Upload
jse
View
1.078
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
Fem realitat l’administració sense papers
CATCERTJornades de signatura electrònica 2010
David Sánchez
Índex
1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració)
2. La situació actual de l’eAdministració
3. El document electrònic
4. L’expedient electrònic
5. El camí per desfer-nos del paper
1. Les fases de l’eAdministració
1. Fases de l’eAdministració
Fase 1
Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a generar documents electrònics mitjançant aplicacions informàtiques (editors de text i registres d’expedients senzills).
Fase 2
Amb el desenvolupament de les comunicacions i d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.
1. Fases de l’eAdministració
Fase 3
L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se del paper”
2. Situació actual
2. Situació actual
No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat de la signatura electrònica
La preservació digital ha quedat disgregada entre les normes del procediment administratiu, la regulació de les relacions telemàtiques entre administració i ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció del patrimoni documental pensada per la conservació en suport paper
Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a recolzar projectes de preservació digital
2. Situació actual
No hem completat la digitalització dels tràmits i dels procediments administratius
En la digitalització de tràmits i procediments no hem tingut en compte els requeriments dels documents electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini
Estem iniciant projectes de digitalització massiva d’expedients integrats per documents en format paper
3. Document electrònic
Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics)
• Informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
• Té validesa jurídica només mentre és electrònic.
Document administratiu electrònic o d’arxiu
Document electrònic que té valor probatori per l’entitat de la realització d’una activitat o fet.
3. Document electrònic Definicions
3. Document electrònicRequeriments
Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash o signatura
Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura electrònica
Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan calgui) - metadades
Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos no autoritzats) – control d’accés
Conservació (que sigui accessible durant el temps necessari, independentment dels canvis tecnològics)
3. Document electrònic Característiques principals
Usuaris
Documents electrònics
Interficíe tecnològica
L’eDocument no és directament accessible per l’usuari
Necessitem d’una interfície tecnològica que pugui reproduir-lo per fer possible la seva lectura
Tot document té una estructura, un contingut i un context
El format no és el més important
No cal signar-los perquè siguin vàlids
3. Document electrònic Cicle de vida del document
3. Document electrònicFases
Activa i semi-activa
Els documents són importants pel seu valor probatori
Inactiva
Els documents són importants pel seu valor històric
4. Expedient electrònic
4. Expedient electrònicDefinició
Conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.
Un expedient electrònic pot contenir també referències a altres expedients.
4. Expedient electrònicFases
Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …)
• Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus documents – creació de la carpeta al gestor documental
Instrucció (estudi, resolució, notificació,…)
• Generació i captura de documents (assignació de metadades)
• Signatura electrònica de documents , creació de còpies autèntiques amb codi segur de validació, …
• Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació de noves metadades d’expedient i document
Tancament
• Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest
Disposició
• Destrucció dels documents que no cal conservar
• Trasllat dels documents a conservar
4. Expedient electrònicFases
5. El camí per desfer-nos del paper
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Sistemes d’informació necessaris
5. El camí per desfer-nos del paperLlista de necessitats
Sistemes de Gestió de Documents Electrònics
• Generació de documents electrònics• Captura de documents electrònics• Captura de documents en format paper (generació de còpies autèntiques de documents - compulsa electrònica)• Signatura electrònica• Validació de signatures• Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi segur de validació (csv)• Validació de documents• Assignació de metadades descriptives i administratives
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu Electrònic
• Repositori segur de documents electrònics• Definició del quadre de classificació de l’entitat• Definició i assignació de les metadades de preservació• Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles de vida dels documents• Destrucció segura de documents • Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia i preservació
Plataforma de custodia i preservació a llarg termini
Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat, fiabilitat, autenticitat i accessibilitat a llarg termini dels documents
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Confeccionar el Quadre de classificació de documents (QdC)
• Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les funcions i activitats d’entitat.
• Recull totes les sèries documentals dels fons documentals
de l’entitat
Definir els Cicles de vida dels documents
• Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que
determinen els seus terminis i les condiciones de conservació
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Metadades dels document
S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients electrònics.
Es diferencien els següents tipus de metadades:• Descriptives • Administratives• de Preservació
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Pre-classificació dels documents
Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un expedient, assignant a cada procediment administratiu les sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per les que s’ha definit el procediment
Procediment Quadre de classificació
Sèries documentalsassignades
Expedient
Expedient
Expedient
Sèrie documental predeterminada pels expedients
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Exemple de assignació de sèries documentals als procediments
5. El camí per desfer-nos del paper Incoació de l’expedient
A l’incoar l’expedient li assignemuna sèrie documental, aquesta Indicará “la carpeta” del gestor documental on quedaran emmagatzemats els seus documents i definiráquin serà el seu cicle de vida.
Expedient 2010/77 Procediment
Sèrie documental N147
Classificació semi-automàtica dels documents
N147
Sol·licitud
Informe jurídic
Resolució d’alcaldia
Notificació resolució
2010/77
5. El camí per desfer-nos del paperTancament de l’expedient
Al tancar l’expedient es realitzen les següent actuacions
• Creació de l’índex de documents de l’expedient
• Signatura de l’índex de documents de l’expedient
• Actualització de les metadades de l’expedient al gestor documental
5. El camí per desfer-nos del paperAplicació del cicle de vida
L’aplicació del cicle de vida del documents de l’expedient comportarà la:
• Destrucció definitiva d’alguns dels documents
• Custodia d’alguns documents durant un termini determinat (fase semi-activa)
• Trasllat d’alguns documents a una plataforma de custodia (fase històrica)