Control de Acceso con eFactory Nómina (v1.0)

Factory Soft Venezuela C.A.

Control de Accesos con eFactory No mina

Versión 1.0

05/09/2017

Factory Soft Venezuela C.A. 2

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Historial de Cambios

Versión Fecha Observaciones Responsable

V1.0 05/09/2017 Creación del Manual RJG

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Contenido

Historial de Cambios .............................................................................................................................. 2

eFactory Nómina – Control de Acceso ................................................................................................... 4

Control de Acceso por Software ......................................................................................................... 5

Control de Acceso por Hardware ....................................................................................................... 9




eFactory Nómina – Control de Acceso

Para configurar el control de acceso a eFactory se requiere como mínimo:

Registrar a los trabajadores de la empresa. Esto desde el módulo Nómina, en Actualizaciones > Trabajadores. Este paso usualmente se ejecuta antes de parametrizar el módulo de nómina, por lo que al configurar el módulo de accesos ya debería haberse ejecutado.

Registrar como Usuarios de Acceso, a otros usuarios que no sean trabajadores de la empresa, para los cuales requieran controlar el acceso a la misma. Esto se debe hacer en el módulo de Accesos, en Actualizaciones > Usuarios de Acceso.

Crear una Tarjeta de Acceso (Imagen 1) para cada trabajador o usuario de acceso, y asociarla al mismo.

Imagen 1 – Maestro de Tarjetas de Acceso

Configurar los Turnos de Acceso (Imagen 2): Los Trabajadores y Usuarios de Acceso tienen asociado el turno en el cual laborarán. Estos turnos se configuran indicando:

o Si el turno es fijo o variable: si el horario de entrada y salida igual toda la semana, o cambia según el día.

o Si se bloquearán accesos fuera de turno: el usuario no podrá registrar una entrada si éste se registra luego de la cantidad de minutos de retardo permitido por el turno.

o Las horas de entrada y salida, ya sean fijos o por día de la semana.




Imagen 2 - Turnos de Acceso

Control de Acceso por Software

El control de acceso básico proporcionado por eFactory se centra en el formulario Control de Accesos (Imagen 3).

Imagen 3 - Control de Accesos

Para utilizarlo, la configuración recomendada consiste en colocar un computador o laptop en el área de entrada, donde los usuarios puedan colocar el número de tarjeta asignado para registrar sus entradas y salidas.




Para esto, lo recomendable será crear un usuario especial de acceso, que solo tendrá permiso para la ventana de acceso, y que estará siempre logueado: los usuarios no necesitarán loguearse individualmente en el sistema para registrar el acceso.

El proceso se puede realizar de forma manual, donde el usuario ingresa manualmente el número de tarjeta desde el teclado, o de forma automática, mediante un lector de códigos de barras, lector QR, sensor de proximidad, etc., el cual se conectaría al computador del mismo modo que se conectaría un teclado al mismo.

Si el proceso es manual, lo recomendable es que el número de las tarjetas sea igual al código del usuario o a su Identificador personal/fiscal (no es necesario que tenga una tarjeta “física”). Si el proceso es automático, el usuario debe tener una tarjeta física, y se registrará en el sistema el número de la misma.

El comportamiento de la pantalla de control de accesos depende de tres opciones del sistema que deben ser previamente configuradas (Imagen 4):

ACTACCAUT - Activar Modo de Acceso Automático: Si se activa, cuando el trabajador registre una operación de acceso, automáticamente se marcará como Entrada o Salida. Si Se desactiva, el trabajador deberá indicar explícitamente si se debe registrar una entrada o salida.

ACTSOLEST – Activar Solicitud de Estatus de Acceso cuando no sea Automático: Si se activa, cuando el usuario registre una operación de acceso se le mostrará una ventana modal preguntando si el acceso es de Entrada o Salida. Si se desactiva, se mostrarán siempre los botones de entrada o salida, y se registrará el acceso según el botón que esté activo (si varios usuarios entran o salen uno después de otro, no es necesario volver a presionar el botón correspondiente). Esta opción solo se aplica si la opción “ACTACCAUT” está desactivada.

BLODIASINI – Bloquear Accesos del día si no tiene el primer Ingreso del turno: Si se activa, al usuario no se le permitirá registrar salidas (a mitad o al final del turno) si no ha registrado la entrada al principio del turno.

Imagen 4 - Opciones de Acceso

Como se puede ver, el control de acceso por software requiere que el trabajador registre sus entradas y salidas directamente en el sistema (Imagen 5) y si el trabajador está correctamente configurado y tiene permiso para acceder se registrará el acceso correspondiente (Imagen 5Imagen 6).




Imagen 5 – Registrando un Acceso

Imagen 6 - Acceso Registrado

Adicionalmente, un usuario de RRHH con permisos suficientes, puede registrar accesos de forma manual mediante el Administrador de Accesos (Imagen 7). Esto es útil por ejemplo, cuando un trabajador no puede registrar una entrada debido a que excedió la cantidad de minutos permitida de retardo, y debe dirigirse a RRHH para notificar el retraso y que le registren su entrada manualmente; también se usa para registrar o modificar un acceso cuando por problemas eléctricos no haya sido posible registrar el acceso en el momento en que ocurrió.




Imagen 7 - Administrador de Accesos

Las entradas y salidas registradas en el sistema pueden luego ser consultadas mediante los reportes existentes de control de accesos (Imagen 8) o nuevos reportes creados a la medida.

Imagen 8 - Listado de Accesos Diario




Control de Acceso por Hardware

Otra posibilidad de registro de acceso consiste en usar un dispositivo hardware externo, ya sea un lector de códigos de barras, de huellas etc., que registrará las entradas y salidas independientemente del sistema, y que posteriormente puedan ser importadas a eFactory para analizarlas mediante los reportes de accesos, o para utilizar esa información directamente en los cálculo de nómina (para el cálculo de horas extra, inasistencias, etc.).

Para esto, necesitaríamos primero información sobre la estructura y datos de registro de acceso almacenados por el dispositivo externo, y cómo éste los exporta o transmite.

En base a esta información podemos programar una funcionalidad a la medida mediante Complementos, con la cual podemos importar la información del dispositivo (por ejemplo, mediante un archivo TXT) y registrar en el sistema los accesos de un periodo en lote.

La importación se ejecutaría regularmente, por ejemplo antes del cierre de cada nómina, con lo que se mantendría registro digital histórico en el sistema, que puede ser consultado en cualquier momento mediante los reportes antes mencionados.

Un punto importante a considerar para usar el control de accesos por hardware, consiste en las capacidades del dispositivo externo. Algunos dispositivos solo controlan el “permiso” para abrir una puerta o levantar una barrera, sin dejar registro de si esto fue un ingreso o egreso. Adicionalmente, debe tener un mecanismo que permita exportar los datos a un archivo, en un formato legible, para que puedan ser importados, y los datos provistos por el dispositivo deben ser consistentes con los almacenados en eFactory: el archivo debe proveer el código de usuario o el número de tarjeta registrado en el sistema para que sea posible identificar a cada trabajador.


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