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Juan José Larrea sobre el uso de las redes sociales en la Comunicación Interna. Conferencia Magistral en el IV Encuentro Anual de Comunicación Interna en Montevideo, Uruguay
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@jjlarreawww.juanjoselarrea.com
Comunicación Interna en redes sociales
¿Cómo alinearla a la cultura organizacional?
Lic. Juan José Larrea
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Actualidad: Empresas y TIC
● Infoxicación● Empresas grandes y PyMES● Contradicciones● Empleados conectados durante la jornada
laboral, abiertos al diálogo e informados.● Aplicaciones, usos y costumbres. ● Tendencia BYOD (bring your own device)● Fastidio o resultados no deseados.
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● Identidad digital personal y profesional● Objetivos● perfiles de usuarios● capacitación● redes sociales● blog o weblog● Microblogging● grupos temáticos● Beneficios
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Identidad
● Conjunto de rasgos propios de un individuo o de una colectividad que los caracterizan frente a los demás.
Real Academia Española
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● Nuestra imagen y reputación profesional es un elemento clave de nuestra carrera.
● Internet es hoy en día el espejo de esta imagen: la competencia, los headhunters, clientes, proveedores y el conjunto de nuestra red profesional acuden, y cada día más, a la red de redes para saber quiénes somos, qué queremos y qué buscamos.
Identidad Digital (Yo Digital)
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¿Cuando se configura la ID?
● Tal vez ya se está configurando● Participación en:
○ blog, Microblog○ Foro, Chat○ Comentarios en diarios online ○ Opiniones publicadas (profesión, gustos personales,
correos electrónicos, relación de búsquedas en un buscador de Internet
● Todo va formando la identidad digital del individuo en la Red.
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Identidad Digital Corporativa
Las empresas también se convierten en usuarios intervinientes en un plano digital donde confluyen redes sociales, contenidos, flujos de información y conocimiento, webs, blogs y demás elementos que configuran su identidad digital. ¿Un actor social?
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Actividad
Perfil
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¿Por qué no las Intranets?
● Habrían fracasado.● Nos son sociales, aburridas.● Difíciles de usar.● No fueron pensadas por comunicadores,
especialistas en usabilidad, etc.● Cuesta ingresar.● ...mientras el dueño de la
pequeña tienda de la esquina...
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¿Qué pasa fuera de la empresa?
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Motores de búsqueda
● ¿Cómo era sin buscadores?
● ¿Cómo afecta a la empresa y a la Comunicación Interna?
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Características de los equipos 2.0● Utilizan su capacidad relacional para generar valor.● No entienden la actividad profesional como una acción
individual.● Construyen espacios de conversación en forma natural.● Promueven la inteligencia colectiva.● Entienden el trabajo como una actividad, no como un
lugar.● Hacen de la conectividad y la conformación natural de
redes su forma de vida.● Interpretan el cambio como una oportunidad y no como
un factor generador de stress.
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Redes Sociales: Temores
● Al cambio Cultural interno de la empresa.
● Directivos no convencidos.
● Temor al diálogo.
● ¿Pérdida de tiempo para los empleados?
● Carencia: Reglas o políticas de uso.
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Redes Sociales y CI: algunos datos
● En 2016 la mitad de las empresas utilizarán redes sociales para su comunicación interna (Microsoft).
● Actualmente sólo el 30% de las empresas entrevistadas las consideran eficaces (Towers Watson).
● En 2012 el 43% de las empresas admitía no estar adaptada a la cultura 2.0 (Infopress).
● El uso de las redes sociales fomenta la cultura de la empresa 45%.
● Mejora la relación entre los empleados 46%.● Fomenta el espíritu colaborativo 37% (WDstorage).
Datos aquí.
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Público Interno: Capacitación
● Cómo, cuándo y de qué forma utilizar las TIC y redes sociales corporativas (abiertas y/o cerradas).
● Cuanto más cómodos se encuentren trabajando con ellas, mayor será la participación.
● Exhaustiva evaluación antes de comenzar colabora en el éxito final.
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Redes Sociales: Perfiles de usuarios en la Organización
● Creadores● Críticos● Coleccionistas● Sociales● Espectadores● Inactivos● Líder y/o referente
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Redes Sociales
● Red Social corporativa: abierta o cerrada al
público en general.
● ¿Trato profesional o personal?
● Descripción del perfil: carta de presentación
de cada persona ante los demás
compañeros de toda la compañía.
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Redes Sociales: Líder
● Persona con alta participación compartiendo información, y mayor confianza depositada por el resto.
● El material compartido por el líder comprende valor agregado.
● El líder genera reacciones, intercambios de opiniones, etc. en su blog o microblog de la empresa.
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Redes Sociales: Corporativas
● Multidispositivos
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● Gratis hasta 50 usuarios.● Espacio de trabajo on-line compartido y seguro.● Creación de grupos temáticos.● Acceso móvil (iOS, BlackBerry OS y Android).● Está en la Nube (sin gastos de hardware o
software).● Para crear una red social hay que acceder a
www.socialcast.com/free50
Redes Sociales corporativas
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Redes Sociales: Blogs
● Recopila cronológicamente textos o artículos.
● Los lectores escriben comentarios y el autor da respuesta. Se establecen diálogos.
● La temática de cada blog es particular de cada sección: difusión de actividades, gestión del conocimiento, publicación de experiencias, etc.
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Redes Sociales: Blogs
● También blogs abiertos al público en general
(para clientes).
● Costo de mantención casi nulo.
● Existen plataformas gratuitas (con
posibilidad de configurar y personalizarlo
con la identidad visual corporativa propia).
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Al utilizar blogs en la empresa…
Se debe priorizar y dejar en claro que:
● No se redacta en nombre de la empresa.
● Respeto a las reglas y secretos de la
organización.
● Usos y condiciones.
● Mantener o seguir una estética de diseño.
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Gestor de Archivos
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Redes Sociales: Microblogging
● La más conocida es Twitter.● Enviar y publicar mensajes breves (textos e
imágenes).● Envíos desde webs, SMS, aplicaciones
móviles (en celulares o tabletas).● Velocidad y dinamismo.● Conectarse en cualquier momento y lugar.● Suplementa al mail, chat, intranet.
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Microblogging Privado
● Solo los miembros de la comunidad pueden acceder a la información compartida al interior de la red.
● Cada vez más utilizadas en la organización del teletrabajo.
www.makeanet.com/ www.yammer.com/
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Microblogging Privado
● Reducción de e-mails.● Organizar y controlar grupos.● Analizar comunidades.● Compartir enlaces, ideas, conocimiento.● Información horizontal. Para todos.● Seguridad y confidencialidad.● Aumento de productividad y
participación.
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Redes Sociales: Wikis
● Un wiki o una wiki (del hawaiano: rápido)● Sitio web: las páginas pueden ser editadas
por múltiples voluntarios. Ej.: Wikipedia.● Facilita la participación de todos los
miembros de la organización en el desarrollo de documentos.
● Herramienta eficaz para la edición conjunta de documentos con preguntas o situaciones más frecuentes.
●
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Wikis: recomendaciones para una wiki en la empresa1. Determine el tema a tratar.2. Define a los usuarios.3. Establezca objetivos medibles.4. Desarrolle unas políticas de uso.5. Seleccione la tecnología más apropiada.6. Comience a escribir.7. Invite a otros a contribuir.8. Promueva la herramienta: dé una pequeña
formación, anime a los usuarios.
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Redes Sociales: Grupos Temáticos
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Redes Sociales: Grupos Temáticos
● Formados por integrantes del público
interno.
● Se forman por voluntad de los integrantes
de la red o por iniciativa.
● Por necesidad de la empresa o gestor de la
red social (o community manager).
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Redes Sociales: Grupos Temáticos
¿Quién lo crea y para qué?● Detectar deficiencias en la fluidez de la
información.● Gestionar el conocimiento, optimizar
tiempos de respuesta en la producción y/o servicios.
● El responsable de un Grupo Temático, se convierte en un gestor de ese grupo.
● Normas de comportamiento.
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Redes Sociales: Grupos Temáticos
¿Qué grupo conviene para interactuar?
● ¿Qué se busca?● Deberían participar todos.● Autoridades no deben delegar su participación.● Compartir información y temas en común.● Activo (comentarios) o pasivo (recibir info).● Todos recibirán la misma información.
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Redes Sociales: Beneficios
● Gestionar el conocimiento de la organización y ampliar el margen de acceso.
● Informar proyectos propios, comentar y aportar en otras propuestas.
● Manejo intuitivo.● Inmediatez.
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www.podio.com
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Redes Sociales: Beneficios● Feedback. Transmisión de ideas y valores.● Eliminación de barreras (colaboración) entre
empleados, proveedores, otros. Lugar donde compartir ideas.
● Reducción de costos. Dictar cursos, compartir material, planificar proyectos.
● Los empleados son los voceros de la marca/empresa.
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Adaptar la Identidad Visual Corporativa
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Redes Sociales: Beneficios● Notificar hechos dentro de la organización
obteniendo una devolución (críticas, comentarios, elogios) que colaboren.
● Dar a conocer soluciones a problemas comunes dentro de la empresa. Saber quién más está en las misma situación e identificar aquellos que responden debido a su vasta y calificada experiencia.
● Compartir material.
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Objetivos● ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?● ¿Por qué se utilizarán estas herramientas?● ¿Cómo se manejará cada una de ellas?● ¿Cómo se comunicará la táctica para que
llegue a todos los públicos internos de forma clara y sencilla?
● Los primeros en tener claro estos puntos, deben ser las autoridades.
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¿Quién lidera el cambio?
● Nunca el área de sistemas.
● Recursos Humanos.
● Directivos.
● Profesionales de la comunicación.
● Especialistas en “experiencia de usuarios en
Internet”.
● Otros.
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Evaluación, indicadores
KPI (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño)
● Tiempo invertido, miembros, costos…● Usuarios, documentos, comentarios,
Grupos, ● Ahorro de tiempos, diálogos sobre
proyectos, clima laboral, mayor productividad...
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¡Gracias!
Juan José Larrea● [email protected]
● www.consultoradircom.com
● Facebook.com/juanjoselarrea