGICA Y DE

GESTIÓN ÚTIL

EN EL DISEÑO:

Participación respetuosa, integradora y horizontal (*)y

multidisciplinar:

•ninguna estrategia fue concebida por equipos directivos al

margen de los grupos de trabajo

• todas las ideas tuvieron el mismo peso, se diluyeron los

orígenes de las ideas

•las personas participaron en los grupos (líneas estratégicas)

que ellos querían

EN LA IMPLEMENTACIÓN:

El despliegue del plan estratégico y los planes de gestión

(sus PDCAs) es con la participación de todos los agentes

(personas trabajadoras, usuarias y voluntarias y socias).

(+) 70% DE LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS

CON GRADOS DE CONSECUCIÓN MUY

ALTOS


RESULTADO


(+)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS INTERNAS (PERSONAS Y

GESTIÓN) CON DOTACIÓN DE RECURSOS Y POCO

DEPENDIENTES DEL ENTORNO ALCANZAN UN

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 80%

(-)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEPENDIENTES DEL

ENTORNO (INTERVENCIÓN , LÍNEA ASOCIATIVA Y

COMUNICACIÓN EXTERNA) Y/O NECESITADAS DE UNA

ASIGNACIÓN DE RECURSOS ALCANZAN UN

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 50%

Mejorar la identificación:

•ponderación de los riesgos del entorno

•medir los recursos disponibles


RESULTADO


(+) “GRANDES TRABAJOS” QUE REQUIEREN UN

IMPULSO TRACTOR DE MUCHAS PERSONAS HAN

SIDO LLEVADOS A CABO DE FORMA MUY EXITOSA

Y EN PLAZOS DE TIEMPO ACEPTABLES

•PLAN ESTRATÉGICO

•MODELO DE INTERVENCIÓN

•PLAN INDIVIDUALIZADO

•MAPA DE PROCESOS

•PLAN DE EUSKALDUNIZACIÓN

•TRABAJO COMUNITARIO

Buena identificación de los momentos de

participación (especialmente en las 2 fases de

diseño)

Dedicación de tiempo y recursos a esos momentos

de participación (*)ya que ahorra mucho tiempo a

la hora de la implementación


RESULTADO


(-) NO INTEGRACIÓN PLENA DE TODOS LOS

AGENTES (PRINCIPALMENTE LAS PERSONAS USUARIAS Y

VOLUNTARIAS) EN TODO EL PROCESO

Diferenciar espacios de participación en función de

los contextos de cada persona y grupo (acceso a la

información, lenguaje, porcentaje de personas, etc.)

Gestión de procesos

2005 Se elaboró el primer mapa de procesos

2011 Se reviso el mapa y se elaboró el segundo mapa de procesos. Nueva actualización del mapa en 2012

( experiencia concreta 2)


2011

•Presentación Mapa de Procesos a todas las personas de la Asociación

•Configuración de los Equipos de Procesos

34 personas

en equipos de procesos en 2011

29 personas

en equipos de procesos en 2012

•Planificación de Calendario de trabajo de Procesos para 2011 y 2012. Objetivos de trabajo, tiempos y

plazos.

•Creación de la estructura de procesos en el lotus para organizar la documentación de los procesos que se

están trabajando.

•Acompañamiento continuo a los equipos de procesos

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D

1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13

10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20

17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27

24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31

31


1 2 3 1 1 2 3 4 5

4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12

11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19

18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26

25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30

30 31


1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4

4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11

11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18

18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25

25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30


1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4

3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11

10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18

17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25

24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31

31

Reuniones trabajo Equipos de Procesos Operativos 2011ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA

ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA

UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA

OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE


1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13

10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20

17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27

24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31

31


1 2 3 1 1 2 3 4 5

4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12

11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19

18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26

25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30

30 31


1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4

4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11

11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18

18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25

25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30


1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4

3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11

10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18

17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25

24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31

31

ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA

Reuniones trabajo_ Equipos de Procesos Estratégicos/Soporte 2011

OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE

ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA

UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA

5 reuniones x 4, 5 horas = 22,5 horas

5 reuniones x 4, 5 horas= 22,5 horas

5 reuiones x 4, 5 horas = 22,5 horas


Total reuniones: 50 reuniones y 225 horas

Acogida y diagnóstico

Relaciones con la comunidad

Demanda y captación

Acompañamiento social Instrucciones 6 reuniones x 4, 5 horas = 27 horas

Plan individualizado Instrucciones 8 reuniones x 4, 5 horas= 36 horas

Prestación de los servicios Instrucciones

prestación de los


Salida 5 reuiones x 4, 5 horas= 22,5 horas

Comercialización Productos Bizitegi

Gestión de Compras y contrataciones 6 reuniones - 13 horas

Tecnologías de la información 5 reuniones - 10 horas

Instalaciones, equipos y gestión de residuos 8 reuniones - 17 horas

Gestión de Personas 8 reuniones - 20,5 horas

Liderazgo 1,5 reunión- 4,5 horas

Alianzas 1,5 reunión- 4,5 horas

Total reuniones: 30 reuniones y 69,5 horas

Total: 294,5 horas y 80 reuniones



2012

•Presentar y socializar el trabajo realizado por los equipos de

procesos a las personas de la organización.

•Cómo vamos a seguir desarrollando el despliegue del trabajo

de los procesos

•Taller de Evaluaciones y Planificaciones


•2011.- Porcentaje de procesos definidos: 20/23=86%

Resultados

•Estamos definiendo nuestra metodología de trabajo, nuestra

metodología de intervención.

•Criterios comunes. Hablamos el mismo lenguaje

•La hemos definido entre todas las personas de la organización.

Más fácil la implicación e identificación con el proyecto.

•Las personas lo viven como algo suyo.

•Optimizamos los procedimientos

•Más fácil el despliegue y la implantación en la Asociación

•Satisfacción de las personas con el trabajo que se está

realizando…

•Dificultades Programa Sin Hogar

Satisfacción Grupos de Interés

Conocer la evolución del grado de satisfacción de nuestros grupos de

interés (personas usuarias, personas trabajadoras, voluntarias y en

prácticas/ becas, entidades financiadoras y la sociedad) respecto a la

Asociación a través de un adecuado proceso de medición de la

satisfacción de manera que aporte información a los procesos

permitiendo detectar áreas de mejora y poder llevar a cabo planes de

acción.

PROCESO DE GESTIÓN SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS


Satisfacción de personas trabajadoras

Encuesta de satisfacción

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2009 2010 2011

80% 93% 99%

Índice de participación

2009 2010 2011

Nº de

Personas susceptibles

de realizar la encuesta

61 81 75

Encuestas de

satisfacción

realizadas

49 75 74

2010

Han participado 10 personas

2011

Han participado 11 personas

Objetivo: Análisis de resultados y

propuestas de mejora.

Grupo focal MEJORAS para 2012

*Revisión del Acuerdo de turnos/ nocturnidad

*Protocolo que mida cómo de eficaces y rápidos

somos ante la resolución de problemas, propuestas.

*Plan de reconocimiento. Presentación y aprobación.

*Encuentro de responsables. Cultura de

reconocimiento.

*Revisar Protocolo de sistema de comunicación

*Sistema participativo en el desarrollo del trabajo.

Planificación

*Revisión sistema de responsabilidades

*Visibilizar lo que se está haciendo en PRL.

*Revisión proceso de formación. Nuevo Plan de

Formación 2012-2014

Buzón de sugerencias 2011

3 quejas, 1 sugerencia;

2012, 2 quejas



PUNTOS FUERTES Y PROPUESTAS DE

MEJORA

Canal de

recogida

Realizada por el

Programa

A valorar en el

Proceso

Responsable Referido a: Respuesta

4.6. Formación

29 El plan de formación positivo, pero la

no realización de cursos fuera, no

permite conocer realidades

interesantes de otras asociaciones .

Sensación de burbuja.

Encuesta Drogodependencias Proceso

Gestión de

personas/

Formación

Proceso de

Formación

Formación A tener en cuenta en la

elaboración y

desarrollo del próximo

plan de Formación

2013-2014.

30 Quizás se echa de menos más

formación en lo específico de cada

puesto de trabajo.

Encuesta Drogodependencias

31 Consensuar las formaciones por

programas.

Encuesta Sin Hogar

Asambleas en el Centro de Día Uribarri

Orden del día:

- Banco de Alimentos. Plantearlo como actividad de Centro el 30 de Noviembre a la mañana.

Esperamos a tener más información.

- Ocio. NO hay, es fiesta.

- Deporte.

- Invisibles. Éste jueves hay convocatoria, salen de aquí a las 9:30.

- Calidad: Semana europea de calidad. Este año será sobre la participación y Bizitegi va a

presentar una ponencia en la jornada que habrá el 13 de Noviembre(martes..). Desde el

programa participarán en un grupo de trabajo una persona trabajadora otra del centro y

una voluntaria. El 16 de Octubre (Martes) se quedará para empezar a trabajar. Proponer si

alguien quiere.

- 16 Octubre: reunión “pobreza”, Maite y Aitor van a trabajar éste día Martes a la tarde en

Uribarri. Cambio de Asamblea el miércoles a la tarde.

- Auzolan. Esta tarde hay reunión, uno de los temas es la Korrika. Animar a que participen en las

reuniones.

- Horarios salida y entrada en actividades.

- Concentración Beste bi en torres de Izozaki mañana miércoles a las 11:00h.

Quejas y Sugerencias

Resultados de Satisfacción

Satisfacción de personas usuarias

Quejas y Sugerencias de personas usuarias Centro de Día de Uribarri

24. Una persona sugiere que pongamos una piscina en el patio (21/06/11). Respuesta: El equipo no lo ve adecuado.

33. Una persona usuaria propone o sugiere que se den clases de informática en el Centro (11/10/11). Respuesta: El equipo comenta que de momento esto no es posible porque la programación anual ya está realizada, y que lo que se potencia desde el Centro es el aprendizaje de informática en cursos fuera de Bizitegi por la importancia de crear relaciones y vínculos fuera de la organización.

Número de sugerencias recogidas en 2011: 38 Siempre se analizan y se dan respuesta al 100% de las sugerencias y quejas (sea respuesta favorable o no favorable). 36 respuestas de 38 tienen respuesta favorable. Mejoras derivadas de las sugerencias y quejas recogidas. 36 mejoras de 38 = 95% resultado positivo (variedad en los desayunos, móviles apagados, balón de futbol para la actividad de ocio y deporte, realizar salidas para hacer en Semana Santa ( a Lekeitio y al Serantes), arreglar sillas del hall, charla de VIH en el taller de salud, etc).

2 respuestas de 38 tienen una respuesta no favorable= 5% resultado no favorable

Consiste en un panel con sobres individuales colocado sobre la pared (cada sobre corresponde a una persona del Centro), en el que cada persona en un momento concreto introduce un “gracias” o “eskerrik asko” agradeciendo a un compañero un gesto bonito, etc… que haya tenido con él.

Cariñograma o

maitasungrama

ha sido fruto de una sugerencia expuesta

por una persona usuaria del Centro de

Día de Uribarri.

Quejas y Sugerencias de personas usuarias Centro de Día de Uribarri

Bizitegi Experiencias de participación comunitaria


Dificultades:

Bizitegi

Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado

Responsabilidad Participación

PERSONA USUARIA Pasividad, Pocas Habilidades Sociales, Dificultades para acceder a la información, Poca capacidad crítica, Dependencia de ayudas sociales, …

PROFESIONAL Lentitud, Desconocimiento, Desmotivación, Asistencialismo-Paternalismo,…

ENTIDAD/INSTITUCION

PÚBLICA

Lentitud, Búsqueda de eficiencia, Políticas sociales centradas en el empleo,

SOCIEDAD Exclusión, Estigma, Ausencia de estructuras/procesos participativos, “Crisis” del Stma. Público de Protección Social, Pérdida de redes informales de apoyo…

Experiencias de participación comunitaria

Bizitegi



Beneficios:

PERSONAL Activación, Autonomía, Empoderamiento, Aumento de red social, Actitudinales (de sujeto paciente-pasivo a agentes de cambio personal y social),…

ORGANIZACIONAL Cohesión, Vinculación, Ajuste a las necesidades reales,

COMUNITARIO Diversidad, Empoderamiento, Aumento implicación en movimientos sociales, Aumento de la capacidad de influencia y mayor consideración de poderes públicos, Refuerzo de Sociedad Civil


Bizitegi



Resultados:


(*)Instrumento Técnico común de Valoración de la Exclusión Social. Gobierno Vasco (2011)

(D5) Disponibilidad de relaciones, vínculos afectivos y recepción de apoyo social para la

convivencia personal y familiar de redes primarias y secundarias.:

Aumento de apoyo social percibido.

(D8) Relaciones convivenciales en otros contextos de convivencia en los que transcurre parte

de la vida cotidiana.

Aumento de espacios/contextos convivenciales aparte del institucional.

(D10) Educación – Formación – Información – Capacitación.

Mejora en la calidad/cantidad de información sobre la realidad social que

le rodea. (D11)

Dinamismos vitales.

Mejora en la autoestima y motivación.

(D19) Disponibilidad de relaciones sociales y ejercicio de la participación social.

Aumento de red social informal.

Bizitegi Experiencias de participación comunitaria

Resultados:



Aumento del nº de personas usuarias que desarrollan actividades

formativo-lúdicas en recursos comunitarios.

Aumento del número/tipo de recursos comunitarios utilizados para el

desarrollo de actividades de los centros de día.

Aumento de nº/variedad de interacciones con personas del entorno

comunitario.

Aumento del número de actividades dinamizadas por personas usuarias en

contextos comunitarios.

Aumento actividades llevadas a cabo en red/colaboración en la

comunidad.

Aumento de voluntarios en Bizitegi del barrio, cuyo contacto se ha

generado por actividades comunitarias.

…

Bizitegi



Retos:


En Bizitegi apostamos por desarrollar nuevas vías que permitan que,

desde nuestros centros, las personas desarrollen actividades

solidarias con la comunidad y se impliquen en la realidad que les

rodea para intentar cambiarla.

OBJETIVOS:

· Favorecer el desarrollo personal.

· Desarrollar un sentimiento de utilidad social.

MEDIOS:

El empleo remunerado: la más clara y la más impulsada desde las

políticas de acción social. Tanto que ha llegado a ser considerada

como ¿la única?

IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE

TALLER_ Conclusiones

•Liderazgo compartido- Gestión del liderazgo

compartido

•Satisfacción de las personas trabajadoras

•Satisfacción de las personas usuarias

•Satisfacción entidades financiadoras

•Mejora en el trabajo en equipo- respuestas

compartidas

•Dar o asignar a cada grupo un tema donde

la decisión se lleva adelante

•Cercanía entre personas

•Tener claro qué significa la participación

•Darse su tiempo porque es un trabajo

costoso

•Implicar a todas las personas

•Tener a una persona que controle todo el

tema de los procesos e impulsar las acciones

y que se revisen

•Informar (contar) y conocer (preguntar) a

las personas

•Sinceridad

•Metodologías creativas

•Informar y conocer. Sinceridad

•Experiencias pequeñas, sencillas, pero

grupales

•Hay distintas fases que se tienen combinar

de forma equilibrada

•Elegir bien el grupo. Confianza

•Informar y conocer. Sinceridad

•Creación de foros y talleres. Sensibilización

sobre los beneficios de la participación

•Planificación real

•Participación por coherencia con los

objetivos/ valores

•Participación de forma natural, aunque

ordenada y se necesitan medios

•Responder a las aportaciones de la gente

•Cercanía entre las personas. Ilusión

•Implicación

•Elegir bien los grupos de trabajo

•Necesario metodologías creativas

•Buscar un equilibrio en la participación

IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE ( cont)

•Sistematizar (Planificación real)

•Planificar

•Formación de las personas de la organización

•Foros, talleres y otros para sensibilizar sobre la

importancia de la participación

•Dedicar tiempo, ordenar, método,…

•Forma natural

•Por coherencia

•Sentirla, creerla, trabajada

•Proceso de liderazgo participativo

•Canales de comunicación

•Indicadores- Metodología

•Cultivar esto en la organización

•Flexibilidad

•Acciones grupales pequeñas y sencillas

•Niveles: Estar informado, opinar o ser

consultado, hacer propuestas, decidir, actuar (

no progresivas) y combinarlas muy bien en cada

proceso.

•Clave decidir el equipo y el equipo sepa la

tarea


•Comunicación, confianza y apoyo mutuo

•Participación comunitaria

•Las propias personas usuarias participan en

los procesos

•Participación como cultura, valor,

interiorizada

•La participación también necesita una

sistematización

•La participación no solo como espíritu sino

también se necesitan herramientas,

indicadores, sistemas, una gestión de la

misma.

•Apuesta clara de la organización por la

participación

•Cultivarlo constantemente

•Que esté impregnada toda la organización

BENEFICIOS de la gestión participativa

•Sentimiento de pertenencia

•Compromiso

•Consecución de objetivos de las líneas

estratégicas

•Mejora en la gestión de las personas

trabajadoras

•Se puede innovar-mayor creatividad

•Aumenta el nivel de implicación personal

•Mejora de la autoestima

•Todas las personas se sientan que forman parte

de algo

•Abogar por un modelo que se ajusta a las

necesidades de las personas que forman la

entidad

•Implicándonos en nuestra vida, seamos

profesionales o personas usuarias. Coger las

riendas de “nuestra vida”.

•Eficacia

•Eficiencia

•Mayor implicación

•Desarrollo personal tanto en la organización

como fuera de ella


•Aportar valor a la organización

•Aumenta la implicación de las personas

•Estar informado

•Mayor compromiso

•Empoderamiento

•Aprendizaje

•Inclusión

•Acercamiento (Organización personas)

•Errores se solucionan antes

•Más motivada

•Sentido de pertenencia

•Más autonomía

•Más red social

•Ajuste a las necesidades reales

•Si se cree en ella es fácil aplicarla

•Implementación de las cosas más sencilla

DIFICULTADES de la gestión participativa


•Tiene que haber confianza

•Resistencia al cambio

•Dificultades metodológicas

•Respetar la toma de decisiones-asumir

•Tienen que estar claras las tareas y funciones

•Hay que gestionar bien el tiempo

•Necesidad de una estructura organizativa eficiente

•Reticencias al cambio

•Creer que es un proceso largo y con resultados a largo plazo

•La falta de implicación de las personas

•Llegar a un consenso común con el que se identifique toda la entidad

•La positividad de las personas usuarias para participar.

•No hablar el mismo lenguaje entre profesionales y personas usuarias.

•Tiempo

•Esfuerzo

•Falta de motivación

•Falta de información

•Desconfianza

•Pasivas, acríticas, dependencias sociales, paternalismo, lentitud, …

Eskerrik asko

Muchas gracias


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2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi