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#AlfrescoDayBarcelona
Novedades en Alfresco 5.0 y RoadmapSimplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites
Novedades en Alfresco 5.0 y RoadmapSimplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites
Advertencia
• La información contenida en esta presentación quiere dar una idea de la dirección del producto a nivel tecnológico y de características. Pueden estar sujetas a cambios y por lo tanto no se deben tomar decisiones tecnológicas sobre él.
• El contenido recogido en esta presentación es para uso puramente informativo y en ningún caso contractual.
• La información presentada no compromete en ningún caso a ninguna obligación de entrega tanto a nivel de material, código u otra funcionalidad.
• Alfresco Software se reserva el derecho de cambiar cualquier característica o funcionalidad recogida en este documento.
• Funcionalidades, plazos y otras características están sujetas a cambio por parte de Alfresco Software.
Conectarpersonas,contenido,procesosparadarunaexperienciadigitalcompletayconsistente
Acelerar la adopción de usuarios
Libertad para Innovar
SIMPLE
SMART
OPEN
Impulsar la transformación digital
ECM BPM
BusinessProcess
Management
FormsLibrary
FormsEditor
TaskManager
StepEditor
BPMEditor
Analytics
Alfresco Activiti
Personas + Contenidos + Procesos
EnterpriseContent
Management
Security
Content Store
Records Mgt
Meta Data
Search
Alfresco One
Workflow (Activiti)
Casos de uso• Alfresco One para soluciones basadas en documentos ( Document Centric)
Alfresco + Activiti
– Alfresco One cuenta con la integración dentro del ECM para poder iniciar flujos de trabajo, administrarlos y con la experiencia de usuario completa para poder llevar a cabo procesos documentales.
– El motor embebido Activiti permite extender los procesos internos de Alfresco , definiendo nuevos procesos documentales, de manera escalable y administrada.
– Soporta procesos lanzados por eventos o directamente mediante reglas de proceso.
• Activiti para soluciones basadas en procesos( Human Centric)Activiti + Alfresco
– Activiti ofrece los mecanismos para poder implementar como suite BPM– Los procesos pueden generar contenidos y ser añadidos a Alfresco ECM– Activiti ofrece una suite con los mecanismos necesarios para crear, ejecutar, administrar e interpretar los
procesos
Entregas desde la versión 5Simplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites
• Alfresco One 5.0– Búsqueda activa– Búsqueda facetada– Nueva integración con MS-Office– Nuevo Plugin Outlook– Nuevos componentes de integración Sharepoint– Nuevas previsualizaciones en HTML5– Cifrado de contenidos
• Alfresco Activiti 1.0– Editor de procesos nuevo– Editor de formularios– Creación de Apps en Activiti– Procesos, formularios reutilizables– Nueva consola de administración
9
Entregas
Noviembre 2014
• Alfresco Activiti 1.2– Conector con Alfresco Share– Traducción en 6 idiomas
• Módulo Analytics– Reports preconfigurados para contenido , usos y actividades– Procesos– Edición drag&drop de nuevos reports
• Módulo Media Management– Edición de contenidos multimedia: Zoom, Crop, Rotación de
imágenes– Video: extracción de metadatos, HTML5 video player– Panel de renditions– Custom XMP.
• Records Management 2.3– Clasificar versiones de documentos como archivos– Posibilidad de mover los documentos que han sido clasificados
mediante Record management in place
• SDK 2.1– Tests de Regresión– Aikau
10
Entregas
Mayo 2015
• Alfresco One– Creación de modelos– Smart Folders– Mejoras en la escalabilidad y resilencia– Mejoras en la plataforma de desarrollo
• Gestión de Archivo electrónico (RM) – Seguridad – Classified Content/Records– Limpieza de metadatos
• Alfresco Activiti– Mejora del rendimiento del Engine de proceso– Facilidad de configuración de reglas de negocio– Integración mejorada con Alfresco y otros
• Alfresco Outlook– Mejora de la búsqueda – Mejora en la escalabilidad del plugin 1,000’s sites– Propiedades del modelo
Entregas
Próximamente
(5.1)
12
Entregas
Del requerimiento del usuario a la implementación , ágilmente.
* Pretotype es correcto !
Búsqueda
Pretotipar*
Iteraciones
Test
BUILD
Perfiles tipo Perfiles Tipo
CIO, VP ITSonia
Arquitecto ITJaume
Jefe de EquipoJuan Carlos
NegocioXavier
Rol Compra Evaluador técnicoInfluencia en compras
Influenciador tecnológico Negocio
Motivaciones “IT debe dirigir la innovación, no ser un
centro de costes”
“Mi principal misión es convertir la estrategia ECM en
realidad.”
“Mi motivación principal es que el equipo genere tecnología actual y de la mejor forma
posible.”
“Siempre busco herramientas simples para cumplir
requerimientos de negocio concreto.”
Áreas de foco Retorno de la inversiónReducción de riesgosInnovación, ej. Cloud
Adopción de usuariosEscalabilidad, EstabilidadFacilidad de despliegue
Facilidad de integraciónFacilidad de adaptación
Comunidades de desarrollo
Sencillez de usoIntegración de aplicacionesProcesos y colaboración
Product EnhancementsAlfresco One v5.1, Alfresco Activiti v1.4, Records Management v2.4
• Sonia esta al cargo del departamento IT
• IT como impulsor de la innovación, no como un centro de coste
• Las preocupaciones de Sonia son:
– Le preocupa el crecimiento de la plataforma– Le preocupa el rendimiento – Le preocupa reducir riesgos– Le preocupa la seguridad– Le preocupa reducir costes– Y La agilidad de cambio
CIO, VP IT - Sonia
Escalabilidad y controlCapacidades troncales del ECM
Capacidades extendidas de Alfresco
• Versiones y transformaciones • Granularidad de acceso• Encriptación • Análisis• Amplio soporte de protocolos • Políticas de almacenamiento• Soporte estándares BPMN 2.0 • Alta disponibilidad• Gestión de acceso • Stack completo• Auditoria de eventos
• Búsqueda escalable • Extensiones Multimedia• Integración ECM • Fácilmente en entornos
virtualizados
• Ligero y escalable • Protocolo Sharepoint
• Estrategia cloud Hibrida • Integración Office
CIO, VP ITSonia
Arquitecto ITJaume
Escalabilidad y Control
• Módulo de análisis
– Informes pre-configurados para contenidos concretos , usos y actividades comunes
– Procesos– Edición drag&drop de nuevos informes
Análisis
17
Informes de Actividad Análisis
Creación de Informes Análisis
Creación dereportsmediante Drag&Drop
Contenido más utilizado Análisis
Informen publicadoenundashboard
Filtrado entiemporeal
Records Management ControlPreviews & properties
Thumbnails
• Mismasprevisualizaciones deAlfresco OneenHTML5
Thumbnails basadosenCMIS-renditionsPrevisualizaciones “Edit Properties”
• SoporteexplicitoCrearundocumentodearchivoEstado
• Mejorasenaccesibilidad
EscalabilidadY
ControlFacilidad de despliegue y soporte• Modularización de la plataforma para despliegues más faciles n
• Asistente de actualización para facilitar el proceso n• Actualización de los frameworksn• Mejora de la escalabilidad del indexador vía Solr sharding y
duplicación n
Simplificar el gobierno de la información• Capacidades de clasificación de la información n• Estrategias de limpieza de metadatos para documetnación de
archivon
Modular y escalable• Mejoras en el rendimiento del BPM n• Benchmark de 1000 Millones de documentos n• Soporte nativo para Aurora AWS n
Smart
CIO, VP ITSonia
Arquitecto ITJaume
RecordsManagement3.0
• Generalizacióndelosrolesparapoderserutilizadosenotraspartesdelrepositorio
• Unificacióndelasbúsquedasparapermitirbuscarporcriteriosdearchivofueradelespaciodearchivo
• ClasificarCarpetascomosifueranarchivos directamentedesdelosespaciosdetrabajo
• DataCleasing procedimientosdeborradoespecíficosparalapartedearchivoyasegurarquecumplennormativasconcretas
• Permisosespecialesparaverpropiedadesúnicamente.
SIMPLICIDAD
OPEN
1,000 Docs / Sec
1000 Millones de documentos BenchmarkAlfresco O
ne1 BillionDocuments
• 1.168 Millones de documentos• 5,000 Usuarios registrados• 500 usuarios concurrentes• 1000 contenidos por carpeta• 2 niveles de carpetas• 10,000 Espacios colaborativos
• Ingesta de 1,000 Documentos / Segundos
• Rendimiento linear• Rendimiento constante en el
proceso de ingesta• 1000 Millones de documentos
indexados en menos de 5 días
• Amazon Aurora & EC2 • 10 nodos de Alfresco clúster y
nodos de ingesta• 20 nodos de indexación• 50% CPU durante la ingesta• Buen rendimiento en la base de
datos (3.2TB)
Tests de Carga• Colaboración con Share: Interacciones de usuario básicas, 500 usuarios concurrentes • Headless Content Platform: Utilización de la API de CMIS y consultas de metadatos directas a BD bajo 0.2s• Escenarios de búsqueda: Consultas por contenido y metadatos bajo 5s, 100 usuarios concurrentes
• Xavier representa el negocio de la organización
• Xavier puede pasar todo el día …– Actualizando información en el CRM– Respondiendo clientes vía MS Outlook– Iniciando propuestas y otros procesos
• Típicamente las necesidades de Xavier recaen:– Acceder a la documentación de los clientes– Reutilizar documentación, marketing por ejemplo– Colaborar de la manera más fácil con su equipo para crear
, revisar y aprobar documentación– Gestionar, compartir y guardar correos electrónicos
importantes
Negocio - Xavier
Mejorando la Productividad
Capacidades troncales del ECM
Capacidades Extendidas de Alfresco
• Librería de documentos • Previsualizaciones• Bandeja de tareas • Captura de metadatos• Mobile, Web, Desktop • Radiar Información
• Espacios de colaboración • Búsqueda enriquecida• Actividad de los espacios • CIFs• Colaboración en los procesos • Gestión de Contenidos Multimedia• Integración con Sharepoint • Social ( seguir personas,
documentos)
• Formularios drag&drop • Eventos automatizados• Office / Google • Social (like, follow, tag)
NegocioXavier
Búsqueda mejoradaProductividad
Búsqueda facetada• Búsquedas mucho más simples
• Enfocadas al usuario
• Orientadas a la reutilización y a descubrir más fácilmente la información
– Filtrar resultados en base a resultados previos
– Auto-sugerir términos
– Resaltar los términos buscados
– Guardar búsquedas
– Búsquedas de tipo “More like This”
Productividad
Previsualizaciones• Mejora de las previsualizaciones
• Sin necesidad de tener Flash instalado
– Opcionalmente se puede utilizar flash
• Soporte para Mobile y Tablets
• Texto real:
– Copy/paste– Resaltado en las búsquedas
• Enlaces a páginas específicas
• Thumnails y resúmenes en el lateral de la página
Productividad
PrevisualizacionesProductividad
Media Management
– Edición de contenidos multimedia: Zoom, Crop, Rotación de imágenes
– Video: extracción de metadatos, nuevo visor HTML5 par video– Panel de rendiciones– Propiedades XMP.
Productividad
31
Video PlaybackProductividad
*mockup
Alfresco Outlook Client• Permite a los usuarios a acceder Alfresco mediante un plugin de Outlook
• Permite drag&drop de correos directamente a Alfresco para su archivado
• Extrae los contenidos como adjuntos y lo almacena como contenido
• Adjunta contenidos almacenados en Alfresco
Productividad
Alfresco Outlook Client
•
Productividad
Integración con Microsoft OfficeHasta ahora con Alfresco podías:
• Permite a los usuarios como si fuera Sharepoint
• Lectura y escritura de documentos de Alfresco desde MS Office
En la nueva versión:
• Gestionar metadatos desde MS Office• Iniciar Workflows desde Office
Productividad
Gestionar versiones desde Ms OfficeProductividad
ProductividadDe
Usuario
Contenido en contexto• Smart Folders para buscar el “que” en lugar del “donde” n• Nuevas integraciones para Outlook / Salesforce• Box y Google Drive (soporte para Metadata) n• Creación rápida de modelos n
Búsqueda de usuario y usabilidad• Mejoras en los formularios de Activitin• Interfaz más clara n• Autoclasificación n
• Mejoras en accesibilidad
Seguridad y movilidad• Aplicación móvil dedicada para procesos n• Mejoras en la interfaz de usuario Share para mejorar la colaboración n• Carga mediante contenidos comprimidos ( ZIP ) con soporte para múltiples
niveles de carpetas n
n Alfresco One 5.1n Alfresco Activiti 1.4 n Alfresco Records Management 2.4
NegocioXavier
Mejoras en la interfaz Share• Mejora de la usabilidad
– Nuevo sistema de invitaciones a espacios colaborativos, más intuitivo– Rediseño del dashboard del usuario– Enlaces rápidos para las librerias de documento de los espacios– Atajos para contenido reciente– Mejora de la velocidad en los uploads
• Vista centrada en la búsqueda como camino principal para encontrar contenidos, gestionar documentos de manera masiva, filtrar en tiempo real y resaltado de términos
• Mejora de la accesibilidad para cumplir la section 508• Continuar con el desarrollo de Aikau
– Mejor documentación– Ejemplos
• AIKAU Framework improvements for simpler more flexible UI development• Independencia de Share del repositorio
Productividad
Alfresco MobileAndroid 1.6• Mejoras en la búsqueda de documentos con búsqueda facetada• Capacidad de capturar contenidos más facilmente• Mobile SDK Enhancements para soportar las nuevas capacidades
iOS 2.2• Mejoras en la búsqueda de documentos con búsqueda facetada• Gallery View • Optimización de la visualización para listas largas mediante filtros• Enhanced MDM support con soporte para Good Technology 2.0• Mobile SDK Enhancements para soportar las nuevas capacidades
Productividad
• La misión de Juan Carlos es adaptar y extender
• Juan Carlos busca simplificar tanto los desarrollos como las integraciones para dar salida rápida y en coste a los nuevos requerimientos
• Las principales metas de Juan Carlos son:– Facilidad de despliegue y adaptación– Facilidad de integración y mantenimiento– Busca presencia en el mercado, amplias
comunidades de desarrolladores– Ejemplos de código
Jefe de Equipo - Juan Carlos
Respuesta ágil y rápida al cambio
Capacidades troncales del ECM
Capacidades extendidas de Alfresco
• APIs y SDKs basados en estándares
• Elección de herramientas de diseño
• Plataforma unificada • Estándares abiertos• Soporte BPMN 2.0 • Ecosistema y comunidad
• Integración con aplicaciones de negocio
• Process Applications
• Diseñado para extenderlo • Addons• Public API • Java API• Modelos y aspectos flexibles • Aplicaciones móviles
abiertas
• Integración continua, Widgets • Open core
Jefe de EquipoJuan Carlos
Jefe de EquipoJuan Carlos
Respuestaágil y rápida al cambio
Muy extensible y Código Abierto• Separación entre repositorio y Share completa en la construcción n• Mejoras en la documentación , centrada en explicar los puntos de
extensión nn• Interfaz modular para simplificar la construcción de soluciones n
Simplificar el desarrollo• Configuración vs desarrollo, incluyendo motor de reglas de decisión
(n) y modelador de modelos de contenidon
• Gestión de la vida de las API y REST APIsn
• Creación de modelos de procesos—Step Editor a BPMN Editor n
Comunidad Activa• SDKs para la web, mobile y cloud, basados en estándares nn
• Código fuente tanto para platform y móvil n• Ejemplos soportados en GitHub (Github: alfresco-sdk-samples) n
Jefe de EquipoJuan Carlos
n Alfresco One 5.1n Alfresco Activiti 1.4
Respuesta
Propiedades propias
• Una interfaz para crear los tipos documentales y los grupos de propiedades ( aspectos ).
– Diseño visual, orientado a perfiles funcionales y de negocio.
– Gestión de los formularios asociados
Conectores para Alfresco OneR
espuesta• Salesforce– Soporte para instalaciones On-premise Capacidad de poder elegir entre integrar
Salesforce con una instalación de Afresco local o mediante nuestro Alfresco Cloud.– Soporte para objetos propios. Permitiendo manejar contenidos en cualquier
objeto de Salesforce.• Outlook Plugin V2.0 con la opción de trabajar con metadatos propios.• Google for Work
– Nueva versión del plugin– Edita en Google Docs y salva contenido directamente en Alfresco sin tener que
abrir la interfaz web de Alfresco.– Integración con Drive y Gmail
• Conector para Office 365, permitiendo a los clientes utilizar las aplicaciones cloud de Office 365 para editar contenidos.
Mantenimiento
In-Place SP & HF
API CompatibilityShare Separation
Inversiones en la Plataforma PlataformaAn end-to-end Platform lifecycle makeover
Despliegue
Solr Sharding
Suite Installers
Integracion
API Compatibility
JAR ModulesModules Isolation
Dev Docs / Samples
Entregas
Share Separation
Pruebas
API BCKs
Xtreme Scalability
Standard Dev Env
Separación del Share
Desarrollo
