DEPARTAMENTOS DE

RELACIONES PÚBLICAS

DANIEL BRICEÑO21,464,491M-716

Se supone que el departamento de relaciones públicas es, sobre todo, experto en comunicaciones. El director de relaciones públicas puede ofrecer sugerencias en conexión con políticas de la compañía, pero solo el gerente de personal o sus supervisores tienen poder de decisión.

La necesidad de adecuación y entendimiento es una de las principales razones por las que las relaciones públicas deberán ser una función de alta jerarquía al nivel de departamentos de operaciones como el de ventas o de producción. Muchas ideas de relaciones públicas afectan a otros departamentos; muchas acciones de otros departamentos afectan la posición de relaciones públicas de una organización. Las relaciones públicas no pueden funcionar bien si se ignora lo que sucede en la propia compañía. No sólo es preciso conocer las decisiones sino también tener voz en la toma de las mismas.

DEFINICIÓN

FUNCIONES• Elaboración y puesta en marcha de un programa de

relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo plazo.

• Supervisión de las publicaciones empresariales.• Revisión de todos los documentos destinados al

exterior, para verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la empresa.

• Preparación o aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación.

• Preparación o consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa. sus trabajadores sobre la política empresarial y los problemas que la misma empresa pueda tener.

• Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la empresa, colaborando con los periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc.

• Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores legales de la empresa en cuestiones de relación con los órganos de gobierno, incluyendo personalmente al presidente de la empresa.

• Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas.

• Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.

• Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas.

• Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido.

• Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa.

• Proyectar la imagen e identidad corporativa.

• Participar en reuniones directivas.

• Conocer y clasificar los diversos públicos de la entidad.

• Asesoría y consejos a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que se ayude a la empresa a ilustrar.

ACTIVIDADES-Publicaciones especiales:

•           Boletines- Publicaciones diseñadas, escritas y producidas periódicamente, que responden a unos objetivos de comunicación y proveen información breve y al día a un público específico.

•           Audiovisuales- Producción en diapositivas, vídeo o fílmico, cuyo fin es cumplir con los objetivos de comunicación establecidos. Esto incluye: vídeos internos o externos, anuncios de servicio público para televisión y “video news releases” (VNR’s).

•           Publicaciones especiales- Impreso relativo a una empresa, institución o persona. Incluye: informes anuales, folletos corporativos, informativos o de ventas, revistas, suplementos, carteles, carpetas de prensa, piezas de mercadeo directo y otros.

Campañas:

•           Campañas de relaciones públicas- Esfuerzo específico dirigido a promover un objetivo de una empresa, producto o individuo.

•           Campañas de servicio público- Diseñadas para modificar, reforzar o cambiar niveles de conocimiento, actitudes y/o conducta, con el fin de aportar a la comunidad a la que se sirve.

Programas:

•           Programa de prensa o medios electrónicos- Programa estructurado con el fin de proyectar la imagen o comunicar un mensaje sobre una persona, empresa, institución o producto, entre sus públicos. Algunas de las tácticas utilizadas son: entrevistas, artículos, reportajes, comunicados, fotografías, conferencias de prensa o participación en paneles convocados por los medios.

•           Relaciones con la comunidad- Plan de beneficio social diseñado para una institución, compañía o individuo, dirigido a crear o fortalecer una imagen y fomentar el entendimiento o aceptación en la comunidad. Su principal recurso es la Gestión Cultural.

•           Programa de relaciones públicas- Conjunto de estrategias y recomendaciones dirigidas a crear o fortalecer una buena reputación y fomentar el entendimiento y aceptación de un producto, persona u organización,  en el marco de la Responsabilidad Social Empresaria.

•           Programa de manejo de crisis- Conjunto de estrategias y recomendaciones dirigidas al manejo de crisis provocada por un evento, accidente, situación o desastre natural, que haya tenido o pueda tener impacto extraordinario para un producto, persona u organización entre sus públicos.

 Eventos especiales:

• Actividad o serie de actividades organizadas bajo el mismo tema con el propósito de comunicar un mensaje o fortalecer la reputación de una persona, institución o producto, entre sus públicos conforme a una estrategia de relaciones públicas.

 Publicidad institucional:

• Anuncio cuya finalidad es comunicar un mensaje corporativo que no genera una venta directa de la marca.

Identidad corporativa:

• Proyección de la imagen y la cultura de una empresa, producto, individuo o evento a través de varios elementos gráficos.

Auditoria de Imagen y Comunicación:

• Herramienta comunicacional que permite la identificación, análisis, evaluación y programación integrada de las distintas dimensiones que componen la Imagen & Comunicación Institucional.

ESTRUCTURA

DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN Y

RELACIONES COORPORATIVAS

DIRECTOR

SECCIÓN DE PRENSA

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

SECCIÓN DE RELACIONES

PÚBLICASSECCIÓN DE PROTOCOLO

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO DE

PRODUCCIÓN

RELACIONES

PÚBLICAS

DIRECCIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTO DE

MARKETING

COMPRA Y

VENTA

CONTROL

ALMACÉN

DEPARTAMENTO DE

FINANCIACIÓN

PUBLICIDAD

CONTABLE

ADMINISTRACIÓN

IMPORTANCIA

La importancia de las Relaciones Públicas radica en que permiten crear y mantener una imagen positiva de la empresa, lo que genera una buena promoción de ésta, y lo que a su vez genera un clima favorable para las ventas.

Y, por otro lado, permiten mantener una buena relación con los trabajadores de la empresa, lo que genera un buen ambiente o clima laboral, y lo que a su vez genera trabajadores motivados y eficientes.