Vicepresidencia de Finanzas - Gerencia de Abastecimiento Gerencia Depto. Compras y Contratos

Generalidades del Proceso de Aprovisionamiento (Sourcing)

03/05/232

Gestión de Contratos y Contratistas:

- Premisa fundamental: generación de valor para MEL- Visión estratégica para la contratación de servicios- Relevancia de una buena administración operacional- Foco en estandarización del proceso en MEL

Visión para Contratos y Contratistas

03/05/233

Agrupación de productos o servicios abordados por un equipo de adquisiciones. También se utilizan los términos “bienes de consumo” y “material /servicio”.

Significado de “Categoría”

03/05/234

Contratos de Servicios – Ciclo de Vida

Ejecución del servicio

Post evaluación

Implementación

Inicio operativo

Contactar base de proveedores

(LicitaciónNegociación)

Evaluación de oportunidad

Preparación

Análisis de Mercado y categoría

EstrategiaDe adquisición

AHORROS, CREACIÓN DE VALORCaptura Materializació

n

• Políticas y estándares MEL rigen gestión durante el ciclo de vida

• Creación de valor en etapas de aprovisionamiento y administración

10% 20% 20% 5% 10% 35%Inteligencia Asociada a la Categoría

Operacional - Transaccional

Monitoreo y Administración

03/05/235

ContratosGeneración valor y

Beneficios al negocio

Gestión de Contratos:Generación de beneficios y valor para el negocio

Contrato generará valor y beneficios a partir de :- La forma en que se gestiona la entrega de los servicios durante su ciclo de vida

- Control de los riesgos - Aseguramiento de calidad y oportunidad - Precios y tarifas justas

03/05/236

Compañía Contratista

Gestión del Riesgo

Contrato de servicio

Ciclo de Vida del Contrato

Aplica a

Riesgo del contrato Riesgo de la operación del contrato

Gestión del riesgo en Contratos: Contribución a generación de valor para el negocio

• Operacionales• Legales• HSEC• Financieros• RR.HH.• ERM - Escenarios

03/05/237

Ciclo de vida de los Contratos de Servicios

Ejecución del servicio

Post evaluación

Implementación

Inicio operativo

Contactar base de proveedores

(LicitaciónNegociación)

Evaluación de oportunidad

Preparación

Análisis de Mercado y categoría

EstrategiaDe adquisición

AHORROS, CREACIÓN DE VALORCaptura Materializació

n

La relevancia de esta etapa está dada por la formación de un equipo de trabajo para analizar exhaustivamente la necesidad, la demanda, las condiciones de mercado y desarrollar la estrategia de contratación antes de elaborar las bases de licitación o negociación, fomentando el análisis y convencimiento previos.

La relevancia de esta etapa está dada por la correcta supervisión y gestión del riesgo del contrato que permita recibir el servicio con la calidad requerida, oportunamente y en el valor contratado.

03/05/238

Relevancia Estratégica de los Contratos de Servicios

Ejecución del servicio

Post evaluación

Implementación

Inicio operativo

Contactar base de proveedores

(LicitaciónNegociación)

Evaluación de oportunidad

Preparación

Análisis de Mercado y categoría

EstrategiaDe adquisición

MEL debe, estratégicamente, propender a trabajar con los mejores proveedores de servicios (especialistas), para focalizar sus recursos en los procesos operativos centrales de su negocio.

03/05/239

Supervisión y administración eficiente, esenciales para agregar valor a MEL

a) Verificación operacional del servicio contratado y de los valores correspondientes, de los tiempos y plazos establecidos, incluyendo las modificaciones que hubieren ocurrido.

b) Aseguramiento del cumplimiento (antes, durante y después) de las políticas corporativas.

c) Verificación del cumplimiento de los compromisos suscritos por el contratista en lo referido a los costos, control de riesgos y maximización del desempeño del contrato, lo que considera el monitoreo de los valores y nivel de servicio contratados (KPI).

d) Verificación del cumplimiento de las regulaciones y disposiciones laborales, tributarias, legales.

03/05/2310

Preparación del Proceso de Sourcing- Objetivo y producto de cada etapa- Análisis del requerimiento (definición de los canales de recepción de

requerimientos).- Análisis de mercado- Estrategia de adquisición- Definición de criterios de selección de contratistas

Licitación/Negociación– Objetivo y producto de cada etapa- Selección de contratistas- Creación de bases de licitación (condiciones de licitación, bases técnicas, bases

administrativas generales y especiales)- Proceso de evaluación- Adjudicación

- Informe de recomendación- Carta de adjudicación- Contrato

Ciclo de Vida de los Contratos

03/05/2311

Supply Sourcing Guide

Opportunity Assessment and

Start Up

Category and Market Analysis

SourcingStrategy

Engage Supplier Base Implementation

Gather base data

Quantify opportunity

Conduct preliminary business case

Identify stakeholders and establish team

Team kick-off

Gather detailedcategory data

Conduct supply market analysis

Develop anddistribute RFI

Develop cost models

Develop sourcing strategy

Validate the opportunity

Obtain stakeholder approval

Create selection criteria

Develop & distribute RFx/ SOR

Evaluate proposalsand risk

Conduct negotiation

Select supply base

Obtain stakeholder approval

Develop final agreement

Communicate and celebrate

Transition To Implementation Team

Project Review

Initiate supplier development

•Posición 1

•Posición 2

•Posición 3

03/05/2312

Para realizar este trabajo se utilizará la Metodología de Abastecimiento de BHP Billiton

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V

Obj

etiv

o Reunir información inicial que permita iniciar un Equipo de trabajo, y culmina con la formación, capacitación e inicio del Proceso de Adquisición, con un Equipo transfuncional. Se incluye análisis de costos internos y condiciones del mercado, el que se usa para estimar la oportunidad potencial, determinar la factibilidad de efectuar actividades de adquisición, realizar un análisis de los interesados, y formar, capacitar e iniciar un Equipo.

Prod

ucto

Fin

al

* Análisis inicial del gasto de la categoría y costos relacionados, condiciones del mercado externo y estrategias de adquisición potenciales.* Estimación de la oportunidad inicial para la categoría en revisión* Análisis de la factibilidad preliminar con respecto de la formación de un Equipo de Categoría para la categoría en revisión y recomendación de seguir / no seguir adelante.* Identificación de interesados y determinación de estrategias de comunicación e inclusión para cada grupo de interesados principal* Identificación de los miembros del Equipo de Categoría, los cuales son invitados para ser incluidos en el Proceso de Adquisición* Capacitación del Equipo de Categoría en el Proceso de Adquisición de BHP Billiton* Finalización del plan detallado del proyecto y de la declaración de objetivos del Equipo de Categoría.

Evaluación de oportunidades y

Puesta en Marcha

Análisis de Mercado y Categorías

Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación

03/05/2313

Para realizar este trabajo se propone utilizar la Metodología de la Guía de Abastecimiento de BHP Billiton

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V

Está diseñada para guiar al equipo a través del análisis detallado de los patrones de gasto, especificaciones, determinantes de los costos, y condiciones del mercado de suministros de la categoría. La mayor parte del análisis detallado de la categoría de gasto y sus mercados de suministros relacionados se realiza en esta fase.

Evaluación de oportunidades y

Puesta en MarchaAnálisis de Mercado y

CategoríasEstrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación

Obj

etiv

o

* Prácticas específicas que han tenido éxito que se usan fuera de BHP Billiton, que de ser adoptadas pueden tener valor* Lista de exigencias de las categorías internas actuales y futuras, incluidas exigencias relacionadas con la especificación, demanda, servicios con valor agregado y calidad/nivel de servicios* Mapa de proceso detallado del proceso de la cadena de suministro interna* Un modelo de costo completo que cuantifique los costos totales de la cadena de suministro para la categoría* Nombres de nuevos proveedores potenciales que no son usados actualmente por BHP Billiton* Criterios mínimos establecidos para la participación continuada del proveedor* Exploración de la base de proveedores potencial comparada con los criterios mínimos* Conjunto de resúmenes detallado de la categoría y análisis de mercadoPr

oduc

to F

inal

03/05/2314

Para realizar este trabajo se propone utilizar la Metodología de la Guía de Abastecimiento de BHP Billiton

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V

Ahora que el equipo tiene conocimiento de los niveles actuales de gastos, los niveles de inventario, los procesos internos, las capacidades de los proveedores y ha detectado dónde se encuentran oportunidades potenciales, es el momento de reunir todos estos antecedentes para conformar una completa estrategia de adquisiciones. Además, durante ésta etapa, se analizará nuevamente el potencial para disminuir gastos, a fin de validar las oportunidades percibidas. Finalmente, los interesados clave deberán otorgar su aprobación antes de salir al mercado.

Evaluación de oportunidades y

Puesta en Marcha

Análisis de Mercado y Categorías

Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación

Obj

etiv

o

•Validación y documentación de la visión y supuestos* Ubicación de la estrategia dentro del Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1).* Definición de los límites y oportunidades de la categoría* Identificación, cuantificación y fijación de prioridades de las opciones para disminuir costos de adquisiciones* Estimación refinada y validada de las oportunidades que presenta la categoría en revisión.* Aprobación por parte de los interesados de la estrategia de adquisiciones que será sometida a prueba mediante la contratación de las base de proveedores.* Confección de las Bases de Licitación (Bases Técnicas)Pr

oduc

to F

inal

03/05/2315

Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)

Estrategia de Adquisiciones

03/05/2316

Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)

Estrategia de Adquisiciones

Sección 2-2 : ANÁLISIS DE MERCADO (previo)

03/05/2317

Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)

Estrategia de Adquisiciones

Sección 2-2 : ANÁLISIS DE MERCADO (previo)

03/05/2318

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V

De acuerdo con la estrategia de adquisiciones definida en la etapa anterior, esta etapa seleccionará rigurosamente al(a los) proveedor(es) que resulte(n) más apropiado(s) para cumplir los objetivos de la categoría y del equipo de adquisiciones. Durante ésta etapa, el equipo probará y refinará las opciones de adquisiciones hasta obtener una estrategia formal de adquisiciones que alineará el compromiso de BHP Billiton y de los proveedores para obtener un ahorro en los costos totales en el largo plazo.

Licitación - NegociaciónO

bjet

ivo

* Desarrollo de criterios generales de selección destinados a cumplir los objetivos* Desarrollo de criterios de evaluación del RFx. (Ej, matriz de evaluación)* Elección entre el uso de negociaciones en línea o un proceso de RFx tradicional.* Creación y distribución de RFx (Licitación)* Evaluación de las respuestas al RFx para analizar las opciones de adquisiciones.* Análisis completo de costos a fin de comparar entre proveedores.* Revisión completa, con la debida diligencia, de las capacidades del proveedor.* Planificación y ejecución de las negociaciones con proveedores.* Acuerdo de precios y condiciones.* Aprobación de los interesados a las recomendaciones finales (CAR, EWRM).* Borrador de contrato preparado por BHP Billiton, el cual reflejará la visión del equipo de adquisiciones respecto de la asignación apropiada de los riesgos

Prod

ucto

Fin

al

Evaluación de oportunidades y

Puesta en Marcha

Análisis de Mercado y Categorías

Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación

El valor de la relación con un proveedor está basado en tres dimensiones: costo total, calidad y servicio.

03/05/2319

CONSULTAS