Comité de Cambios (CAB)

Comité de Cambios (CAB) Proceso Gestión de Cambios

Enero 2013


PR-PV-01

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Fecha Revisión11/11/2012

Revisión N°1

Fecha Emisión07/01/2013

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Nombre Fecha Dpto.

Elaboró Eduardo Lobos 07/01/2013 Servicio al Cliente / Marketing

Revisó Gonzalo Anriquez 21/01/2013 Finanzas

Registro de Modificaciones

Revisión Emisor Descripción

AprobóNº Fecha Nombre/Dpto. De la Modificación

Documento Confidencial Los documentos impresos desde la red, se consideran copias no controladas.


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INDICE

1. INTRODUCCION...........................................................................................................42. OBJETIVOS...................................................................................................................53. ALCANCE......................................................................................................................64. ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................................75. ENTRADAS, SALIDAS E INDICADORES.....................................................................86. DIRAGRAMA DE FLUJO...............................................................................................97. DESARROLLO ACTIVIDADES...................................................................................10



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1. INTRODUCCION

El siguiente documento presenta el Proceso del Comité de Cambios o CAB (acrónimo en inglés de Change Advisory Board) para el proceso Gestión de Cambios. En él se describen las definiciones y el flujo del proceso con las actividades desde el momento en que se prepara el CAB hasta que se aplican los cambios correspondientes a los acuerdos en el comité respecto de los RFCs.



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2. OBJETIVOS

Describir presencialmente los controles de cambio que puedan afectar a clientes y/o servicios críticos de la organización a los aprobadores, con el propósito de mitigar el impacto que pueda ocasionar el cambio, ya que en esa instancia los aprobadores pueden cuestionar su ejecución, hacer observaciones y sugerencias tanto al solicitante como al implantador del cambio.



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3. ALCANCE

El alcance de este documento contempla el detalle de las actividades a realizar en el comité de cambios (CAB), junto con los responsables.



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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL ResponsabilidadSolicitante Responsable de presentar ante el comité de cambios el o los RFC´s

registrados por él para solicitar su aprobación. Los solicitantes pueden pertenecer a la organización o pueden ser un proveedor de servicios.

Aprobador CAB Encargados de analizar y discutir el riesgo y el impacto asociado de acuerdo a la programación de los RFC´s que se presentan al comité, y como resultado del análisis se debe llegar a un acuerdo de aprobar o rechazar el cambio.

Gestor de Cambios Encargado de preparar y enviar la pauta de cambios a revisar en el comité, previo a la fecha de su convocatoria, con la información necesaria a todos los participantes (entiéndase por todos aquellas personas que deben asistir al CAB, tanto como solicitantes y aprobadores). Una vez terminado el comité debe confeccionar la minuta del comité indicando los RFC´s aprobados y rechazados; adicionalmente, debe aplicar todos los acuerdos sostenidos en el sistema.



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5. ENTRADAS Y SALIDAS

5.1. Entradas:

• RFC´s de servicios críticos con nivel de riesgo 5• Plan de instalación• Análisis de riesgos y de impacto realizado por el Solicitante.• Plan de marcha atrás

5.2. Salidas:

• RFC´s Aprobados• RFC´s Rechazados• Minuta del Comité de Cambios• Notificaciones• Registro en la herramienta de los acuerdos generados en el CAB



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6. DIRAGRAMA DE FLUJO

La figura 1 presenta el diagrama general de las actividades realizadas en el comité de cambios, esta es:



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7. DESARROLLO ACTIVIDADES

RolActividad de

la CABTarea

SolicitantePresentar

RFC

De acuerdo al orden de llegada de los Solicitantes, uno a uno comienzan a presentar sus RFC´s ante los Autorizadores, indicando en el objetivo: plan de instalación, plan de marcha atrás, fecha de inicio y termino de implementación del cambio

Aprobadores

Revisar programación

Consiste en revisar la fecha de ejecución del RFC y verificar si esta fecha corresponde al periodo con menor uso del servicio afectado y/o al periodo acordado para cambios con interrupción del servicio. También, se revisa que esta fecha no tope con otra correspondiente a otro RFC sobre el mismo servidor y verificar que las actividades a realizar no tengan dificultades.

Analizar riesgos e impacto

Cada uno de los integrantes del comité de cambios debe dar sus puntos de vista acerca de cómo se verán afectados si el cambio falla al ser implementado. Se identifica el riesgo, a quien(es) y como se afectaría y las precauciones que se deben considerar en el caso que se aplique el cambio. Por otro laso, el análisis de impacto contempla medidas para dar continuidad al negocio.

Decidir ejecución

Consiste en discutir si se aprueba o rechaza el control de cambio de la manera que propone el solicitante y de acuerdo a ello decidir si se implementa el RFC.

Gestor del Cambio

Preparar CAB

Consiste en la preparación de la información que se presentará en el comité de cambios, es decir, el listado de todos los RFC´s que se presentarán. Se debe definir el orden en el que se presentarán, puede ser por prioridad, por orden de llegada de los solicitantes que presentan u otros.

Confeccionar Minuta CAB

Una vez finalizado el comité de cambios se procede a confeccionar la minuta de la sesión. Esta contiene el listado de todos los RFC´s contemplados para tal sesión, incluyendo el resultado del análisis de riesgos e impacto e indicando si el cambio fue aprobado o rechazado (con el motivo correspondiente) producto de la deción tomada por los aprobadores.

Aplicar cambios en el

sistema

Registrar la(s) decisión(es) acordadas entre los aprobadores en el sistema.



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8. POLITICA

El día anterior a la celebración del comité de Cambios, el Gestor de cambios debe enviar un correo electrónico a todos los participantes, adjuntando el listado de todos los RFC que se revisarán el día de la sesión. Los RFC que se incluyen en el listado son todos aquellos que se recibieron hasta las 16:00hrs del día anterior a la sesión. Si el RFC llega después de ese plazo, deberán estar autorizados por un representante del área quien aprobará la solicitud vía correo electrónico para que sea revisada en la sesión correspondiente. Los RFC fuera de plazo deberán estar correctamente completados al momento de ser enviados a revisión.

La pauta de cambios a revisar en comité, se envía a los participantes del CAB a las 17:30hrs. a través del correo electrónico y esta contiene los siguientes datos:

Número de RFC Descripción del cambio (indicando el servicio y servidor afectado) Responsable de la gestión Fecha de inicio y de término del cambio Cliente al que se va realizar el potencial cambio

Los aprobadores del Comité de Cambios son:

Dueños de Servicio Dueños de Proceso de Negocio

El Comité de Cambio se debe reunir semanalmente y la cantidad de sesión(es) dependerá del acuerdo que se estipularon con el Cliente Integral en función del volumen de RFC´s que requieran ser revisados en el CAB. Cada reunión tiene una duración máxima de 90 minutos y cada control de cambio no debe exceder de 5 minutos en el comité. En caso de no recibir RFC´s que ameriten la evaluación del Comité de Cambio, se procederá a suspender la sesión, para ello se debe realizar una notificación vía correo electrónico a todos los participantes informándoles del cambio.

Es exclusiva responsabilidad del Gestor de Cambios revisar que sus RFC´s asignados en la herramienta sean aprobados antes de la fecha de inicio solicitada y gestionar con los aprobadores pendientes su aprobación o rechazo. Sin embargo, dicha gestión no garantiza que los aprobadores cumplan con los plazos.


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